福利院收养人员档案的收集与整理
王巧妮
摘 要：收养人员档案的收集和管理关系到收养人员的切身利益。因此，要做好档案管理工作，就必须重视档案的收集与整理工作。本文首先分析了福利院收养人员档案收集整理的意义，然后说明了福利院收养人员档案的归档范围和建档方式，最后详细阐述了福利院收养人员档案的收集与整理措施。
关键词：福利院；收养人员；档案；收集；信息化
1 福利院收養人员档案收集整理的意义
福利院收养人员档案是指收养人员在进入福利院开始到离院为止，期间在福利院形成的真实原始记录。其中包括收养人员的个人基本信息、具有保存价值的相关文字和影像记录，以及收养家庭的相关文件。这些档案的收集和整理对收养人员今后的成长和教育提供了保障，为他们今后的生活奠定了坚实的基础。因此，福利院收养人员档案作为福利院档案管理的重要组成部分，不仅满足福利院自身管理的需要，还是收养人员的重要保障。
2 福利院收养人员档案的归档范围和建档方式
（一）归档范围
为便于收集收养人员的档案材料，确保文件材料的归档率和完整率，结合收养人员档案工作实际，制定了相应的收养人员档案归档范围，为实施、指导、检查归档工作提供了依据。具体包括以下内容：
1、入院记录
根据收养儿童的类型分为两类。一类是孤儿主要有市民政局社会福利科设置的审批表。内容包括儿童照片、形成孤儿的情况说明，由当地村、乡、县等地的证明等；二类是弃婴（儿）包括儿童照片、确认弃婴（儿）身份证明、捡拾儿童报案证明、捡拾人捡拾证明、公安机关签发的弃婴（儿）移送单、捡拾弃婴登记表、福利院机构接收弃婴入院登记表及其它相关材料。
2、健康检查记录
主要包括所收孤儿、弃婴（儿）初检情况记录单、孤儿入院时的体检、弃婴（儿）入院时的体检、救治记录、儿童入院后由医教科建立的健康档案等材料。
3、康复治疗记录
即孤残儿童在院期间接受康复治疗的有关材料。
4、家庭收养记录
即有关孤残儿童被收养情况的材料，主要包括监护人证明、中国收养儿童养父母情况证明材料、送养过程中产生的各类文字及照片材料。
5、受教育记录
即孤残儿童在院期间接受教育的有关材料。
6、离院记录
即孤残儿童因国内外收养、回原籍、转院、死亡等原因离院时的材料。
7、反馈信息
即孤残儿童离院后有关生活、学习、工作情况的反馈材料。
（二）建档方式
首先，收养人员档案的建立，以孤残儿童进入儿童福利院后，建档工作也就随之启动的。以孤残儿童进院的审批材料作为建档依据。入院户籍分为孤儿与弃婴（儿）类：孤儿因在来源地就已建立了户籍，鉴于我市孤残儿童安置办法规定，来院后就不进行户籍迁移，如有特殊情况再进行迁移。弃婴（儿）户籍根据每个孩子来的时间随来随上。
其次，在建档初期，孤残儿童的原始材料由业务科集中统一保管。由于每个儿童都有一个专门的进院编号，业务科便相应地按进院编号为孤残儿童建立个人档案，档案中主要以儿童的入院情况、体检、病史等原始材料为主。
最后，当孤残儿童确定离院后，其在儿童福利院内的户籍随孩子的动向迁移，业务科便按他们的不同去向、离院时间的先后顺序对档案材料进行排序编号，生成档号做到“一人一档，一档一号”，并将档案移交档案室保存。
3 福利院收养人员档案的收集与整理
（一）重视收养人员档案的收集工作
福利院档案管理人员必须从思想上端正态度，认真负责，高度重视收养人员档案收集工作。要把自已收发的文件材料搞清楚，并收集齐全。对自已经手发放的文件，一定要严格制度、完善手续。经常查对、清点，做到一份不漏地收集起来。上级文件下发后，一般要经历登记、阅批、送阅、借阅、收回等过程。为了防止文件丢失，必须严格管理制度，做到账目清楚，手续齐全，并认真做好正常的年度归档和移交进室工作。
