档案防灾减灾与应急管理探究

    肖鹏 张栋

    摘要：防灾减灾与应急管理是档案工作中的重要组成部分。本文分析了国内档案防灾减灾与应急管理中存在的问题，为更好地维护和确保档案的安全提出了相应的防灾减灾应急管理对策。

    关键词：档案 防灾减灾 应急管理

    档案承载着“记录历史、传承文明、服务现实”的重要作用，是维护党和国家历史真实面貌的崇高事业。确保档案的安全是档案工作的永恒主题，也是档案工作者的首要职责。

    一、档案防灾减灾与应急管理中存在的问题

    随着近些年国内外灾难的频发以及档案安全问题的凸显，此项工作逐渐受到各级档案部门的高度重视。各级各类档案部门基本都能按照档案设施、设备的相关要求进行管理，并制定相应的应急预案。但即便这样，一旦灾难来袭，尤其是面对重特大灾难事故，仍会显得势单力薄、力不从心，仍旧会产生巨大损失。这就暴露出在档案防灾减灾和应急管理中存在的诸多问题。

    （一）思想认知不够，缺乏防范应急意识

    随着近些年档案事业的飞速发展，各种现代化档案馆竣工落成，档案科学保管技术得到进一步提高。一方面，新建档案馆的防灾抗灾能力较强，档案保管技术的进步也使得档案的安全有了更好地保障，这都在一定程度上降低了档案在灾难中的受灾程度，但防灾抗灾能力的增强，也会助长档案工作人员麻痹大意的思想，在工作中出现疏漏，在灾难来临时措手不及，从而造成不应有的损失。另一方面，灾难应急管理强调“以人为本”原则，在灾难中确保人的生命安全是放在第一位的，档案的安全往往容易被忽视，这在一定程度上增大了档案受损的风险。

    （二）预防范围狭窄，考虑不够全面

    突发事件包括很多种类，有地震、洪水、火灾等自然灾害，也有战争、破坏等人为灾害。很多档案部门的预防范围和应急机制的建立对于灾种考虑得不够全面，往往仅侧重于火灾、水灾、病虫害等一些常见灾害的防范和应对，人为突发事件和不常发生的灾害很少被考虑在内，一旦发生特殊灾害，制定的理论没有任何参考借鉴价值，并会延误档案抢救时机，为档案安全埋下隐患。另一方面，在信息化普及的今天，档案部门安全防范的主要内容不应只停留在库房的“八防”管理（防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗）和档案实物的安全管理上，电子档案、电子文件及载体的安全保管，档案数据库的维护等都应列入预防范围。

    （三）应急预案空洞，缺乏可操作性

    档案部门应根据其所可能面临的突发事件类型及其严重程度制定完整的应急预案体系，做好相应的防范准备工作。但从目前各地、各级档案部门制定的应急预案内容来看，其结构大致相同，基本包括总则、应急预案启动条件、组织指挥体系及职责任务、应急处置保障措施、应急响应和灾后救助、附则等几部分，具体内容也大同小异，基本上是一些原则性的陈述，没有结合本部门的实际情况，内容空洞，可操作性不强，对抵御灾害十分不利。

    （四）制度执行力弱，缺少实战演练

    制定应急预案的目的，是灾害发生时能够最大限度地确保档案的安全，实战演练对于应急预案的实施效果起着至关重要的作用。应急预案制定后，档案部門应经常开展应急预案演练，增强档案工作人员的安全应急意识，提高应急处置管理能力，检验应急预案的科学有效性。但应急演练实战工作往往没有得到档案部门的重视，应急预案往往成了纸上谈兵，没有发挥出其应有的作用。

    二、档案防灾减灾应急管理对策

    （一）高度警惕，强化防灾应急的意识

    现代化的档案库房建筑及新型的科学保管技术为档案的安全性增添了坚实的武装保障，但面对日益频繁而复杂的各种突发事件，各级档案管理部门仍然需要时刻保持高度警惕，树立危机意识。

    日本、美国是地震灾害频发的国家，其档案部门有着很强的抗震防灾应急管理意识。档案部门为员工举办不定期的抗震防灾知识培训，在宣传手册或相关网页上提供抗震防灾的基本常识，提高用户的防灾应急意识。“9·11”事件更让美国民众及档案部门懂得灾难的来临永远是猝不及防的，此后美国档案部门防灾意识得到了进一步的加强。

    从“9·11”事件到汶川大地震，各种人为的、自然的灾难不仅给社会带来了巨大的人员伤亡和财产损失，也对保存人类历史记忆重任的档案工作提出了严峻挑战。各级档案部门应充分认识到突发事件危害的严重性，加强防灾教育和指导，形成警醒的防灾意识，切实做好防灾及应急管理工作，使档案受损的风险降至最低，保证档案馆及馆藏档案的绝对安全。

