档案管理在高校校史文化建设中的作用刍议
莫卫霞
摘要：在高校校史文化建设中，档案管理具有重要的作用，通过档案的收集、整理和开发、利用，实现校史文化的传承和发展。新时代的高校管理者，应该重视高校档案管理工作，不断对高校档案管理机制进行优化，使其发挥更大的作用，逐步建立优秀的校史文化。
关键词：档案管理 高校 校史文化 开发利用
中图分类号：G251；G647 文献标识码：A
高校档案记录了学校的重要内容，包括高校创立的年代、重大事件和教学、人事、文化等多种信息，能为高校的发展提供重要参考。可以说高校的历史等同于中国教育发展史，不仅需要师生做到心中有数，还要加以借鉴，进行经验总结。在高校文化建设中校史文化是重要的內容之一，而档案为其提供了更多的素材，能够帮助高校建立自己独特的校史文化。
1 校史文化建设中档案管理的内容
1.1档案的收集
随着《档案法》的建立，国内各高校相继建立了自己的档案管理制度，只是方法和侧重点各有不同，对于资料的筛选不甚合理，有的地方繁杂，有的地方存在遗漏，不能满足学校文化建设的要求，因此，新时期高校应该加强校史档案的收集。第一，对学校原有档案进行筛选，根据历史资料不同的价值，进行适当的分类和整理，要着重收集学校的重要事件和重要人物。第二，充分发动校友的力量对缺失的档案进行收集。主要收集反映学校不同发展阶段的资料，比如报刊、报表、奖章等等，建立实物档案来填补学校档案的空缺。第三，利用科技作为档案记录手段。以前对于档案的记录主要是通过文字、照片和实物等，而现在可以利用动画、视频、立体模型等高科技手段来记录学校的发展和变化，为校史文化提供素材。在档案的收集过程中，要采用科学手段和规范程序来保证资料的准确性和系统性，可以通过以下几种方式来进行征集。首先，要加大对征集工作的宣传力度。高校档案管理人员不能故步自封的工作，而是要从多方面入手。其次，对征集工作要积极主动、态度认真。在档案征集中信息来源广、内容复杂，需要高校校史管理人员进行认真对待。再次，全方位的调查。对校史档案的征集应该从多方面来开展，包括校内学生、毕业生、退休教师、学校周边居民等等，通过对他们采访来确保资料的全面性。最后，建立制度对高校校史管理工作进行规范。
1.2档案的开发和整理
所收集的资料包含多方面的内容，想要把这些资料变为学校档案，需要档案工作者对资料进行整理和开发。在进行档案整理过程中，首先要对搜集的资料进行研究，对重要资料以时间顺序和关键人物进行整理，对重要的事件和重要人物重新进行开发。新时期下，学校要将本校的档案电子化，能够通过交叉检索技术检索重要事件、人物，全方位地展示学校历史。学校还可以根据本校的实际需要，对校史档案中的模范事迹、科研案例、励志事迹进行选择编撰成教学素材，引导学生向前人学习。学校要充分利用本校的优秀校史资源，进行合理的选择和利用，从而提高自身的竞争力。加强高校校史档案的开发和利用。一是通过现代化管理技术对高校校史档案进行开发和利用。科技在不断发展，各方面的交流在深入，当前很多资源都实现了共享。随着校史的不断发展，档案的资料会逐渐增多，档案的保管和利用方面会产生许多难题。为了更好地对高校校史档案进行保管和利用，可以应用高科技，把高校的档案编入档案数据库，对其进行加密设置程序锁，这样做在开始时需要大量的工作，但是在后期会更有利于师生们对档案的利用，与传统的档案管理方式相比，这种档案管理方式更安全、更方便。二是对高校档案编研工作予以重视。高校校史档案的编研工作包括对档案资料进行分类、整理和编号，使师生们在利用学校档案时能够更加方便、快捷。对于高校校史的记录，应该给予分类记载，比如，教学方面的内容可以编成教学文件汇编档案；对于各专业发生的重要事情，可以由各专业分别进行设置归类、整理。在保管过程中，要对档案进行分类编号，为以后的查阅提供方便。高校校史档案编研工作做得好，人们使用的时候也会更方便。
