北京市档案信息资源整合共享的实践与展望
李立军
在档案事业发展中长期存在着一个悖论，这就是档案信息资源的有限性和社会公众对档案信息需求的无限性之间的矛盾。面对这个问题，传统模式的档案工作束手无策。数字技术的运用使档案信息与档案实体实现了分离，通过网络让档案信息能够最大限度地满足社会公众的需求，即档案信息资源的整合与共享。这不仅是在有限资源和无限需求之间的一个平衡点，而且是建设方便人民群众的档案利用体系的工作重点。
北京市档案信息资源的整合与共享工作经过多年扎实、稳步地实踐，随着“十二五”的开局，迎来了更好的发展阶段。
一、北京市档案信息资源整合与共享实践的回顾
北京市档案信息资源的整合与共享工作始于1992年。从北京市档案资料目录中心的成立到档案信息网站建设，从档案目录信息资源的整合到实施全面数字化战略，从市档案馆在互联网上推出开放档案案卷目录和部分全文数据到以民生档案信息资源为切入点的共享试点，我们为档案信息资源的整合与共享奠定了基础，积累了经验。
（一）档案目录信息资源整合已初具规模
1992年，按照国家档案局的要求，北京市档案局（馆）成立了北京市档案资料目录中心，以完成全国明清、民国和革命历史三个档案资料目录中心下达的任务，同时以北京市档案馆目录检索体系建设为依托，并逐步构建覆盖全市的档案资料目录数据库。市人大于1997年通过的《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第三十一条规定，“市综合档案馆应当建立全市性的档案资料目录中心，为利用者提供检索服务。专门档案馆和区、县综合档案馆以及单位档案机构按照有关规定向市综合档案馆报送档案资料目录。本市逐步建立综合档案馆、专门档案馆和单位档案机构相互联通、信息共享的档案信息网络”。
随着全国三个历史档案资料目录中心下达任务的完成，我市档案资料目录中心将工作重点转移到建国后档案资料目录采集工作上来。根据北京市档案信息化建设的要求，结合北京地区档案基础建设实际情况，从2004年起开展了建国后档案全宗概览、案卷级目录和文件级目录的采集工作，并制定下发了采集标准。截止到2006年底，全市综合档案馆建国后档案全宗概览和案卷级目录数据已经采集完毕，文件级目录数据采集工作正在进行。
经过市和区县档案馆多年的共同努力，截至2010年底，目录中心共采集包括全宗级、案卷级、文件级以及部分专题目录数据2357万条。
（二）实施全面数字化战略取得巨大成果
早在1997年，北京市档案馆就开展了馆藏档案数字化的初步实践，对第一次申办奥运档案进行数字化；1999年对馆藏声像档案进行数字化；2000年对馆藏市政公报进行数字化。在对这些试验性的数字化工作实践进行总结、论证基础上，北京市档案馆于2002年率先提出并开始实施全面数字化战略。截至2010年底，北京市档案馆累计完成馆藏纸质档案数字化121万卷，3500余万页，占馆藏总卷数的57.8%。馆藏照片、声像档案数字化也取得较大进展。
在全面数字化战略的带动下，各区县档案馆及各单位档案部门也都不同程度地开展了馆室藏档案的数字化工作。截至2010年底，全市数字化档案总量达到353万卷。
（三）不断成熟的档案网站成为重要的技术平台
作为我市档案信息资源整合与共享的重要平台，北京档案信息网从1997年起步，历经十余年的建设，已成为全市档案信息工作的门户网站。网站的宗旨是为社会提供及时、准确、方便、快捷的档案服务，承担整合全市档案信息资源，加强门户网站与各区县档案信息网站之间的相互交流合作，提供档案政务、档案信息服务，促进档案教育科研，宣传全市档案工作的任务。
市档案馆在2002年底就实现了在互联网上提供馆藏全部开放档案的目录检索服务。目前，在互联网上共有6个数据库，81万条开放档案目录，可供国内外的利用者在线查询。
