馆藏优化与数字档案馆建设

    胡永贺 崔锋

    摘要：笔者透过时下兴起的数字档案馆建设，从中探索出进行馆藏优化的联系与契机，并在对馆藏优化与数字档案馆的概念做出解析的基础上，联系数字档案馆与馆藏优化，提出了馆藏优化建设的途径。

    关键词：馆藏优化 数字档案馆

    回首刚刚过去的“十一五”，我国档案事业在法制建设、资源开发、服务利用、理论研究等领域均取得了显著的进步，档案工作的内外部环境得到了空前的改善与提升，但值得关注的是，在档案事业取得快速发展的同时，依然暴露出了诸多不容忽视的问题，现代式发展难掩档案管理精细化的缺失，因此馆藏优化工作已被各界档案机构提到办事日程中。数字档案馆是信息时代的产物，数字档案馆的建设能够有效提升档案管理能力、资源开发能力与信息服务能力等，对馆藏优化也能够起到积极的推动作用。

    一、馆藏优化与数字档案馆概念解析

    顾名思义，馆藏是指档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。我国档案事业的发展历史源远流长，而随着时代的推进，现代信息技术广泛应用于档案工作中后，信息爆炸导致了档案数量的急剧膨胀，传统的档案馆藏管理方式遭遇巨大冲击，因此，对馆藏进行优化处理，保证馆藏档案的系统、完整、精致，是今后档案工作中追求效益、效率最大化的必由之路。

     “數字档案馆”是指存储和利用档案信息资源的信息空间，它是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。我国现有数字档案馆的建设，一般是以传统实体档案馆为依托，通过信息技术的加工处理，影响并改变原有管理方式，提升档案工作的内涵。通过数字档案馆的建设，能够为档案馆藏的优化工作提供契机，为档案工作精细化管理打开局面。

    二、馆藏管理过程中凸显的问题

    在传统的档案工作中，人们普遍将更多的注意力集中到安全保管上，近年来逐渐注重加强档案信息资源的开发与利用，档案工作的重心由保管向利用倾斜。馆藏管理工作紧密结合档案的内容与实体，对内容与实体的管理是现今档案工作的薄弱环节，馆藏管理过程中凸显了以下几点问题：

    1.档案收集难以达到完整、系统、精致

    众所周知，档案能否收集完整、系统，事关整个档案工作体系能否实现科学管理、方便利用，然而在实际工作中，档案的收集成效往往难以达到预期目标，症结大多出在归档制度落实难、监管乏力、档案人员业务能力有限等管理层面。站在企业档案收集工作的角度上看，《档案法》、《国有企业文件材料归档办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等，均对档案的收集工作做出了详细规定与要求，能够满足收集工作的法律制度需求，但在制度的落实与执行过程中遇到了阻力。

    我国档案事业近年来取得了令人欣喜的进步，但不可否认的是，档案工作在社会事业中的地位仍然偏低，社会档案意识依旧薄弱，因此在实际档案工作过程中，即便相关法律法规足够健全，而没有产生对档案工作的足够重视与一套完善的落实措施，档案事业短时间内难以取得跨越式的突破。如在企业档案收集过程中，档案移交方往往做不到完全按照移交要求进行归档，即便能够通过制度、商业合同等手段加以约束，移交方对档案工作的被动配合不可避免地将收集工作质量打上折扣，倘若档案接收方监管力度不够、档案人员业务素质达不到要求的话，收集工作更是难上加难。所以在收集工作中，需要档案移交方尊重归档制度，主动按照规定办事；档案接收方应提高业务素养，加强监管力度、检查准度，细心、耐心对待收集工作中的每一个细节，努力做到：“该归档的一个不少，不该归档的一个不多；归档入库系统、完整，科学管理精致、优化。”

