高校档案管理质量保障体系建设探究
隋静凤
摘 要：近年来，高校档案管理工作越来越受到人们的关注，建设高校档案管理质量保障体系有助于更好的推动高校创新发展，提升办学质量。目前高校档案管理工作主要存在着重视程度不够、资源形式单一、资源利用体系不完善等问题。解决好这些问题，对于做好高校工作意义重大。本文首先给出了档案利用的概念，随后针对高校管理使用档案资源的过程中存在的诸多障碍，提出了几点行之有效的应对对策，旨在提高高校档案的使用效率，建设高质量的档案保障体系。
关键字：高校档案管理；档案质量；保障体系建设；针对措施
1 档案利用的概念
档案利用指的是对档案的阅览、复制、外借和摘录，是检验档案鉴定、整理、收集等工作过程的重要阶段。高校内建立档案是为了给高校提供教学和科研方面的有价值的参考数据，起到了一个辅助性、支撑性的作用。建设高质量的档案保障体系，有利于高校管理工作的科学化、规范化，特别是在人才管理和培养方面能够发挥重要作用，有利于为经济社会发展提供人才智力支持，促进社会不断发展和前进。
2 高校档案资源在利用过程中存在的障碍因素
受到多种因素的影响，高校档案管理质量保障体系的建设工作做得并不完善，这对于高校来说是一个十分不利的影响因素，高校档案管理工作建设中主要存在以下几点问题：
2.1 对档案管理工作不重视
大多高等院校普遍存在重教学、轻档案管理等现象，对档案管理工作认识不到位，重视程度不够，对于档案管理工作缺乏主动性和积极性。在具体中工作收集状态比较散漫，只注重数量，对于遗失的档案或者没及时上交的档案都没有进行详细及时的统计，档案资源出现流失等情况。这种管理形式严重影响了档案价值的有效利用。
2.2 档案资源形式单一
高校在不断的发展过程中融入了各类档案资源，涵盖了高校的发展历程，但是由于某些因素的影响，高校无法给使用提供所需的资源，与此同时，高校对于档案资源的管理缺乏制度化、规范化和程序化，致使档案管理工作收集不及时、不全面，分类不够细化，存在不同类型的档案掺杂在一起，当想寻找相关档案时并不能立刻查找到所需资源，阻碍了档案资源作用的有效发挥。
2.3 资源利用体系不完善
尽管多数高校已经认识到档案资源的重要性，但是基于种种问题的存在，档案资源并没能够有效的使用，资金和人力的投入也没能达到标准。不完善的资源利用体系只是保留了最原始的数据，这对于高校自身来说很不利于工作的展开，也不便于利用者对资源进行查阅。
3 提高高校档案资源利用的对策
为能够有效利用高校档案资源，让资源在最大程度上被高校所应用，为经济社会服务，应该采取以下几种对策：
3.1 提升利用高校档案资源管理的意识
档案资源不仅仅关系到社会的发展，同时还关系到高校自身的发展。要做好档案资源管理工作，首先要进一步转变观念，从思想上重视起来，提升利用高校档案资源管理的意识，充分认识档案资源在学校发展中的重要意义，领导干部要带头抓好档案管理工作，把档案管理工作融入到高校事业发展中去。其次要制定档案资源管理制度，细化和完善档案管理流程，配备专业档案管理人员，明确工作职责，并将档案管理工作落实到日常考核工作中去。
3.2 加大对档案管理的资金投入
要加强基础设施建设，加大对档案管理的资金投入，为做好档案管理工作提供必要的资金保障。要建立完善的存档室、阅档室，完善和细化工作流程，对档案进行分类管理，建立档案信息资源台和信息数据库，对档案进行信息化管理，在计算机内建立完善的档案信息，对其进行实时更新。在保存档案资源的同时，还要保留档案副本，这样可以有效的确保档案资源的完整性。同时，要创新理念，把数据库引入到日常管理工作中，为推动和促进学校健康发展提供服务。
3.3 加强档案管理人员的综合素质
