探究加强学校档案工作的规范化管理
张彩虹
摘要：随着教育的不断改革，档案资料成为学校发展的重要信息。本文通过提供查证凭据、反映学校的教学情况、记录发展历史等三个方面对规范档案管理的意义展开了讨论。从重视程度不高、管理制度不完善、管理人员不专业、利用率低等四个方面对学校档案管理工作现状进行了讨论。通过转变档案管理意识、提高管理人员综合素质、完善档案管理制度、推进现代化建设，四个方面提出了规范档案管理工作的方法。
关键词：学校 档案工作 资料 规范化管理
中图分类号：G271 文献标识码：A
近几年，由于国家政策的改革，学校的教学规模、教学资源等方面发生改变，档案管理工作是学校发展的关键。因此，为了保障档案管理工作能够顺利进行，需要学校更加重视这一工作，改变传统的管理方法，积极开展档案管理工作，提高管理人员的综合能力，使档案管理工作更加规范化，为学校的改革发展提供一定的信息基础。
1 规范学校档案管理的意义
1.1提供查证凭据
档案能够记录学生在校的学习情况、纪律情况，是学生成长的证明，并且能够为学生提供证明学历的凭据。学生在就业时，用人单位会要求学生提供学历证明，由于时间久远、保管不善，一些人可能会找不到自己的毕业证，因此学校可以根据档案记录，为其提供学历证明。因此，学校对档案进行合理的归纳整理，能够为有需要的毕业生提供相应的学历依据，进而得到用人单位的认可。
1.2反映学校的教学情况
学校的教学情况、发展情况等方面，都能在档案中体现。学校要想总结教学发展情况，可以使用档案对教学情况进行总结，并在总结的过程中，可以将档案的结论作为学校发展的理论支持，为学校在开展教研工作、处理教学问题等方面提供依据，进而提高学校的教学质量。
1.3记录发展历史
在研究学校的教研活动时，可以根据学校的档案记录进行分析，其能够反映学校的历史面貌和教学情况，能够提供一手资料。并在研究学校发展规律的过程中，可以使用现代化信息技术，对学校档案中的教学情况进行合理分析，进而将信息资源转换成新的教学载体，实现教学资源共享的目标，提高档案信息的服务功能。另外，在这一过程中，还可以促进档案管理的进一步发展，提高档案的利用价值，实现信息资源共享的目的。
2 学校档案管理工作现状
2.1重视程度不高
在学校进行档案管理工作时，部分学校领导对这一工作的重视程度不高，甚至一些领导认为管理档案的工作是毫无用处的，正是由于学校领导没有重视这一部分的工作，因此，档案管理员在对档案进行整理的过程中，没有将其进行合理分类，而是将其随意摆放，导致在查找文件时，难以快速找到。另外，一些学校领导由于对档案管理的重视程度不高，在建立档案管理部门时，没有对管理人员进行合理培训，进而导致档案管理工作处于一种被忽视的状态，学校也只是将教学作为重点工作，致使檔案管理人员缺乏工作积极性，工作责任意识低，工作状态散漫。档案管理工作的完成程度，与领导的重视程度是分不开的。
2.2管理制度不完善
部分学校在对档案进行管理的过程中，没有建立完善的管理制度，导致档案摆放杂乱无章，找不到需要使用的档案。甚至造成丢失文件、泄露学生的个人隐私等事件的发生，给学校造成一定的经济损失。另外，随着社会科技的不断发展，各个行业都开始应用计算机技术，但是还有些学校没有使用先进的档案管理方法，仍在使用传统的纸质档案，这种档案不但容易损坏，还占据大量空间，在查找档案的过程中，会耗费许多时间，降低了工作效率。还有一些学校在管理档案的过程中，没有定期对其进行管理，导致在查找需要使用的档案时，难以快速找到需要使用的档案。
2.3管理人员不专业
要想处理好档案管理的工作，需要对档案包含的职工信息、学生信息等一些内容进行整理，由于档案数量庞大，需要管理人员具备一定的专业能力。但是，一些学校由于对这一工作的重视程度不高，在选择管理人员的过程中，没有选择管理专业的员工，在实际整理的过程中，不能科学合理地整理档案内容。另外，一些学校中，档案管理人员常常由教师担任，教师在授课后整理档案，直接影响了整理工作的效率。
2.4利用率低
学校在对档案进行管理的过程中，一直将工作的重点放在整理与保存中，忽视了档案的使用。在整理档案资源的过程中，可以了解学校的发展过程、教学水平等方面的内容，但是部分学校对这一工作的重视程度不高，浪费了大量的档案资源信息。甚至一些学校在对档案存放后，没有再次翻动，这样的管理方式，难以发挥出其实际作用。
3 学校档案管理工作规范化策略
3.1转变档案管理意识
