档案信息化建设为“新四区”建设服务的几点思考

    申玺朝 王桂云 张连星

    摘要：随着北京“新四区”规划的出台和不断推进，朝阳区档案系统以此为契机，就深化档案信息化建设进行了思考。

    关键词：档案信息化 北京 新四区

    2010年3月30日，北京市委书记刘淇、市长郭金龙到朝阳区调研时提出建设“新四区”的发展战略，2010年10月15日至18日在北京举行的党的十七届五中全会明确提出“全面提高信息化水平”的要求，这对于开启“新四区”建设新征程的朝阳，信息资源整合与开发的需求急剧加强，档案工作，特别是档案信息化①工作面临着新的、更高的要求。

    一、朝阳区档案信息化工作现状

    按照《北京市朝阳区“十一五”时期档案事业发展规划》及《朝阳区“十一五”数字档案馆暨档案信息化建设分步实施方案》的要求，朝阳区依托区政务信息平台，以数字档案馆建设为重点，以推广应用朝阳区档案信息管理系统软件为基础，与全区电子政务建设同步协调发展，构建起互联互通、信息共享的朝阳区档案信息化体系。朝阳区档案局（馆）在充分考虑自身工作的实际情况和区域内各立档单位特点的基础上，依据国家和北京市档案信息化建设的有关规定与技术标准，先后制定出台了《北京市朝阳区档案信息管理软件及系统集成建设方案》、《北京市朝阳区档案馆目录数据库结构规范》及《关于规范档案室纸质档案数字化工作的意见》等一系列管理办法与技术规范，为保障全区档案信息化建设快速有序、科学合理地健康发展奠定了坚实、良好的制度基础。自1989年建立首个馆藏档案专题数据库以来，朝阳区档案馆不断加大馆藏档案数字化的建设力度，目前已建成馆藏档案数据库28个，数据条目总数达410余万条，馆藏档案案卷、文件级目录全部实现机读检索，馆藏纸质档案原文数字化总量达到7501398页，占馆藏总量的35.7%。此外，馆藏珍贵、易损、涉及民生和利用频繁的婚姻、招工、知青、农村集体土地使用审批等类档案全部实现原文数字化检索。启动归档电子文件网上传输系统，实现了各立档单位通过网络向区档案馆移交電子目录及原文的根本性变革。截至2009年底，朝阳区档案馆累计接收归档电子文件257969条，实现了文档一体、综合管理、馆室衔接的目标。目前，朝阳区档案局（馆）已构建起覆盖全区的担负档案信息采集、存储管理、传输利用三大功能的档案信息化功能模块。信息采集功能模块由朝阳区档案信息管理系统软件及朝阳区政府规范性文件传输系统组成，实现各立档单位进馆电子文件目录及电子文件数据的上传工作；信息存储功能模块由6台惠普服务器及档案馆管理软件系统组成，实现各种目录数据库、档案原文数据库、照片档案数据库、多媒体数据库的存储管理，承担办公自动化、政府网络信息发布、在线利用、邮件等管理服务功能；信息传输利用功能模块依托朝阳区档案局（馆）内网和外网向社会大众提供利用服务。随着馆藏档案数字化快速推进，为满足数字化档案数据量急剧增长和保障数据安全的需要，档案局（馆）利用区信息化专项资金及区财政专项资金100余万元增置了30T磁盘阵列及附属设备用于数据存储；建立了档案调阅系统服务集群，双机备份；建立机房监控系统，对机房环境、温湿度、UPS电源等进行监测管理。档案信息化建设在合理配置档案信息资源、奠定科学管理基础的同时，实现了档案信息资源挖掘与共享的最大化，使档案工作服务全区中心工作和社会发展的能力得到了极大强化。检索时间缩短，接待效率提高，行政成本降低。档案信息化建设在有效带动全馆、全区档案信息资源整合的同时，凭借模糊检索、族性检索的优势，解决了传统手工检索工具在利用者无法准确提供档案形成年代、形成单位、文件题名等检索条件时难以查询的问题。档案信息利用途径进一步丰富，在互联网上提供全部开放档案目录检索服务和部分开放档案原文阅览服务，改变了以往只能来馆查阅的单一形式；同时，在互联网上推出《朝阳区城市建设成就展》、《知荣辱、树新风、共建和谐新朝阳》、《朝阳人民迎奥运》、《奋进·发展·辉煌——纪念朝阳区建区50周年成就回顾展》等多个网上展览，摆脱了传统实体展览受场地、规模及开放时间的限制，进一步拓展了档案宣传教育的范围与途径，强化了档案的社会教育功能。

    二、档案信息化建设的现状

    仍未能达到服务“新四区” 建设的要求

    “新四区”发展战略对全区各项工作提出了更新、更高的标准，而目前朝阳区档案信息化水平虽已初具规模，在北京市十六区县中位居前列，但在以下几个方面仍存在不同程度的差距与不足：