档案管理人员的综合素质对档案的管理工作起著决定性的作用。要强化职业道德教育，梳理大局意识，责任意识，担当意识，要加强业务知识的学习，定期组织档案管理人员参加培训学习，邀请专家到高校开展档案管理方面的知识讲座，开展业务互动交流活动，通过多种形式，拓宽档案管理人员视野，及时掌握新形势下管理工作的新动态，不断提升档案管理人员业务能力和业务水平。同时要健全完善激励机制，调动和发挥档案管理人员积极性和主动性，为档案管理质量保障体系的建设保驾护航。
3.4 积极推广宣传工作，拓展利用途径
高校档案大都尘封在图书馆内，长时间无人问津，这样就需要管理人员积极推广宣传工作，积极营造档案资源利用氛围，丰富和拓展档案资源的利用，改变传统的管理方式，实现档案资源的实时更新，在查找档案资源时可以花费最短的时间找到所需的档案资源。老师和学生可以通过数字化的网络获取最新档案信息，对具体的信息进行共享，充分发挥档案资源的利用率。
3.5 整合、统一档案资源管理原则
整合、统一档案资源是有效开展工作的前提和基础。整合资源是为了扩充档案的多样性，提高档案资源的总体质量，每年学校都应该对归档部门进行严格要求，确保将档案完整、齐全、系统的收入档案部门。统一资源是为了更好的开展档案管理工作，在此基础上可以利用专题报告会和学术活动等向老师和同学发放宣传手册等方式，加强对档案法律法规的宣传，明确档案管理规章制度，有效的整合档案资源。
4 结束语
高校档案是否能够建设合理的质量保障体系关系到高校的教育质量、学术以及管理水平等多个方面。尽管高校资源利用面临着一定的困境，只要高校和相关部门引起重视，积极采取应对措施，相信高校档案资源体系建设会越来越完善，为经济社会和各领域提供更好的服务。
参考文献
[1]刘社文.高校档案利用障碍及对策分析[J].云南档案，2012（09）.
[2]李春梅.高校档案利用调查及对策分析——以北方工业大学为例[J].山西档案，2013（04）.
[3]朱庆华.高校档案馆社会化服务存在的问题及对策分析[J].山西档案，2014（05）.
摘 要：近年来，高校档案管理工作越来越受到人们的关注，建设高校档案管理质量保障体系有助于更好的推动高校创新发展，提升办学质量。目前高校档案管理工作主要存在着重视程度不够、资源形式单一、资源利用体系不完善等问题。解决好这些问题，对于做好高校工作意义重大。本文首先给出了档案利用的概念，随后针对高校管理使用档案资源的过程中存在的诸多障碍，提出了几点行之有效的应对对策，旨在提高高校档案的使用效率，建设高质量的档案保障体系。
关键字：高校档案管理；档案质量；保障体系建设；针对措施
1 档案利用的概念
档案利用指的是对档案的阅览、复制、外借和摘录，是检验档案鉴定、整理、收集等工作过程的重要阶段。高校内建立档案是为了给高校提供教学和科研方面的有价值的参考数据，起到了一个辅助性、支撑性的作用。建设高质量的档案保障体系，有利于高校管理工作的科学化、规范化，特别是在人才管理和培养方面能够发挥重要作用，有利于为经济社会发展提供人才智力支持，促进社会不断发展和前进。
2 高校档案资源在利用过程中存在的障碍因素
受到多种因素的影响，高校档案管理质量保障体系的建设工作做得并不完善，这对于高校来说是一个十分不利的影响因素，高校档案管理工作建设中主要存在以下几点问题：
2.1 对档案管理工作不重视
大多高等院校普遍存在重教学、轻档案管理等现象，对档案管理工作认识不到位，重视程度不够，对于档案管理工作缺乏主动性和积极性。在具体中工作收集状态比较散漫，只注重数量，对于遗失的档案或者没及时上交的档案都没有进行详细及时的统计，档案资源出现流失等情况。这种管理形式严重影响了档案价值的有效利用。
2.2 档案资源形式单一
高校在不断的发展过程中融入了各类档案资源，涵盖了高校的发展历程，但是由于某些因素的影响，高校无法给使用提供所需的资源，与此同时，高校对于档案资源的管理缺乏制度化、规范化和程序化，致使档案管理工作收集不及时、不全面，分类不够细化，存在不同类型的档案掺杂在一起，当想寻找相关档案时并不能立刻查找到所需资源，阻碍了档案资源作用的有效发挥。
