档案管理人员的职业倦怠与解决途径

    姜雪 王玉琪

    摘要：由于档案管理工作繁琐、工作量大、重复性强、缺乏挑战性，致使一些长期从事档案工作的管理人员出现职业倦怠的症状。这种症状的出现由社会、组织和个人三方面的原因造成，对档案工作的发展、个体身心健康都有严重的影响。解决这一心理状况可以从组织干预、个体调节、社会援助等三方面努力。

    关键词：档案管理职业倦怠档案解密

    一、职业倦怠的含义及影响

    Freudenberger（1974）年提出，由于工作本身对个人能力、精力过度要求，从而会导致个体的情绪衰竭。随后Maslach等人把对工作上长期的情绪及人际应激源做出反应而产生的心理综合症称为职业倦怠。职业倦怠是员工工作压力长期得不到缓解而产生的一种不良反应，一般集中在工作重复性强、工作压力大的人群，众所周知的职业倦怠的高发群体是护士、医生、教师、警察等。然而，还有一种职业倦怠群体容易引起人们的忽视：档案管理人员。由于其工作内容与社会交往相对较少，工作性质以默默奉献著称，其工作人员所受关注较少，档案管理人员在日复一日重复机械的作业中，渐渐会产生一种疲惫、困乏，在工作中难以提起兴致，打不起精神，只是依仗着一种惯性来工作。加拿大著名心理大师克丽丝汀·马斯勒将职业倦怠症患者称之为“企业睡人”。

    亚洲人一向较为欣赏默默无闻、坚忍不拔的品格，这使得职业倦怠的压力主要由个体来承担。职业倦怠的个体往往工作态度消极，对前途不抱有什么希望；对自己工作的意义和价值评价下降，倾向于消极地评价自己，感到自己的工作能力不足，成就感降低，严重者甚至身体会出现亚健康状态等等，这些状况严重影响了档案部门的工作效率，也影响了档案管理人员的个体发展。

    研究档案管理人员的职业倦怠，有助于提高社会及有关部门对档案工作的重视，激发工作人员的工作热情，提高档案部门的工作效率，创造良好的工作环境，对工作人员个体的身心健康有非常重要的意义。

    二、档案管理人员产生职业倦怠的原因

    （一）社会原因

    围绕档案教育，一些国家一直以来争论不休，其中一个问题就是档案学学科狭窄，理论知识浅显，要建立独立的档案学位教育希望渺茫。我国的档案专业从建立至今发展已有几十年的历史，然而与社会上曾经的热门或现存的热门相比，档案专业一直默默无闻，犹如馆内的档案资料静静地观望世界的迅猛发展与变化却很难占有一席之地。在社会地位上，档案工作由于历史和现实的原因，至今仍带有比较强烈的保密性、神秘性和封闭性，阻隔了与大众个人和现实生活的联系，无法为大众了解和理解，这就自然无法获得社会准确的认知和公正的评价。在经济利益方面，长期以来档案部门被视为“清水衙门”，从事档案工作的报酬通常要比机关实权部门、公司少很多，经济待遇相对较低，特别是在市场经济的冲击下，当人们的思想观念、价值取向更加务实时，这一职业在物质上的吸引力大大降低。

    （二）组织原因

    档案工作不是各单位的重点对象，档案部门相应的也在组织排名中靠后，一般都被定位为组织的辅助部门，更有甚者一些档案馆成为组织安排家属和闲散人员的基地，这样的人力配制结构使档案部门难有作为。大部分领导不指望档案馆工作有什么成就，只求平稳，别出问题，这种指导思想导致档案工作被动与思想保守。

    档案工作一般是只限定在组织的内部，以收集和保存组织的历史轨迹为主要工作目的，为组织的中心工作提供服务的，其工作特性决定了档案工作不太可能为组织带来快速的、直接的利益，在当今以物质利益为第一和主要衡量标准的社会里，档案工作自然会受到轻视和冷落。

    档案工作的性质缺乏创新和挑战。档案工作有一套既定的工作规范，为便于保管和利用，档案工作要将本单位每年在职能活动中产生的大量的文件资料进行分类整理鉴定、装订入卷，并要按照数字化要求进行扫描、拍照、著录、编目等，这些文件资料门类众多、形式各异、内容繁杂、工作量大而繁琐，而从事档案工作的人员少，掌握专业技能的人不多，工作疲于应付。加之每年工作模式、内容一样，工作重复性强。

    （三）个体原因

    社会整体素质的提高使得档案馆管理人员的整体层次也在提高。按照马斯洛的心理需要层次理论，档案管理人员同样对自身的价值认同有着强烈的需求，这一需求的满足一旦受到阻碍会极大地影响他们的积极性。研究结果证明，职业倦怠在付出性质的助人性职业中发生率更高、发生度更深。档案工作从产生之日起就决定了其高度的助人性，这使得档案管理人员在其工作岗位上很难有轰轰烈烈的作为。

