浅谈有效岗位说明书的编写

    刘红霞 金轶群

    中图分类号：F243 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）3-145-02

    摘 要 岗位说明书是人力资源部最基础的工作，然而大多数企业的岗位说明书并未起到任何作用，而是从制定之日起就成为束之高阁的“历史文献”，几乎无人翻阅，究其原因多数是岗位说明书与实际工作脱离，是一份无效的岗位说明书。为了更好的发挥岗位说明书的价值，本文结合工作经历，提出几点建议，以期待促进岗位说明书编写工作的完善。

    关键词 岗位说明书 有效 工作标准 工作指南

    一、岗位说明书现状分析

    岗位说明书作为人力资源最基础的工作，如今已经广泛流传于各个企业，然而各个企业所编写的岗位说明书经笔者调查发现却是“千姿百态”，“五花八门”。大多企业的岗位说明书仅仅是工作职责的简单罗列：“负责……工作；”少数企业岗位说明书相对完善，明确了岗位的基本信息，上下级关系，以及该岗位的胜任要求。但是岗位说明书在实际编写及使用过程中仍然存在很多问题，主要归纳为以下几个方面。

    （一）岗位说明书制定后一成不变，成为束之高阁的“历史文献”

    在大多数企业中，岗位说明书编写工作成为一项例行的公事。然而这样编写的岗位说明书实用性却不强，从成为之日起，就被束之高阁。究其原因，首先，大多数企业在编写岗位说明书时，与实际工作脱离。岗位说明书编写工作未得到各个部门、各个岗位实际操作人员的支持，实际岗位人员参与度不高。各部门主管仅仅是为了应付人力资源部的一项作业。其次，在有些企业中，岗位说明书编写由人力资源部“代行其事”，完全丧失去了编写岗位说明书的本意。再次，在很多企业，特别是一些老国有企业，往往根据现有人员的情况来编写岗位说明书，在此过程中会过多掺杂现有任职者的身影，中从而使得使岗位说明书偏离了它本身的特点，缺乏客观公正性。最后，岗位说明书编写完成后，成为一劳永逸的工作，且编写时即按照现有人员情况编写，在职责发生变化时，在人员发生变动时，在企业经营业务重点发生调整时，都不曾变化。以上种种原因，使得岗位说明书成为 “历史文献”，不能发挥应有的效用。

    （二）岗位最本质的用途被忽视

    岗位说明书作为人力资源管理的基础文献资料，是员工工作的操作指南，是公司管理的工具，同时为工作分析、员工招聘、绩效管理、组织架构调整、培训与发展等提供基础信息，在人力资源管理中起非常重要的作用。岗位说明书主要用于岗位价值评估确定员工薪酬，关键绩效指标提取，员工培训需求提取，招聘候选人资格审核，任职资格素质评估等。

    然而，岗位说明书最本质的作用却往往容易被忽视。岗位说明书其实就是一个岗位的“操作说明书”。员工在拿到岗位说明书时，能够根据岗位说明书的描述顺利完成岗位相关工作，这才是有效的岗位说明书，这次是岗位说明书最本质的用途。

    二、有效岗位说明书的编写与维护

    （一）明确一份完整、有效岗位说明书的组成

    一份完整的岗位说明书含岗位基本信息，岗位存在价值和目的，岗位职责，岗位胜任素质要求，工资条件，职业行为禁区，关键绩效指标等内容。

    （二）明确编写原则及编写流程

    岗位说明書必须是由实际最了解岗位工作的人来编写，而不是部门主管的事或是人力资源部的事，因此在实际操作过程中必须坚持“最了解的人编写”的原则。同一个岗位如果有多人从事，可以根据每个人的绩效情况、该岗位从业经历等筛选出该岗位的标杆员工（即最了解工作的人）负责编写，其他员工负责补充。在编写完成后有直接上级修改，所在部门负责人审阅修订，最终由人力资源部或专业机构审核。在过程中有人力资源部或专业机构提供专业培训或技术指导以及规范、统一的表格。

    （三）编写内容

    首先，梳理部门职责工作，明确部门岗位设置，完成各岗位职责分解。在部门职责分解的基础上，明确各个岗位职责，具体“做什么”。依据“最了解的人编写”的原则，梳理出岗位标杆员工，有由标杆员工完成岗位职责、工作模块梳理提炼。标杆员工需要先行梳理岗位工作流水账，详细记录自己每天的工作任务、事项，然后将流水账记录的岗位工作内容进行整理、分类，把同一类的具体工作事项进行归纳，提炼出岗位职责或职能模块。

    其次，明确岗位工作标准即“怎么做”、“做到什么程度”。岗位说明书是员工的操作指导书，因此岗位说明书必须非常明确各项工作职责应该怎么做、做到什么程度。员工在梳理是可以参考表1规范模块进行梳理。

    在表1的基础上归纳概括出岗位说明书岗位职责要求见表4。

    对于相对复杂的工作，可以进一步梳理工作操作指南。可按照表5模板进行梳理。

    最后，梳理完成岗位基本信息，岗位目的，岗位协作关系，岗位胜任素质要求，岗位关键绩效指标，岗位职业行为禁区以及岗位工作条件等，一份完整的岗位说明书即编写完成。

    （四）岗位说明书维护

    岗位说明书不是一成不变的文本，而是根据公司发展、战略调整以及部门职责变化等随时调整。因此要想保持岗位说明书的持续有效性，必须建立岗位说明书相关制度；同时保证每份岗位说明书都应充分与现任职人讨论，每份岗位说明书都应经过部门负责人的审核。另外人力资源部作为岗位说明书日常管理部门，每年至少审核一次，当出现岗位调整、岗位职责变化、公司战略调整、部门职责变化，编制变化等情况出现及时调整：

    三、结语

    岗位说明书作为人力资源部基础文件，如何完善岗位说明书，如何保持岗位说明书的有效性是人力资源部重要工作。只要将这项工作持之以恒，才能保证岗位说明书发挥应有的价值。

    参考文献：

    [1] 肖斗金.浅析职位说明书的编写[J].劳动保障世界，2011.

    [2] 黄韵清.浅谈岗位说明书在医院人事管理中的作用[J].价值工程，2013.

    [3] 吴继红.浅析职务说明书的重要性[J].人力资源管理，2014.