2004年8月，市档案馆在互联网上实验性地推出28万页开放档案全文的在线阅览服务。截至2010年底，市档案馆在互联网上共推出180万页馆藏开放档案全文，可供社会公众在线阅览。同时，市档案馆利用政务网为31个市属单位提供了“一对一”的档案信息服务。此外，各区县档案网站亦全部推出了开放档案目录及部分数字化全文信息的检索阅览服务。
随着北京市档案信息网服务功能的逐步完善，网站的访问量逐年递增。以2011年1月的网站访问量为例，点击数已达762560次，页面浏览量为70904页。
（四）民生档案目录共享试点工作为共享的方式和手段积累了经验
实现建立一个覆盖全市的档案信息资源共享的利用体系的战略目标是一个巨大的系统工程，必须找准切入点。
按照国家档案局《关于加强民生档案工作的意见》，北京市档案局（馆）从实现“两个转变”、建立“两个体系”的高度，要求市和区县档案局（馆）加强馆藏民生档案的整理、审查及开放工作，建立民生档案专题数据库，更好地为人民群众的利用提供优质服务。强调加大档案信息资源整合力度，逐步扩大信息共享范围。2008年，市档案局（馆）成立课题组对市档案馆和各区县档案馆馆藏民生档案管理与利用服务现状进行调研，通过对各馆民生档案管理和利用现状进行分析，提出在全市国家综合档案馆范围内实现馆藏民生档案信息资源共享的实施方案，确定了先易后难、分步实施、逐项推进的原则。集中接收综合档案馆的民生档案目录数据资源，规范目录数据格式后分别针对是否开放档案目录采取不同的共享措施提供利用。采取在线或者离线的方式，完善资源共享机制，不断深化民生档案信息资源共享范围和程度。以此为切入点，力求为最终实现建立覆盖全市的档案信息资源利用体系的目标在搭建平台和具体实施方面积累经验、奠定基础。
北京市档案局（馆）就民生档案信息资源共享工作进行了专题研究，批准了开展全市综合档案馆民生档案信息资源共享试点工作方案，要求本着“成熟一批，起步一批”的原则，以民生档案目录资源共享试点工作为切入点，统一目录编制标准，以便资源整合共享，着手思考下一步工作，抓紧准备，加快推进档案资源共享步伐。
目前，在市和区县档案馆的通力合作下，已编制涵盖市档案馆和全部区县档案馆的《全市综合档案馆馆藏民生档案查阅指南》并在北京档案信息网上发布，主要包括民生档案内容、查阅手续、查阅信息、服务项目四方面内容。按照分布实施的原则，各馆已采集上报知青和招工档案目录373万条，将在统一数据格式及主要检索项基础上，分类汇总刻录光盘，分发各馆提供查阅利用。2011年，我们将进一步扩展民生档案目录信息整合与共享的范围。
二、北京市档案信息资源整合与共享工作中存在的问题
上述几方面工作，不仅是我市档案信息资源整合与共享在实践上的不断探索，而且是档案部门思想观念不断创新的过程。尽管取得了一定成绩，但总体来说，现有的状况与首都城市管理和发展建设对档案信息资源利用需求相比，特别是与社会公众对档案信息资源的多元化需求相比，还存在着非常大的差距。
（一）目录中心多年整合的目录信息资源尚未实现共享
尽管我市档案资料目录中心已经采集了数量巨大的目录数据，存储了相当规模的档案目录信息资源，但是要实现共享还需要做很多工作。由于多种原因，目录中心的工作还仅仅停留在采集、存储档案目录数据的工作状态，尚未采取有效的实现资源共享的方式和手段，还没有形成一套包括数据采集、数据管理、数据库维护更新和数据提供利用的完整运行机制，没有实现真正意义上的资源共享。
（二）档案信息网站尚未有效发挥其整合档案信息资源的功能
目前，虽然北京档案信息网和各区县的档案网站均已推出开放档案目录信息的检索服务，但基本上处于一种各自为战、自成一体的工作状态。作为档案系统的门户网站，北京档案信息网尽管在一些栏目上整合了区县档案网站的相关内容，但多是工作动态、业务活动、展览信息等内容，对于各区县的开放档案目录信息还未能进行有效整合。分析原因，既有档案目录数据在著录格式上标准不统一的问题，也有缺乏数据整合管理机制的问题。但更重要的是，我们对区县档案网站的宏观管理与统筹规划还远远不够。
