加强干部人事档案的管理与利用问题分析
李洪琴
摘 要：干部人事档案是事业单位、国家机构和社会企业选拔人才的一项参考标准，主要是记录了个人的工作履历、专业能力和学历等基本信息，能真实地反映出一个人的能力和思想、知识能力等方面的内容。本文对人事档案管理进行了分析，主要是剖析当前的干部人事档案管理存在的缺陷，然后阐述加强这一工作的意义，最后给出实用的加强人事档案管理与利用的建议。希望人事档案能应用于更广泛的渠道，为社会提供更全面优质的服务。
关键词：干部；人事档案；管理与利用
干部人事档案对于人才选拔非常重要，随着人事制度的不断改革，人事档案管理也要做出相应改变，我们应加强对于干部人事档案的管理，使人事档案能够更好地为人们服务，文章中提出的一些措施可以帮助管理人员完善工作水平，将档案管理工作推上新的高度。
1 干部人事档案管理的现有缺陷
1.1 档案管理意识薄弱
有些单位领导缺乏加强档案管理的意识，没有认识到档案管理的夯实基础的重要作用，也没有看到档案管理的使用价值，将档案与业务分开管理。甚至有些单位只是为了应付上级检查，重视管理形式，没有对内容进行调整，也没有指导管理人员如何进行改良，思想上不重视档案管理工作，认为其可有可无不愿支持，使档案管理工作流于形式，没有发挥出其独特的效用[1]。
1.2 管理人员专业素质较低
很多管理人员满足于现状，不愿花费更多的时间去学习，提高自身的业务水平，掌握新技能，也无法运用现代技术手段改进档案管理工作。管理人员没有认识到现代技术的先进性，只会利用计算机查阅存储档案，而领导也是忽视了这一工作，没有采取措施提高管理人员的工作水平。管理人员因循守旧，沿用前辈们教会的工作技能，专业知识面狭窄，已经不能适应现代社会的需求。
1.3 管理手段落后
当前的档案管理大部分是采用直面管理方式，管理手段比较落后，没有利用现代技术进行改进，基本上都是手工操作，电子档案还没有得到广泛应用。而且因为资金缺少，档案管理信息化一直没有得到实施，因此也无法引进信息化设备，管理工作效率长期得不到提高，信息化发展也受到限制。虽然有些单位开始在使用现代手段，但仍然是人工操作为主，电子档案也没有真正投入使用，先进技术手段的优势显现不出来，档案利用率也无法提高。
2 加强干部人事档案管理的意义
人事档案是记录个人情况的材料，对于转正、评职称和社保等相关问题具有参考凭证的作用。此外，它也是证明身份、学历和工作经历的重要资料，是决定工资待遇和组织关系的参考依据，是具有法律效用的文件，因此对其进行管理是非常有必要的。干部人事档案管理就是将人事档案进行归纳、整理、统计和利用，干部档案管理也是国家档案事业的重要构成部分，而加强档案管理是提高档案质量的重要条件[2]。干部人事档案具有真实性、完整性和动态性的特点，它会随着人们的成长、工作升迁或者户口搬迁等变化而变化，人员发生调动后档案也要移交别处，任何人不能保留他人的人事档案，必须严格封存人事档案，非特殊情况不得拆开翻看。因此人事档案具有严格的保密性，有关部门必须妥善保管。干部人事档案是维护干部权益的凭证，也是国家和党考核干部的有效文件，因此加强干部人事档案管理是非常关键的。而且加强干部人事档案管理，是适应干部人事制度改革的需要，对于维护社会稳定也具有一定的影响。
3 加强干部人事档案管理的策略
3.1 增强档案管理意识
首先各部门领导要重视档案管理工作，对档案管理工作进行指导，提出一些有建设性的意见，定期监督检查工作过程，对于不符合规范的行为要进行指正。然后要对档案管理工作进行宣传，吸引整个单位的关注，鼓励其他员工为档案管理工作献计献策。还可以实行轮流管理制度，安排一至两个员工学习档案管理，了解整个管理过程以及操作规范，争取其他员工对档案管理工作的支持。这样安排可以提高专职人员的工作积极性和自信心，营造全员轮流参与档案管理的工作氛围，也可以激发员工的工作热情。
3.2 增强管理人员的業务水平
人事档案管理人员的素质是档案管理工作效率和质量的决定性因素，因此，要通过多种途径提高管理人员的综合素质，增强其对管理工作的认知，端正工作态度。首先部门领导要对管理人员进行专门教育，增强他们的工作服务意识，将管理工作视为重要的政治工作，严格遵守组织原则，认真做好材料鉴定和归档等工作，要具备责任心减少工作失误[3]。然后管理人员要注意提升自身水平，熟记上级部门的业务规定，掌握各个环节的工作重点和细节，认真鉴别归档材料，在不断的实践中总结工作经验，也可以与同事交流经验，互相借鉴共同进步。最后单位要举办不定期的员工培训，开办专家讲座，让管理人员了解最新的科学成果，培养信息技术知识，提高专业素质，组成一支高素质、基础扎实和责任心强的管理队伍，满足大众对管理工作的利用需求[4]。
3.3 做好档案归档工作
