浅谈房地产档案信息开发与利用

    蒋瑛

    摘要：房地产开发企业的档案管理，是房地产企业工作的重要组成部分。本文通过对房地产档案信息资源开发利用中存在问题的研究，提出加强房地产档案信息资源开发利用效果的有效途径和方法。

    关键词：档案房地产档案开发利用

    近年来，随着社会经济的快速发展和人们物质生活水平提高，人们对住房的需求不断增长，房地产业蓬勃发展，住房建设的速度和工程规模不断加大。房地产开发企业是房屋的开发建设单位，在企业的管理及房屋的建设、销售及物业管理过程中，必然产生大量的文件，这些文件是企业正常运作以及房屋建设并投入使用的重要前提。房地产开发企业在经营管理、房屋建设及物业管理过程中产生的文件资料是否规范，将影响企业档案管理的质量和利用效率。

    一、房地产档案信息资源开发中存在问题

    （一）档案信息资源管理分散，不利于开发利用。信息资源的丰富是开发利用的基础，但实际上，业务和行政档案没有完全集中管理。在目前情况下，房地产档案信息均分散在多个部门进行保管存放，一些档案室的建设并不是在档案部门统一规划下进行建立，这种分级管理模式常导致档案资源难以做到有效共享，并且档案室出现重复存档以及争夺档案资源现象，甚至存有相关法律法规相互冲突，无法协调工作等问题，直接对档案资源的充分开发利用造成一定程度的阻碍。

    现代房地产开发企业行政、人力资源、财务、工程技术、销售、物业管理等部门一应俱全，在经营管理活动中形成的文件基本上由各部门分散管理，有的甚至保存在业务经办人手里，在档案管理工作中没有做到集中统一管理。由于房地产开发企业人员的流动性相对较大，文件的分散保管使档案容易散失；档案保管的责任不清，工作出现问题时便互相推诿，使文件流失的几率增大。这些情况必然影响到档案的管理和利用，影响业务工作的开展，给工作造成困扰，严重的还会对企业的利益造成损失。

    许多房地产企业存在局室合一的管理制度，虽然此制度有助于管理部门执行其应有职责，监督并且协调室藏档案开发利用工作，但是这样的管理制度，从根本上来说，部门对档案室的监督相当于对自身的监督，因此无法对开发利用档案形成有效的督促检查。

    （二）档案工作的重点仍旧停留在传统手工整理阶段，而对其内容开发和提供利用还没有提上日程。档案整理工作是档案业务建设的中心环节。只有经过科学整理，档案才能实现系统化和科学化的管理和有效利用。房地产开发企业的工程建设文件在工程竣工验收后须向城建档案馆移交，工程文件整理的质量直接影响着进馆工程档案的质量。分类和编目是档案整理工作的重要内容，虽然企业档案有相关的工作规范，但由于没有结合本企业实际编制的分类方案和整理标准，导致档案的整理工作比较混乱。此外，在档案的著录和登记工作中，大部分房地产开发企业只是对档案进行了题名的登记或用Excel数据表对档案信息做简单的著录和排序，管理方法和技术都有待改进。

    （三）档案开发利用服务观念落后，对档案认识不足。首先，许多人对档案工作的认识仅局限于个人人事档案，但具体涉及到保管、利用以及内容却均不清楚，甚至许多领导干部认为档案工作只是单纯保管好档案实体，无需开发利用。其次，档案工作者自身素质问题。多数档案工作人员仅具备档案文史知识，而熟悉精通计算机信息化、管理、法律等综合知识人员稀少，单一知识结构直接阻碍了档案信息资源开发利用。

    我国目前相关法律法规中并没有明确指出哪些档案可以随时开发利用，哪些不可以，而到期却不适合开放的档案需要如何处理，档案部门需要如何审查档案均没有相应的法律法规指引与指示，档案室对档案信息开发利用具体尺度无法准确把握，另外《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》中虽对公民隐私权做出保护，但是，相关档案法律法规中并没有明确指出，涉及到公民隐私的档案需要如何处理，什么是涉及公民隐私的档案，档案开发利用重要还是保护隐私重要等问题均没有涉及。一定程度上阻碍了房地产档案信息的开发与利用。

    二、房地产档案信息开发利用的有效途径

    （一）加强房地产档案统筹管理

    第一，以维护与建立房屋楼盘表为中心，对各房管业务管理进行梳理，以形成各类型房地产档案关系结构图，以便对数字化房地产档案更好进行统筹规划，避免重复建设与建设不足等现象出现。

    第二，对室藏纸质档案以扫描形式形成其数字化，并且建立起电子影像文件与业务数据连接通道，完成档案与业务数据的清点核对工作，对各类数字档案以及纸质档案实现配套管理，以减少冗余数据出现。这一步既可以由档案室与业务部门共同完成，又可由业务部门单独完成。

    第三，对产生的档案以及业务数据需要进行前置管理。即所谓在业务审核、受理等过程中，对相关数据关系直接建立起电子逻辑组织关系。电子数据以及文件需要直接归档，形成数字化档案，尽可能做到避免重复劳动，以提高归档质量与归档效率。

    （二）加强房地产档案信息化建设，突破利用局限

    房地产档案信息化主要包括档案原件管理和档案数据管理信息化。档案原件就是原始文件，是数据源头和房地产身份证明。电子档案数据指原件数据化后的数字档案，它从原件提取数据，利用数据库进行各种操作。要建立高质量的档案信息系统，保障档案输入准确性、完整性，在利用档案的过程中不断更新升级档案信息系统。同时建立多途径搜索方式，方便用户快速查到想要信息。

    自从房产管理信息综合系统实行以来，极大提高房地产事业工作效率。但是随着房地产日益成熟，在业务办理过程中逐渐暴露出局限性，开始制约信息化工程发展。据调查反映出两个问题：第一是在前置业务已受理情况下，在下一步收件的时候进行验收，如有变化则要扫描变化之后的材料，做到同一资料不同版本管理和共享。若无变化则与前置业务资料实现共享。第二，当收件资料是前置业务成果时业务人员根据情况查询前置业务办理过程，以数据或扫描件等形式完成共享。为避免资料重复，需要统一规范业务内资料名称，在统一业务资料基础上再次调研，统一想法，制定计划，进行测试。资料共享系统情况稳定，不仅实现房地产档案资料共享，也为日后信息化档案管理奠定了基础。

    自从房屋权属登记数字档案利用以来，效果显著：单位查档案不受地点、时间等客观因素影响，根据新系统随时查阅档案资料。服务方式多样化，加入网上预售备案系统与二手房合同网上交易系统，实现房屋查封、抵押等信息网络化查询，并且提供自主信息查询服务，以提高服务效率，并且建立起房产数据GIS整理系统，提高查全率，便于解决某些棘手事件。

    （三）加强房地产档案信息服务，丰富利用形式

    加强房地产档案信息的服务开发，增加利用形式。加大宣传力度，通过各种媒体，举办房地产展览向社会展示档案资源的价值和利用方法，使人们的意识形态影响实践行为，逐步提高民众的档案信息意识。同时也要树立超前服务的意识，建立房地产档案网络中心，实现资源的最大化共享。

    参考文献：

    [1]王芳主编.《数字档案馆学》.中国人民大学出版社，2010.

    [2]刘耿生.《档案开发与利用教程》.中国人民大学出版社，2010.

    [3]张美芳，唐跃进主编.《档案保护概论（21实际档案学系列教材）》.中国人民大学出版社，2013.

    作者单位：北京大成房地产开发有限责任公司