档案收集不齐分析其原因是多方面的：如在档案收集过程中，一些本应归档的珍贵资料散失在个人手中，使其难以发挥更广泛的作用；如在档案借阅中，长期不还、随意外借，甚至丢失、涂改等；又如因办公室工作人员少，一人多职既是档案管理员又是文件材料的收发员，管理员处理登记不清，或来文登记、送阅登记有误，或是回收销号有误；被送阅人由于将文件乱取、乱放、乱扔、乱传造成文件丢失。上级有关文件下发后往往没有固定的人收取，或虽有专人管理但登记、借阅、传阅手续不全，制度不严。对于本单位形成的福利事务文件材料，最常见的问题是有正本无底稿，有原件无附件，或不交档案部门，或上交不及时，移交时不齐全、不规范等现象时有发生。
（二）要发动群众促进收养人员档案收集
有的单位规定，凡经文印室打印的材料，都要留一份存档，凡要盖章的文件材料都要留下底稿和一份正文，这样做比较到位，措施很有成效。还有的档案管理员则与各部门兼职档案员建立经常联系，发给其编好号的各种的案卷夹或档案袋，要他们及时把本部门形成的各种文件材料收集起来，立好卷，到时统一归档。平时档案管理员指导、督促、检查他们的工作，使各部门收集的文件材料能够齐全、完整，立好的案卷能够整齐规范。这样做不但保证了档案的数量与质量，而且使分散的文件材料能够按时归档。同时还减轻了档案人员的工作量。概括地说，这种方式调动了群众的积极性，实现了专职与兼职人员收集整理相结合，分散收集整理与集中收集整理相结合，在当前很多福利院档案人员不足，很多收养人员文件材料散失的情况下，采取这种方式很有实际作用，促进了收养人员档案工作的规范化和现代化。
（三）促进福利院收养人员档案收集整理的信息化
1、创新服务模式
做好档案工作的服务一直是档案工作人员的目标，而随着网络信息时代的发展，服务的模式也应该更加适应时代形势。要解放思想，摒弃传统老实档案管理思路限制。同时，强化服务意识，信息技术的革新并不意味着对于人工能力的削弱，档案管理人员作为技术的操作者对档案馆阁分布、内容要形成全面认识，熟识其整理状态和价值，这就需要培养高素质人才，在信息时代更要求工作人员进一步提高自身素质，提升业务水平和信息现代化技能，做好服务工作。
2、强化检索、完善服务
对于检索系统的完善，有助于提高工作效率，强化服务功能，这其中既要求对以往的案馆指南、全宗、专题等目录进行完善和改进，更需要对其进行信息化和网络化进行改革，如提供网络目录检索和全文检索等服务。信息化的普及能够保证完整档案检索体系的成型。同时要注重与其他福利院的合作，做到档案信息联网查询，开发检索渠道，拓展检索平台。更有助于有意愿收养家庭寻找适合收养对象。
3、加强信息化业务学习
福利院收养人员档案管理，对于档案管理要求也应更加严格，应对以往采用纸质版进行电子化录入，这就要求档案管理工作人员进行信息化、网络化学习，转变传统档案整理手段，向多元化发展，从被动向主动转变，使得先进的设备和技术能够熟练被掌握，从而有效的保证档案完整、安全有效，更加能够提高工作效率。
4 结语
综上，收养人员档案管理工作是一项影响到福利院日常管理和收养人员自身权益的重要工作，要重视档案的收集，加强档案的管理，挖掘档案中存在的信息，更好的为社会福利保障事业提供信息支持。
参考文献
[1]罗佳婧.儿童福利院档案管理研究[J].民营科技.2016（01）
[2]俞乐奕.福利机构收养儿童档案信息化管理初探——以南京市社会儿童福利院档案为例[J].云南档案.2011（11）
