医院档案管理现状及改进对策
张思盈 庄彩蓝
摘要：通过调查惠州市级、县级多家医院，了解各家医院档案管理现状，分析医院在档案管理工作中存在的问题及医院间存在的差距，找出问题根源所在，并积极探讨解决问题的方法，从内部、外部、本院及上级多途径、多方位寻找改进对策，推进档案管理规范化及现代化，逐步提高医院档案管理综合能力，整体提高全市档案工作管理水平。
关键词：医院 档案管理 改进对策
中图分类号：R 197；G271 文献标识码：A
1 调查情况
通过调查惠州市、县多家医院，了解各家医院档案管理现状，发现档案管理工作在医疗机构中相对薄弱。调查结果显示，有开展档案管理的医院只占四分之一，而在这些开展檔案管理的医院中，有医院委托第三方进行档案整理，馆藏量虽大，但利用率低；有些医院是自行管理，但管理不规范，存在院归档范围狭窄，归档文件仅停留本部门；所有医院均未配备档案专职人员，均为兼职。
2 医院档案管理的作用
2.1医院档案可起到历史及法律凭证作用
医院档案是医院开展医疗活动的记录，这些记录是真实、原始的，特别是在医疗质量控制、质量管理、设备、会计管理、人员管理等，包括医院的工作经验、教训等方面，档案资料均有着不可替代的历史、法律凭证作用。也是医院管理者、医务工作者智慧的结合体，可记录医院发展过程以及变化过程的见证，并且具体记录医院领导决策的指导思想，拟定各项政策，开展各项业务活动具体的方法、经验教训、措施等。所以，一直以来，无论是哪一任领导，其继承者或具体操作人员，在拟定工作计划、处理问题、总结问题时，都要时时参考档案资料，由档案中了解主管部门，拟定制度、政策、指示、批示及其他单位拟定的合同、设备说明等，掌握并且熟悉各工作的来龙去脉，为深化医院的
改革及开展新工作提供参考。
2.2医院档案是医务人员开展新工作的基础和条件
医院档案是当前医务人员开展新工作及医学科学研究的基础、条件。医院档案集合会计、设备、医疗、党政等档案的总和，是继承性、传递性极强的一门学科。其发展、创新，是当前医学文献不断积累的结果。医学研究要在已取得成果基础上，进行新研究，患者在入院诊断、体检、治疗、康复的全部过程中，都会在医疗业务档案存档，医护工作深入改革及医行政优化后，后勤管理也是以患者为中心，一切以方便患者为目的，以此不断总结并形成有建设性、开拓性和珍贵的原始资料，为之后人员的研究打下良好的基础。
2.3医院档案是维护医护人员与患者双方的法律依据
伴随社会的不断进步，公民文化的素质提升，法制制度的逐步完善，普法工作也得到进一步深入发展，公民的维权意识也在提升，对于医务人员的要求也颇多，为此增加了医院医疗人员的责任心，并规范他们职业行为，增加安全的意识，要求医务人员在为患者抢救、诊治工作时，要真实地将诊疗活动全过程都一一记录，以此为保护医患双方利益的法律凭据，并且减少医疗的纠纷。
2.4医院档案可以成为医院员工和群众开展健康宣传的生动资料
运用档案所撰写的院史、院志，以及所举办的各种展览，是对医务人员开展传统教育、爱国主义教育的生动教材。例如，医院的发展、演变、特色，员工队伍的发展情况等等，包括所取得的医学科研成果等，均可利用多种档案资源，如实物、音频、视频、图表等等，对于广大的医务人员开展教育、宣传，可具体、生动，也有着极强的感染力。
3 档案管理存在的问题
3.1市级医院比县级医院在档案管理方面较规范
随着医学科学的快速发展，医院档案管理工作变得越来越重要，医院无论在发展还是在变革，都有被记录、被记载的价值，特别是随着医改的深入推进，医院的发展更倾向于现代医院管理的模式，档案管理必须跟上现代医院管理的要求和发展，目前部分市级医院已意识到档案管理的重要性，逐步规范其管理，但县级医院仍停留在医院医疗业务能力提升工作中，难以兼顾医院档案工作的整体发展。
3.2医院病案管理成熟，档案管理薄弱
医院服务对象是病患，病患在院的诊治情况通过病历形成记录，其服务对象明确，利用价值高，保管意义大，在医院管理中占据非常重要的地位，这是无可厚非的。作为同样归类为档案的文书、声像、设备档案等，客观上是反映医院的发展历程和管理水平的资料，对医院未直接产生利害关系，在医院管理中容易被忽视。
3.3管理人员水平参差不齐，管理不规范
部分医院有规范的管理制度及实施办法，指引清晰，可在真正管理上，不同部门、不同档案的管理人员水平有限，管理方法不同，缺乏科学性及规范性，造成档案管理工作的混乱。
3.4管理工作现代化水平不高
