新时期档案管理信息化建设研究
张仁芬
摘 要：档案管理信息化建设是档案工作创新的客观需要，是现代化档案管理工作的必然趋势。本文在简要分析档案管理信息化建设的内涵及意义基础上，针对当前档案管理信息化建设面临的主要问题，提出新时期档案管理信息化建设的相应对策，即重点加强档案管理信息化的基础设施建设、资源体系建设、安全管理制度建设、标准体系建设和人才队伍建设，以信息化建设促进档案事业的跨越式发展。
关键词：档案管理；信息化建设；问题；对策
1 档案管理信息化建设的内涵及意义
档案管理信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，运用现代化的信息技术和档案网络建设平台等，科学合理的处置、管理和应用档案信息资源，推进档案管理现代化进程。档案管理中档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，数字技术的大规模应用，档案信息资源的数字化、网络化和共享等是档案管理信息化的主要特点。档案管理信息化建设的最终目标是提高档案管理的现代化水平，充分挖掘档案的社会价值，以为社会提供优质的档案信息服务。
与传统档案管理相比，档案管理信息化具有明显优势：第一，利用信息化的档案管理方式，档案存在形式由传统的“纸质形式”转变为“以电子文件为形式的文字、图片、音视频”等，档案资源的收集、储存、分类、统计和查阅更为便捷，档案资源更易于保存、检索，提高了档案传输速度和传输安全性。第二，积极推进档案管理信息化建设，档案管理活动中全面应用现代信息技术实施，传统的档案管理方式发生变革，档案管理工作的效率和质量大大提升。第三，档案信息化建设促进了档案资源的开发、利用、保存和传递，有利于实现档案资源的共享。
第四，档案管理信息化建设有利于促进我国档案工作标准规范体系的建设和档案管理体制的创新和完善，从而全面推进我国档案事业的蓬勃发展。
2 档案管理信息化建设面临的主要问题
2.1 缺乏对档案管理信息化重要性认识
当前，虽然我国的档案信息化建设工作取得了一定的进展，但档案管理工作中“为保管而保管，重保管轻利用”的思想依然存在，思想认识上出现偏差，往往怠于配合、协助。
2.2 资金投入不足，基础设施不够完善
档案信息化建设必须以高性能的软硬件基础设施来保证，但目前因缺乏对档案信息化建设的资金投入，相关的软硬件设施配备不全，且维修、更换、升级等未及时跟上，制约着档案信息化建设。
2.3 档案管理的标准化水平低
档案管理信息化标准的制定和执行是信息化建设的保证，但就目前而言，我国各地、各系统档案信息和网络建设的形式尚未建立统一标准和规范，规范性有待提高，档案信息资源建设落后，无法全面实施。
2.4 缺乏专业的档案管理信息化人才
由于缺乏一支综合素质高的档案管理信息化人才队伍，严重阻碍我国档案管理信息化建设。目前，部分从事档案信息化管理的人员的综合素质偏低，其技术能力、管理经验等不能适应新时期檔案信息化建设的需求，同时由于人员的稳定性不足，阻碍档案信息化建设工作的进展。
3 推进档案管理信息化建设的对策
3.1 加强档案管理信息化的基础设施和资源体系建设
档案管理信息化的基础设施和资源体系建设是档案管理信息化建设的核心任务和基础工作。加强档案管理信息化的基础设施建设，一方面要配备质量可靠、性能优良的软、硬件设备。
另一方面，综合考虑馆藏规模、档案管理软件运行要求等诸多因素开发档案管理软件，提高档案管理软、硬件的安全、正常运行。同时提高档案管理计算机和网络技术的应用程度，建立和健全面向社会、服务公众的档案管理网站，以有效实现档案信息资源的共享。而加强档案管理信息化的资源体系建设，应积极运用信息技术与多媒体技术、信息技术等全面整合档案信息资源，重点加强档案目录中心建设、档案目录数据库建设、纸质档案数字化建设、档案电子文件归档及多媒体档案数据库的建设。
3.2 健全档案管理信息化的管理制度，重点加强安全管理制度建设
档案管理部门应不断建立和完善档案工作的管理制度，规章制度要体现合理性、科学性、简明实用性和制度约束的双向性。
同时应严格执行管理制度，维护制度执行的严肃性，制定相应的奖惩制度，提高制度的权威性。另外，鉴于档案信息化管理体系的资源共享性，应重点健全档案管理信息化的安全管理制度，档案管理人员应提高警惕性，自觉遵守和贯彻相关的法律、法规、制度与标准，依法对档案资源进行管理，确保档案信息化系统安全、稳定运行。同时可采用防范病毒的网络系统、数据库自动备份、身份认证、查阅权限、加密保护等安全防护措施，提高档案数字化的安全性，维护网络信息系统的安全。