1.3对档案的利用
校史档案不光是要对学校的历史进行记录和保存，它还有教育的功能，学校要定期的组织师生对校史档案进行研读，学习校史中的优秀文化，提升自己的素质。学校可以通过多种方式发挥档案的教育功能。首先，将学校发生的重大事件和重要人物编撰成册，按照名录、选编、汇编等形式来进行校史的编辑，供学生阅读参考。其次，定期进行展览。学校可以定期举办主题活动，比如老照片专题展、绘画专题展、建筑专题展等鼓励学生参观学习，在活动中将本校历史的文献、照片、影像资料进行展览，丰富学生的知识含量，对于条件好的学校可以成立校史馆，专门为师生和校友提供服务，使社会对于本校历史有更高的认同，有利于学校校史文化的建设和发扬。再次，利用微信、微博等形式将学校重要事件和人物信息传达给学生，使学生在潜移默化中接受校史文化。
1.4对高校校史档案进行有效管理
首先，要对高校的档案进行分类、分层、设置标签。其次，要采用各种方式对高校档案保护，确保其完整。再次，对档案进行系统化管理，做到各部门应用时方便快捷。高校档案的目的就是为了高效率的利用信息，找到关键内容。因此在管理的时候，要以效率为中心，对管理方式和手段不断进行优化和改善，实现最有效的管理。
2 档案管理在校史文化建设中的作用
2.1档案管理可以建设校史文化
每个学校都有自己的校史文化，校史文化可以增强高校师生、校友对于本学校的认同和归属，高校师生在了解本学校的发展历史、人才培育、重大变革、服务社会等内容后，会形成深刻的理解，而档案就是这些内容的重要载体。档案不仅有真实文字记录、历史事件参与者、学校教育教学资料，还有很多本校杰出人物的签名、图章、手稿，以及不同时期的照片、录音和视频，通过这些内容的展示，校友师生能够从中获得不同程度的理解和启发。比如，在革命战争年代，学校的英雄人物如何进行团结抗争；为解决某个科研难题学校科研人员如何进行解决的；在学校经历了痛苦的转变以后，如何重新焕发出生命力，这些内容能够激发学生的自豪感和使命感，并将自豪感和使命感内化为学生对学校历史的认同，激发自己努力学习的动力，由此建立基础稳定、内涵深厚的校史文化。
2.2档案管理可以发挥育人功能
档案是校史文化的载体，同时档案也发挥着育人的功能。学校历史档案就像是一部体系健全、内容丰富的教材，它将学校的发展过程展现出来，其中有学校的成功和失败的案例，有感染和启发的内容，也有学校的杰出人物和重要贡献，师生和校友能够从大量的信息中获取所需要的资料加以利用。通过档案将先人报效祖国的案例展示给大家，能够激发学生的爱国热情，从而更好地为祖国奋斗；通过档案将名人、院士成就展示给大家，能够使学生受到鼓励，从而坚持自己的理想和信念，奋发向上，积极进取；通过档案将校友所进行的捐赠、捐资助学的事例展示给大家，使学生养成回馈母校、回报社会的信念。档案具有层次性和系统性，通过对档案中校史文化的全方位、多角度进行挖掘整理，学生会找到自己学习的榜样，从而形成一种积极向上、奋发有为的文化氛围，使学生在这样的文化氛围中更加坚强和自立，提升自己的精神品质，即使学生毕业以后，通过自己在学校养成的良好品质，依然能够做一个诚实、善良的人，在遇到各种事情也能够从容面对。档案的育人功能使得学校既能够进行知识传授，也能培养出合格的人才。
2.3使校史文化得以传承