    （二）完善备份制度，做好防灾备份工作

    做好档案、档案信息管理系统及电子数据的备份工作，是抵御突发事件破坏、确保档案安全的一项重要措施。我国各级各类档案馆在建国初期用于战备的“后库制度”逐步弱化后，档案的备份和异地保存问题也随之淡化，但是国内外各类突发事件造成的档案损失提醒我们，需要重新审视重要档案异地异质备份管理的必要性。

    国外一些发达国家的档案部门出于安全考虑，均建立了档案异地保存和备份制度，尤其对重要、敏感档案更是严格保证其安全无损。如美国档案馆、图书馆和博物馆都提出了“安全库房”概念，要求保护历史遗产尽可能万无一失。

    各级档案管理部门应重视研究制定重要档案异地备份管理制度，对本级重要档案及电子文件实行异地备份和异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全。省级以上档案馆应以选择相聚300公里以上，不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方建立异地备份为宜。对所有已有各种形式复制件的档案原件要进行封存，定期检查安全，无特殊需要不再对外提供利用。

    （三）深入调查研究，制定科学合理的应急预案

    应急预案是指预防灾害发生的具体措施，或灾害发生时降低人员和档案遭受损害程度的防护措施。档案部门的应急预案是处理灾害过程中的行动纲领，是加强人员安全和档案保护的有效工具。

    国家档案局高度重视档案的突发事件应急处理工作，制定了《档案工作突发事件应急处置管理办法》，强调“突发事件应急处置工作应贯彻统一领导、分级负责、及时反应、果断决策、合作互助的原则”，“县级以上档案行政管理部门、国家档案馆、中央和国家机关档案部门，应建立严格的突发事件防范和应急处置责任制，制定相关工作预案，切实履行各自职责，保证突发事件应急处置工作有序进行”。

    各级档案部门在应急预案制定之前应开展必要的调查研究工作，对本地区历史上曾经发生的灾害进行梳理，认真研究各种突发事件的产生原因、表现形式、造成的危害、发生的频率以及有效的应对措施等，明确需要构建应急预案的类型，结合本地区自然环境的特点制定应急预案。同时，要分析本地区可能发生的各种灾害，制定不同的应急策略和应对措施，使应急预案真正转变为应对各种突发事件切实可行的具体操作行为。

    应急预案的制定，要坚持“以人为本”的原则，要科学、合理、全面、有效，并有针对性和可操作性。同时，要建立日常应对各种突发事件的应急工作组织，确保应急工作的组织保障；建立应急反应工作机制，确保应急工作的及时展开；制定各种应急措施，确保应急工作的有序进行；制定善后处理机制，减少次生危害的发生。

    （四）加强应急演练，提高应急管理的能力

    俗话说“拳不离手，曲不离口”。档案防灾计划的价值在于长效，执行计划的能力在于常练。实施应急演练是检验应急预案是否科学合理的有效方法，它能够提高档案人员对灾害的熟知度，增强对灾害的警惕性；培养工作人员的技术素养和应对灾难的良好心理素质；降低灾害处理过程中的人为错误，减少时间损耗；及时改进防灾应急工作，进一步完善应急机制；能够丰富实战经验，有效提高防灾应急管理技能。

    档案部门应高度重视应急演练，积极开展防灾减灾的宣传教育活动和应急处置培训工作，把应急演练作为本部门一项日常性、经常性的工作，真正把加强防灾减灾和应急演练工作落到实处，不断提高应对各种突发事件的实战能力。

    （五）明确重点，及时开展灾后的抢救恢复重建

    灾情发生后，各种灾难对档案的影响仍然存在，极易发生次生危害，并可能进一步扩大受损程度，灾后的及时抢救恢复工作对确保档案的安全同样十分重要。

    首先，应对档案各方面受损情况进行调查评估，包括实物档案、档案信息管理系统、档案馆库房建筑的受损程度、范围及潜在危险等情况，为下一步制定抢救方案及恢复重建工作提供依据。其次，应确定重点保护抢救对象，将年代久远、内容独特、价值珍贵的档案列入优先和重点抢救的对象，有重点、有针对性地进行灾后抢救。第三，根据档案受损的具体情况，选取适宜的抢救方法进行抢救。抢救方法应视现场具备的物资、设备等条件而定，抢救工作方案可以寻求相关技术专家论证帮助。最后，对受损的档案建筑，根据专业机构的评估鉴定进行维修加固和恢复重建。

    参考文献：

    1.国家档案局.档案工作突发事件应急处置管理办法[N]．中国档案报，20081002第二版.

    2.国家档案局.档案馆防止灾害工作指南[M]．中国档案出版社.

    3.杨安莲.国外档案机构应对突发事件的主要做法及其借鉴意义[J]．档案学通讯， 2009（1）.

    4.杨丽娟，姜景波.档案部门制定突发事件应急预案的思考[J]．兰台世界，2007（4）.

    5.常崴，鞠艳.档案应急抢救机制的建立[J]．北京档案，2005（11）.

    作者单位：国家安全生产监督管理总局档案馆中国航空工业集团公司