基于服务利用视角的中美英档案馆网站比较分析
倪西钧+王敏
摘要：目前，我国档案馆网站数量众多，但就其服务质量而言仍存在许多问题。本文从档案馆网站服务利用的视角出发，对中、美、英三国的国家档案馆网站进行分析比较，并在此基础上寻求对我国档案馆网站建设的启示。
关键词：服务利用档案馆档案网站
档案馆网站是以档案信息资源为基础，通过互联网等各类公共网站向社会提供档案信息服务的专业网站。档案馆网站的建立将为公众利用档案馆资源提供一种更为便捷、高效的方式。目前我国档案馆网站在服务利用方面存在的问题颇多，鉴于美国与英国国家档案馆网站在服务利用方面较有成效，本文将通过对中国第一历史档案馆网站、美国国家档案馆、英国国家档案馆的比较分析，指出我国档案馆网站所存在的不足并从中寻求启示，以此来推动我国档案馆网站建设的发展。
一、研究的必要性与意义
20世纪90年代以来，我国档案馆网站建设的发展迅速，目前全国各省市档案部门几乎都已建立了专门的档案馆网站，各类档案馆网站已成为档案部门对外服务的重要途径和窗口。网络和信息技术的不断发展使得公众在利用档案时会更倾向于在档案馆网站寻求解决途径。但从档案馆网站的质量上看，我国的档案馆网站主要侧重于宣传和展示，网站资源的内容不丰富，查询利用功能实用性不强，网站栏目内容不足，网站建设热情高但对网站的维护和信息更新频率较低，因此对档案馆网站进行研究并对其进行完善极具必要性。从服务利用视角对中外档案馆网站进行比较，借鉴其他国家档案馆网站的经验，有利于提高档案的利用率，实现档案的第一价值与第二价值，进一步提高档案馆的服务功能。
二、基于服务利用视角对中美英档案馆网站比较
（一）档案馆网站页面建设比较
在档案馆网站页面设置方面，中美英三国国家档案馆都是采用了图文结合的方式，但国内外网站建设情况仍存在着很大的差异。中国第一历史档案馆网站主要是文字说明，虽然含有图片但其数量相对较少，缺少相关视频等多媒体应用技术，且网站背景图片的选择导致网站缺少亲和力。而美国与英国的国家档案馆网站都是以图片为主且占据的空间较多，选取的图片贴近生活，与公众的需求息息相关，并含有视频等多媒体技术。整个档案馆网站页面的以蓝色为基调，兼具其他颜色，网站页面颜色鲜艳多彩，个性鲜明，颇具人文气息。
其次，从吸引使用者的角度而言，颜色鲜艳更具视觉冲击，图片链接和视频等多媒体技术的应用更能吸引公众眼球，增加点击量。与公众生活相关的图片一方面能增加公众的熟悉感、亲切感，另一方面能够帮助公众迅速地寻找到自己所需要的相关信息，从而提高档案馆网站的访问效率。而我国档案馆网站在用户使用界面设置方面明显存在着较大缺陷。
（二）模块设置、栏目性质比较
在模块设置中，中国第一历史档案馆设置了10个模块，美国国家档案馆网站设置了12个主要模块，英国国家档案馆设置了10个模块。从数量上来说中美英三国的国家档案馆网站模块设置相差不大，但从其类别来说却相差甚远。中国第一历史档案馆网站设置的模块类型比较单一，绝大多数是介绍展示类的，对于利用者而言限制颇多。相比而言，美国与英国国家档案馆网站设置的模块类型就较为丰富，其中含有介绍、数据库、教育、购物等多种类型。
从栏目性质来说，中国第一历史档案馆除了查档指南属于法规介绍，其他9个模块都是宣传介绍的性质。美国与英国网站的栏目设置大部分属于在线数据库的检索、主题索引等使用帮助的性质，且兼容适量的宣传介绍性质。因而从服务利用角度来看，由于宣传介绍并不符合公众的主要利用需求，第一历史档案馆网站的实用价值有限，想从上他们网站上获取相关知识也显得异常艰难，这与美国与英国的国家档案馆网站建设存在的差距较大。
（三）检索功能的对比
从检索功能来讲，中国第一历史档案馆网站和美国国家档案馆网站、英国国家档案馆网站都设有检索栏，但就检索功能而言却相差甚广。
笔者就档案出版物这一问题，分别运用中国第一历史档案馆网站、美国国家档案馆网站以及英国国家档案馆网站的检索功能进行查询，而搜索的结果相差甚大。在美国与英国国家档案馆网站的搜索栏中输入“publication”一词进行搜索，会直接显示相关的搜索结果，并提供其相关网页链接，点击链接后有对相关内容的图片介绍、出版刊物的原文，并能对出版物进行网上购买。同样，在第一历史档案馆网站中也对档案出版物进行检索，可以检索出许多出版刊物，点击进入后有该出版物的图片、出版单位、出版时间、内容简介等相关介绍，但是无法实现对其出版物内容的利用。总而言之，美国与英国国家档案馆网站通过检索功能，可以查询到全文、标题、URL地址、关键字、图片链接、时间等字段，实现多元查找与利用。而第一历史档案馆检索栏目的设置就利用角度而言作用不大，最终只能查找到相关内容的简介，不能实现实时与多元利用。