校史文化的建立需要漫长的过程，档案作为学校文化的积累，也是逐步建立和完善的，通过档案对校史文化的传承，学生会对母校有更深厚的感情，增强母校和校友之间的联系，有的学生毕业多年依然对母校念念不忘，对母校所给予的支持和鼓励会转化为动力，对社会做出卓越的贡献。通过档案對校史文化进行保存和传播，校史文化逐渐获得深化和发展。高校管理人员对档案所进行的每一次收集、整理、开发和利用都是一种创造过程，虽然没有改变档案历史的真实记录，但是对于学校历史却有了更加清晰的认识。每一次的收集和整理都会有新的收获，会使学校的文化得到进一步的丰富和发展，校史文化在发展中需要过滤和沉淀，将杂质去掉，留下本质内容，作为学校的精神。比如清华大学的精神是自强不息、厚德载物；北京大学的精神是爱国、进步、民主、科学；中山大学的精神是博学、审问、慎思、明辨、笃行等等。通过各学校档案对历史的记录和传承，各高等院校会逐步形成自己特有的文化内容和精神，并在以后的发展中进行深化和延伸。档案具有重要的价值，不仅能够对高校的历史进行记载和传承，还能够进行文化的提炼和升华，形成高校的灵魂。
3 结束语
档案管理和利用是高校校园文化建设的重要内容，如何进行档案管理和利用，需要管理人员不断进行深化改革，寻求有效的方法。学校是不断发展变化的，而校史档案是学校的见证者。通过档案能够对高校有更深刻的认知，激发师生对学校的热爱，有利于学校文化的传承。
参考文献：
[1] 崔沽.浅谈高校档案在校史建设中的作用[J].长春教育学院学报，2014（8）：126- 127.
[2] 邱艳.高校校史资源的开发及利用研究[D].安徽大学，2015.
[3] 孙永超.大学文化视域下的高校校史文化建设研究[D].吉林大学，2014.
[4] 柴松青.大学校史文化的思想政治教育价值研究[D].西安建筑科技大学，2014.
摘要：在高校校史文化建设中，档案管理具有重要的作用，通过档案的收集、整理和开发、利用，实现校史文化的传承和发展。新时代的高校管理者，应该重视高校档案管理工作，不断对高校档案管理机制进行优化，使其发挥更大的作用，逐步建立优秀的校史文化。
关键词：档案管理 高校 校史文化 开发利用
中图分类号：G251；G647 文献标识码：A
高校档案记录了学校的重要内容，包括高校创立的年代、重大事件和教学、人事、文化等多种信息，能为高校的发展提供重要参考。可以说高校的历史等同于中国教育发展史，不仅需要师生做到心中有数，还要加以借鉴，进行经验总结。在高校文化建设中校史文化是重要的內容之一，而档案为其提供了更多的素材，能够帮助高校建立自己独特的校史文化。
1 校史文化建设中档案管理的内容
1.1档案的收集
随着《档案法》的建立，国内各高校相继建立了自己的档案管理制度，只是方法和侧重点各有不同，对于资料的筛选不甚合理，有的地方繁杂，有的地方存在遗漏，不能满足学校文化建设的要求，因此，新时期高校应该加强校史档案的收集。第一，对学校原有档案进行筛选，根据历史资料不同的价值，进行适当的分类和整理，要着重收集学校的重要事件和重要人物。第二，充分发动校友的力量对缺失的档案进行收集。主要收集反映学校不同发展阶段的资料，比如报刊、报表、奖章等等，建立实物档案来填补学校档案的空缺。第三，利用科技作为档案记录手段。以前对于档案的记录主要是通过文字、照片和实物等，而现在可以利用动画、视频、立体模型等高科技手段来记录学校的发展和变化，为校史文化提供素材。在档案的收集过程中，要采用科学手段和规范程序来保证资料的准确性和系统性，可以通过以下几种方式来进行征集。首先，要加大对征集工作的宣传力度。高校档案管理人员不能故步自封的工作，而是要从多方面入手。其次，对征集工作要积极主动、态度认真。在档案征集中信息来源广、内容复杂，需要高校校史管理人员进行认真对待。再次，全方位的调查。对校史档案的征集应该从多方面来开展，包括校内学生、毕业生、退休教师、学校周边居民等等，通过对他们采访来确保资料的全面性。最后，建立制度对高校校史管理工作进行规范。