为了保障学校档案管理工作规范化，需要先转变学校领导人员和档案管理员的管理意识。学校领导人员需要正确认识到档案管理工作的重要性，并且落实这一工作内容，将学校中的教育、教学等方面的工作与档案管理工作相结合，使档案管理工作能够顺利进行。另外，在转变档案管理员的管理意识的过程中，可以使用培训或者宣传的方式，例如，聘请优秀的档案管理员对其培训，在培训中为管理员讲解档案的正确管理方法，以及档案的重要性，进而使管理员能够对了解到档案管理的重要性，进而在之后的档案管理的过程中，能够将档案合理分类，保障能够快速找到需要使用的档案[2]。为了能够使学校领导、档案管理人员能够进一步了解档案管理工作的重要性，可以组织一场档案管理的活动，在活动中领导和管理人员共同对档案进行整理，使其能够在共同整理的过程中，改变对档案管理的认识。
3.2提高管理人员综合素质
为了保障档案规范化管理，需要通过以下两个方法，提高管理人员的综合素质。第一，聘请专业的管理人才，使用这种方法需要学校加大资金投入力度，专业的管理人员能够使用专业的技术和职业技能，快速地投入到实际工作中，保障档案管理实现规范化。为了能够吸引更专业的管理人员，需要学校加大资金、精力等方面的投入，适当增加员工福利，留住更多的专业人才。第二，在吸引优秀的管理人员之后，为了保障其了解最新的管理技术，还需要定期开展培训活动，在培训中，讲解最新的管理知识，促进档案事业的可持续发展。可以选择相对年轻的员工从事档案工作，使学校中的年龄结构平均，促进学校改革活动顺利开展。通过以上两种方法提高管理人员的综合素质，可以增加学校中的生机和活力，保障档案管理工作的顺利进行，并在实际的管理工作中，能够不断改革和创新。
3.3完善档案管理制度
为了保障学校档案管理工作的顺利开展，要加强档案管理的规范化建设，并不断完善档案管理制度。首先，管理人员要根据学校的实际情况制定合理的管理制度，并将档案管理工作进行合理分配，例如，将管理人员分为小组，如分类组、整理组等，在小组中推选出一个组长，组长每天分配组员的工作，并做好详细的记录，并在这一过程中落实责任制度，工作中一旦出现问题，根据工作记录表查找负责这一工作的员工，并对其处罚。通过这种将工作落实到个人的管理方法，能够使档案的接收、分类、存放等每个步骤都有据可查，保障档案管理工作的正常运行。其次，学校还需要进一步完善档案管理制度，大力宣传《档案法》或其他相关管理规定，使管理人员对档案管理制度有更进一步的认识。还可以将现有的管理制度中增加《档案法》中的条例，使管理人员能够妥善对档案进行存放。
3.4推进现代化建设
随着科技的发展社会的进步，现代化技术应用更加广泛，为了进一步提高学校档案管理工作，保障其能够顺利进行，需要推进现代化建设。在这一过程中，可以使用以下两个方法，第一，在档案管理的过程中，使用新型的信息管理技术，改变传统的档案管理方法，使用数字化的方式对其进行管理，通过使用这种方法，既能快速对档案进行分类，又能减少了档案的存放空间。第二，推進电子档案的使用，通过使用电子档案，能够改变传统的传递档案的方法，并加快档案的查找速度。通过以上两种方法推进现代化建设，能够做好档案的保密工作，保障学生个人信息的安全性。
3.5提高档案的利用率
档案具有许多的信息资源，因此，在对档案进行规范化管理之后，需要提高档案的利用率，为了实现这一目标，可以通过以下两个方面进行，第一，组建档案信息整理小组，在整理归纳的过程中对学校的发展情况、教学情况进行归纳总结，通过这样的方式对档案进行处理，能够使学校在进行教学改革的过程中有理论依据。第二，对部分档案内容进行开放，在这一过程中，管理人员首先需要对所有档案进行整理，将重要的信息做好保密工作，之后加大档案室的开放程度，在开放的过程中，管理人员需要了解使用者的实际需求，并逐步对档案进行整理，以达到提高档案资源利用率的目的。
综上所述，为了实现学校档案管理规范化的目标，需要学校转变传统的管理方式，聘请优秀的管理方面的人才对档案进行整理，并且定期对其培训，使其能够更新自身掌握的整理知识。另外，为了保障档案能够得到合理利用，需要对其中包含的信息内容进行合理总结，通过数据反映出学校的发展、管理等方面的变化，进而为学校改革提供理论依据。
参考文献：
[1] 杨婵.高校档案工作与《归档文件整理规则》（2015版）的接轨[J].兰台世界，2017（23）：61- 63.
[2] 薛四新.数字校园环境下高等学校学籍档案可信管理研究[J].北京档案，2017（11）：22- 26.