摘 要：收养人员档案的收集和管理关系到收养人员的切身利益。因此，要做好档案管理工作，就必须重视档案的收集与整理工作。本文首先分析了福利院收养人员档案收集整理的意义，然后说明了福利院收养人员档案的归档范围和建档方式，最后详细阐述了福利院收养人员档案的收集与整理措施。
关键词：福利院；收养人员；档案；收集；信息化
1 福利院收養人员档案收集整理的意义
福利院收养人员档案是指收养人员在进入福利院开始到离院为止，期间在福利院形成的真实原始记录。其中包括收养人员的个人基本信息、具有保存价值的相关文字和影像记录，以及收养家庭的相关文件。这些档案的收集和整理对收养人员今后的成长和教育提供了保障，为他们今后的生活奠定了坚实的基础。因此，福利院收养人员档案作为福利院档案管理的重要组成部分，不仅满足福利院自身管理的需要，还是收养人员的重要保障。
2 福利院收养人员档案的归档范围和建档方式
（一）归档范围
为便于收集收养人员的档案材料，确保文件材料的归档率和完整率，结合收养人员档案工作实际，制定了相应的收养人员档案归档范围，为实施、指导、检查归档工作提供了依据。具体包括以下内容：
1、入院记录
根据收养儿童的类型分为两类。一类是孤儿主要有市民政局社会福利科设置的审批表。内容包括儿童照片、形成孤儿的情况说明，由当地村、乡、县等地的证明等；二类是弃婴（儿）包括儿童照片、确认弃婴（儿）身份证明、捡拾儿童报案证明、捡拾人捡拾证明、公安机关签发的弃婴（儿）移送单、捡拾弃婴登记表、福利院机构接收弃婴入院登记表及其它相关材料。
2、健康检查记录
主要包括所收孤儿、弃婴（儿）初检情况记录单、孤儿入院时的体检、弃婴（儿）入院时的体检、救治记录、儿童入院后由医教科建立的健康档案等材料。
3、康复治疗记录
即孤残儿童在院期间接受康复治疗的有关材料。
4、家庭收养记录
即有关孤残儿童被收养情况的材料，主要包括监护人证明、中国收养儿童养父母情况证明材料、送养过程中产生的各类文字及照片材料。
5、受教育记录
即孤残儿童在院期间接受教育的有关材料。
6、离院记录
即孤残儿童因国内外收养、回原籍、转院、死亡等原因离院时的材料。
7、反馈信息
即孤残儿童离院后有关生活、学习、工作情况的反馈材料。
（二）建档方式
首先，收养人员档案的建立，以孤残儿童进入儿童福利院后，建档工作也就随之启动的。以孤残儿童进院的审批材料作为建档依据。入院户籍分为孤儿与弃婴（儿）类：孤儿因在来源地就已建立了户籍，鉴于我市孤残儿童安置办法规定，来院后就不进行户籍迁移，如有特殊情况再进行迁移。弃婴（儿）户籍根据每个孩子来的时间随来随上。
其次，在建档初期，孤残儿童的原始材料由业务科集中统一保管。由于每个儿童都有一个专门的进院编号，业务科便相应地按进院编号为孤残儿童建立个人档案，档案中主要以儿童的入院情况、体检、病史等原始材料为主。
最后，当孤残儿童确定离院后，其在儿童福利院内的户籍随孩子的动向迁移，业务科便按他们的不同去向、离院时间的先后顺序对档案材料进行排序编号，生成档号做到“一人一档，一档一号”，并将档案移交档案室保存。
3 福利院收养人员档案的收集与整理
（一）重视收养人员档案的收集工作
福利院档案管理人员必须从思想上端正态度，认真负责，高度重视收养人员档案收集工作。要把自已收发的文件材料搞清楚，并收集齐全。对自已经手发放的文件，一定要严格制度、完善手续。经常查对、清点，做到一份不漏地收集起来。上级文件下发后，一般要经历登记、阅批、送阅、借阅、收回等过程。为了防止文件丢失，必须严格管理制度，做到账目清楚，手续齐全，并认真做好正常的年度归档和移交进室工作。