（四）更新速度、互动功能的比较
就利用服务角度而言，更新速度越快、内容更新越及时，越能增加其访问量与利用率。美国与英国国家档案馆网站的更新速度明显优于第一历史档案馆网站。第一历史档案馆的更新速度极其缓慢，甚至几十年前做成的档案展览信息仍在网页上。笔者就成果展示一栏目在第一历史档案馆网站上进行了相关了解，发现此栏目中的信息十分滞后，对于近期的研究成果并未提及，由此可见，我国国家档案馆网站的更新速度严重滞后。而美国与英国国家档案馆网站会在页面标注出最近的更新时间，对于最新的档案方面的热点问题也会及时在网站上进行公布。同时，英国国家档案馆网站也会保留近期较有意义的内容信息，以供利用者的研究。
从互动功能方面来看，中国第一历史档案馆没有利用与互动的栏目。在第一历史档案馆网页的最下脚显示了第一历史档案馆的邮编与电话，只是将其联系方式留在网页上，网站并不能对利用者的需求提供直接的答复。而美国与英国国家档案馆网站则提供了Facebook、Twitter、Email、Print、Gmail等多种多用的实时通讯手段以实现档案馆网站与利用者的互动。同时，在英国国家档案馆网站上，利用者还可以在其博客上浏览最近热门话题并参与其中，网站可将最新的信息定时发送至利用者邮箱，以满足利用者的需求。因此，我国档案馆网站在互动性方面的建设仍有很长的一段路需要走。
三、对我国档案馆网站建设的启示
（一）档案馆网站页面设置更加个性化
就现今数量庞大、信息冗余的网站页面现状来说，色彩搭配和谐的网站更能吸引浏览者的眼球，我国档案馆网站应选取合适的颜色基调，使得档案馆网站页面富有生机。另一方面，贴近生活的图片会使得网站页面更容易被公众接受，况且图片链接的点击率往往高于文字链接的点击率，因此我国档案馆网站应该增加更具生活气息的图片，赢得更多的用户。同时，视频等多媒体技术往往是利用者所青睐的，我国的档案馆网站应加入相关视频的使用，从而吸引浏览者对档案馆网站的兴趣，增加访问量，提高其利用率。
（二）完善模块及栏目的设置
不难看出，我国第一历史档案馆网站的模块及栏目设置主要是宣传介绍的性质。因此，我国档案馆网站模块及栏目设置要从“宣传展览型”向“互动服务型”发展。只有模块及栏目与利用者的需求息息相关、满足需求时，利用者才会更多地考虑并关注档案馆网站的资源。因此，我国国家档案馆网站的建设应树立“以利用者需求为中心”的信息服务理念，增加贴近公众利用需求模块的设置，不断完善网站模块及栏目设置来提高档案馆网站的在线服务功能，从而使得档案馆网站物尽其用。
（三）充实在线数据库，提高检索功能
丰富的在线档案信息资源和人性化的远程服务是档案网站的灵魂，只有拥有完善的信息资源才能满足利用者的需求，因此建立完善的档案在线资源数据库显得刻不容缓。档案馆网站的工作人员应该及时将已经完成数字化工作的档案上传进数据库，不断充实数据库资源，从而为利用者提供充足的在线资源，只有具有充实的在线数据库才能使得检索的结果更加完备。
检索是公众对资源进行查找的主要途径，逐步完善档案信息资源全文检索功能十分必要。提高档案馆网站的检索功能，是帮助利用者对档案在线资源进行利用的重要方式。我国档案馆不仅要做好档案信息检索的辅助性工作，通过设置个性化的检索指南来帮助和引导不同类型的用户利用所需要的档案信息资源，同时也要对检索结果予以关注，从而提高网站的利用效率。
（四）注重网站的更新与互动功能
时代在不断发展，只有不断推陈出新才能满足人民群众对档案信息资源日益增长的需要。但我国档案网站的内容大都更新缓慢，往往不能跟随用户需求的脚步，这样很大程度上会降低用户访问和浏览的兴趣。所以，我国档案网站应加快网页内容更新速度、缩短更新周期，及时准确地提供档案信息，从而更好地服务于公众和社会。
我国档案馆网站应注重网络社交的作用，增进网站的互动性。我国档案馆网站应增加对Email、Weibo等手段的应用支持，加强档案馆网站与用户的沟通与交流。通过与公众的沟通与交流可以进一步了解公众的需求并从中发现使用者关注的热点问题，从而促进公众对我国档案馆网站的利用。
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作者单位：中国人民大学信息资源管理学院扬州大学社会发展学院