3.3 加强档案管理信息化的标准体系建设
档案管理信息化决不仅仅是档案的录入、扫描和网络传输，每个步骤都应有其相应的标准，以防止各自为政带来的一系列问题。因此，应制定重点行业档案工作规范，加强档案管理信息化的标准体系建设。具体而言就是对档案资料的归档、管理档案信息的资源标识、描述、转化、存储、查询、交换与使用等过程制定统一的技术标准，如音频文件按照统一格式进行转化、扫描件要达到统一清晰度，以保障档案信息化工作有统一的工作规范可以依据，确保档案信息化工作有章可循。另外，在档案管理信息化标准体系建设过程中应避免档案信息资源的重复开发，提高档案信息资源的利用率。
3.4 加强认识，促进档案管理信息化的人才队伍建设
各级档案管理部门要摒弃传统工作理念，积极改变工作思路，树立现代性的档案管理理念，可通过培训等手段强化档案管理人员对档案管理信息化的理解和认识，创新档案管理方式及服务方式，以更好的适应时代发展的新需求。另外，高素质的人才支持是档案管理信息化建设的基础和保障，因此应不断加强档案管理信息化的人才队伍建设。为提高档案管理信息化人才队伍综合素质，有必要加强定向培训力度，加强对档案管理人员的继续教育工作，提高档案管理人员的专业知识、业务技能、档案管理信息化技术。可定期组织业务培训及专业技术培训，使档案管理人员掌握局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统等信息技术和档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史、档案管理学等档案专业知识，成为复合型的档案专业人才。同时要求档案管理人员具备良好的职业素养、较强的开拓创新意识。
总之，档案管理信息化建设是一项系统工程，各级档案部门应积极推进档案管理信息化建设，提升档案的公共服务能力，促进档案事业的科学发展，以适应时代发展的需要，更好地服务社会。
参考文献
[1]孙冬云.新时期档案管理信息化的对策研究[J].信息技术，2011（12）.
[2]贾桂芝.档案管理信息化建设浅析[J].管理观察，2014（13）.
摘 要：档案管理信息化建设是档案工作创新的客观需要，是现代化档案管理工作的必然趋势。本文在简要分析档案管理信息化建设的内涵及意义基础上，针对当前档案管理信息化建设面临的主要问题，提出新时期档案管理信息化建设的相应对策，即重点加强档案管理信息化的基础设施建设、资源体系建设、安全管理制度建设、标准体系建设和人才队伍建设，以信息化建设促进档案事业的跨越式发展。
关键词：档案管理；信息化建设；问题；对策
1 档案管理信息化建设的内涵及意义
档案管理信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，运用现代化的信息技术和档案网络建设平台等，科学合理的处置、管理和应用档案信息资源，推进档案管理现代化进程。档案管理中档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，数字技术的大规模应用，档案信息资源的数字化、网络化和共享等是档案管理信息化的主要特点。档案管理信息化建设的最终目标是提高档案管理的现代化水平，充分挖掘档案的社会价值，以为社会提供优质的档案信息服务。
与传统档案管理相比，档案管理信息化具有明显优势：第一，利用信息化的档案管理方式，档案存在形式由传统的“纸质形式”转变为“以电子文件为形式的文字、图片、音视频”等，档案资源的收集、储存、分类、统计和查阅更为便捷，档案资源更易于保存、检索，提高了档案传输速度和传输安全性。第二，积极推进档案管理信息化建设，档案管理活动中全面应用现代信息技术实施，传统的档案管理方式发生变革，档案管理工作的效率和质量大大提升。第三，档案信息化建设促进了档案资源的开发、利用、保存和传递，有利于实现档案资源的共享。
第四，档案管理信息化建设有利于促进我国档案工作标准规范体系的建设和档案管理体制的创新和完善，从而全面推进我国档案事业的蓬勃发展。
2 档案管理信息化建设面临的主要问题
2.1 缺乏对档案管理信息化重要性认识
当前，虽然我国的档案信息化建设工作取得了一定的进展，但档案管理工作中“为保管而保管，重保管轻利用”的思想依然存在，思想认识上出现偏差，往往怠于配合、协助。
2.2 资金投入不足，基础设施不够完善