档案收集不齐分析其原因是多方面的：如在档案收集过程中，一些本应归档的珍贵资料散失在个人手中，使其难以发挥更广泛的作用；如在档案借阅中，长期不还、随意外借，甚至丢失、涂改等；又如因办公室工作人员少，一人多职既是档案管理员又是文件材料的收发员，管理员处理登记不清，或来文登记、送阅登记有误，或是回收销号有误；被送阅人由于将文件乱取、乱放、乱扔、乱传造成文件丢失。上级有关文件下发后往往没有固定的人收取，或虽有专人管理但登记、借阅、传阅手续不全，制度不严。对于本单位形成的福利事务文件材料，最常见的问题是有正本无底稿，有原件无附件，或不交档案部门，或上交不及时，移交时不齐全、不规范等现象时有发生。
（二）要发动群众促进收养人员档案收集
有的单位规定，凡经文印室打印的材料，都要留一份存档，凡要盖章的文件材料都要留下底稿和一份正文，这样做比较到位，措施很有成效。还有的档案管理员则与各部门兼职档案员建立经常联系，发给其编好号的各种的案卷夹或档案袋，要他们及时把本部门形成的各种文件材料收集起来，立好卷，到时统一归档。平时档案管理员指导、督促、检查他们的工作，使各部门收集的文件材料能够齐全、完整，立好的案卷能够整齐规范。这样做不但保证了档案的数量与质量，而且使分散的文件材料能够按时归档。同时还减轻了档案人员的工作量。概括地说，这种方式调动了群众的积极性，实现了专职与兼职人员收集整理相结合，分散收集整理与集中收集整理相结合，在当前很多福利院档案人员不足，很多收养人员文件材料散失的情况下，采取这种方式很有实际作用，促进了收养人员档案工作的规范化和现代化。
（三）促进福利院收养人员档案收集整理的信息化
1、创新服务模式
做好档案工作的服务一直是档案工作人员的目标，而随着网络信息时代的发展，服务的模式也应该更加适应时代形势。要解放思想，摒弃传统老实档案管理思路限制。同时，强化服务意识，信息技术的革新并不意味着对于人工能力的削弱，档案管理人员作为技术的操作者对档案馆阁分布、内容要形成全面认识，熟识其整理状态和价值，这就需要培养高素质人才，在信息时代更要求工作人员进一步提高自身素质，提升业务水平和信息现代化技能，做好服务工作。
2、强化检索、完善服务
对于检索系统的完善，有助于提高工作效率，强化服务功能，这其中既要求对以往的案馆指南、全宗、专题等目录进行完善和改进，更需要对其进行信息化和网络化进行改革，如提供网络目录检索和全文检索等服务。信息化的普及能够保证完整档案检索体系的成型。同时要注重与其他福利院的合作，做到档案信息联网查询，开发检索渠道，拓展检索平台。更有助于有意愿收养家庭寻找适合收养对象。
3、加强信息化业务学习
福利院收养人员档案管理，对于档案管理要求也应更加严格，应对以往采用纸质版进行电子化录入，这就要求档案管理工作人员进行信息化、网络化学习，转变传统档案整理手段，向多元化发展，从被动向主动转变，使得先进的设备和技术能够熟练被掌握，从而有效的保证档案完整、安全有效，更加能够提高工作效率。
4 结语
综上，收养人员档案管理工作是一项影响到福利院日常管理和收养人员自身权益的重要工作，要重视档案的收集，加强档案的管理，挖掘档案中存在的信息，更好的为社会福利保障事业提供信息支持。
参考文献
[1]罗佳婧.儿童福利院档案管理研究[J].民营科技.2016（01）
[2]俞乐奕.福利机构收养儿童档案信息化管理初探——以南京市社会儿童福利院档案为例[J].云南档案.2011（11）
