如何撰写二级秘书业绩评估报告
摘 要：在进行国家二级秘书职业能力鉴定时，单独增加了一项“业绩实证评估”考试内容，这是一种非常新颖的鉴定方式。本文拟从如何选题展开，再以案例作参考，力图破解这一独特而颇具挑战的鉴定方式。
关键词：二级秘书；业绩评估报告；撰写可行性报告
基金项目：重庆青年职业技术学院2016年度校级课题：“基于工作过程系统化开发高职院校商贸类专业学生行政管理能力的策略研究”，资助成果，项目编号：CQY2015Y016
根据《国家职业标准秘书》，二级秘书是我国秘书职业资格等级中的最高级别，也就是最高级秘书。所以在进行职业能力鉴定时，单独增加了一项“业绩实证评估”考试内容，这不仅有别于秘书其他级别[1]的考试内容，更是在其他职业资格等级考试中所从未出现过的考试方式，是一种非常新颖的鉴定方式。“业绩实证评估”由五个模块构成，现就 “撰写可行性评估报告”第三个模块进行专题探讨。
1 考题分析
该模块主要评估的是考生撰写可行性评估报告的能力，而这也是
秘书发挥参谋作用的重要证明[2] 。可行性报告围绕经济建设项目或行政管理方面的内容，就项目的必要性、项目的经济可行性和技术可行性、组织管理的可行性和社会的可行性等方面进行分析，并根据以上对项目的可行性分析，应该得出一个该项目是否可行的结论。当然，这里面非常重要的环节是对项目的分析，并提出具体的操作方案。
在撰写过程中，首先要写清楚项目的背景，项目实施的相关因素和主要目的和意义；其次要对项目进行较详细的情况分析，要求列举事实，运用系统分析方法，综合考虑各方面的因素，对项目实施的可行性作出客观、全面而准确的预测、不同类型的可行性报告在该部分通常具有不同的侧重点；第三部分是对项目如何开展进行具体叙述，这也是方案的中心部分；第四部分对该方案的优缺点进行评价；第五部分对该方案的实施步骤进行描述；第六部分是结论。
在撰写可行性报告中，一定会对方案进行多次修改，涉及到草稿和讨论稿，但此模块同第二模块“制定工作计划、监控目标完成”不同，只需提交正式稿即可。
另在证人证词部分需要对报告和完成报告的过程进行评估，在其中特别要突出“收集资料”、“组织论证讨论”等方面的能力。
2 案例参考
第一部分：自述背景情况
标题：公司营销体制改革可行性报告
撰写时间：2012年12月
地点：公司营销中心办公室
立项原由：通过营销体制重构，消除原有销售体系的弊端，使企业资源得到优化配置，发挥营销体系的最大功能，实现企业的营销目标和战略目标。
第二部分：证据内容
公司营销体制改革可行性报告
一、项目背景及概况
公司在国内同行业中已具备明显优势，经济规模连续四年居同行业之首，成为重庆市推进新型工业化的重点企业。公司发展的总目标是：经济规模行业最大、优势明显；技术水平领先国内，追赶国际；经营管理规范高效，灵活有序；企业文化独特优秀，持续创新。建立完善现代产权制度，建成具有持续创新能力和国际竞争力的上市公司。
在这样的大背景下，公司急需打破常规进行跨越式发展，调整营销体制与模式，实现公司制定的长远目标。
公司目前实施的营销体制是“两极销售”体系，即公司的营销职能由公司各网点和各分厂销售部门承担。这种营销体制在公司历史上曾发挥巨大作用，在开拓市场、提高市场占有率上效果显著。但随着市场覆盖面的增加，销售人员的增多，这种营销体制的弊端逐渐体现出来，抢夺市场、互相扯皮的事情时有发生，公司认为应该逐步理顺营销体制，将销售力量合成一股绳，变“二级销售”为“一级销售”体系。
二、情况分析
两级营销体系具有其优劣势，具体来讲：
1.优点
（1）从某些角度来看，两级销售能最大限度地发挥各个分厂的积极性，每个分厂作为独立经营的主体，自主性较强，并为实现分厂的收益最大化而努力；
（2）每个分厂都必须而且能够面对市场，依据市场需求及其变动趋势调整产品及其结构，从而提高了各分厂的适应性和经营灵活性。
