浅谈新时期编制档案的精细化管理
陈雁飞
摘 要：随着我市经济体制和编制制度改革的不断深入，对编制档案工作提出了更新、更高的要求。笔者按照大同市委、市政府提出的精细化管理先进理念的要求，结合自己在管档实践中的一点体会，就如何用精细化管理做好编制档案工作谈几点拙见。
关键词：编制；档案；精细化；管理
編制档案管理工作是党和国家人事工作的重要组成部分，是国家人事管理走向正规化、制度化的基础，是考察了解和正确选拔使用工作人员的重要依据，做好新形势下编制档案管理工作对于选准用好工作人员具有重要的意义。笔者按照大同市委、市政府提出的精细化管理先进理念的要求，结合自己在管档实践中的一点体会，就如何用精细化管理做好编制档案工作谈几点拙见。
1 当前编制档案管理中的主要问题及成因分析
近年来，由于机构编制和用人制度的改革，各单位档案管理人员变动频繁，编制档案管理工作受到一定影响，不同程度地出现了一些问题。主要表现在三个方面。
1.档案管理标准不高。大多数单位档案管理工作质量目前还处于一个低水平状态，已不能适应新形势下人事工作的要求。在档案管理手段上依旧使用以往手工填档、人工装档、定柜建档的简单方法，计算机技术没有得到广泛普及和应用。在档案管理主体上，档案工作人员业务能力不强，对档案工作的知识不够熟悉、制度不够了解、标准不够清楚、要求不够明白，对材料的收集、整理、归档、装订等环节心中无数。在档案管理制度上落实不严格，档案调阅率过高，时间过长，加上采用简单的手工作业方式，造成资料纸张发黄变脆、字迹褪色，影响到档案的完整与安全。这些都严重制约了档案管理正规化建设和发展。
2.对档案细节操作不精。一是档案材料内容填写前后不一。如“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别人员的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。现行的公文材料大都是A4纸，履历表、高等院校毕业生登记表、入党志愿书等大部分是16开纸，如将A4纸剪裁为16开大小，致使有的表格印制超过装订线，不利于立卷归档工作。三是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表未盖组织人事部门公章。有些人员的相关学历学位或专业技术职称（如函授、进修班、自考等）没有存档，造成部分材料遗失或无法补办的现象，还有一些人员的党员入党材料还不齐备就进行了存档。
2 对加强大同编制档案管理工作的对策和建议
随着编制制度改革的不断深入，人事工作对编制档案的质量要求越来越高。为此，在编制档案目标管理工作中，应树立精细化理念，进行精细化管理。
（一）用制度建设精细化来健全档案管理机制
吸收先进档案管理经验，围绕建章立制深化档案管理机制建设，构建“制度健全、管理规范、利用方便”的档案管理机制。一是建立档案管理责任制。按照档案管理要求，结合档管人员及业务特点，对档案管理进行定岗定责，建立 “领导主抓、部门分管、专人负责、处室配合”的多层次档案管理体系，确立“分级负责建档，集中统一管理”的档案管理模式。二是健全档案管理制度。结合档案管理的发展，进一步修订《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案调阅利用制度》、《档案鉴定销毁制度》等相关制度，逐项细化档案搜集、整理、保管、利用等各个环节的操作规范。
（二）用管理质量精细化来保证档案齐全完整
1. 全面核对档案资料。按照中组部档案工作条例的要求，在做好正常整理工作的基础上，集中力量，以填写人员履历表为契机，对档案资料进行一次全面核对。在整理过程中，力求做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐、严格把好质量关。一是在材料鉴别上，注重真实性。二是在材料分类上，注重准确性，做到卷卷档案分类准确无误。三是在材料装订和外表上，强调整齐美观，提高编制档案的整体质量。
2.做好编制档案材料的收集、归档工作。在收集归档材料工作中应做到嘴勤、腿勤、手勤。只有收集齐全编制档案材料，才能不断充实编制档案内容，全面反映人员德、能、勤、绩、廉等工作全貌，为领导决策提供可靠的原始依据，避免用人失误。坚持“标准化”整理装订编制档案，整理过程中要做到材料鉴别归类上求准、材料加工上求精、材料切订上求好、验收入库上求严“四个环节”，确保编制档案规范化管理工作落到实处。
3、简化整档工序。一是要规范用纸。简化整档工序首先必须规范公文用纸，或统一调整编制档案用纸的规格，使两者一致。 二是要改进档案盒。在编制档案整理过程中，需要反复的拆装、剪裁，不仅增加了整档人员的工作量，而且也不可避免地使档案本身遭受了损害，不利于编制档案的长久保存。 因此，制作更适用编制档案管理的档案盒很有必要，如借鉴文件夹形式，档案整理立卷时，不裁剪，也不装订，只需分类、编号、登记卷内目录，夹入档案夹，增加新的材料时只需把材料插入相应类别中，需要利用档案中某个材料也只要抽出需要部分，不必整本拿出，也有利于档案保密，这样既能提高编制档案整理质量，方便利用，便于保管、保密、延长档案寿命，还能大大减少档案整理繁琐的工序，从而提高工作效率。