    在档案馆的人员配置上，也容易产生集体的职业倦怠。档案馆的工作人员多数是年龄在35岁到54岁之间的“中年期员工”，中年期由于家庭、事业的压力本身就容易出现沮丧与困惑。见到经历和能力与自己相似的人只是因为工作岗位的不同而获得高职位与高薪酬，往往会心里失衡，抱怨自然增多，逐渐失去工作热情又缺少正常的渲泄途径。

    三、档案管理人员职业倦怠的解决途径

    （一）组织干预策略

    1.适当调整档案工作的组织制度

    当一个组织内的成员普遍存在职业倦怠的时候，这个组织就要特别注意了，需要反思一下组织、制度是否出了问题并及时做出调整。中国档案工作的观念和制度在不断进步之中，但有些问题至今没有得到根本解决，如经费问题。更重要的是在保密的戒律下，档案馆（室）很难实现自身的职能，档案工作的价值也就很难体现。国外档案馆的经费，主要靠向社团申请基金，而获得批准的一个重要指标是档案的利用率。“档案利用得越充分，说明社会效益越好，来年申请资金就越多。”国内档案馆的经费主要来源是拨款，这种计划性拨款远远不能满足档案馆发展的需求。缺少效益的单位从根本上会造成档案管理人员的职业倦怠。

    如果从提高档案的利用率入手又涉及另一问题：解密工作。目前我国的档案馆既要负责解密工作，又要负责利用工作。这使它既承担了重大的保密责任又承担了为研究者提供服务的责任，这两者显然是有矛盾的。在一般发达国家，档案解密是由一个专门机构负责，那里有一批经过专业训练并掌握国家政策的工作人员。凡是不影响国家安全和涉及个人隐私的档案，到期都会得到解密。而档案馆只负责保管和为研究者提供服务，他们的目的就是使尽可能多的学者在那里使用尽可能多的档案，实现其工作职能。利用者到档案馆（室）利用到了所需要的档案，能使得档案工作者对自己所从事的工作具有很强的使命感与成就感。

    档案解密工作面临的另一问题是，法律依据及相关的档案意识不足。“怎么解除利用的限制？最好的办法是依法办事。”档案利用工作还有很大的空间可以挖掘。提高档案馆的社会效益需要解决档案解密工作与利用工作之间的矛盾、法规的完善与执行等等一系列体制上的问题。

    2.加强档案学科建设与提供培训

    档案学不是一门孤立的学科，与之相关的学科很多。“档案教育既是学术的也是专业的，因此，它既包括理论知识也包括实践经验。”美国档案工作者协会教育与专业发展委员会于1994年6月颁布了《档案学硕士学位课程设置准则》（以下简称《准则》），要求学生必须掌握全面的档案知识，深入了解与之相关的社会、管理、行政、法律以及文化背景。《准则》指出，鉴于档案学的交叉学科性质，档案学硕士学位站可设置在大学的图书信息学院（系）、历史系、法学院或工商管理学院，或作为上述两所院系的联合项目。但无论如何，必须保证档案学专业自身的连贯性、内聚性和独特性。当前，我们国家要注重培养本科学历的档案专业人才，这些毕业生要真正能充实到各个行业的档案部门中，改变那种无专业理论知识和专业技能的人员从事档案工作的状况。同时，档案教学要坚持把相关学科的知识作为教学内容，丰富档案学科的内涵。

    档案馆需要为管理人员提供新培训的机会。现在的单位培训往往厚此薄彼，主要是针对年轻人和高潜质员工。这种想法并不完全正确。终身学习这一概念的提出并获得社会的普遍认同已经很多年了，终身学习没有年龄的界限。职业倦怠很多情况下是一种“能力恐慌”，营造一种学习的氛围，让每个人都有加油、充电的机会，会让许多人的职业能力有所提高。

    3.组织激励作用

    人的行为背后，都存在着一种动力，心理学称之为动机。动机具有激起、调节、维持行为的功能，它的产生和人的需要、兴趣有密切的联系。当人对所从事的工作没有兴趣或缺乏动机，却又不得不为之时，就会产生厌倦情绪，工作绩效将会明显降低。建立激励机制是调动群体和个体积极性的有效方法，通过管理、待遇、奖惩等手段，激发人们的动机，使个人目标与组织目标协调起来，提高人们完成任务的自觉性。坚持以人为本，尊重知识、尊重人才，多为档案工作人员创造机会，为每个个体充分发挥才能提供平台，用工作成果焕发人们的成就感和自信心。所谓成果可以是好的建议，也可以是工作成绩，或者可以是学术论文、科研成果。