    1．档案信息化制度建设尚未健全完善。随着电子文件中心的建立，电子文件和电子档案数量急剧增加，而与之相应的技术标准和管理规范仍未完全配套，未能覆盖电子文件与电子档案流转的全过程，难以确保电子文件有效准确的归档、采集和整理，以及电子档案的齐全、完整、真实和有效。目前朝阳区拥有的朝阳档案信息内网、朝阳档案信息外网、区档案馆档案管理专网等三个档案信息网络的档案数据信息内容与控制级别不同，不同网络的访问权限不同，同一网络不同文件的访问权限也不同，尚未形成一套完善的分级管理体系，难以对不同内容、不同级别的信息分别进行选择、审核和提供利用。随着“新四区”建设的推进，档案工作的涉及范围和覆盖领域将愈加广泛，档案的内容、类型也将愈发复杂多样，现有的档案数据库结构规范将难以满足新生档案数据管理需要。

    2．全区数字化档案信息资源建设与档案信息网络化服务功能尚不能完全满足“新四区”建设的需求。目前朝阳区档案信息化建设中数字化档案信息资源总量不足、档案信息网络化服务功能欠缺、档案信息网络系统安全存在隐患等问题，与“新四区”发展的总体战略目标和《北京市朝阳区经济和社会第十二个五年规划纲要》中建设国际信息传播枢纽、打造信息互联的智能城市任务的要求仍有较大差距，制约着朝阳区建设过程中信息的有效供给和快速利用。截止到2009年底，区档案馆馆藏档案271457卷，39356件，虽然自2006年起加快了馆藏档案数字化的步伐，截至目前已完成馆藏95671卷、2万余件档案的原文数字化工作，提前完成了“十一五”的既定目标。但由于馆藏档案总量基数大，数字化档案信息资源总量与馆藏总量相比仍偏低。目前仅占馆藏全部档案的35.7%，仍有相当大部分的档案亟待通过扫描加工转化为数字化档案信息资源。朝阳区各单位档案室室藏纸质档案数字化工作于2008年启动，而各单位档案室受数字化工作启动时间短、硬件设施不到位、软件应用不熟练和人员素质偏低等因素影响，室藏档案的数字化进程相对缓慢，数字化档案信息量较低。朝阳区数字档案馆系统平台构建尚未建立物理隔离于国际互联网的全区档案与电子文件管理平台；尚未建立依托朝阳区政务内网，面向全区各机关提供档案与电子文件服务的档案信息资源共享平台；档案信息外网存储容量受限，不能满足社会公众利用开放档案原文、获取档案信息的需求。原有的朝阳区档案管理软件在功能服务和数据存储量方面难以满足当前需求，并且尚未集成整合档案馆与档案室档案管理、电子文件中心管理和档案数字化等全方位功能。

    3．档案信息与电子文件管理存在安全隐患。目前尚未建立完全隔离于国际互联网的朝阳区档案信息内网，信息安全难以保障，制约着档案信息的网上利用；网络安全风险必然导致各部门对于档案网络上传、利用等环节的安全顾虑，档案资源整合难以有效开展；存储策略的制定、存储格式与介质的选择、信息备份与恢复等多方面因素，导致有效确保数字化档案信息与电子文件信息安全与长久保存的复杂性。

    造成以上问题的原因可以概括为：档案形成过程具有长期性和连续性，而档案的信息化工作启动则相对较晚，导致档案馆以及各基层档案室的档案存有总量、增长数量与已数字化档案数量与增长量之间的巨大反差；信息安全问题的解决并非档案馆一家单位能够独立完成，而是涉及全区各相关单位，因此，需要涉及提供网络资源的多部门共同进行整体规划，联合互动，通力配合；目前，全国各地区、各机构的档案信息化建设总体上处于自发状态，档案信息化建设各自为政的弊端导致工作开展的随意性和任意性，总体有效性难以保证，而且由于缺乏有效的协调和指导，造成成本偏高、工作效益低下；朝阳区各机关档案室工作人员中普遍存在计算机知识欠缺、档案管理软件操作不熟、兼职过多、更换频繁等问题。

    三、为提高档案工作在“新四区”建设中的贡献率，

    朝阳区档案信息化建设的改进措施

    1．统筹规划，统一标准，确保档案信息化建设有序开展、档案信息化规范标准不断完善。 按照统一规划、统一标准的原则，紧密围绕全区工作重心，结合朝阳区实际统筹规划档案信息化建设，确保各环节工作有序开展；同时，依照国家相关规定，按照打造世界城市的要求，瞄准国际化标准，继续完善朝阳区档案信息化标准体系的建设。通过进一步研究、制定和完善电子文件归档、采集和整理技术标准、数据库结构与数据交换格式标准、档案信息等级管理标准等相关业务规范与标准，制定档案数据库设置规划，逐步推进电子档案管理的制度化和规范化，确保电子文件与电子档案的齐全、完整、真实、有效和安全快捷利用。