有的医院委托第三方机构进行归档，因为主体不同，对档案价值评估略有不当。多家医院档案管理软件为单机软件，未与医院办公自动化作衔接，管理效率大打折扣；部分医院档案柜未使用密集柜存放，档案室安全性较低。
3.5档案硬件环境设施不完善
因为当前很多医疗用房比较紧张，同时医院对于档案管理不够重视，因此所投入的资资源少，档案管理工作条件也在一定程度上受到影响，档案室的建设不规范、不标准，有的医院甚至只有简单的可移动的档案柜，因此未能根据空间大小合理设立档案的密码架，而且设备不配套问题比较严重。
4 改进档案管理的对策
4.1加强行政部门的干预
有一家医院，因毗邻档案局，主动上门沟通及咨询业务有地理位置的优势，通过专业指导，笔者认为该单位的档案管理工作逐见成效。同时档案局实行区域分包管制，根据实际情况对所管辖范围档案部门给予指导，每年抽查一家医院档案安全工作进行年度评估，通过考核，抽查单位档案管理水平明显提升。由此可见，专业指导有很大的助推作用，行政部门应加大干预范围，把指导范围放大至县级单位，整体提升全市档案管理水平。
4.2不断增强领导干部档案管理意识
加强考核，是提高认识的重要手段，切实把档案管理加入医院的质量管理中，提高其地位。通过调查了解到，本市目前的做法是把“档案安全”纳入市直部门正职目标责任考核评价指标体系中，把“档案建设”纳入县（区）正职档案工作考核评价指标[1]，定期考核，反复强化，提高领导者档案管理的责任意识。
4.3加强行业内专业培训
在全市范围内组织开展系统档案管理培训并考核。目前医院普遍存在人员紧张的困境，医院档案管理人员多数都是兼职，并非专业人员，档案管理的知识体系不够完善，基本都是在管理实践中现学现卖，专业技能无法持续提升。要使医院设立专职人员并非易事，而加强业务能力培训及专业知识的深化教育是非常有必要的。档案部门的系统培训，不仅带来系统专业的知识和科学的管理办法，更重要的是提高责任意识，强化服务意识，进而有效提高档案管理效率。同时把培训学习记录纳入对每个单位的考核标准及档案专业技术人员职称评定，作为重要内容进行考核。
4.4加强单位内档案人员培养
在医院管理中，一般都会把如何提高医疗技术水平、医疗质量、就医条件的服务举措、专业技术人员的培养列为医院管理的重要内容，而面对档案管理人员的培养、引进和使用未能引起足够的重视[2]，对继续教育的要求也仅停留在临床医学，医院应把档案管理纳入专业技术人员总体计划，开展院内学习、外出进修交流等，有利于知识更新，适应医院发展需求。
4.5加强档案管理的硬件投入，引入现代化管理
档案室的设施建设，要融入至医院的建设与规划中，根据要求设置规范化的专门档案库房，做好采光、防虫、防火、防盗等配套的保护措施。同時，还要配置好一系列的现代化办公设备，如电脑、照相机、扫描仪器、智能手机等等。
通过调查发现，医院基本实现办公自动化，OA的应用与滞后的档案管理软件未能实现兼容，医院的电子管理仅停留在档案目录的索引，形式单一，未真正做到电子化。要真正意义上实现电子管理，就要改变传统的纸质档案的管理方式，利用计算机与网络进行档案收集、整理、鉴定、保管和统计等日常工作，实现文档一体化管理，使档案管理手段与现代技术同步发展[3]，要求要有一套与办公自动化兼容且有接口的专业档案管理软件，做到从起草、签发、催办到归档的无缝衔接，减少人工反复整理，提高管理效率。
综上，档案管理在医院建设、发展中，所起到的作用十分巨大，在新时代下，档案管理需要跟上时代发展的脚步，并且根据自身医院的特点及对档案的需求，构建现代化的管理意识，充实档案管理团队、加大资金投入、完善档案硬件设备购置，敢于创新与实践，让档案管理顺应医院改革与建设的需求，为医疗卫生事业的发展奠定基础。
参考文献：
[1] 惠州市档案局馆.借力助推全面提升惠州档案工作管理水平[J].广东档案，2017（1）：36- 37.
[2] 尉红.医院档案管理现状及改进路径[J].兰台世界，2013（8）：144.
[3] 董桂兰.关于医院档案管理工作创新的探讨[J].北京档案，2011（4）：47- 48.
[4] 郭雷蕾.新医改下医院档案管理的改进对策研究[J].卷宗，2014（10）：42..
[5] 余强.医院档案管理存在的问题与对策[J].安徽卫生职业技术学院学报，2011，10（5）：11- 12.
[6] 陈爱娟.医院档案管理工作改进对策探析[J].卷宗，2016， 6（8）：78.
