社保档案管理的优化方法探析

    孙德礼

    [摘? 要]随着我国社会经济的迅速发展与社保体系的不断健全，社保档案的数量与种类也在日益增多。同时，国家也对社保工作提出了更高的标准，这给社保档案管理工作增加了难度。为了提高了社保档案管理的质量、水平及效率等，应用现代科技手段已成为必然趋势和要求，对促进社保档案管理的良性发展有着不可替代的作用。文章主要讲解了几个能提高社保管理质量、水平及效率等的现代化方法。

    [关键词]社保档案管理;电子档案;信息技术

    中图分类号：G279

    1? 电子档案和条形码技术

    随着现代社会信息技术的不断发展，各个领域和行业的信息化水平不断提高，许多管理工作也实现了电子化和智能化。在当前社保案管理过程中，电子档案和条形码技术的应用已经成为发展的必然趋势，并取得了较为理想的效果，在很大程度上提高了社保档案管理的质量。因此，社保档案管理人员应加强对电子档案和条形码技术的认识，合理使用，确保社保档案管理的顺利开展。

    电子档案和条形码技术的应用，保证了档案的安全。在传统的社保档案管理中，通常将人工记录作为档案信息。这样容易造成档案信息的错误，也可能造成档案保管不当造成文件丢失。在电子档案和条形码技术的应用基础上，形成电子社会保障档案，使档案管理人员随时掌握档案信息，对外部档案进行有效监督，提高档案管理的安全性。另外，对于传统的纸质文件，管理过程中的存储空间比较大，查找文件信息需要很长时间。有些文件由于时间长而恶化，造成文件损坏。使学生档案信息安全是很困难的。电子档案和条形码技术的应用，可以有效地提高社保档案管理的效率。在当前社保档案管理过程中，电子档案和条形码技术的应用使传统纸质档案成为电子文件。在此基础上，可以大大提高档案管理的效率。在档案管理过程中，条形码的应用可以形成一个电子化的社保档案，使档案信息的查询和使用更加方便。通过扫描条形码，可以准确地确定社保文件的位置，大大节省了档案信息的搜索时间。此外，相比于传统的纸质档案管理、条码实施社保档案管理的使用可以大大降低档案管理成本，并能使全国联网的实现，使社保文件可以查询任何地区，可以实现档案信息资源。共享在查询和使用方面更为方便。

    在社保档案的实际管理过程中，档案管理单位和有关人员应当根据有关规定对社保档案信息进行收集和管理，并对其进行合理的分类归档。在社保业务过程中，经常涉及大量的相关业务信息，包括改变客户的个人数据、审查社保金额等。所涉及的信息主要包括业务流程和业务管理。类型和业务处理时间等，在实际的管理过程中，所涉及的所有信息都需要记录和存档。如果我们以传统的方式记录文件，组织文件往往是复杂的。后来的参考和打电话也很不利。因此，电子档案和条码技术可以应用和业务可以使用。将条码转换成条码模式，条码由专用设备打印成标签样式，标签附在相应的纸质文件上，条码扫描信息将条码信息及相关电子文件信息存储在电子文件中。可以形成相关的搜索索引。如有必要，可利用索引快速查找相关电子文件。此外，对于每一个条码，它具有独特的功能，因此没有重复，因此每个电子文件都有其自己的特点，可以有效地避免混淆或重复编号。

    就实际情况而言，计算机技术在社保档案管理中的应用已经非常普及，以及社保服务的有关部门已在处理相关的业务选择的过程，所以每个企业的信息，他们的流量对应的数字。在实际的管理过程中，条码技术可以将流量转化为条码。对于每个社会保障服务，证书表都通过条形码处理，可以有效地防止丢失的业务信息的发生。有了这些条形码，商业信件可以用电子文件备份。条码与业务信息可以紧密结合，使条码技术能够应用于提高可靠性，从而有效提高条码的应用效果。另外，在社会保障档案管理过程中，电子档案和条形码技术的应用可以复制纸質档案。这样，即使文件损坏或丢失，也能保存文件信息，避免信息丢失，提高安全性。

    2? 数字化技术

    社保档案的有效管理直接关系到我国每位公民的利益，同时，社会保障工作也起到了稳定社会的重要作用。近年来，伴随我国经济的迅速发展，参保人员不断增加，一定程度上扩大了社保档案管理的工作量。目前我国的社保档案信息化管理水平处于起步階段，在社保档案管理中还存在一些问题，因此，加强数字化技术的有效运用是重要的研究课题。

