加强事业单位财务内控管理的必要性与对策

陈捷
摘要:为了有效保障我国教育事业单位教育服务职能的充分体现,全面保障我国教育事业的良好快速发展,教育事业单位必须加强内部控制建设。那么,面对不断变化的环境,我国教育事业单位如何做好当前管理工作,在财务内控中存在哪些问题,应该从哪些方面着手,这些将是本文探讨的主要内容。本文将以A教育事业单位为例进行研究,对其在财务内控管理中存在的问题进行剖析,并有针对性地探寻解决这些问题的有效策略,旨在為促进我国教育事业的发展提供有价值的参考。
关键词:新形势 事业单位 财务内控管理 必要性 问题与对策
中图分类号:G475 文献标识码:A
近年来,随着我国教育事业的发展,资金来源的多样化、经济活动风险的扩大化、经济活动的复杂化等现实问题,对我国教育事业单位内部控制提出了更高的要求和全新的挑战。长期以来,我国教育事业单位均以研究活动和日常教学活动作为主要经营管理活动的中心,却忽视了对自身内部活动的控制和管理,很多教育事业单位控制发展水平已经无法紧跟时代的发展速度。因此,形势的紧迫性需要我国教育事业单位必须加强内部控制制度建设,尽快提高内部管理水平,积极响应我国廉政文化建设的方针和政策,为促进我国教育事业的发展奠定基础。
1 相关概念辨析
1.1 事业单位
事业单位主要是指将社会公众的利益作为主要目标,借助国家财政资金支持开展和实施工作的组织机构,我国国家机关开设的各种社会服务机构也属于事业单位。例如:新闻报刊、学校、研究院、福利院、医院等。
1.2 教育事业单位
教育事业单位主要是为社会公众提供教育服务的组织机构,如:中小学校、幼儿园、高校、各级教育管理部门等。
1.3 内部控制
事业单位的内部控制是事业单位为了管理和防控在以预算为核心的经济活动的风险,从单位层面、业务层面的分析构建的内部管理控制体系,这是从静态的角度对内部控制进行的分析。站在动态的角度来看,事业单位内部控制主要是通过制定内部控制管理制度、实施内部控制流程和措施,从而为实现事业单位内部控制目标而不断进行自我约束和自我规范的过程。另外,事业单位实施内部控制管理还是一个循环往复、不断前进、不断完善和优化的过程。
1.4 内部控制要素
内部控制主要由五大要素构成,即:内部控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。
2 事业单位财务内控管理的必要性
2.1能够更好地促进事业单位的信息与沟通
随着我国社会主义市场经济的不断发展,事业单位所面临的环境发生了变化,在新形势下事业单位内部控制信息与沟通显得尤为重要,一旦信息沟通严重受阻很可能会出现信息被劫的现象。良好而完善的信息沟通能够为事业单位提供最新的经营状况、财务成果,并及时将信息反馈给各个不同的环节。事业单位的正常运作需要构建科学的信息系统,这对进一步提升事业单位内部控制效率、保证内部控制的实施有着积极的促进作用。目前,我国事业单位信息沟通质量并不高,从而导致事业单位内部大部分员工不能更好地执行单位制定的各项政策与措施,员工的潜力并未得到充分发挥。
2.2有助于事业单位进行准确而科学的风险评估
我国财政部于2012年颁布了《行政事业单位内部控制规范(试行)》,在该规范中对事业单位内部控制方法、单位层面和业务层面内部控制、风险评估方法与监督等方面作了明确规定。这一规范的颁布进一步提高了我国事业单位内部控制管理水平,全面规范了我国事业单位财务会计人员的经济行为,推动了我国事业单位廉政风险防控机制的有效构建,更为我国事业单位内部控制管理提供了主要依据。由于事业单位不同于企业,事业单位与企业所承担的社会责任不相同。内部控制的实施进一步加强了事业单位重要节点的严格管控,能够帮助事业单位对所面临的风险进行有效识别与排除,从而提升了事业单位风险防范能力、风险评估能力和水平。
2.3有助于新形势下事业单位内部控制环境的确定