为了加强干部人事档案管理，应做好以下几类工作：（1）对管理人员进行培训，学习如何将档案分类整理，请资深人员亲身示范，档案分好后由老员工检查，为档案整理治疗把关。（2）档案经过整理后，要分门别类归档，需要打印档案目录，这是一个比较严谨的观察，应该由工作细心的员工负责操作。（3）关于档案装订是有具体规范的，管理人员必须严格按照规范进行装订，确保档案四面平整。（4）档案装订完毕后要分批入库，如果发现不符合规范的，要抽出来重新整理。合格的档案工作应做到材料完整、排列整齐、分类明确和装订规范，需要按照严格有序的步骤进行，对各个过程严格把关。（5）在追求档案的真实性、完整性和全面性的前提下，应拓展人事档案的收集渠道。
3.4 提高档案的利用率
首先要丰富档案的内涵，在原有档案内容上增加一些真实信息，例如是否有房和收入概况等，提高其利用价值。然后要提升人事档案的影响力，充分发挥档案的参考作用，建立档案的管理与利用机制。接着是创新档案管理工作方法，构建档案信息平台，提高档案的利用率，还需要加强档案管理队伍建设，吸纳更多的优秀人才并加强培训，使管理人员的素质得到提高，确保其能够胜任管理工作。最后需要建立档案管理服务体系，扩大档案管理的应用范畴，不仅要满足人事和组织部门的需求，还要满足社会大众的合法需求[5]。
4 结语
人事档案管理的本质具有服务性质，相关部门需要从思想上重视这一工作，不断引进新的信息技术和管理方式，对管理人员进行专业培训，提高他们的档案管理业务水平，还要不断增强服务意识，这样档案管理工作才能继续向前发展，为社会主义做出更大的贡献。
参考文献
[1]唐洁琼，徐荻蕙.知识经济时代高校图书馆期刊资源开发与利用创新探析[J].高校图书馆工作，2014，15（02）：37-39.
[2]刘美莲.浅谈事业单位档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].科教导刊-电子版（中旬），2014，13（05）：20-22.
[3]董鲁玲.加强干部人事档案管理的必要性和措施[J].人才资源开发，2013，21（09）：12-13.
[4]汪坤.浅析干部人事档案管理工作的现代化改革[J].活力，2013，27（04）：107-109.
[5]杨丽茹.浅析国有企业干部人事档案管理现状及对策[J].办公室业务，2014，33（15）：185-186.
摘 要：干部人事档案是事业单位、国家机构和社会企业选拔人才的一项参考标准，主要是记录了个人的工作履历、专业能力和学历等基本信息，能真实地反映出一个人的能力和思想、知识能力等方面的内容。本文对人事档案管理进行了分析，主要是剖析当前的干部人事档案管理存在的缺陷，然后阐述加强这一工作的意义，最后给出实用的加强人事档案管理与利用的建议。希望人事档案能应用于更广泛的渠道，为社会提供更全面优质的服务。
关键词：干部；人事档案；管理与利用
干部人事档案对于人才选拔非常重要，随着人事制度的不断改革，人事档案管理也要做出相应改变，我们应加强对于干部人事档案的管理，使人事档案能够更好地为人们服务，文章中提出的一些措施可以帮助管理人员完善工作水平，将档案管理工作推上新的高度。
1 干部人事档案管理的现有缺陷
1.1 档案管理意识薄弱
有些单位领导缺乏加强档案管理的意识，没有认识到档案管理的夯实基础的重要作用，也没有看到档案管理的使用价值，将档案与业务分开管理。甚至有些单位只是为了应付上级检查，重视管理形式，没有对内容进行调整，也没有指导管理人员如何进行改良，思想上不重视档案管理工作，认为其可有可无不愿支持，使档案管理工作流于形式，没有发挥出其独特的效用[1]。
1.2 管理人员专业素质较低
很多管理人员满足于现状，不愿花费更多的时间去学习，提高自身的业务水平，掌握新技能，也无法运用现代技术手段改进档案管理工作。管理人员没有认识到现代技术的先进性，只会利用计算机查阅存储档案，而领导也是忽视了这一工作，没有采取措施提高管理人员的工作水平。管理人员因循守旧，沿用前辈们教会的工作技能，专业知识面狭窄，已经不能适应现代社会的需求。
1.3 管理手段落后
当前的档案管理大部分是采用直面管理方式，管理手段比较落后，没有利用现代技术进行改进，基本上都是手工操作，电子档案还没有得到广泛应用。而且因为资金缺少，档案管理信息化一直没有得到实施，因此也无法引进信息化设备，管理工作效率长期得不到提高，信息化发展也受到限制。虽然有些单位开始在使用现代手段，但仍然是人工操作为主，电子档案也没有真正投入使用，先进技术手段的优势显现不出来，档案利用率也无法提高。
2 加强干部人事档案管理的意义
