企业内部控制中存在的问题及对策研究

周建峰
摘要:在高新技术企业内部构建有效的内部控制机制,能够帮助企业消除内部控制中存在的缺陷,防范各种风险的发生,为促进高新技术企业的健康成长提供保障。本文将以D中小型高新技术企业作为研究对象,对其在内部控制中存在的问题进行剖析,并以此为契机,结合该企业的经营特点,提出完善企业内部控制的有效对策,旨在为促进我国高新技术企业的发展提供有价值的参考。
关键词:企业 内部控制 问题 应对策略
中图分类号:F275 文献标识码:A
近年来,我国社会主义市场经济得到不断的发展和完善,为了全面推进我国经济健康、平稳发展,为了有效推动我国产业结构的调整,国家先后出台了一系列进一步深化科技体制改革的政策和措施,全面带动了我国产业结构的优化与升级。在新时期,高新技术企业必须紧紧把握发展的机遇,从内部规范化管理着手,加强内部控制,有效降低企业的运营风险,确保企业财务信息的真实性、可靠性。
1 相关概念辨析
1.1 内部控制
内部控制就是由企业的董事会及其他经营管理层在全体员工的共同努力下,为了实现企业的控制目标的一项过程性活动。内部控制目标:企业在经营过程中的合法合规性、保证企业资产安全稳定、财务报告与财务信息的完整性和真实性,另外,企业内部控制的目标,还可以理解为提升企业运营管理效率,从而实现企业的战略发展规划。
1.2 内部控制的五要素
内部控制的主要要素包括:内部环境、风险评估、控制活动、信息与交流、内部监督。内部控制的五个要素之间是相互分工协作、相互关联、共同作用而形成的一个完整的体系。
1.3 中小型高新技术企业实施内部控制的必要性
由于中小型高新技术企业大都存在经营规模较小、融资难、研发投入大、研发项目转产业化能力较弱、风投关注度高而实际很难获得风投资金等问题,因此,在中小型高新技术企业内部加强内部控制体系的建设对提升中小型高新技术企业经营效率、财务信息质量,有效进行风险评估有着重要的作用。
1.3.1有助于中小型高新技术企业经营效率的提升
中小型高新技术企业实施内部控制能够有效加强企业内部管理,合理防范风险的发生,同时还能有效地促进企业内部各职能部门之间的相互配合,在责任明确的情况下,保证企业各职能部门之间的相互协调与制约,并以最优的方式实现企业的发展目标。
1.3.2 有助于提升中小型高新技术企业财务信息质量
企业内部控制的完善性、内部控制执行的有效性、內部控制监督的到位将直接关系到企业财务信息质量的高低。对于中小型高新技术企业而言,内部控制的系统性、有效性、科学性能够保证企业财务信息的真实性和可靠性。还可以通过对企业会计业务处理流程的执行与监督,对会计职责进行合理分工,在相互监督与制约的环境下完成“三重一大”集体决策,从而有效防范各种舞弊行为的发生,保证企业会计信息的准确性与可靠性。
1.3.3 有助于中小型高新技术企业进行风险评估
有效的风险评估能够帮助中小型高新技术企业迅速识别在经营过程中存在的风险,并结合企业的实际经营情况确定应对策略。这也是企业进行内部控制的重要环节。
2 企业内部控制中存在的问题分析
2.1 D公司基本情况介绍
2.1.1 D公司注册情况
D公司,成立于2010年,注册资金4352.25万元人民币,注册地为辽宁省XX经济技术开发区,2015年取得国家级高新技术企业认证。公司主要从事医药中间体、农药中间体、电子化学品和其他特殊化工产品的研发、生产和定制加工业务;产品约80%出口北美、欧洲、日本和印度等国际市场。D公司现有员工总计260人,其中:博士4人、硕士11人、本科41人。
2.1.2 D公司组织架构
D公司组织架构设计中设立董事会、总经理、副总经理,未设立监事会,在各级机构设置中设立市场部、人力资源部、财务部、质量部、研发部、安环部、生产运行部,未设立内部审计部门或内部控制部门或类似于监督的部门。对内控体系建设基本没有认知。
2.1.3 D公司项目情况
D公司的项目管理由公司总经理一人进行监督和负责,未设立项目部,未聘请相关专业的专家就项目的可行性进行分析论证。共有四期工程:
一期工程:规划年产590吨有机氟系列精细化学品工厂项目9个产品,实际生产仅2个产品,年产仅75吨
二期工程:规划年产1250吨精细化学品工程4个产品,实际该公司未生产该工程项目产品。
三期工程:规划年产1500吨精细化学品项目10个产品,实际生产4个产品,年产760吨,尚未取得环评批复。