档案信息化建设必须以高性能的软硬件基础设施来保证，但目前因缺乏对档案信息化建设的资金投入，相关的软硬件设施配备不全，且维修、更换、升级等未及时跟上，制约着档案信息化建设。
2.3 档案管理的标准化水平低
档案管理信息化标准的制定和执行是信息化建设的保证，但就目前而言，我国各地、各系统档案信息和网络建设的形式尚未建立统一标准和规范，规范性有待提高，档案信息资源建设落后，无法全面实施。
2.4 缺乏专业的档案管理信息化人才
由于缺乏一支综合素质高的档案管理信息化人才队伍，严重阻碍我国档案管理信息化建设。目前，部分从事档案信息化管理的人员的综合素质偏低，其技术能力、管理经验等不能适应新时期檔案信息化建设的需求，同时由于人员的稳定性不足，阻碍档案信息化建设工作的进展。
3 推进档案管理信息化建设的对策
3.1 加强档案管理信息化的基础设施和资源体系建设
档案管理信息化的基础设施和资源体系建设是档案管理信息化建设的核心任务和基础工作。加强档案管理信息化的基础设施建设，一方面要配备质量可靠、性能优良的软、硬件设备。
另一方面，综合考虑馆藏规模、档案管理软件运行要求等诸多因素开发档案管理软件，提高档案管理软、硬件的安全、正常运行。同时提高档案管理计算机和网络技术的应用程度，建立和健全面向社会、服务公众的档案管理网站，以有效实现档案信息资源的共享。而加强档案管理信息化的资源体系建设，应积极运用信息技术与多媒体技术、信息技术等全面整合档案信息资源，重点加强档案目录中心建设、档案目录数据库建设、纸质档案数字化建设、档案电子文件归档及多媒体档案数据库的建设。
3.2 健全档案管理信息化的管理制度，重点加强安全管理制度建设
档案管理部门应不断建立和完善档案工作的管理制度，规章制度要体现合理性、科学性、简明实用性和制度约束的双向性。
同时应严格执行管理制度，维护制度执行的严肃性，制定相应的奖惩制度，提高制度的权威性。另外，鉴于档案信息化管理体系的资源共享性，应重点健全档案管理信息化的安全管理制度，档案管理人员应提高警惕性，自觉遵守和贯彻相关的法律、法规、制度与标准，依法对档案资源进行管理，确保档案信息化系统安全、稳定运行。同时可采用防范病毒的网络系统、数据库自动备份、身份认证、查阅权限、加密保护等安全防护措施，提高档案数字化的安全性，维护网络信息系统的安全。
3.3 加强档案管理信息化的标准体系建设
档案管理信息化决不仅仅是档案的录入、扫描和网络传输，每个步骤都应有其相应的标准，以防止各自为政带来的一系列问题。因此，应制定重点行业档案工作规范，加强档案管理信息化的标准体系建设。具体而言就是对档案资料的归档、管理档案信息的资源标识、描述、转化、存储、查询、交换与使用等过程制定统一的技术标准，如音频文件按照统一格式进行转化、扫描件要达到统一清晰度，以保障档案信息化工作有统一的工作规范可以依据，确保档案信息化工作有章可循。另外，在档案管理信息化标准体系建设过程中应避免档案信息资源的重复开发，提高档案信息资源的利用率。
3.4 加强认识，促进档案管理信息化的人才队伍建设
各级档案管理部门要摒弃传统工作理念，积极改变工作思路，树立现代性的档案管理理念，可通过培训等手段强化档案管理人员对档案管理信息化的理解和认识，创新档案管理方式及服务方式，以更好的适应时代发展的新需求。另外，高素质的人才支持是档案管理信息化建设的基础和保障，因此应不断加强档案管理信息化的人才队伍建设。为提高档案管理信息化人才队伍综合素质，有必要加强定向培训力度，加强对档案管理人员的继续教育工作，提高档案管理人员的专业知识、业务技能、档案管理信息化技术。可定期组织业务培训及专业技术培训，使档案管理人员掌握局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统等信息技术和档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史、档案管理学等档案专业知识，成为复合型的档案专业人才。同时要求档案管理人员具备良好的职业素养、较强的开拓创新意识。
总之，档案管理信息化建设是一项系统工程，各级档案部门应积极推进档案管理信息化建设，提升档案的公共服务能力，促进档案事业的科学发展，以适应时代发展的需要，更好地服务社会。
参考文献
[1]孙冬云.新时期档案管理信息化的对策研究[J].信息技术，2011（12）.
[2]贾桂芝.档案管理信息化建设浅析[J].管理观察，2014（13）.