摘要：随着教育的不断改革，档案资料成为学校发展的重要信息。本文通过提供查证凭据、反映学校的教学情况、记录发展历史等三个方面对规范档案管理的意义展开了讨论。从重视程度不高、管理制度不完善、管理人员不专业、利用率低等四个方面对学校档案管理工作现状进行了讨论。通过转变档案管理意识、提高管理人员综合素质、完善档案管理制度、推进现代化建设，四个方面提出了规范档案管理工作的方法。
关键词：学校 档案工作 资料 规范化管理
中图分类号：G271 文献标识码：A
近几年，由于国家政策的改革，学校的教学规模、教学资源等方面发生改变，档案管理工作是学校发展的关键。因此，为了保障档案管理工作能够顺利进行，需要学校更加重视这一工作，改变传统的管理方法，积极开展档案管理工作，提高管理人员的综合能力，使档案管理工作更加规范化，为学校的改革发展提供一定的信息基础。
1 规范学校档案管理的意义
1.1提供查证凭据
档案能够记录学生在校的学习情况、纪律情况，是学生成长的证明，并且能够为学生提供证明学历的凭据。学生在就业时，用人单位会要求学生提供学历证明，由于时间久远、保管不善，一些人可能会找不到自己的毕业证，因此学校可以根据档案记录，为其提供学历证明。因此，学校对档案进行合理的归纳整理，能够为有需要的毕业生提供相应的学历依据，进而得到用人单位的认可。
1.2反映学校的教学情况
学校的教学情况、发展情况等方面，都能在档案中体现。学校要想总结教学发展情况，可以使用档案对教学情况进行总结，并在总结的过程中，可以将档案的结论作为学校发展的理论支持，为学校在开展教研工作、处理教学问题等方面提供依据，进而提高学校的教学质量。
1.3记录发展历史
在研究学校的教研活动时，可以根据学校的档案记录进行分析，其能够反映学校的历史面貌和教学情况，能够提供一手资料。并在研究学校发展规律的过程中，可以使用现代化信息技术，对学校档案中的教学情况进行合理分析，进而将信息资源转换成新的教学载体，实现教学资源共享的目标，提高档案信息的服务功能。另外，在这一过程中，还可以促进档案管理的进一步发展，提高档案的利用价值，实现信息资源共享的目的。
2 学校档案管理工作现状
2.1重视程度不高
在学校进行档案管理工作时，部分学校领导对这一工作的重视程度不高，甚至一些领导认为管理档案的工作是毫无用处的，正是由于学校领导没有重视这一部分的工作，因此，档案管理员在对档案进行整理的过程中，没有将其进行合理分类，而是将其随意摆放，导致在查找文件时，难以快速找到。另外，一些学校领导由于对档案管理的重视程度不高，在建立档案管理部门时，没有对管理人员进行合理培训，进而导致档案管理工作处于一种被忽视的状态，学校也只是将教学作为重点工作，致使檔案管理人员缺乏工作积极性，工作责任意识低，工作状态散漫。档案管理工作的完成程度，与领导的重视程度是分不开的。
2.2管理制度不完善
部分学校在对档案进行管理的过程中，没有建立完善的管理制度，导致档案摆放杂乱无章，找不到需要使用的档案。甚至造成丢失文件、泄露学生的个人隐私等事件的发生，给学校造成一定的经济损失。另外，随着社会科技的不断发展，各个行业都开始应用计算机技术，但是还有些学校没有使用先进的档案管理方法，仍在使用传统的纸质档案，这种档案不但容易损坏，还占据大量空间，在查找档案的过程中，会耗费许多时间，降低了工作效率。还有一些学校在管理档案的过程中，没有定期对其进行管理，导致在查找需要使用的档案时，难以快速找到需要使用的档案。
2.3管理人员不专业
要想处理好档案管理的工作，需要对档案包含的职工信息、学生信息等一些内容进行整理，由于档案数量庞大，需要管理人员具备一定的专业能力。但是，一些学校由于对这一工作的重视程度不高，在选择管理人员的过程中，没有选择管理专业的员工，在实际整理的过程中，不能科学合理地整理档案内容。另外，一些学校中，档案管理人员常常由教师担任，教师在授课后整理档案，直接影响了整理工作的效率。
2.4利用率低
学校在对档案进行管理的过程中，一直将工作的重点放在整理与保存中，忽视了档案的使用。在整理档案资源的过程中，可以了解学校的发展过程、教学水平等方面的内容，但是部分学校对这一工作的重视程度不高，浪费了大量的档案资源信息。甚至一些学校在对档案存放后，没有再次翻动，这样的管理方式，难以发挥出其实际作用。
3 学校档案管理工作规范化策略
3.1转变档案管理意识