    组织有义务满足档案工作人员提出的合理要求，这是调动积极性的根本途径。组织还有义务提高组织意识，把大家凝聚在一起，把群体的内聚力变成提高工作效率的动力。

    （二）个体认知行为的调整

    在社会与组织寻求变革的同时，个体需要积极寻求应对方式，学会适应工作环境，善于保护自己的职业心态。

    1.树立正确的职业观

    档案是人类文明的载体和结晶，是前人传给后人的宝贵遗产，是历史留与未来的无价资源。它记录了机关、团体和个人的历史发展轨迹，反映了厚重的文化沉淀，管好用好这些财富是档案工作者的神圣职责和光荣使命。档案工作人员的职业观念是指个人在职业中所体现出来的态度。档案管理人员的职业是高雅的，工作是繁重的，生活是清苦的。我军优秀的档案专家刘义权用生命践行了档案事业的工作价值，坚守平凡、创造平凡，这是在市场经济大潮中每一个档案工作人员都应当具有的职业操守与价值追求。档案工作是平凡的，但平凡中依然可以创建伟大。

    2.主动提高自身素质

    由于提供档案正规教育的大学不多及档案专业学生毕业后很多转型，导致档案工作人员许多并非专业出身，因此，需要从事档案工作的人员加强自身的专业知识与技术学习。为了保证档案人员的整体素质和档案工作的水平，美国SAA下属的“教育与专业发展委员会”（CEPD）于上世纪80年代提出了一份“档案学家”证书获得资格标准草案，用档案职业资格证书制度来促使从业者进行档案专业知识的补充学习。职业资格证书制度是现代社会许多职业发展的必然途径，这要求档案从业人员必须有此紧迫感。档案管理人员需要树立终身学习的理念，积极主动参与继续教育，参加各种学术研讨会、社区实践等，在理论与实践中充实自己的职业知识，提高职业素养，不断进行知识结构自我更新、自我调整，以应对社会越来越高的职业要求。

    3.积极调整自身心理状态

    档案管理人员在认识到本职工作的性质后，需要主动调整个人的心理状态，将工作与兴趣结合起来。很多人在选择自己从事的工作时，过于看重自己的兴趣和感受，其实工作往往是一种“快乐”和“痛苦”相结合的过程。开始档案管理工作之前，既要了解自己的内心深处的追求、理念、个性、兴趣等特点，也要综合考虑自己的业务特长和其他方面的能力，对自己进行综合定位。一旦已经定位在档案部门工作，就应该扎扎实实地开始工作，甘于清贫与寂寞，坚守自己的人生价值准则。经济效益固然重要，然而能够在轰轰烈烈的社会发展大潮中保持波澜不惊的心态才是人生的最高境界。坚持劳逸结合，闲暇时，可以发展有益于个人身心的兴趣和爱好，做到动静结合，让自己的生活多姿多彩。

    （三）寻求社会援助

    在美国，职业倦怠有很多社会支持网络。许多大企业都为工作5-7年的中层员工提供6-12个月的停薪留职假期，供其脱产休整。大学及大型慈善基金会则开发有不少所谓“跳出盒子”（OutofBox）的产学结合项目，为职业枯竭调整期的专业人士服务。但是这些项目在经费的问题上却需要自己来解决，或者仅提供极少的薪酬。对许多需要还房贷、供孩子上大学的中年人来说有些可望而不可及。虽说如此，毕竟社会上已经较为广泛的重视这一心理状况。我国的心理健康状况却没有得到社会的足够重视，整个社会的心理保障体系不够完整，有些即使有了心理问题也不会去看心理医生，也没有合适的社会援助系统救助，因此，导致许多患有职业倦怠的档案管理人员生活质量较低。人们更关心的是事业成败、工作绩效等显而易见的问题，往往忽略了心理困境。因此，关注档案管理人员的职业倦怠需要社会对职场心理问题的关注，组织职业心理讲座等等。我国职业倦怠的社会援助，还需要不断努力与尝试。

    参考文献：

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    [4]罗伯特·莫里森（RobertMorison），塔玛拉·埃里克森（TamaraErickson），肯·迪赫特沃德（Ken Dychtwald）.面对中年职业倦怠.发表于2006-07-01 http：//www.ebusinessreview.cn/articledetail-7335.html

    [5]张小明.如何走出职业倦怠沼泽地.发表于2006.07.17.http：//www.people.com.cn/GB/67502/67561/ 4598113.html

    [6]An Introduction to SAA.http：//www2.archiwists.org/ about/introduction

    [7]石慧敏.高校档案馆不容忽视的一个问题—馆员的职业倦怠[J].北京档案，2007（7）

    [8]李明贤，薛匡勇，杨安莲，马绪超.军队档案管理学导论[M].北京：解放军出版社，2004

    作者单位：总装备部档案馆

    北京市燃气集团有限责任公司档案馆