（三）目录中心建设与档案网站建设需统筹规划、加强融合
加强目录中心工作和门户网站建设是我市档案信息资源整合共享的重要手段和有效措施。在档案信息资源整合共享过程中，目录中心和档案网站犹如车之两轮、鸟之双翼。目录中心在今后的档案信息资源整合共享工作中承担着巨大的数据整合业务平台作用，为作为共享技术平台的档案网站提供充足的档案数据信息支持。档案信息网站为社会公众提供的档案数据信息越多，就能在更大程度上满足社会公众对档案信息资源的多元化需求。因此，必须进一步加强目录中心与档案信息网站之间的统筹考虑、整体规划、形成合力，并在今后的数字档案馆建设中发挥和承担重要的核心支撑作用。
三、北京市档案信息资源整合共享展望
刘淇书记在市委十届七次全会上提出，“要从建设世界城市的高度，审视首都的发展建设，提高科学发展的水平，规划建设的档次和服务管理的水平”。2010年11月30日市委十届八次全会通过的《关于制定北京市国民经济和社会发展“十二五”规划建议》中提出了包括“文化大发展大繁荣”的今后五年首都经济社会发展的主要目标，提到了包括“档案馆”在内的公共文化设施与服务质量要达到世界先进水平，使北京城市文化软实力显著提升。市档案局（馆）局（馆）长陈乐人同志要求档案部门“要高起点、用长远和具有战略的眼光去看待审视我们的工作，要把我们的工作拿到全国去比，拿到世界去比”。作为北京城市文化软实力的重要组成部分，实现建立一个覆盖全市的档案信息资源共享的利用体系的战略目标，务必要站在建设世界城市的高度看待我市档案信息资源的整合共享工作。
2009年10月召开的全国档案馆工作会议确定了要用十年时间建成“覆盖人民群众的档案资源体系”和“方便人民群众的档案利用体系”的工作目标，强调各级国家档案馆要积极以多种形式进行档案资源整合，推进档案信息资源的社会共享。
刚刚印发的《全国档案事业发展“十二五”规划》提出，要实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务。
今后一个时期，北京市档案信息资源整合与共享工作将在总结实践经验的基础上，进一步向深度和广度发展。
从深度发展来看，将从全市综合档案馆馆藏民生档案信息资源共享试点这个切入点转而向覆盖全市综合档案馆馆藏开放档案信息资源的共享推进。北京市档案局（馆）已经确定了档案信息资源共享的阶段性目标：到2012年，实现全市国家综合档案馆馆藏开放档案案卷级目录信息资源的共享；到2015年，實现全市国家综合档案馆馆藏开放档案文件级目录信息资源的共享。随着档案数字化进程的推进，随着档案法律、规章等政策、措施的逐步完善，我市将逐步实现档案数字化全文的信息资源共享。
从广度发展来看，北京市档案资料目录中心作为我市档案信息数据整合业务平台，在继续做好采集整合全市综合档案馆馆藏档案目录信息的基础上，适时开展面向专门档案馆和单位档案机构的档案目录采集整合工作，为实现《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》所规定的“……本市逐步建立综合档案馆、专门档案馆和单位档案机构相互联通、信息共享的档案信息网络”的目标做好准备。同时，逐步改变以往主要以文书档案目录为采集整合内容的局面，不断丰富和完善目录中心的数据库结构。
我市档案信息资源整合共享的总体布局是，充分发挥我市档案资料目录中心的职能，统筹规划，统一组织，整合包括全宗级、案卷级、文件级目录数据以及全文数据的覆盖全市的档案信息资源。在统一标准、规范数据格式的基础上，依托北京市档案信息网和各区县档案网站，搭建网络共享平台，完善共享机制，不断拓展和延伸档案信息资源共享的广度和深度，最终实现建立覆盖全市的档案信息资源共享体系，为提升北京城市文化软实力，实现建设世界城市的宏伟目标做出北京档案人应有的贡献。