1.2档案的开发和整理
所收集的资料包含多方面的内容，想要把这些资料变为学校档案，需要档案工作者对资料进行整理和开发。在进行档案整理过程中，首先要对搜集的资料进行研究，对重要资料以时间顺序和关键人物进行整理，对重要的事件和重要人物重新进行开发。新时期下，学校要将本校的档案电子化，能够通过交叉检索技术检索重要事件、人物，全方位地展示学校历史。学校还可以根据本校的实际需要，对校史档案中的模范事迹、科研案例、励志事迹进行选择编撰成教学素材，引导学生向前人学习。学校要充分利用本校的优秀校史资源，进行合理的选择和利用，从而提高自身的竞争力。加强高校校史档案的开发和利用。一是通过现代化管理技术对高校校史档案进行开发和利用。科技在不断发展，各方面的交流在深入，当前很多资源都实现了共享。随着校史的不断发展，档案的资料会逐渐增多，档案的保管和利用方面会产生许多难题。为了更好地对高校校史档案进行保管和利用，可以应用高科技，把高校的档案编入档案数据库，对其进行加密设置程序锁，这样做在开始时需要大量的工作，但是在后期会更有利于师生们对档案的利用，与传统的档案管理方式相比，这种档案管理方式更安全、更方便。二是对高校档案编研工作予以重视。高校校史档案的编研工作包括对档案资料进行分类、整理和编号，使师生们在利用学校档案时能够更加方便、快捷。对于高校校史的记录，应该给予分类记载，比如，教学方面的内容可以编成教学文件汇编档案；对于各专业发生的重要事情，可以由各专业分别进行设置归类、整理。在保管过程中，要对档案进行分类编号，为以后的查阅提供方便。高校校史档案编研工作做得好，人们使用的时候也会更方便。
1.3对档案的利用
校史档案不光是要对学校的历史进行记录和保存，它还有教育的功能，学校要定期的组织师生对校史档案进行研读，学习校史中的优秀文化，提升自己的素质。学校可以通过多种方式发挥档案的教育功能。首先，将学校发生的重大事件和重要人物编撰成册，按照名录、选编、汇编等形式来进行校史的编辑，供学生阅读参考。其次，定期进行展览。学校可以定期举办主题活动，比如老照片专题展、绘画专题展、建筑专题展等鼓励学生参观学习，在活动中将本校历史的文献、照片、影像资料进行展览，丰富学生的知识含量，对于条件好的学校可以成立校史馆，专门为师生和校友提供服务，使社会对于本校历史有更高的认同，有利于学校校史文化的建设和发扬。再次，利用微信、微博等形式将学校重要事件和人物信息传达给学生，使学生在潜移默化中接受校史文化。
1.4对高校校史档案进行有效管理
首先，要对高校的档案进行分类、分层、设置标签。其次，要采用各种方式对高校档案保护，确保其完整。再次，对档案进行系统化管理，做到各部门应用时方便快捷。高校档案的目的就是为了高效率的利用信息，找到关键内容。因此在管理的时候，要以效率为中心，对管理方式和手段不断进行优化和改善，实现最有效的管理。
2 档案管理在校史文化建设中的作用
2.1档案管理可以建设校史文化
