文书工作及文书档案管理重点分析
宫晓东
摘 要：文书档案管理是当前企事业单位日常管理中较为关键的一环。特别是人事档案的管理，更是在单位部门选人、用人方面起着至关重要的作用。然而现实是，由于某些单位领导以及管理层人事档案管理意识不强，监管不到位，使得人事档案中存在造假现象，严重影响了企事业单位的未来发展。基于此，相关负责人应该正确处理好文书工作以及文书档案管理之间的关系，对其中的重点难点加以研究，从而为今后单位的可持续发展提供有力支撑。
关键词：文书工作；文书档案管理；重点；关系
在企事业单位的日常经营管理中，虽然文书工作与文书档案管理是相对独立的两项工作，但是文书工作是档案的来源或前身，而档案又是文书工作的总结或归宿，二者存在一定联系。可以说，文书工作的质量以及效率将直接影响到档案的真实性以及准确性，进而决定档案管理工作的有效性以及合理性。因此，为做好文书工作以及文书档案管理工作，应该结合单位发展实际，采取有效措施来避免出现人事档案造假等一系列严重影响单位自身发展的问题，从而实现企事业单位社会效益以及经济效益最大化的目的。
1 文书工作及文书档案管理中存在的问题及其原因
总所周知，文书工作一直是秘书人员的一项重要职能活动，其工作重点就是要处理公文，包括公务文书以及私务文书。这些文书不仅是表达思想、交流信息以及处理事务的一种书面材料，同时还是一种信息传递的方式。秘书人员的日常工作就是处理大量文书工作，比如文书的制发、处理以及管理。而文书档案管理作为文书的下一道工序，其主要是将那些已经办理完毕、应当归档的文书进行科学归纳整理，以便今后使用。其中，文书档案管理中较为关键的就是人事档案管理，人事档案作为详细记录一位员工工作经历、德行、才能、历史行为以及背景等信息的载体，它是各企事业单位考察了解干部以及选拔任用干部的重要参考依据。然而现实是，很多负责人事档案管理的人员在利益的驱使或者疏忽大意下，使某些员工或者干部的人事档案存在虚报甚至是造假行为。而造成这一现象频发的原因有以下几点：第一，缺乏健全的纠错机制。人事档案，特别是干部档案造假现象屡禁不止的最主要原因就是违规的成本太低，一旦查出档案存在造假问题，一般都会以党纪处理，有时甚至于只会让相关人员的政治前途暂时受阻；第二，人事档案管理工作效率差。目前，仍有些企事业单位还在沿用传统的档案管理方式，信息化程度较低，再加上相关人员工作态度不严谨，缺乏工作责任感以及使命感，使得整个管理工作效率奇差；第三，档案管理人员流动性大。在实际管理中，有些单位的档案管理人员常常轮换，不仅让管理工作难以有序展开，在出现问题时还会出现相互推诿的现象，无法追责；第四，负责档案管理的人员专业水平低，有些人员甚至于对档案管理的基本常识及技能都不甚了解，使得人事档案出现造假现象的几率大幅度上升；等等。上述种种原因都是人事档案管理中不容忽视的弊端，这些原因不仅增加了腐败问题的发生几率，同时还会严重影响到单位整体的良性发展，因此，做好文书档案管理工作是很有必要的。
2 加强文书工作及文书档案管理的有效措施
目前，很多企事业单位的文书档案管理中存在人事档案虚报、瞒报或者“人档分离”等问题，针对这一现象，相关单位可以从以下几方面入手，来加强文书工作及文书档案管理：
2.1 建立健全人事档案管理制度
近年来，在利益的驱使下，企事业单位的某些领导干部为了升迁、提前退休或者职称评定，总会以各种形式来“美化”或者修改自己的档案，从而为自己谋取利益。所以，为杜绝人事档案造假现象，需要构建一个完善的人事档案管理制度。在日常档案管理中，坚持“五不查”，也就是无查借阅档案审批表不查，非2名以上正式党员不查，涉及本人不查，牵扯亲属不查，未经批准不查；“三不借”，即未经分管、主管领导书面批准不借，审批手续不全不借，亲属档案不借；在档案转递过程中，坚持“四不接转”，即身份不确定不接、材料不齐不接、没有调函不转、个人携带不转；“不复印”，即没有获得主管领导批准签字以及遇到特殊情况下，任何人都不得私自复印并外传档案内容。在这种管理模式下，人事档案出现泄密、失密以及损坏等现象的几率将大大降低，以此来确保档案的规范性、制度性、隐秘性以及严肃性，同时还能在无形中约束个别领导干部的不良行为。
2.2 加强人事档案管理的信息化建设
在信息化时代，将先进的信息技术与管理工作相融合已经屡见不鲜。各企事业单位应该意识到信息化管理是人事档案管理发展的必然趋势，以此来提高档案管理的有效性。其中，实现人事档案的信息化管理，可以从以下几方面入手：第一，建立一个完善的人事档案数据库。将企业员工以及领导干部的基本情况、职务职称、学历、工作经验、突出贡献以及违规行为等内容，都全面细致的录入到系统中，且相关管理人员还需要及时更新，及时录入，实现人事档案的动态管理，以提高档案的有效性以及利用率；第二，还可以将纸质人事档案扫描制成图片格式上传到人事档案管理系统中。每当需要查阅以及利用档案信息时，只要通过鼠标操作进入到系统中，就可以随时随地的对所需档案资料进行摘錄打印，将原有的纸质档案进行封存，以避免涂改档案的现象发生。