2.3 资源利用体系不完善
尽管多数高校已经认识到档案资源的重要性，但是基于种种问题的存在，档案资源并没能够有效的使用，资金和人力的投入也没能达到标准。不完善的资源利用体系只是保留了最原始的数据，这对于高校自身来说很不利于工作的展开，也不便于利用者对资源进行查阅。
3 提高高校档案资源利用的对策
为能够有效利用高校档案资源，让资源在最大程度上被高校所应用，为经济社会服务，应该采取以下几种对策：
3.1 提升利用高校档案资源管理的意识
档案资源不仅仅关系到社会的发展，同时还关系到高校自身的发展。要做好档案资源管理工作，首先要进一步转变观念，从思想上重视起来，提升利用高校档案资源管理的意识，充分认识档案资源在学校发展中的重要意义，领导干部要带头抓好档案管理工作，把档案管理工作融入到高校事业发展中去。其次要制定档案资源管理制度，细化和完善档案管理流程，配备专业档案管理人员，明确工作职责，并将档案管理工作落实到日常考核工作中去。
3.2 加大对档案管理的资金投入
要加强基础设施建设，加大对档案管理的资金投入，为做好档案管理工作提供必要的资金保障。要建立完善的存档室、阅档室，完善和细化工作流程，对档案进行分类管理，建立档案信息资源台和信息数据库，对档案进行信息化管理，在计算机内建立完善的档案信息，对其进行实时更新。在保存档案资源的同时，还要保留档案副本，这样可以有效的确保档案资源的完整性。同时，要创新理念，把数据库引入到日常管理工作中，为推动和促进学校健康发展提供服务。
3.3 加强档案管理人员的综合素质
档案管理人员的综合素质对档案的管理工作起著决定性的作用。要强化职业道德教育，梳理大局意识，责任意识，担当意识，要加强业务知识的学习，定期组织档案管理人员参加培训学习，邀请专家到高校开展档案管理方面的知识讲座，开展业务互动交流活动，通过多种形式，拓宽档案管理人员视野，及时掌握新形势下管理工作的新动态，不断提升档案管理人员业务能力和业务水平。同时要健全完善激励机制，调动和发挥档案管理人员积极性和主动性，为档案管理质量保障体系的建设保驾护航。
3.4 积极推广宣传工作，拓展利用途径
高校档案大都尘封在图书馆内，长时间无人问津，这样就需要管理人员积极推广宣传工作，积极营造档案资源利用氛围，丰富和拓展档案资源的利用，改变传统的管理方式，实现档案资源的实时更新，在查找档案资源时可以花费最短的时间找到所需的档案资源。老师和学生可以通过数字化的网络获取最新档案信息，对具体的信息进行共享，充分发挥档案资源的利用率。
3.5 整合、统一档案资源管理原则
整合、统一档案资源是有效开展工作的前提和基础。整合资源是为了扩充档案的多样性，提高档案资源的总体质量，每年学校都应该对归档部门进行严格要求，确保将档案完整、齐全、系统的收入档案部门。统一资源是为了更好的开展档案管理工作，在此基础上可以利用专题报告会和学术活动等向老师和同学发放宣传手册等方式，加强对档案法律法规的宣传，明确档案管理规章制度，有效的整合档案资源。
4 结束语
高校档案是否能够建设合理的质量保障体系关系到高校的教育质量、学术以及管理水平等多个方面。尽管高校资源利用面临着一定的困境，只要高校和相关部门引起重视，积极采取应对措施，相信高校档案资源体系建设会越来越完善，为经济社会和各领域提供更好的服务。
参考文献
[1]刘社文.高校档案利用障碍及对策分析[J].云南档案，2012（09）.
[2]李春梅.高校档案利用调查及对策分析——以北方工业大学为例[J].山西档案，2013（04）.
[3]朱庆华.高校档案馆社会化服务存在的问题及对策分析[J].山西档案，2014（05）.