每个学校都有自己的校史文化，校史文化可以增强高校师生、校友对于本学校的认同和归属，高校师生在了解本学校的发展历史、人才培育、重大变革、服务社会等内容后，会形成深刻的理解，而档案就是这些内容的重要载体。档案不仅有真实文字记录、历史事件参与者、学校教育教学资料，还有很多本校杰出人物的签名、图章、手稿，以及不同时期的照片、录音和视频，通过这些内容的展示，校友师生能够从中获得不同程度的理解和启发。比如，在革命战争年代，学校的英雄人物如何进行团结抗争；为解决某个科研难题学校科研人员如何进行解决的；在学校经历了痛苦的转变以后，如何重新焕发出生命力，这些内容能够激发学生的自豪感和使命感，并将自豪感和使命感内化为学生对学校历史的认同，激发自己努力学习的动力，由此建立基础稳定、内涵深厚的校史文化。
2.2档案管理可以发挥育人功能
档案是校史文化的载体，同时档案也发挥着育人的功能。学校历史档案就像是一部体系健全、内容丰富的教材，它将学校的发展过程展现出来，其中有学校的成功和失败的案例，有感染和启发的内容，也有学校的杰出人物和重要贡献，师生和校友能够从大量的信息中获取所需要的资料加以利用。通过档案将先人报效祖国的案例展示给大家，能够激发学生的爱国热情，从而更好地为祖国奋斗；通过档案将名人、院士成就展示给大家，能够使学生受到鼓励，从而坚持自己的理想和信念，奋发向上，积极进取；通过档案将校友所进行的捐赠、捐资助学的事例展示给大家，使学生养成回馈母校、回报社会的信念。档案具有层次性和系统性，通过对档案中校史文化的全方位、多角度进行挖掘整理，学生会找到自己学习的榜样，从而形成一种积极向上、奋发有为的文化氛围，使学生在这样的文化氛围中更加坚强和自立，提升自己的精神品质，即使学生毕业以后，通过自己在学校养成的良好品质，依然能够做一个诚实、善良的人，在遇到各种事情也能够从容面对。档案的育人功能使得学校既能够进行知识传授，也能培养出合格的人才。
2.3使校史文化得以传承
校史文化的建立需要漫长的过程，档案作为学校文化的积累，也是逐步建立和完善的，通过档案对校史文化的传承，学生会对母校有更深厚的感情，增强母校和校友之间的联系，有的学生毕业多年依然对母校念念不忘，对母校所给予的支持和鼓励会转化为动力，对社会做出卓越的贡献。通过档案對校史文化进行保存和传播，校史文化逐渐获得深化和发展。高校管理人员对档案所进行的每一次收集、整理、开发和利用都是一种创造过程，虽然没有改变档案历史的真实记录，但是对于学校历史却有了更加清晰的认识。每一次的收集和整理都会有新的收获，会使学校的文化得到进一步的丰富和发展，校史文化在发展中需要过滤和沉淀，将杂质去掉，留下本质内容，作为学校的精神。比如清华大学的精神是自强不息、厚德载物；北京大学的精神是爱国、进步、民主、科学；中山大学的精神是博学、审问、慎思、明辨、笃行等等。通过各学校档案对历史的记录和传承，各高等院校会逐步形成自己特有的文化内容和精神，并在以后的发展中进行深化和延伸。档案具有重要的价值，不仅能够对高校的历史进行记载和传承，还能够进行文化的提炼和升华，形成高校的灵魂。
3 结束语
档案管理和利用是高校校园文化建设的重要内容，如何进行档案管理和利用，需要管理人员不断进行深化改革，寻求有效的方法。学校是不断发展变化的，而校史档案是学校的见证者。通过档案能够对高校有更深刻的认知，激发师生对学校的热爱，有利于学校文化的传承。
参考文献：
[1] 崔沽.浅谈高校档案在校史建设中的作用[J].长春教育学院学报，2014（8）：126- 127.
[2] 邱艳.高校校史资源的开发及利用研究[D].安徽大学，2015.
[3] 孙永超.大学文化视域下的高校校史文化建设研究[D].吉林大学，2014.
[4] 柴松青.大学校史文化的思想政治教育价值研究[D].西安建筑科技大学，2014.