（3）总部员工较少，组织结构较为扁平，能节约总部管理成本。
（4）交叉销售呈现出庞大而复杂的销售网络，市场的渗透能力较强。
2.缺点
（1）两极销售，特别是分厂销售职能的体制，影响公司对市场信息的精确把握，对整体市场的了解不全面、不详实，难以从整体上把握市场动态，除非设立专门的市场调查部门，否则相关分厂不会主动整合相关信息。
（2）两极销售体系将不利于成套项目产品的销售，因分厂销售体系和网点销售体系各自独立，协同较困难，在现在用户希望公司能提供系统化解决方案的背景下，这样的结构体系限制了公司发挥整体优势，也不利于充分整合面向分销市场的销售资源，约束了有效实施对分销网络进行开发、管理与支持的能力。
（3）统一的价格体系难以形成和维护，内部价格竞争激烈，多次发生争夺客户的情况，降低盈利率，损害公司的总体形象。
（4）营销服务水平较低或执行效果不能很好满足客户需求，影响企业经营业绩。
三、项目内容
1、主要思想
由营销中心全权负责公司销售，原分厂销售队伍和网点销售队伍均纳入营销中心管理。
2、营销组织架构
营销组织架构的主要内容是：将两级销售体系下各类资源整合到统一的“营销中心”，其下成立各大区，负责各区域专门的销售业务，原销售人员根据自愿原则到加入到各大区。
3、该营销模式的关键点说明
（1）价格体系管理
分厂负责成本核算，营销中心制定出统一的产品出厂价格及其目录（根据分厂提供的成本），以及各级价格管理权限。
（2）客户开发与管理
1）老客户的深度开发与维护
在方案执行前，各自开发与维护的老客户，采取老客户备案制，由各销售人员优先负责，如2年之内该老客户没有订单，则取消其优先权。按照区域原则，各区域客户由大区经理整体安排。
2）新客户的开发与维护
新客户由各大区经理统筹安排。如出现跨区域客户，则根据业务项目总金额的大小，可以分为两种情况：
单笔业务总金额1000万以下的情况
采用客户开发首先申报制，率先获取客户需求详细信息并主
动接洽客户关键人物的，可以先向营销中心申报，经确认后先接洽者享有销售谈判、合同签订优先权，后来者不得抢单。当后来者发现先接洽者提供的信息有重大失误（比如关键联系人、项目总金额、项目技术要求等），后进入者可以向营销中心提出要求参与该项目的竞投标，从而取消先接洽者的优先权。
单笔项目总金额1000万以上的情况
如果该项目业务总金额超过1000万，须报营销中心协调，组织双方共同联合竞投标。搭建专门化的公关小组，统一公关，统一行动。
4、营销费用管理
原则上营销中心对公司所有营销费用拥有监督管理的职责。
四、该方案的评价
1、该营销模式的优点
（1）真正实现“营销管理一盘棋”，有利于公司的战略发展。
（2）有利于全面塑造品牌，提高品牌知名度、满意度与美誉度。
（3）一定程度上缓解了内部价格管理较为混乱的现状。
（4）有助于原有两级销售体系中的销售队伍认清市场与竞争形势，把握未来销售业务的主要竞争态势与发展方向，培育营销的核心竞争力。
2、该营销模式的缺点
（1）可能影响分厂部分员工的积极性。由于各分厂的销售管理将纳入营销中心统一规划与管理，其管理职能重点将有所微调，从而导致分厂上上下下各级各类人员短时间内的不适应，进而对分厂生产、研发等相关人员的工作积极性产生一定程度的影响。
（2）营销体制的变革可能会影响各类销售人员在磨合期间的销售业绩。营销体制与组织机构的变化，以及销售流程上的变化可能使得各部门之间的协调大大增加，销售代表普遍面临一些新的问题如老客户如何维护、各部门如何联合开拓新老客户、利益如何分配等等，这些问题可能在磨合期不一定得到最优解决，从而在一定程度上影响营销效率。
五、该方案的实施步骤
改革方案主要采用内部培训会进行，培训会分四步走：