摘要：通过调查惠州市级、县级多家医院，了解各家医院档案管理现状，分析医院在档案管理工作中存在的问题及医院间存在的差距，找出问题根源所在，并积极探讨解决问题的方法，从内部、外部、本院及上级多途径、多方位寻找改进对策，推进档案管理规范化及现代化，逐步提高医院档案管理综合能力，整体提高全市档案工作管理水平。
关键词：医院 档案管理 改进对策
中图分类号：R 197；G271 文献标识码：A
1 调查情况
通过调查惠州市、县多家医院，了解各家医院档案管理现状，发现档案管理工作在医疗机构中相对薄弱。调查结果显示，有开展档案管理的医院只占四分之一，而在这些开展檔案管理的医院中，有医院委托第三方进行档案整理，馆藏量虽大，但利用率低；有些医院是自行管理，但管理不规范，存在院归档范围狭窄，归档文件仅停留本部门；所有医院均未配备档案专职人员，均为兼职。
2 医院档案管理的作用
2.1医院档案可起到历史及法律凭证作用
医院档案是医院开展医疗活动的记录，这些记录是真实、原始的，特别是在医疗质量控制、质量管理、设备、会计管理、人员管理等，包括医院的工作经验、教训等方面，档案资料均有着不可替代的历史、法律凭证作用。也是医院管理者、医务工作者智慧的结合体，可记录医院发展过程以及变化过程的见证，并且具体记录医院领导决策的指导思想，拟定各项政策，开展各项业务活动具体的方法、经验教训、措施等。所以，一直以来，无论是哪一任领导，其继承者或具体操作人员，在拟定工作计划、处理问题、总结问题时，都要时时参考档案资料，由档案中了解主管部门，拟定制度、政策、指示、批示及其他单位拟定的合同、设备说明等，掌握并且熟悉各工作的来龙去脉，为深化医院的
改革及开展新工作提供参考。
2.2医院档案是医务人员开展新工作的基础和条件
医院档案是当前医务人员开展新工作及医学科学研究的基础、条件。医院档案集合会计、设备、医疗、党政等档案的总和，是继承性、传递性极强的一门学科。其发展、创新，是当前医学文献不断积累的结果。医学研究要在已取得成果基础上，进行新研究，患者在入院诊断、体检、治疗、康复的全部过程中，都会在医疗业务档案存档，医护工作深入改革及医行政优化后，后勤管理也是以患者为中心，一切以方便患者为目的，以此不断总结并形成有建设性、开拓性和珍贵的原始资料，为之后人员的研究打下良好的基础。
2.3医院档案是维护医护人员与患者双方的法律依据
伴随社会的不断进步，公民文化的素质提升，法制制度的逐步完善，普法工作也得到进一步深入发展，公民的维权意识也在提升，对于医务人员的要求也颇多，为此增加了医院医疗人员的责任心，并规范他们职业行为，增加安全的意识，要求医务人员在为患者抢救、诊治工作时，要真实地将诊疗活动全过程都一一记录，以此为保护医患双方利益的法律凭据，并且减少医疗的纠纷。
2.4医院档案可以成为医院员工和群众开展健康宣传的生动资料
运用档案所撰写的院史、院志，以及所举办的各种展览，是对医务人员开展传统教育、爱国主义教育的生动教材。例如，医院的发展、演变、特色，员工队伍的发展情况等等，包括所取得的医学科研成果等，均可利用多种档案资源，如实物、音频、视频、图表等等，对于广大的医务人员开展教育、宣传，可具体、生动，也有着极强的感染力。
3 档案管理存在的问题
3.1市级医院比县级医院在档案管理方面较规范
随着医学科学的快速发展，医院档案管理工作变得越来越重要，医院无论在发展还是在变革，都有被记录、被记载的价值，特别是随着医改的深入推进，医院的发展更倾向于现代医院管理的模式，档案管理必须跟上现代医院管理的要求和发展，目前部分市级医院已意识到档案管理的重要性，逐步规范其管理，但县级医院仍停留在医院医疗业务能力提升工作中，难以兼顾医院档案工作的整体发展。
3.2医院病案管理成熟，档案管理薄弱
医院服务对象是病患，病患在院的诊治情况通过病历形成记录，其服务对象明确，利用价值高，保管意义大，在医院管理中占据非常重要的地位，这是无可厚非的。作为同样归类为档案的文书、声像、设备档案等，客观上是反映医院的发展历程和管理水平的资料，对医院未直接产生利害关系，在医院管理中容易被忽视。
3.3管理人员水平参差不齐，管理不规范
部分医院有规范的管理制度及实施办法，指引清晰，可在真正管理上，不同部门、不同档案的管理人员水平有限，管理方法不同，缺乏科学性及规范性，造成档案管理工作的混乱。
3.4管理工作现代化水平不高