    我国的社保档案管理工作的数字化建设依然处于初起阶段，政府部门虽然也提出了加大对档案数字化管理的要求，可是，没有颂布相应的标准化文件，导致不同区域的的工作者对档案数字化建设的理解难以达成共识，使得各地区的档案数据化管理的程序千差万别。对此，有关机构应当加强制定相应的操作流程与标准规范，确保各个区域的社保单位有章可循，有法可依。档案管理的标准化建设是实现档案数字化的重要前提，同时，数字化建设也会推动我国的档案信息的管理更加规范，因此，二者是辩证统一的关系。在社保档案管理工作中有效地应用数字化技术，不要单纯考虑某个方面产生的影响，而应当兼顾整体，充分促进总体机构的优化，确保档案数字化管理系统高质、高效地运行。同时，在档案管理数字化建设期间，还需要注意与当前的办公、业务、财务系统保持有效地衔接，可以确保数字化信息在体系中重复应用，降低档案管理的任务量，提升体系的整体性能的发挥。为了促进数字化技术更好地运用在社保档案管理中，最为基本的应用则是档案资料的电子化，例如：纸质的照片、档案、录音等内容，皆要变成电子档案。很多管理机构利用扫描、制作的形式完成档案的数字化。当建立数字化的管理平台时，管理方式就要从传统的单纯储存纸质档案，逐渐过渡到纸制、电子档案共同储存、转交的双归档方式。既推进了数字化档案管理的发展，又降低了档案管理的工作量。在进行数字化期间，应当注意规范操作，以确保档案的质量。正确扫描相应的索引信息，可以按照信息内容迅速查询需要的档案资料;且依据特定的程序完成扫描，促进档案管理中各个环节顺利进行，确保结果准确无误。

    为了提升社保档案信息的管理水平，需要加强档案资料管理的信息化建设。数字化技术的应用显得十分重要，同时，还要提升档案人员的综合素质。唯有档案管理人员具有较强的专业技能，才会更好地实现档案资料的信息化管理。第一，管理人员应当增强自身对信息化的理解，积极更新传统管理思想，加强对档案资料信息化管理的重视。第二，对管理工作者展开应用数字化技术的培训活动，让其更好地适应先进的管理方式与技术。同时，管理人员还需要深入学习信息化管理技术，及时补充新的知识，从而实现社保档案的信息化管理。

    3? 完善管理制度

    为保证社保档案可以规范化的运转，提高社保档案管理工作的总体量质量，还要完善社保档案管理工作制度，优化社保档案管理工作的细则，从而在基层有效的落实社保档案管理工作制度。首先，加强社保档案管理法规的建设，根据国家最新的社保管理办法明确基层社保档案的运转流程，全面保证档案的准确性与有效性。其次，加强社保档案管理体系建设，成立专职的社保档案管理部门，由专职人员进行社保档案管理，并且形成社保档案管理技术培训体系，不断加强专业技术水平。第三，对社保档案管理工作运行机制进行评估，找出社保档案管理工作存在的漏洞，从而形成完善的社保档案管理工作体系，从而满足社保档案规范化运行的需求，切实在信息化条件下实现档案的有序运转，不断研究和推出新政策，在有效便民服务的基础上提高档案管理质量。例如，针对60、70人员建立档案查询与纠错管理制度，建立社保缴费档案追查制度，以及完善服务下乡知青社保服务机制。还要围绕着当代大学生创新就业新形势需要，移动转接业务等形成专门的档案转调机制等，从而满足社会发展对社保档案使用提出的新需要。

    4 结语

    本文认为现代社保档案管理工作是建立在信息化的基础之上的，因此应当在社保档案管理发展改革的过程中具备智能化、创新性与体系化的思维，在强调提高社保档案运行规范化的基础上提高社保档案管理总体水平。我们可以从多方面着手，采取更有效更先进的方法，以满足社会发展的需求。

    参考文献：

    [1]姜薇.信息技术在社保档案管理中的应用[J].卷宗，2019（2）.

    [2]黄炳輝.浅谈加强社保档案管理的重要性及策略[J].现代经济信息，2018（18）.