人事档案是记录个人情况的材料，对于转正、评职称和社保等相关问题具有参考凭证的作用。此外，它也是证明身份、学历和工作经历的重要资料，是决定工资待遇和组织关系的参考依据，是具有法律效用的文件，因此对其进行管理是非常有必要的。干部人事档案管理就是将人事档案进行归纳、整理、统计和利用，干部档案管理也是国家档案事业的重要构成部分，而加强档案管理是提高档案质量的重要条件[2]。干部人事档案具有真实性、完整性和动态性的特点，它会随着人们的成长、工作升迁或者户口搬迁等变化而变化，人员发生调动后档案也要移交别处，任何人不能保留他人的人事档案，必须严格封存人事档案，非特殊情况不得拆开翻看。因此人事档案具有严格的保密性，有关部门必须妥善保管。干部人事档案是维护干部权益的凭证，也是国家和党考核干部的有效文件，因此加强干部人事档案管理是非常关键的。而且加强干部人事档案管理，是适应干部人事制度改革的需要，对于维护社会稳定也具有一定的影响。
3 加强干部人事档案管理的策略
3.1 增强档案管理意识
首先各部门领导要重视档案管理工作，对档案管理工作进行指导，提出一些有建设性的意见，定期监督检查工作过程，对于不符合规范的行为要进行指正。然后要对档案管理工作进行宣传，吸引整个单位的关注，鼓励其他员工为档案管理工作献计献策。还可以实行轮流管理制度，安排一至两个员工学习档案管理，了解整个管理过程以及操作规范，争取其他员工对档案管理工作的支持。这样安排可以提高专职人员的工作积极性和自信心，营造全员轮流参与档案管理的工作氛围，也可以激发员工的工作热情。
3.2 增强管理人员的業务水平
人事档案管理人员的素质是档案管理工作效率和质量的决定性因素，因此，要通过多种途径提高管理人员的综合素质，增强其对管理工作的认知，端正工作态度。首先部门领导要对管理人员进行专门教育，增强他们的工作服务意识，将管理工作视为重要的政治工作，严格遵守组织原则，认真做好材料鉴定和归档等工作，要具备责任心减少工作失误[3]。然后管理人员要注意提升自身水平，熟记上级部门的业务规定，掌握各个环节的工作重点和细节，认真鉴别归档材料，在不断的实践中总结工作经验，也可以与同事交流经验，互相借鉴共同进步。最后单位要举办不定期的员工培训，开办专家讲座，让管理人员了解最新的科学成果，培养信息技术知识，提高专业素质，组成一支高素质、基础扎实和责任心强的管理队伍，满足大众对管理工作的利用需求[4]。
3.3 做好档案归档工作
为了加强干部人事档案管理，应做好以下几类工作：（1）对管理人员进行培训，学习如何将档案分类整理，请资深人员亲身示范，档案分好后由老员工检查，为档案整理治疗把关。（2）档案经过整理后，要分门别类归档，需要打印档案目录，这是一个比较严谨的观察，应该由工作细心的员工负责操作。（3）关于档案装订是有具体规范的，管理人员必须严格按照规范进行装订，确保档案四面平整。（4）档案装订完毕后要分批入库，如果发现不符合规范的，要抽出来重新整理。合格的档案工作应做到材料完整、排列整齐、分类明确和装订规范，需要按照严格有序的步骤进行，对各个过程严格把关。（5）在追求档案的真实性、完整性和全面性的前提下，应拓展人事档案的收集渠道。
3.4 提高档案的利用率
首先要丰富档案的内涵，在原有档案内容上增加一些真实信息，例如是否有房和收入概况等，提高其利用价值。然后要提升人事档案的影响力，充分发挥档案的参考作用，建立档案的管理与利用机制。接着是创新档案管理工作方法，构建档案信息平台，提高档案的利用率，还需要加强档案管理队伍建设，吸纳更多的优秀人才并加强培训，使管理人员的素质得到提高，确保其能够胜任管理工作。最后需要建立档案管理服务体系，扩大档案管理的应用范畴，不仅要满足人事和组织部门的需求，还要满足社会大众的合法需求[5]。
4 结语
人事档案管理的本质具有服务性质，相关部门需要从思想上重视这一工作，不断引进新的信息技术和管理方式，对管理人员进行专业培训，提高他们的档案管理业务水平，还要不断增强服务意识，这样档案管理工作才能继续向前发展，为社会主义做出更大的贡献。
参考文献
[1]唐洁琼，徐荻蕙.知识经济时代高校图书馆期刊资源开发与利用创新探析[J].高校图书馆工作，2014，15（02）：37-39.
[2]刘美莲.浅谈事业单位档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].科教导刊-电子版（中旬），2014，13（05）：20-22.
[3]董鲁玲.加强干部人事档案管理的必要性和措施[J].人才资源开发，2013，21（09）：12-13.
[4]汪坤.浅析干部人事档案管理工作的现代化改革[J].活力，2013，27（04）：107-109.
[5]杨丽茹.浅析国有企业干部人事档案管理现状及对策[J].办公室业务，2014，33（15）：185-186.