第一步：针对公司高级管理人员（含董事会、副总经理以上干部、总经济师、总工程师等在内）的内部讨论会、说明会。
第二步：针对原有市场部所有人员、各网点办事处负责人、各分厂厂长及销售副厂长、等召开扩大会议，就本方案进行解释与说明。
第三步：针对原有各销售部门销售主管、销售员工以及各分厂技术骨干、财务骨干、物流配送人员等部门与人员进行方案解读，以统一思想、统一行动。
第四步：改革方案正式通报集团公司其他相关职能部门，并组织专门会议向各部门（含财务处、人事处、技术研发中心、生产计划处、物流中心、等等）主要负责人进行解释与说明。
六、结论
该方案提出的新的营销体制改革适应了市场竞争的需要，充分考虑内部人员对未来新的营销体系的接受程度，能解决销售体系目前存在的各种问题，该方案将为公司销售目标的完成及公司战略目标的实现打下坚实的基础。
第三部分：证词描述
1、理顺营销体制一直是我公司的重要工作之一，在市场竞争日趋激烈，管理工作日益规范的趋势下，出台一份可行性报告，指导营销体制的逐步理顺已成为迫在眉睫的事情。该考生作为公司营销中心办公室副主任，一直全程参与该项目的建设工作，对公司情况、项目的基本条件较了解，并据此写出可行性研究报告的初稿。
2、在撰写过程中，该考生收集了大量的数据和资料， 发出调查信息并回收反馈信息，对结论的形成提出了合理化建议。
3、利用丰富的资料，该考生参与了多次会议讨论，就项目的合理性、必要性、可行性进行了论证，归纳整理了专家论证结果，为报告的最终编制做出了贡献。
4、总体而言，此份报告是一份结合公司实际的报告，是凝结了该考生心血和业务水平、业务能力的报告。目前该可行性报告的实施工作正在稳步推进中。
参考文献
[1]国家职业标准秘书（2006）[s].中国劳动和社会保障出版社，2006
[2]秘书国家职业资格培训教程二级秘书[M].中央广播电视大学出版社，2014
作者简介
田黎莉（1983-），女，重庆北碚人，中级经济师，硕士研究生，研究方向：企业管理、行政管理、市场营销。
关键词：二级秘书；业绩评估报告；撰写可行性报告
基金项目：重庆青年职业技术学院2016年度校级课题：“基于工作过程系统化开发高职院校商贸类专业学生行政管理能力的策略研究”，资助成果，项目编号：CQY2015Y016
根据《国家职业标准秘书》，二级秘书是我国秘书职业资格等级中的最高级别，也就是最高级秘书。所以在进行职业能力鉴定时，单独增加了一项“业绩实证评估”考试内容，这不仅有别于秘书其他级别[1]的考试内容，更是在其他职业资格等级考试中所从未出现过的考试方式，是一种非常新颖的鉴定方式。“业绩实证评估”由五个模块构成，现就 “撰写可行性评估报告”第三个模块进行专题探讨。
1 考题分析
该模块主要评估的是考生撰写可行性评估报告的能力，而这也是
秘书发挥参谋作用的重要证明[2] 。可行性报告围绕经济建设项目或行政管理方面的内容，就项目的必要性、项目的经济可行性和技术可行性、组织管理的可行性和社会的可行性等方面进行分析，并根据以上对项目的可行性分析，应该得出一个该项目是否可行的结论。当然，这里面非常重要的环节是对项目的分析，并提出具体的操作方案。
在撰写过程中，首先要写清楚项目的背景，项目实施的相关因素和主要目的和意义；其次要对项目进行较详细的情况分析，要求列举事实，运用系统分析方法，综合考虑各方面的因素，对项目实施的可行性作出客观、全面而准确的预测、不同类型的可行性报告在该部分通常具有不同的侧重点；第三部分是对项目如何开展进行具体叙述，这也是方案的中心部分；第四部分对该方案的优缺点进行评价；第五部分对该方案的实施步骤进行描述；第六部分是结论。
在撰写可行性报告中，一定会对方案进行多次修改，涉及到草稿和讨论稿，但此模块同第二模块“制定工作计划、监控目标完成”不同，只需提交正式稿即可。