为了保障学校档案管理工作规范化，需要先转变学校领导人员和档案管理员的管理意识。学校领导人员需要正确认识到档案管理工作的重要性，并且落实这一工作内容，将学校中的教育、教学等方面的工作与档案管理工作相结合，使档案管理工作能够顺利进行。另外，在转变档案管理员的管理意识的过程中，可以使用培训或者宣传的方式，例如，聘请优秀的档案管理员对其培训，在培训中为管理员讲解档案的正确管理方法，以及档案的重要性，进而使管理员能够对了解到档案管理的重要性，进而在之后的档案管理的过程中，能够将档案合理分类，保障能够快速找到需要使用的档案[2]。为了能够使学校领导、档案管理人员能够进一步了解档案管理工作的重要性，可以组织一场档案管理的活动，在活动中领导和管理人员共同对档案进行整理，使其能够在共同整理的过程中，改变对档案管理的认识。
3.2提高管理人员综合素质
为了保障档案规范化管理，需要通过以下两个方法，提高管理人员的综合素质。第一，聘请专业的管理人才，使用这种方法需要学校加大资金投入力度，专业的管理人员能够使用专业的技术和职业技能，快速地投入到实际工作中，保障档案管理实现规范化。为了能够吸引更专业的管理人员，需要学校加大资金、精力等方面的投入，适当增加员工福利，留住更多的专业人才。第二，在吸引优秀的管理人员之后，为了保障其了解最新的管理技术，还需要定期开展培训活动，在培训中，讲解最新的管理知识，促进档案事业的可持续发展。可以选择相对年轻的员工从事档案工作，使学校中的年龄结构平均，促进学校改革活动顺利开展。通过以上两种方法提高管理人员的综合素质，可以增加学校中的生机和活力，保障档案管理工作的顺利进行，并在实际的管理工作中，能够不断改革和创新。
3.3完善档案管理制度
为了保障学校档案管理工作的顺利开展，要加强档案管理的规范化建设，并不断完善档案管理制度。首先，管理人员要根据学校的实际情况制定合理的管理制度，并将档案管理工作进行合理分配，例如，将管理人员分为小组，如分类组、整理组等，在小组中推选出一个组长，组长每天分配组员的工作，并做好详细的记录，并在这一过程中落实责任制度，工作中一旦出现问题，根据工作记录表查找负责这一工作的员工，并对其处罚。通过这种将工作落实到个人的管理方法，能够使档案的接收、分类、存放等每个步骤都有据可查，保障档案管理工作的正常运行。其次，学校还需要进一步完善档案管理制度，大力宣传《档案法》或其他相关管理规定，使管理人员对档案管理制度有更进一步的认识。还可以将现有的管理制度中增加《档案法》中的条例，使管理人员能够妥善对档案进行存放。
3.4推进现代化建设
随着科技的发展社会的进步，现代化技术应用更加广泛，为了进一步提高学校档案管理工作，保障其能够顺利进行，需要推进现代化建设。在这一过程中，可以使用以下两个方法，第一，在档案管理的过程中，使用新型的信息管理技术，改变传统的档案管理方法，使用数字化的方式对其进行管理，通过使用这种方法，既能快速对档案进行分类，又能减少了档案的存放空间。第二，推進电子档案的使用，通过使用电子档案，能够改变传统的传递档案的方法，并加快档案的查找速度。通过以上两种方法推进现代化建设，能够做好档案的保密工作，保障学生个人信息的安全性。
3.5提高档案的利用率
档案具有许多的信息资源，因此，在对档案进行规范化管理之后，需要提高档案的利用率，为了实现这一目标，可以通过以下两个方面进行，第一，组建档案信息整理小组，在整理归纳的过程中对学校的发展情况、教学情况进行归纳总结，通过这样的方式对档案进行处理，能够使学校在进行教学改革的过程中有理论依据。第二，对部分档案内容进行开放，在这一过程中，管理人员首先需要对所有档案进行整理，将重要的信息做好保密工作，之后加大档案室的开放程度，在开放的过程中，管理人员需要了解使用者的实际需求，并逐步对档案进行整理，以达到提高档案资源利用率的目的。
综上所述，为了实现学校档案管理规范化的目标，需要学校转变传统的管理方式，聘请优秀的管理方面的人才对档案进行整理，并且定期对其培训，使其能够更新自身掌握的整理知识。另外，为了保障档案能够得到合理利用，需要对其中包含的信息内容进行合理总结，通过数据反映出学校的发展、管理等方面的变化，进而为学校改革提供理论依据。
参考文献：
[1] 杨婵.高校档案工作与《归档文件整理规则》（2015版）的接轨[J].兰台世界，2017（23）：61- 63.
[2] 薛四新.数字校园环境下高等学校学籍档案可信管理研究[J].北京档案，2017（11）：22- 26.