营造良好的内部控制环境是保证事业单位在新形势下进行内部控制的基础,它能够直接反映出事业单位内部各项政策是否得到了足够的重视、经营活动是否受到影响。随着现在社会信息技术的不断发展,事业单位所面临的环境更加复杂,作为事业单位的管理人员简单地认为财务软件就能够解决内部控制严重不足的问题。就是这种错误的思想导致事业单位内部控制严重失效、内部控制基础薄弱。
2.4 有助于对事业单位权利进行监督
事业单位作为我国政府部门下属的主要职能单位具有较强的社会服务责任,并兼具公益性与服务性的双重职能。再加之事业单位是下属于政府部门的职能单位,并被政府赋予了一定的管理权力。当缺乏行之有效的监督与约束机制时,事业单位的权利就无法得到有效制衡,从而导致在事业单位内部出现各种不规范行为、违法乱纪行为、贪污腐败行为。因此,在事业单位中加强内部控制与管理,能够借助有效而科学的惩罚机制、风险防范机制加强对事业单位权力的监督,从而为推进我国廉政建设奠定坚实的基础。
3 事业单位财务内部控制管理中存在的问题
3.1 A教育单位基本情况
A教育单位是某市的教育局。该教育单位设立了9个科室、两个不同的事业单位,中小学共15所。另外,该局还对下属的13个乡镇的教育办公室进行业务指导。目前,A教育单位共有:一名正局长、一名局长助理、三名副局长,党委书记由局长兼任。正局长对该市的教育系统的所有工作负总责。例如:人事管理工作、教育教学质量提升工作、财务管理工作、教科研工作等。由于A教育单位所处城市和地区的地理位置比较优越、经济较为发达,该市的行政管理体系已经基本趋于成熟。目前,该市已经深入开展了财务违规工作的整改、彻查工作。为了全面弥补A教育单位财务人员学历水平不高、专业知识不足等问题,该教育单位加强了对财务人员职业素养和个人素养的提升计划,并对其进行了相关的政策法规等方面的理论培训。A教育单位属于非营利性组织,其主要经费来源为财政拨款。
3.2 A教育单位财务内控管理中存在的问题
3.2.1 该单位财务体系存在问题
首先,A教育单位财务内控是需要财务部门牵头才能完成的,但是该教育单位中财务部门地位并不高,工作并未受到领导应有的重视。在这样的财务管理环境下,财务部门在进行经济业务管理的过程中很容易出现责权划分不清晰的问题;实际经济业务和项目之间缺乏必要的沟通,从而导致该教育事业单位内部控制管理缺乏可操作性,很难发挥财务内部控制体系的有效作用。其次,财务部门工作人员配置存在问题。该教育单位在财务人员配置上,由于受编制的限制并未设置相关的财务管理岗位,例如:在教育单位的内部控制信息化建设、财务审计管理、风险防控机制的构建等方面都严重人手不足,使得内部控制很难真正落到实处。另外,该教育单位的财务管理人员在职称专业等方面都身处劣势。他们平时只参加会计人员继续教育和由上级主管部门组织的各项培训,有的财务人员甚至缺乏系统性的理论知识,还有财务人员在实践中存在一定的盲目性。
3.2.2 缺乏对内部控制重要性的认识
第一,缺乏内部控制风险意识。作为该教育单位的管理层对管理中存在的风险视而不见,缺乏了解,不重视内部控制制度的建设,缺乏对内部控制重要性和必要性的理解和认识。第二,具体表现在该单位并没有成立独立的审计部门、也并未配备专业的审计相关人员,而是将审计工作依赖于上级部门或聘请第三方中介来完成。单位内部审批机制严重匮乏,致使该单位不能在第一时间通过自查找到问题并及时予以纠正。第三,信息不公开、不透明,缺乏顺畅的信息沟通渠道。信息沟通可以从横向和纵向两个方面来理解,纵向是指上下级之间的信息沟通,横向是指平级之间的信息沟通。无论是横向还是纵向,该教育事业单位的信息沟通机制还存在一定的缺陷。例如:该单位的财务部门和资产管理部门就不能定期核对资产管理的明细情况,从而造成账实不符。第四,并未在财务内控管理中充分利用信息化的技术手段。目前在该教育单位中并未形成整体的、一體化的信息管理系统,并未将现代信息化的先进技术充分运用到财务内部控制管理工作中,明显滞后的信息管理系统也是造成该教育单位信息沟通不畅的一个重要因素。