另在证人证词部分需要对报告和完成报告的过程进行评估，在其中特别要突出“收集资料”、“组织论证讨论”等方面的能力。
2 案例参考
第一部分：自述背景情况
标题：公司营销体制改革可行性报告
撰写时间：2012年12月
地点：公司营销中心办公室
立项原由：通过营销体制重构，消除原有销售体系的弊端，使企业资源得到优化配置，发挥营销体系的最大功能，实现企业的营销目标和战略目标。
第二部分：证据内容
公司营销体制改革可行性报告
一、项目背景及概况
公司在国内同行业中已具备明显优势，经济规模连续四年居同行业之首，成为重庆市推进新型工业化的重点企业。公司发展的总目标是：经济规模行业最大、优势明显；技术水平领先国内，追赶国际；经营管理规范高效，灵活有序；企业文化独特优秀，持续创新。建立完善现代产权制度，建成具有持续创新能力和国际竞争力的上市公司。
在这样的大背景下，公司急需打破常规进行跨越式发展，调整营销体制与模式，实现公司制定的长远目标。
公司目前实施的营销体制是“两极销售”体系，即公司的营销职能由公司各网点和各分厂销售部门承担。这种营销体制在公司历史上曾发挥巨大作用，在开拓市场、提高市场占有率上效果显著。但随着市场覆盖面的增加，销售人员的增多，这种营销体制的弊端逐渐体现出来，抢夺市场、互相扯皮的事情时有发生，公司认为应该逐步理顺营销体制，将销售力量合成一股绳，变“二级销售”为“一级销售”体系。
二、情况分析
两级营销体系具有其优劣势，具体来讲：
1.优点
（1）从某些角度来看，两级销售能最大限度地发挥各个分厂的积极性，每个分厂作为独立经营的主体，自主性较强，并为实现分厂的收益最大化而努力；
（2）每个分厂都必须而且能够面对市场，依据市场需求及其变动趋势调整产品及其结构，从而提高了各分厂的适应性和经营灵活性。
（3）总部员工较少，组织结构较为扁平，能节约总部管理成本。
（4）交叉销售呈现出庞大而复杂的销售网络，市场的渗透能力较强。
2.缺点
（1）两极销售，特别是分厂销售职能的体制，影响公司对市场信息的精确把握，对整体市场的了解不全面、不详实，难以从整体上把握市场动态，除非设立专门的市场调查部门，否则相关分厂不会主动整合相关信息。
（2）两极销售体系将不利于成套项目产品的销售，因分厂销售体系和网点销售体系各自独立，协同较困难，在现在用户希望公司能提供系统化解决方案的背景下，这样的结构体系限制了公司发挥整体优势，也不利于充分整合面向分销市场的销售资源，约束了有效实施对分销网络进行开发、管理与支持的能力。
（3）统一的价格体系难以形成和维护，内部价格竞争激烈，多次发生争夺客户的情况，降低盈利率，损害公司的总体形象。
（4）营销服务水平较低或执行效果不能很好满足客户需求，影响企业经营业绩。
三、项目内容
1、主要思想
由营销中心全权负责公司销售，原分厂销售队伍和网点销售队伍均纳入营销中心管理。
2、营销组织架构
营销组织架构的主要内容是：将两级销售体系下各类资源整合到统一的“营销中心”，其下成立各大区，负责各区域专门的销售业务，原销售人员根据自愿原则到加入到各大区。
3、该营销模式的关键点说明
（1）价格体系管理
分厂负责成本核算，营销中心制定出统一的产品出厂价格及其目录（根据分厂提供的成本），以及各级价格管理权限。
（2）客户开发与管理
1）老客户的深度开发与维护
在方案执行前，各自开发与维护的老客户，采取老客户备案制，由各销售人员优先负责，如2年之内该老客户没有订单，则取消其优先权。按照区域原则，各区域客户由大区经理整体安排。
2）新客户的开发与维护
新客户由各大区经理统筹安排。如出现跨区域客户，则根据业务项目总金额的大小，可以分为两种情况：
单笔业务总金额1000万以下的情况
采用客户开发首先申报制，率先获取客户需求详细信息并主
