浅谈如何提高文书和档案管理人员的管理水平
于雯
文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使文书和档案管理人员能够适应工作的需要，要充分发挥文书和档案管理人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文书和档案管理人员知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文书和档案管理人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文书和档案管理人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
一、进一步提高文书和档案管理人员对文档工作的认识，
增强管理意识
文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文书和档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
二、文书和档案管理人员应该认真履行岗位职责，做到以下十点：
（1）做好上级文件的接收、打印、分类、登记工作，及时提供给有关领导批阅。严格执行文件传阅制度，需传阅文件做到及时呈送和催收。按照档案管理的规定，定时做好文书档案归档立卷工作，随时备用查阅。
（2）负责党政部门的文件、总结、计划、报告、报表、信函的打印、复印。凡交付打印的文件、材料，按顺序及时登记打印。急件要随到随打。保证打印文件、材料的质量。
（3）负责向校区内各部门发送文件、材料；取送报刊信件并负责分发。负责到校外等单位取送文件、材料和复印文件、材料等。接转电话，下达校内临时性通知等。
（4）负责计算机通信专网传输政府公文的接收，切实落实电子公文接收工作管理制度，加强设备维护，确保电子公文接收办理的及时、准确、安全。
（5）及时收集、催要校内各组室、各部门应该存档的材料，立档备用备查。做好建立综合档案室的准备工作，待条件成熟尽快建起综合档案室。
（6）负责集会等集体活动的出勤检查；与办公室其他人员共同做好平日教职工的出勤抽查统计工作；做好教职工月工作量津贴和学校考核效益奖的计算统计工作。
（7）保管学校礼品及行政办公室公共财产；保管办公用品并负责分发等。与其他人员共同做好档案室、接待室、会议室、领导办公室的管理、清洁卫生及整理工作，树立良好的服务意识。
（8）做好校外来访人员的接待工作。
（9）负责节假日办公室值班，接收、呈报文件。
（10）严格执行保密制度。
三、强制度建设，建立长效培训机制
首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书和档案管理人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的取消聘任资格，增强文书和档案管理人员参加在职教育的主动性和积极性。
四、相对于高等教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性
在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。
（1）学习文档专业知识。为文书和档案管理人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；
（2）相关学科知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；
（3）现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。
文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使文书和档案管理人员能够适应工作的需要，要充分发挥文书和档案管理人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文书和档案管理人员知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文书和档案管理人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文书和档案管理人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
一、进一步提高文书和档案管理人员对文档工作的认识，
增强管理意识
文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文书和档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
二、文书和档案管理人员应该认真履行岗位职责，做到以下十点：
（1）做好上级文件的接收、打印、分类、登记工作，及时提供给有关领导批阅。严格执行文件传阅制度，需传阅文件做到及时呈送和催收。按照档案管理的规定，定时做好文书档案归档立卷工作，随时备用查阅。
（2）负责党政部门的文件、总结、计划、报告、报表、信函的打印、复印。凡交付打印的文件、材料，按顺序及时登记打印。急件要随到随打。保证打印文件、材料的质量。
（3）负责向校区内各部门发送文件、材料；取送报刊信件并负责分发。负责到校外等单位取送文件、材料和复印文件、材料等。接转电话，下达校内临时性通知等。
（4）负责计算机通信专网传输政府公文的接收，切实落实电子公文接收工作管理制度，加强设备维护，确保电子公文接收办理的及时、准确、安全。
（5）及时收集、催要校内各组室、各部门应该存档的材料，立档备用备查。做好建立综合档案室的准备工作，待条件成熟尽快建起综合档案室。
（6）负责集会等集体活动的出勤检查；与办公室其他人员共同做好平日教职工的出勤抽查统计工作；做好教职工月工作量津贴和学校考核效益奖的计算统计工作。
（7）保管学校礼品及行政办公室公共财产；保管办公用品并负责分发等。与其他人员共同做好档案室、接待室、会议室、领导办公室的管理、清洁卫生及整理工作，树立良好的服务意识。
（8）做好校外来访人员的接待工作。
（9）负责节假日办公室值班，接收、呈报文件。
（10）严格执行保密制度。
三、强制度建设，建立长效培训机制
首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书和档案管理人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的取消聘任资格，增强文书和档案管理人员参加在职教育的主动性和积极性。
四、相对于高等教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性
在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。
（1）学习文档专业知识。为文书和档案管理人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；
（2）相关学科知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；
（3）现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。