3.2.3 预算管理存在问题
首先,预算编制存在问题。由于该教育单位预算编制时间比较紧张、编制过程比较短暂,从而导致该单位预算管理质量不高。内部控制管理工作中的重要一环,是保证会计信息的真实性,提高财务信息的质量。但是就目前该教育单位预算编制的现状来看,财务内控工作由财务部门负责,内部控制作用被削弱。由于财务管理工作的局限性,导致该单位预算内容和实际资金支出之间存在巨大差异,内部控制管理并未真正落地生根。这些问题导致该单位预算松弛。另外,该单位在预算编制前并没有对预算项目的增设内容集体进行讨论,特别是对全年工作缺乏详细的预测和规划。其次,预算执行环节存在问题。该教育单位在下达预算后仅由财务人员根据以往的工作经验来申请用款计划,并对各项支出进行安排,并未征求相关业务科室的资金实际需求;该单位并未构建有效而科学的预算执行沟通机制,由于在预算执行过程中缺乏有效沟通,财务人员对预算的执行进度并不完全了解,各职能部门的人员对预算的执行情况也不完全清楚,从而导致该单位预算存在很强的随意性和无序性。
3.2.4 内部监督不到位
目前该单位并未构建完善的内部审计考核机制,只是由该单位的兼职审计人员组织相关管理者和工作人员进行文法规的学习,并对该单位的财务、后勤管理、基建等部门进行例行检查,内部审计职能并未得到真正发挥。这是由于该单位中内部审计人员缺乏专业素养,导致其内部审计工作质量偏低。
3.2.5 资金使用效率低下
作为该单位的财务部门只进行拨付款和申请金额的审核,而对于建设项目的实际运转、进度等情况并不了解。项目执行的一线工作人员由于缺乏成本控制意识,经常导致在经费分配环节出现严重的浪费现象。
4 完善事业单位财务内控管理的对策
4.1重构事业单位财务管理体系
第一,建立风险评估机制。这就要求事业单位应尽快成立风险评估专项小组,由单位的一把手担任组长,由其他各职能部门的中层领导担任主要成员。每年应该至少对经济活动存在的风险进行一次全面而系统的客观评估。一旦外部环境发生重大变化时,能够采取积极的应对措施。如:经济环境的变化、就业市场的变化、国家政府扶持政策的变化。第二,重构事业单位的组织结构。这就需要该事业单位必须突破以往的垂直型管理的组织结构,本单位内部实现扁平化管理,这一转变将有效地减少过去出现的层层上报造成的时间成本的浪费。第三,构建完善的信息共享系统。这就要求事业单位必须将所有部门的信息系统进行合并,实现各部门之间的相互协作,完善信息沟通和获取的渠道,有效降低沟通成本。
4.2 对内部控制重要性进行重新认识
首先,在事业单位内部定期开展对内部控制知识和技能的培训工作,全面提升相关工作人员的意识,树立较强的控制理念,并将这种理念深深根植到每一名员工心中。其次,加强对领导团队的构建,进一步明确各领导人员的职责。事业单位内部管控作用的发挥在很大程度上取决于单位领导团队的建设,如果领导团队内部控制意识较强就能够为开展内部控制工作营造良好的氛围。
4.3 加强事业单位预算管理
这就要求事业单位从预算编制开始,尽快提升预算各环节的质量,进一步完善预算编制的组织管理体制,加强对预算执行过程的分析,构建切实可行的预算评价奖惩机制和约束机制。
4.4 加强事业单位内部监督
为保证教育单位内部控制制度的顺利实施,就必须加强对事业单位的内部监督。这就要求教育单位将内部控制意识内化为每一名工作人员的日常行为规范。作为事业单位的领导班子和成员必须以身作则离任审计。自觉接受年终考核和离任审计。另外,教育单位还必须站在组织领导、人力资源管理、财务资源等三方面对内部审计的独立性和权威性进行保障。
综上所述,新形势下事业单位财务内控管理进一步完善要求,必须尽快提升内控意识、建立和完善各项规章制度、从内部狠抓落实、进行科学的管理、充分调动每一位工作人员的积极性,从而为促进我国教育事业的健康稳定发展提供有力的保障。
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