浅谈城市轨道交通建设工程档案质量的控制

    陈玉兰 李泽江

    摘要：轨道交通建设工程档案是轨道交通资产的一个重要组成部分,不仅是轨道交通建设全过程的反映，同时也将对轨道交通资产的维护改造以及经营管理发挥举足轻重的作用。本文介绍了城市轨道交通建设工程档案质量控制的必要性，分析了目前存在的问题并提出了相应的对策建议，以期轨道交通建设工程档案能更好地为城市轨道交通的建设以及轨道交通资产的经营和管理服务。

    关键词：轨道交通 工程档案 质量 控制

    轨道交通建设工程档案是轨道交通资产重要的组成部分，随着轨道交通事业的不断发展，正不断形成和积累起大量的轨道交通工程档案，在轨道交通资产的经营与管理中发挥着举足轻重的作用。

    一、加强城市轨道交通建设工程档案质量控制的必要性

    根据国家发展改革委批准的《北京市城市快速轨道交通近期建设规划》，北京市将在2007－2015年间，规划建设轨道交通项目19项，施工线路长度447公里，连同2007年以前投入运营的三条线路114公里，最终形成19条线路561公里的轨道交通线网规模。届时，北京将建成“三环、四横、五纵、七放射”的轨道交通运行网。而北京轨道交通路网的远景规划将建成28条轨道交通线，总通车里程达到约1089公里。

    大规模的轨道交通工程建设，将形成大量的轨道交通建设工程档案。轨道交通建设工程档案管理工作作为轨道交通资产管理的一个重要组成部分,不仅是轨道交通建设全过程的反映、评定工程质量等级的主要依据及检查工程质量等级的主要凭证，同时也将对轨道交通资产的维护改造以及经营管理发挥重要作用。因此，如何加强对轨道交通建设工程档案质量的控制,形成一套真实、完整的轨道交通建设工程档案,是摆在轨道交通建设档案工作人员面前的一项艰巨任务。

    笔者一直在从事轨道交通建设工程档案的指导与验收工作，完成了地铁复八线、13号线、八通线、5号线、10号线一期、机场线及奥运支线（8号线一期）等线路工程档案的竣工验收与移交工作，目前正在指导与验收的地铁线路有4号线、亦庄线以及即将开通的大兴线、房山线、昌平线和15号线一期。根据多年的轨道交通建设工程档案管理经验，笔者总结了北京城市轨道交通建设工程档案质量控制中存在的一些问题，希望引起业主单位、建设单位、施工单位、监理单位等多家单位的高度重视。

    二、城市轨道交通建设工程档案质量控制中存在的问题

    （一）移交不及时，造成工程竣工档案的不完整

    根据《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009）及《市政工程资料管理规程》(DBJ01-71-2003)的规定，施工单位、监理单位等应在工程竣工后6个月内向建设单位、业主单位移交工程竣工档案。但从近几年开通运营的几条地铁线路的工程竣工档案移交情况来看，现状与规定有很大的出入。地铁5号线从2007年10月7日正式开通运营，一直到2010年12月底才基本向业主单位移交完毕；地铁10号线一期、奥支线（8号线一期）、机场线从2008年7月19日正式开通运营，截至2010年12月还有小部分专业工程竣工资料未向业主单位移交；地铁4号线从2009年9月28日正式开通运营，至今也1年多了，向业主单位移交的工程竣工资料还不到50%。

    由于从工程竣工到向业主单位移交工程竣工档案持续时间过长，容易造成工程竣工档案的丢失、损毁，特别是有些原件的损失是无法弥补的。加上施工单位租住条件较差，许多工程竣工资料存放在工地，阴暗潮湿，长时间不移交，档案盒及资料发霉、虫蛀，图纸褪色现象严重，甚至有个别单位出现泡水现象，资料被水浸泡过，造成无法弥补的损失。

    （二）人员素质不一，造成工程竣工档案的不规范

    由于轨道交通建设工程的特殊性,施工单位众多,档案工作人员素质不一且人员流动性大,给工程竣工档案管理工作带来一定难度。按照规定，档案人员应在工程前期即开始介入。但有的单位对档案工作不够重视,存在着“重施工,轻档案”的现象,未设专职的档案员,多是兼职或临时抽调人员进行资料管理,而这些人往往未受过档案专业的培训且不懂工程，容易造成平时工程资料收集不完整,等到工程竣工验收时才发现竣工资料不全,像隐检记录、竣工报告等漏签字都临时补上,甚至某些物资的资质证明文件直到竣工验收时才发现没有全部向厂家索要。加上施工单位在工程完成后，急于奔赴其他工程，原先负责该工程资料管理的人员调离本工程，由后来介入的人员负责工程竣工档案的收集整理移交，这些人员由于没有跟踪工程的建设全过程，对原始资料不熟悉，以致在向业主单位移交的工程竣工档案中经常出现工程资料不完整、归档案卷质量差等问题。