2.3 加强对人事档案的审核
新时期要求企事业单位人事档案要真实准确，这不仅能够如实反映出相关人员的政治素养、道德情操、业务能力、工作业绩以及专业水平等情况，同时也是单位用人的重要参考。所以，负责人事档案管理的人员应该正视人事档案对于单位发展的重要性，并转变自己的管理模式，还需要在平时的工作中，定期或不定期的对人事档案进行审核，查漏补缺，并将其作为文书档案管理的重点，以防止失实材料被纳入到档案中。与此同时，为了保证人事档案材料的完整以及真实，还需要提高相关管理人员的专业水平，使其具备丰富的档案管理理论知识以及较强的业务工作能力，还要求档案管理人员能对人事档案形成时间、历史条件、现实问题以及单位的实际情况等有一个充分了解，严格按照相关流程来对档案材料进行一一审核，尽可能避免出现错漏或者失实现象，从而在保证人事档案完整性、真实性、连续性以及实用性的基础上，为人事档案的权威性提供保障。
3 结语
综上所述，文书工作及文书档案管理中是企事业单位日常管理工作中必不可少的因素。但是在人事档案管理中却常常出现档案造假问题，影响到单位内部的和谐稳定。所以，相关单位应该加大对文书档案管理的重视力度，建立健全人事档案管理制度，加强人事档案管理的信息化建设以及人事档案的审核，从而在保证人事档案真实性以及完整性的前提下，杜绝档案造假现象。
参考文献
[1]聂英俊.企业文书工作及文书档案管理究竟重点在什么地方[J].黑龙江史志，2015（5）.
[2]赵静.浅谈文书工作对文书档案管理的重要性[J].科技经济导刊，2016（20）.
[3]康孝菊.文书档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].中国科技投资，2013（A32）：505-505.
[4]何玉凤.做好文书档案管理工作的途径分析[J].办公室业务，2015（7）.
[5]张琳.浅析文书档案管理工作的问题和措施[J].经济技术协作信息，2016（28）：31-31.
摘 要：文书档案管理是当前企事业单位日常管理中较为关键的一环。特别是人事档案的管理，更是在单位部门选人、用人方面起着至关重要的作用。然而现实是，由于某些单位领导以及管理层人事档案管理意识不强，监管不到位，使得人事档案中存在造假现象，严重影响了企事业单位的未来发展。基于此，相关负责人应该正确处理好文书工作以及文书档案管理之间的关系，对其中的重点难点加以研究，从而为今后单位的可持续发展提供有力支撑。
关键词：文书工作；文书档案管理；重点；关系
在企事业单位的日常经营管理中，虽然文书工作与文书档案管理是相对独立的两项工作，但是文书工作是档案的来源或前身，而档案又是文书工作的总结或归宿，二者存在一定联系。可以说，文书工作的质量以及效率将直接影响到档案的真实性以及准确性，进而决定档案管理工作的有效性以及合理性。因此，为做好文书工作以及文书档案管理工作，应该结合单位发展实际，采取有效措施来避免出现人事档案造假等一系列严重影响单位自身发展的问题，从而实现企事业单位社会效益以及经济效益最大化的目的。
1 文书工作及文书档案管理中存在的问题及其原因
总所周知，文书工作一直是秘书人员的一项重要职能活动，其工作重点就是要处理公文，包括公务文书以及私务文书。这些文书不仅是表达思想、交流信息以及处理事务的一种书面材料，同时还是一种信息传递的方式。秘书人员的日常工作就是处理大量文书工作，比如文书的制发、处理以及管理。而文书档案管理作为文书的下一道工序，其主要是将那些已经办理完毕、应当归档的文书进行科学归纳整理，以便今后使用。其中，文书档案管理中较为关键的就是人事档案管理，人事档案作为详细记录一位员工工作经历、德行、才能、历史行为以及背景等信息的载体，它是各企事业单位考察了解干部以及选拔任用干部的重要参考依据。然而现实是，很多负责人事档案管理的人员在利益的驱使或者疏忽大意下，使某些员工或者干部的人事档案存在虚报甚至是造假行为。而造成这一现象频发的原因有以下几点：第一，缺乏健全的纠错机制。人事档案，特别是干部档案造假现象屡禁不止的最主要原因就是违规的成本太低，一旦查出档案存在造假问题，一般都会以党纪处理，有时甚至于只会让相关人员的政治前途暂时受阻；第二，人事档案管理工作效率差。目前，仍有些企事业单位还在沿用传统的档案管理方式，信息化程度较低，再加上相关人员工作态度不严谨，缺乏工作责任感以及使命感，使得整个管理工作效率奇差；第三，档案管理人员流动性大。在实际管理中，有些单位的档案管理人员常常轮换，不仅让管理工作难以有序展开，在出现问题时还会出现相互推诿的现象，无法追责；第四，负责档案管理的人员专业水平低，有些人员甚至于对档案管理的基本常识及技能都不甚了解，使得人事档案出现造假现象的几率大幅度上升；等等。上述种种原因都是人事档案管理中不容忽视的弊端，这些原因不仅增加了腐败问题的发生几率，同时还会严重影响到单位整体的良性发展，因此，做好文书档案管理工作是很有必要的。