四期工程:处于可研阶段。
2.1.4 D公司运营情况
D公司没有实施预算管理,没有中介机构对该公司经营情况进行过审计。
D公司自2010年以来共受到6次行政处罚,分别为:2010年1月由FX市环境保护局罚款10万;2013年7月由FX市环境保护局罚款5万;2014年10月由FX县规划城乡建设局罚款15.1万;2016年10月由FX县规划城乡建设局罚款10.5万;2017年1月由FX市环境保护局责令停产3个月。2017年4月由FX环保局责令停产3个月。
D公司已将所有房屋所有权及固定资产(设备)抵押贷款。2016年末,D公司流动资金非常紧缺,有拖欠工资现象。
2.1.5 D公司最近三年主要财务数据
D公司2014年、2015年、2016年销售收入与利润总额(未经审计)分别为:4340万元、312万元,6854万元、548万元,8342万元、1415万元。
2016年末,总资产24010万元,净资产6931万元。
2.2 D公司内部控制中存在的问题
2.2.1 内部环境不健全、不完善
D公司内部环境缺乏完善性和健全性,尚未形成相关的企业文化。一直以来,D公司为了迅速占领市场、扩大经营规模,将关注点集中在如何加速企业发展方面,从而忽视了对企业文化的营造,没有培育积极向上的价值观和社会责任感。例如:该公司自2010年以来共受到6次行政处罚。再例如:该企业组织结构不健全。为了尽快占领市场、研发新技术和新产品,该企业将全公司的资金、技术、高精尖人才用于中试项目,但并未构建相应的制衡机制和监督机构。失去监管的项目容易造成风险意识差、资源浪费、项目失败等问题。另外,D公司缺乏对研发人员的激励和约束机制。目前该公司正处于快速成长阶段,为了拓展市场,研发人员工作量大、工作时间长、消耗了大量的精力,然而因D公司流动资金紧缺。据了解,由于相关研发人员的薪酬、差旅补贴发放不及时,员工激励无法实施,导致该公司研发部门员工颇有怨言。
2.2.2公司缺乏风险评估意识
D公司目前风险评估机制缺乏完善性,对风险的分析效果较差。第一,D公司管理层经常对企业的风险进行分析和评价。但是,从该企业目前整体运作上看,D公司更加关注和政府部门的关系及客户之间关系的维系,忽视了对企业内部风险管理体系的构建,缺乏对风险进行多维度全面分析;第二,对风险的应对措施不及时。比如:该公司自2010年以来共有6次被行政处罚,次数频繁,D公司管理层知道问题所在,但因资金问题,没有及时从根本上解决环境污染问题。再如:对公司研发转产业化项目的内部控制主要目标是保证产业化项目建成并保质保量的达产、有效提高经营效益。然而,D公司对产业化项目的立项、实施、验收等几个关键性控制点缺乏有效的风险防范机制,导致D公司在研发转产业化的四期项目均没有达到预期设计能力;第三,缺乏完善的风险监控体系。D公司不仅没有做到全面对风险进行分析,而且没有建立完善的风险监控体系,特别是对风险的分析仅停留在已知的认知,D公司没有聘请过外部会计师事务所对公司业务进行审计和财务工作指导。
2.2.3 内部控制活动缺乏力度
首先,项目管理流程缺乏科学性。例如:立項申请提出后,该公司为了节约成本并未聘请相关专业的专家就项目的可行性进行分析论证,仅凭公司内部论证,并咨询内部专业人员的意见就立项。这种缺乏可信度的立项论证,必然会产生在项目实施过程中出现方案变更调整或项目实施完毕即停产的结果。其次,缺乏完善的研发费用专项管理制度。对于中小型高新技术企业而言,其研发活动本身存在很大的不确定性,因而研发费用的支出具有很强的可变动性。但是该公司并没对研发费用进行全面预算管理,也并未制定相关的费用审计制度。
2.2.4 公司信息沟通不通畅
从D公司项目实施情况来看,D公司实施了四期项目,真正按照产能设计达标生产的项目没有,D公司从外部获取信息的质量存在很大问题。D公司内部各部门之间也缺乏信息沟通与交流,没有充分论证项目市场、技术、资金、效益的可行性,盲目上项目,导致企业流动资金全部陷入项目之中。殊不知各部门在公司经营管理中所发挥的作用各不相同,并直接关系到公司项目实施成败。俗语说:孤木不成林。特别是在中小型高新技术企业中必须高度关注团队建设,只有如此,才能切实提升中小型高新技术企业的管理效果。
2.2.5 公司内部监督机制不完善