动接洽客户关键人物的，可以先向营销中心申报，经确认后先接洽者享有销售谈判、合同签订优先权，后来者不得抢单。当后来者发现先接洽者提供的信息有重大失误（比如关键联系人、项目总金额、项目技术要求等），后进入者可以向营销中心提出要求参与该项目的竞投标，从而取消先接洽者的优先权。
单笔项目总金额1000万以上的情况
如果该项目业务总金额超过1000万，须报营销中心协调，组织双方共同联合竞投标。搭建专门化的公关小组，统一公关，统一行动。
4、营销费用管理
原则上营销中心对公司所有营销费用拥有监督管理的职责。
四、该方案的评价
1、该营销模式的优点
（1）真正实现“营销管理一盘棋”，有利于公司的战略发展。
（2）有利于全面塑造品牌，提高品牌知名度、满意度与美誉度。
（3）一定程度上缓解了内部价格管理较为混乱的现状。
（4）有助于原有两级销售体系中的销售队伍认清市场与竞争形势，把握未来销售业务的主要竞争态势与发展方向，培育营销的核心竞争力。
2、该营销模式的缺点
（1）可能影响分厂部分员工的积极性。由于各分厂的销售管理将纳入营销中心统一规划与管理，其管理职能重点将有所微调，从而导致分厂上上下下各级各类人员短时间内的不适应，进而对分厂生产、研发等相关人员的工作积极性产生一定程度的影响。
（2）营销体制的变革可能会影响各类销售人员在磨合期间的销售业绩。营销体制与组织机构的变化，以及销售流程上的变化可能使得各部门之间的协调大大增加，销售代表普遍面临一些新的问题如老客户如何维护、各部门如何联合开拓新老客户、利益如何分配等等，这些问题可能在磨合期不一定得到最优解决，从而在一定程度上影响营销效率。
五、该方案的实施步骤
改革方案主要采用内部培训会进行，培训会分四步走：
第一步：针对公司高级管理人员（含董事会、副总经理以上干部、总经济师、总工程师等在内）的内部讨论会、说明会。
第二步：针对原有市场部所有人员、各网点办事处负责人、各分厂厂长及销售副厂长、等召开扩大会议，就本方案进行解释与说明。
第三步：针对原有各销售部门销售主管、销售员工以及各分厂技术骨干、财务骨干、物流配送人员等部门与人员进行方案解读，以统一思想、统一行动。
第四步：改革方案正式通报集团公司其他相关职能部门，并组织专门会议向各部门（含财务处、人事处、技术研发中心、生产计划处、物流中心、等等）主要负责人进行解释与说明。
六、结论
该方案提出的新的营销体制改革适应了市场竞争的需要，充分考虑内部人员对未来新的营销体系的接受程度，能解决销售体系目前存在的各种问题，该方案将为公司销售目标的完成及公司战略目标的实现打下坚实的基础。
第三部分：证词描述
1、理顺营销体制一直是我公司的重要工作之一，在市场竞争日趋激烈，管理工作日益规范的趋势下，出台一份可行性报告，指导营销体制的逐步理顺已成为迫在眉睫的事情。该考生作为公司营销中心办公室副主任，一直全程参与该项目的建设工作，对公司情况、项目的基本条件较了解，并据此写出可行性研究报告的初稿。
2、在撰写过程中，该考生收集了大量的数据和资料， 发出调查信息并回收反馈信息，对结论的形成提出了合理化建议。
3、利用丰富的资料，该考生参与了多次会议讨论，就项目的合理性、必要性、可行性进行了论证，归纳整理了专家论证结果，为报告的最终编制做出了贡献。
4、总体而言，此份报告是一份结合公司实际的报告，是凝结了该考生心血和业务水平、业务能力的报告。目前该可行性报告的实施工作正在稳步推进中。
参考文献
[1]国家职业标准秘书（2006）[s].中国劳动和社会保障出版社，2006
[2]秘书国家职业资格培训教程二级秘书[M].中央广播电视大学出版社，2014
作者简介
田黎莉（1983-），女，重庆北碚人，中级经济师，硕士研究生，研究方向：企业管理、行政管理、市场营销。