    2．进一步加快数字化档案信息资源建设，为满足“新四区”建设高速增长的档案信息需求奠定基础。“十二五”期间，朝阳区档案馆将继续全面实施数字化带动战略，加快馆藏档案原文数字化工作进程，目标是至“十二五”期末档案原文数字化率达全部馆藏档案的60％，即：馆藏档案12.8万卷实现原文数字化，因档案幅面规格不同，统一折合A4幅面后约需扫描档案1470余万张。要求朝阳区属各单位按照相关规定，全面实施室藏档案数字化工作，完成“十二五”期间形成的全部档案的原文数字化，并且在向档案馆移交档案的同时移交齐全配套的数字化副本，以解决区属各单位档案室档案数字化进程相对迟缓的问题，实现全区数字化档案信息资源的有效整合。

    3．不断完善档案信息网络化服务功能，为“新四区”建设提供高效快捷的档案信息构建平台。“十二五”期间，区档案馆计划开发建设档案馆档案与电子文件中心管理平台，该管理平台将建成DAS直连模式的双磁盘阵列，物理隔离于国际互联网，实现档案馆档案信息收集、管理、存储与利用全过程的智能化管理。研发朝阳区档案室档案管理系统软件，并为区属150家单位档案室档案管理软件运行维护提供保障，实現档案室对本单位档案信息收集、归档、管理、存储、利用、移交的现代化管理，实现与档案馆档案管理系统、本单位办公自动化系统的数据交换。依托朝阳区政务内网，利用移动电子政务平台，应用3G、多媒体等技术，建成全区档案和电子文件中心利用服务平台，实现建设完善公共服务门户，推动跨部门服务事项整合，增强无缝化、个性化服务能力，改善公共服务质量和有效降低政府总体行政成本。升级改版档案局馆网站，利用互联网，为社会公众提供开放档案原文、档案编研成果、档案网上展览等经过编辑加工的档案信息；实现政府信息网上公开，加大主动公开力度，不断改善公共服务质量。

    4．全力维护数字化档案信息安全。首先，加强档案实体安全保障体系建设。完成朝阳区档案馆旧馆温湿度调控系统和计算机安全系统的升级改造，确保安全设施稳定运行。朝阳区档案馆新馆要设置以中心控制室集成管理的视频监控系统、红外报警系统、门禁系统、火灾自动报警和自动消防灭火系统、库房温湿度检测调控系统、空气检测和调控系统、馆区周界防护装置和电子巡查系统、通讯系统、电力系统和计算机安全系统等安全设施。重要档案配置减灾、防灾设备。其次，加强和完善档案信息安全保障体系，建立档案信息安全保障体系框架，建设符合档案信息安全保障要求的档案信息管理系统和数据中心，包括：添置与更新内外网站服务器、区档案馆在线式UPS电源、计算机桌面监测软件配备、机房监控系统升级、服务器运行状态监测、本馆网络和接入点防火墙配备、接入点和内网端口监听与监测、网络安全状态入侵检测等。第三，建立本级电子文件和电子档案的异地备份库，对已有备份件、复制件的档案原件实行封存管理。2012年以前要完成馆藏重要档案的异地异质备份，完成电子文件的同城备份，同时做好各单位档案室电子文件的保管、保密、备份、提供利用等环节档案与电子文件安全保障的监管。

    5．加强档案信息化建设的智力支持。 一是加大专业人员技术培养力度，保证专业人员对网络技术、数字化技术、信息管理技术等计算机前沿技术的掌握，形成一支适应不同层次需求，结构合理的信息技术人员队伍；二是提高全区档案人员运用信息技术和装备的能力，适应建设信息化发展对专业人员的要求；三是进一步加强高素质、复合型信息化管理人才的引进培训力度。通过不断强化专业人员培养和高素质人才引进，为档案信息化建设提供智力支持，保证档案信息化工作的可持续性发展。

    综上所述，虽然当前朝阳区档案信息化工作已取得了可喜成果，在全市十六区县中已位居前列，但以世界城市的视角客观审视朝阳区档案信息化工作与朝阳区建设现代化、国际化的“新四区”战略定位和发展要求相比，仍存在较大的差距和不足，朝阳区档案局（馆）档案信息化建设将在“十二五”期间，继续全面实施数字化带动战略，以建设数字档案馆为重点，通过强化软、硬件建设，为朝阳区实现“新四区”发展战略的总体目标贡献应尽力量。

    注释：

    ①档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。档案信息化的基本内涵包括：档案信息利用的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。

    作者单位：北京市朝阳区档案局