2 加强文书工作及文书档案管理的有效措施
目前，很多企事业单位的文书档案管理中存在人事档案虚报、瞒报或者“人档分离”等问题，针对这一现象，相关单位可以从以下几方面入手，来加强文书工作及文书档案管理：
2.1 建立健全人事档案管理制度
近年来，在利益的驱使下，企事业单位的某些领导干部为了升迁、提前退休或者职称评定，总会以各种形式来“美化”或者修改自己的档案，从而为自己谋取利益。所以，为杜绝人事档案造假现象，需要构建一个完善的人事档案管理制度。在日常档案管理中，坚持“五不查”，也就是无查借阅档案审批表不查，非2名以上正式党员不查，涉及本人不查，牵扯亲属不查，未经批准不查；“三不借”，即未经分管、主管领导书面批准不借，审批手续不全不借，亲属档案不借；在档案转递过程中，坚持“四不接转”，即身份不确定不接、材料不齐不接、没有调函不转、个人携带不转；“不复印”，即没有获得主管领导批准签字以及遇到特殊情况下，任何人都不得私自复印并外传档案内容。在这种管理模式下，人事档案出现泄密、失密以及损坏等现象的几率将大大降低，以此来确保档案的规范性、制度性、隐秘性以及严肃性，同时还能在无形中约束个别领导干部的不良行为。
2.2 加强人事档案管理的信息化建设
在信息化时代，将先进的信息技术与管理工作相融合已经屡见不鲜。各企事业单位应该意识到信息化管理是人事档案管理发展的必然趋势，以此来提高档案管理的有效性。其中，实现人事档案的信息化管理，可以从以下几方面入手：第一，建立一个完善的人事档案数据库。将企业员工以及领导干部的基本情况、职务职称、学历、工作经验、突出贡献以及违规行为等内容，都全面细致的录入到系统中，且相关管理人员还需要及时更新，及时录入，实现人事档案的动态管理，以提高档案的有效性以及利用率；第二，还可以将纸质人事档案扫描制成图片格式上传到人事档案管理系统中。每当需要查阅以及利用档案信息时，只要通过鼠标操作进入到系统中，就可以随时随地的对所需档案资料进行摘錄打印，将原有的纸质档案进行封存，以避免涂改档案的现象发生。
2.3 加强对人事档案的审核
新时期要求企事业单位人事档案要真实准确，这不仅能够如实反映出相关人员的政治素养、道德情操、业务能力、工作业绩以及专业水平等情况，同时也是单位用人的重要参考。所以，负责人事档案管理的人员应该正视人事档案对于单位发展的重要性，并转变自己的管理模式，还需要在平时的工作中，定期或不定期的对人事档案进行审核，查漏补缺，并将其作为文书档案管理的重点，以防止失实材料被纳入到档案中。与此同时，为了保证人事档案材料的完整以及真实，还需要提高相关管理人员的专业水平，使其具备丰富的档案管理理论知识以及较强的业务工作能力，还要求档案管理人员能对人事档案形成时间、历史条件、现实问题以及单位的实际情况等有一个充分了解，严格按照相关流程来对档案材料进行一一审核，尽可能避免出现错漏或者失实现象，从而在保证人事档案完整性、真实性、连续性以及实用性的基础上，为人事档案的权威性提供保障。
3 结语
综上所述，文书工作及文书档案管理中是企事业单位日常管理工作中必不可少的因素。但是在人事档案管理中却常常出现档案造假问题，影响到单位内部的和谐稳定。所以，相关单位应该加大对文书档案管理的重视力度，建立健全人事档案管理制度，加强人事档案管理的信息化建设以及人事档案的审核，从而在保证人事档案真实性以及完整性的前提下，杜绝档案造假现象。
参考文献
[1]聂英俊.企业文书工作及文书档案管理究竟重点在什么地方[J].黑龙江史志，2015（5）.
[2]赵静.浅谈文书工作对文书档案管理的重要性[J].科技经济导刊，2016（20）.
[3]康孝菊.文书档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].中国科技投资，2013（A32）：505-505.
[4]何玉凤.做好文书档案管理工作的途径分析[J].办公室业务，2015（7）.
[5]张琳.浅析文书档案管理工作的问题和措施[J].经济技术协作信息，2016（28）：31-31.