    2.档案鉴定工作迟缓与馆藏压力的矛盾

    鉴定工作的内容有两方面：一是甄别档案的真假，二是判断档案的价值大小。

    笔者在对日常档案工作和社会档案事业的观察中发现，无论是国家各级综合档案馆，还是企业档案部门，对待鉴定工作大多是持过分谨慎、保守的态度。也就是说，档案部门在档案入库后，通常将其视为“不动产”，不愿轻易剔除、销毁已经丧失价值的档案，要么对其视而不见，要么一而再地推迟销毁计划，而最终导致的结果是日益增长的馆藏档案数量与有限的馆藏空间产生不可调和的矛盾。

    3.分级与精细化管理缺失

    档案数量日益增多、结构日渐多元，从而要求针对档案的管理能够“因材施教”，实行分级管理，进而逐步实现精细化管理。分级管理，是指按照档案的价值大小、实体保管状况、载体类型等，分别采取适当的管理措施，最终达到投入产出比的最大化、珍贵档案得到妥善保管的目的。在社会档案工作中，快速发展容易忽视基础工作中的细节，过分追求信息化、知识化等时髦标签往往适得其反，只有踏实下来做精、做细，才能为日后的快速、稳步发展打下坚实基础。

    三、数字档案馆建设与馆藏优化

    数字档案馆的建设伴随着现代信息技术的产生与发展应运而生。数字档案馆通过信息技术改变传统档案管理模式，创新档案信息服务方式，对馆藏优化提出了新的要求。

    1.收集渠道拓宽、关口把严，档案收集工作得到加强

    近年来随着办公自动化的广泛普及，电子文件海量产生，电子文件作为档案的一种类型出现，直接推动了数字档案馆的发展，反过来数字档案馆的建设也为电子文件的科学管理探索创造了条件。数字档案馆可以实现在线接口批量实时归档、移交与接收方在线互动式归档以及传统线下交接归档，档案的收集渠道拓宽，同时在收集程序中，通过数字档案馆设置多层关口，严格把关收集环节，定期审校已接收档案并督察未移交档案，通过数字档案馆的建设，让收集工作真正做到标准化、程序化，将档案人员逐渐从基础性工作中解放出来。

    2.虚拟化存储拓展馆藏能力

    馆藏空间是稀缺资源，如果不能用发展的思想指导建设档案馆，很容易在不远的将来陷入馆藏压力的困局。传统纸质档案占用空间大，加之近年来档案部门逐渐增强了对档案的集中保管，大量档案移交到档案部门，馆藏压力陡增。数字档案馆建立以后，电子文件取代纸质档案成为馆藏主体是未来的发展趋势，而电子文件的一大优势便是海量化存储。通过建立电子文件存储中心、电子文件异地异质备份中心，可以有效缓解馆藏压力，为档案的安全保管开拓了新思路。

    3.数字档案馆通过线上与线下流程化操作推动鉴定工作

    一般数字档案馆会在线操作各项档案工作，鉴定工作告别以往书面申报审批的途径，采取了在线提交鉴定请求、在线审批，同时结合线下鉴定小组会商的方式，高效高质地定期、不定期开展档案鉴定工作。应用鉴定工作在线程序的好处在于，通过预先设置既定程序，保障鉴定工作的合理性，责任明确，同时有利于档案人员及时上报鉴定请求，做到“早发现，早处理”，激活馆藏管理工作。

    4.精细化管理是数字档案馆推动馆藏优化的最终目标之一

    馆藏优化是数字档案馆建设的过程性目的，最终使各项环节做到精细化处理才是其最终目标之一。反思为什么档案事业在社会各项工作中没有得到应有的地位和重视，在笔者看来，最主要的原因不是出于档案工作是非主流、支柱性产业，而在于现有档案工作的水准很难实在地为社会创造令人瞩目的直接或间接经济、社会效益。但笔者同样相信，通过建设数字档案馆，做到精细化管理，将档案人员从繁琐的基础工作中解放出来，投入到创新信息服务、打造知识宝库、建设文化殿堂中去，档案事业的春天就不会远。

    作者单位：燕山石化档案管理中心

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