（三）用重点建设精细化来提高档案管理水准。根据实际情况的发展变化，突出三个方面的建设。一是改善档案保管条件。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案室建设符合国家标准。二是突出审核审批档案管理。为解决各单位办审核审批中产生的档案资料归档问题，应确定定了审核审批档案的归档范围、立卷原则、整理人员、资料排列等具体要求，并动态跟踪新增审核审批事项情况，及时调整归档内容。三是突出财政检查档案管理。重点是对检查档案的齐全性、归档资料的逻辑性进行复核把关，明确具体操作要求。
（四）用档案载体精细化来加快档案现代化建设。编制档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求，也是实现编制档案管理现代化的必由之路。一是创新技术和手段加强人事档案管理，提高利用效率。在注重保密的前提下，利用信息化技术，探索新的方法，对档案进行合理、灵活地开发利用。运用计算机、扫描仪等现代化设备，将文字、图片等纸质资料变成数据资料，使编制档案无纸化、信息化，完善编制档案管理信息系统建立编制档案管理信息库，利用专业管理软件进行档案编制目录、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，提高编制档案信息的实效性和正确性。二是创新档案“提前进馆”的管理模式。要建立应用计算机管理编制档案的各项制度，进一步提高编制档案管理的现代化水平，让编制档案从“看堆式”的管理中解放出来。要使编制档案工作更好地为编制工作服务，逐步适应高效率的办公趋势，编制档案工作也应该走信息化建设道路。在纸质档案的基础上，逐步做好档案的计算机录入，在条件成熟时，还可以对部分重要档案进行全文扫描录入，逐步提高编制档案工作的现代化管理，提高工作效率。
参考文献
[1]钟瑛.浅议电子文件管理系统的功能要素[J]. 档案学通讯，2006：11-20
[2] 杜献峰. 基于三层 B/S 结构的档案管理系统开发 [J]. 中原工学院学报，2009：19-25
[3]林鹏，李田养. 数字档案馆电子文件接收管理系统研究及建设[J].兰台世界，2008：23-25
摘 要：随着我市经济体制和编制制度改革的不断深入，对编制档案工作提出了更新、更高的要求。笔者按照大同市委、市政府提出的精细化管理先进理念的要求，结合自己在管档实践中的一点体会，就如何用精细化管理做好编制档案工作谈几点拙见。
关键词：编制；档案；精细化；管理
編制档案管理工作是党和国家人事工作的重要组成部分，是国家人事管理走向正规化、制度化的基础，是考察了解和正确选拔使用工作人员的重要依据，做好新形势下编制档案管理工作对于选准用好工作人员具有重要的意义。笔者按照大同市委、市政府提出的精细化管理先进理念的要求，结合自己在管档实践中的一点体会，就如何用精细化管理做好编制档案工作谈几点拙见。
1 当前编制档案管理中的主要问题及成因分析
近年来，由于机构编制和用人制度的改革，各单位档案管理人员变动频繁，编制档案管理工作受到一定影响，不同程度地出现了一些问题。主要表现在三个方面。
1.档案管理标准不高。大多数单位档案管理工作质量目前还处于一个低水平状态，已不能适应新形势下人事工作的要求。在档案管理手段上依旧使用以往手工填档、人工装档、定柜建档的简单方法，计算机技术没有得到广泛普及和应用。在档案管理主体上，档案工作人员业务能力不强，对档案工作的知识不够熟悉、制度不够了解、标准不够清楚、要求不够明白，对材料的收集、整理、归档、装订等环节心中无数。在档案管理制度上落实不严格，档案调阅率过高，时间过长，加上采用简单的手工作业方式，造成资料纸张发黄变脆、字迹褪色，影响到档案的完整与安全。这些都严重制约了档案管理正规化建设和发展。
2.对档案细节操作不精。一是档案材料内容填写前后不一。如“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别人员的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。现行的公文材料大都是A4纸，履历表、高等院校毕业生登记表、入党志愿书等大部分是16开纸，如将A4纸剪裁为16开大小，致使有的表格印制超过装订线，不利于立卷归档工作。三是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表未盖组织人事部门公章。有些人员的相关学历学位或专业技术职称（如函授、进修班、自考等）没有存档，造成部分材料遗失或无法补办的现象，还有一些人员的党员入党材料还不齐备就进行了存档。