有的医院委托第三方机构进行归档，因为主体不同，对档案价值评估略有不当。多家医院档案管理软件为单机软件，未与医院办公自动化作衔接，管理效率大打折扣；部分医院档案柜未使用密集柜存放，档案室安全性较低。
3.5档案硬件环境设施不完善
因为当前很多医疗用房比较紧张，同时医院对于档案管理不够重视，因此所投入的资资源少，档案管理工作条件也在一定程度上受到影响，档案室的建设不规范、不标准，有的医院甚至只有简单的可移动的档案柜，因此未能根据空间大小合理设立档案的密码架，而且设备不配套问题比较严重。
4 改进档案管理的对策
4.1加强行政部门的干预
有一家医院，因毗邻档案局，主动上门沟通及咨询业务有地理位置的优势，通过专业指导，笔者认为该单位的档案管理工作逐见成效。同时档案局实行区域分包管制，根据实际情况对所管辖范围档案部门给予指导，每年抽查一家医院档案安全工作进行年度评估，通过考核，抽查单位档案管理水平明显提升。由此可见，专业指导有很大的助推作用，行政部门应加大干预范围，把指导范围放大至县级单位，整体提升全市档案管理水平。
4.2不断增强领导干部档案管理意识
加强考核，是提高认识的重要手段，切实把档案管理加入医院的质量管理中，提高其地位。通过调查了解到，本市目前的做法是把“档案安全”纳入市直部门正职目标责任考核评价指标体系中，把“档案建设”纳入县（区）正职档案工作考核评价指标[1]，定期考核，反复强化，提高领导者档案管理的责任意识。
4.3加强行业内专业培训
在全市范围内组织开展系统档案管理培训并考核。目前医院普遍存在人员紧张的困境，医院档案管理人员多数都是兼职，并非专业人员，档案管理的知识体系不够完善，基本都是在管理实践中现学现卖，专业技能无法持续提升。要使医院设立专职人员并非易事，而加强业务能力培训及专业知识的深化教育是非常有必要的。档案部门的系统培训，不仅带来系统专业的知识和科学的管理办法，更重要的是提高责任意识，强化服务意识，进而有效提高档案管理效率。同时把培训学习记录纳入对每个单位的考核标准及档案专业技术人员职称评定，作为重要内容进行考核。
4.4加强单位内档案人员培养
在医院管理中，一般都会把如何提高医疗技术水平、医疗质量、就医条件的服务举措、专业技术人员的培养列为医院管理的重要内容，而面对档案管理人员的培养、引进和使用未能引起足够的重视[2]，对继续教育的要求也仅停留在临床医学，医院应把档案管理纳入专业技术人员总体计划，开展院内学习、外出进修交流等，有利于知识更新，适应医院发展需求。
4.5加强档案管理的硬件投入，引入现代化管理
档案室的设施建设，要融入至医院的建设与规划中，根据要求设置规范化的专门档案库房，做好采光、防虫、防火、防盗等配套的保护措施。同時，还要配置好一系列的现代化办公设备，如电脑、照相机、扫描仪器、智能手机等等。
通过调查发现，医院基本实现办公自动化，OA的应用与滞后的档案管理软件未能实现兼容，医院的电子管理仅停留在档案目录的索引，形式单一，未真正做到电子化。要真正意义上实现电子管理，就要改变传统的纸质档案的管理方式，利用计算机与网络进行档案收集、整理、鉴定、保管和统计等日常工作，实现文档一体化管理，使档案管理手段与现代技术同步发展[3]，要求要有一套与办公自动化兼容且有接口的专业档案管理软件，做到从起草、签发、催办到归档的无缝衔接，减少人工反复整理，提高管理效率。
综上，档案管理在医院建设、发展中，所起到的作用十分巨大，在新时代下，档案管理需要跟上时代发展的脚步，并且根据自身医院的特点及对档案的需求，构建现代化的管理意识，充实档案管理团队、加大资金投入、完善档案硬件设备购置，敢于创新与实践，让档案管理顺应医院改革与建设的需求，为医疗卫生事业的发展奠定基础。
参考文献：
[1] 惠州市档案局馆.借力助推全面提升惠州档案工作管理水平[J].广东档案，2017（1）：36- 37.
[2] 尉红.医院档案管理现状及改进路径[J].兰台世界，2013（8）：144.
[3] 董桂兰.关于医院档案管理工作创新的探讨[J].北京档案，2011（4）：47- 48.
[4] 郭雷蕾.新医改下医院档案管理的改进对策研究[J].卷宗，2014（10）：42..
[5] 余强.医院档案管理存在的问题与对策[J].安徽卫生职业技术学院学报，2011，10（5）：11- 12.
[6] 陈爱娟.医院档案管理工作改进对策探析[J].卷宗，2016， 6（8）：78.