D公司内部活动缺乏内部监督机制,更未建立持续评估和个别评估的监控机制,对内部控制执行情况缺乏反馈。例如:D公司的研发项目少则几十万,动辄上百万。对于像该公司这样中小型高新技术企业而言,所能承受的研发资金风险能力极为有限。非常遗憾的是,D公司将研发的关注点集中在项目的进度、效率、效益上,严重忽视了对研发项目进度的风险动态化、跟踪式评价,一旦研发项目出现问题,由于缺乏快速反应机制很容易对公司造成无法挽回的经济损失和局面。公司进行动态化、跟踪式评价能够对公司各项目进行及时监控,并随时获取内部控制信息,通过查漏补缺避免出现风险。
3 有效解决公司内部控制问题的对策
3.1 完善公司内部控制环境
第一,D公司应构建良好的内部控制企业文化,增强团队意识。公司应积极鼓励员工参与到公司的各项管理决策中,向员工进一步明确公司战略发展目标,全面提升员工的参与积极性和参与度。例如:定期对员工组织培训,激励员工树立奋发向上的思想意识,发扬保护环境,人人有责的主人翁精神,通过自己的努力拼搏朝着与公司共同发展的方向迈进。第二,进一步完善公司组织结构,实现对公司资源的合理配置。D公司内部控制的有效实施需要所有员工积极参与其中,因此,该公司必须尽快完善组织结构,充分调动研发部门、项目部门、市场部门、财务部门的参与积极性。同时,D公司还必须设立专门的内部审计委员会,并由公司的一把手担任主要领导、公司其他各职能部门和业务骨干担任成员,定期对公司的内部控制活动进行监督与检查。第三,全面提升公司工作人员综合素养,构建完善的绩效考核制度。例如:D公司可以通过制定明确的岗位问责制,进一步明确相关工作人员的工作范畴,特别是对一些关键岗位还必须要求其根据相关行业法律法规的规定签署保密协议,从制度上对员工的行为进行约束,防止核心人员出现道德风险。再例如:公司可以对不同的员工进行培训,在提高工作人员技术知识水平的同时,提升其职业道德素养。为了进一步激发工作人员的工作热情和创新能力,D公司应根据实际情况制定合理而有效的绩效管理制度。
3.2 构建风险评估机制
随着D公司市场占有率的提升、规模的扩大,不完善的风险管理体系存在的问题逐渐凸显出来,并且已经成为严重阻碍D公司进一步提升创新能力的瓶颈问题。因此,要想切实提升D公司风险管理能力,就必须在各职能部门协同合作的同时,增强风险控制意识、制定风险管理计划、对风险进行识别和分析、制定风险应对策略。例如:D公司在新项目立项初期就必须制定风险管理计划,将各单元所应完成的任务制定成计划进度表,并及时掌握行业标准。再例如:风险的识别,笔者建议该公司可以采用头脑风暴、SWOT分析法,并借鉴前人积累的经验,依托相关领域有经验专家,帮助找到较为准确的风险控制点,并将风险数据整合成风险数据库,以便该公司能及时对风险进行监测。
3.3 加大内部控制活动力度
这就要求D公司必须加强对业务流程的优化,以此为契机加大内部控制活动力度。例如:在立项管理阶段应加强对立项流程的管理与完善,可以在原有的立项流程审批环节中增加可行性研究论证流程、预算评审流程。同时,还应该聘请行业中的专家及时给予指导,从而增加立项环节的规范性、严谨性、科学性。再例如:在公司管理阶段,应重点增加各部门之间的日常监督与沟通,并不定期进行评议,对于在活动中遇到的各种问题及时进行评估与汇总,对于不能达到公司战略发展规划要求的活动,应该及时进行调整。另外,还必须加强预算与审计的融合,实现相互补充、相辅相成的目标。
3.4 完善信息沟通渠道
首先,加强D公司信息的安全性。D公司应根据实际情况建立完善知识产权档案管理制度。其次,尽快提升D公司信息共享的质量。D公司必须高度重视公司内部各职能部门之间的沟通与交流,充分激发员工头脑风暴,通过各种论坛、沙龙等不同方式,实现公司内外部信息的沟通与交流。
3.5 加强内部监督机构的构建
为了保证D公司各项活动的健康、有序、稳定进行,一定要加强日常监督、定期检查的力度,实现公司内外部监督的融合。例如:D公司可以聘请专门的会计师事务所审计人员对本公司的经营情况进行审计;在公司成立内部监督小组,成立审计委员会,从业务层面和组织层面进行全面监督与控制。
综上所述,在国家科学技术创新的大环境下,我国中小型高新技术企业的内部控制建设不容忽视,树立科学的内部控制管理理念,加强内部控制体系的建设、有效降低企业面临的风险,保证企业研发成果的转化,为推动企业的可持续发展奠定基础。
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