2 对加强大同编制档案管理工作的对策和建议
随着编制制度改革的不断深入，人事工作对编制档案的质量要求越来越高。为此，在编制档案目标管理工作中，应树立精细化理念，进行精细化管理。
（一）用制度建设精细化来健全档案管理机制
吸收先进档案管理经验，围绕建章立制深化档案管理机制建设，构建“制度健全、管理规范、利用方便”的档案管理机制。一是建立档案管理责任制。按照档案管理要求，结合档管人员及业务特点，对档案管理进行定岗定责，建立 “领导主抓、部门分管、专人负责、处室配合”的多层次档案管理体系，确立“分级负责建档，集中统一管理”的档案管理模式。二是健全档案管理制度。结合档案管理的发展，进一步修订《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案调阅利用制度》、《档案鉴定销毁制度》等相关制度，逐项细化档案搜集、整理、保管、利用等各个环节的操作规范。
（二）用管理质量精细化来保证档案齐全完整
1. 全面核对档案资料。按照中组部档案工作条例的要求，在做好正常整理工作的基础上，集中力量，以填写人员履历表为契机，对档案资料进行一次全面核对。在整理过程中，力求做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐、严格把好质量关。一是在材料鉴别上，注重真实性。二是在材料分类上，注重准确性，做到卷卷档案分类准确无误。三是在材料装订和外表上，强调整齐美观，提高编制档案的整体质量。
2.做好编制档案材料的收集、归档工作。在收集归档材料工作中应做到嘴勤、腿勤、手勤。只有收集齐全编制档案材料，才能不断充实编制档案内容，全面反映人员德、能、勤、绩、廉等工作全貌，为领导决策提供可靠的原始依据，避免用人失误。坚持“标准化”整理装订编制档案，整理过程中要做到材料鉴别归类上求准、材料加工上求精、材料切订上求好、验收入库上求严“四个环节”，确保编制档案规范化管理工作落到实处。
3、简化整档工序。一是要规范用纸。简化整档工序首先必须规范公文用纸，或统一调整编制档案用纸的规格，使两者一致。 二是要改进档案盒。在编制档案整理过程中，需要反复的拆装、剪裁，不仅增加了整档人员的工作量，而且也不可避免地使档案本身遭受了损害，不利于编制档案的长久保存。 因此，制作更适用编制档案管理的档案盒很有必要，如借鉴文件夹形式，档案整理立卷时，不裁剪，也不装订，只需分类、编号、登记卷内目录，夹入档案夹，增加新的材料时只需把材料插入相应类别中，需要利用档案中某个材料也只要抽出需要部分，不必整本拿出，也有利于档案保密，这样既能提高编制档案整理质量，方便利用，便于保管、保密、延长档案寿命，还能大大减少档案整理繁琐的工序，从而提高工作效率。
（三）用重点建设精细化来提高档案管理水准。根据实际情况的发展变化，突出三个方面的建设。一是改善档案保管条件。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案室建设符合国家标准。二是突出审核审批档案管理。为解决各单位办审核审批中产生的档案资料归档问题，应确定定了审核审批档案的归档范围、立卷原则、整理人员、资料排列等具体要求，并动态跟踪新增审核审批事项情况，及时调整归档内容。三是突出财政检查档案管理。重点是对检查档案的齐全性、归档资料的逻辑性进行复核把关，明确具体操作要求。
（四）用档案载体精细化来加快档案现代化建设。编制档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求，也是实现编制档案管理现代化的必由之路。一是创新技术和手段加强人事档案管理，提高利用效率。在注重保密的前提下，利用信息化技术，探索新的方法，对档案进行合理、灵活地开发利用。运用计算机、扫描仪等现代化设备，将文字、图片等纸质资料变成数据资料，使编制档案无纸化、信息化，完善编制档案管理信息系统建立编制档案管理信息库，利用专业管理软件进行档案编制目录、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，提高编制档案信息的实效性和正确性。二是创新档案“提前进馆”的管理模式。要建立应用计算机管理编制档案的各项制度，进一步提高编制档案管理的现代化水平，让编制档案从“看堆式”的管理中解放出来。要使编制档案工作更好地为编制工作服务，逐步适应高效率的办公趋势，编制档案工作也应该走信息化建设道路。在纸质档案的基础上，逐步做好档案的计算机录入，在条件成熟时，还可以对部分重要档案进行全文扫描录入，逐步提高编制档案工作的现代化管理，提高工作效率。
参考文献
[1]钟瑛.浅议电子文件管理系统的功能要素[J]. 档案学通讯，2006：11-20
[2] 杜献峰. 基于三层 B/S 结构的档案管理系统开发 [J]. 中原工学院学报，2009：19-25
[3]林鹏，李田养. 数字档案馆电子文件接收管理系统研究及建设[J].兰台世界，2008：23-25