    （三）查询借阅频繁，造成工程竣工档案的老化

    近几年，随着轨道交通建设的加速发展，对轨道交通周边资源的利用逐渐加强，到业主单位查阅复印轨道交通建设工程档案的人越来越多。由于轨道交通建设工程档案大部分都是永久保管档案，且大多还没有实现全文数字化。频繁的查阅复印容易加速工程档案，特别是像复八线、八通线等一些比较旧的工程资料的老化。外借也可能导致轨道交通工程档案的丢失、损毁，如某地铁线路可行性研究报告、初步概算（区间）等很重要的工程资料一直都未归还业主单位。

    三、城市軌道交通建设工程档案质量控制的对策建议

    针对轨道交通建设工程档案质量控制中存在的这些问题，笔者认为应采取以下对策来保证轨道交通建设工程档案的真实性、完整性和有效性。

    （一）强化组织协调，及时移交工程档案

    施工单位应在工程前期即安排专人负责工程资料的收集整理，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制。监理单位要履行职能、充分发挥监理的作用，不仅应对工程质量、进度、投资等进行监理,同时也要负责监督、检查工程资料收集积累的完整、真实情况。建设单位应设专人负责监督和检查各参建单位工程资料的形成、整理工作，发现问题及时解决，并定期组织各参建单位负责档案管理的人员进行座谈交流，组织优秀单位介绍经验等。在工程竣工验收后及时负责组织各参建单位向城建档案馆、业主单位等办理移交手续。

    （二）加强业务培训，提高档案人员素质

    轨道交通建设工程档案管理不同于文书档案、人事档案等的管理，轨道交通工程档案管理涉及专业广泛,对档案管理者提出了较高的要求。档案人员除要具备档案专业知识外,还要掌握工程等相关专业知识。如地铁施工过程中工法不一样，所需移交的资料也不一样。因此，建设单位要邀请城建档案馆和业主单位有关人员对各参建单位进行培训，讲解竣工档案的编制要求,并进行实际操作指导。

    随着施工技术的提高以及设备的更新，轨道交通工程档案归档范围也在发生变化，这就要求各参见单位要及时派遣负责档案管理的人员及时学习掌握新的轨道交通建设工程档案规范。如2009年4月1日开始执行的《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009）代替了2003年的《建筑工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）,各参见单位就要及时派遣相关人员参加城建档案馆组织的培训，掌握新的规范要求。

    （三）推进信息化进程，实现工程档案全文数字化

    我公司从2008年开始着手准备档案信息化工作，目前，“数字档案馆”项目正在报审阶段。通过建设“数字档案馆”，我公司档案中心将全面开展档案数字化工作，完善纸质档案文件级目录数据库和声像档案目录数据库建设；逐步实现档案的全文数字化、档案的在线接收、在线管理。解决当前档案管理中查询效率低，查询过程中对工程档案的损毁、老化等诸多问题。

    综上所述，轨道交通建设工程档案管理工作是轨道交通资产管理的重要组成部分，其工作内容涉及到各个专业技术部门。我们要加强各个单位间的协调合作，加强对轨道交通建设工程档案的全过程管理与控制,不断提高档案工作人员素质,推进轨道交通建设工程档案信息化进程，做好对轨道交通建设工程档案质量的控制，确保其真实性、完整性和有效性，使其能更好地为城市轨道交通的建设以及轨道交通资产的经营和管理服务。

    参考文献：

    1.北京市建设委员会、北京市规划委员会联合发布. 建筑工程资料管理规程（DB11/T695-2009），2010年2月21日发布，2010年4月1日实施.

    2.北京市建设委员会、北京市规划委员会联合发布. 市政工程资料管理规程（DBJ01-71-2003），2003年1月27日发布，2003年2月1日实施.

    3.宋洁. 城市轨道交通建设工程档案管理的问题与对策[J]. 城建档案，2006（3）：40-42.

    4.谢颖. 浅谈地铁工程档案管理中存在的问题及对策[J]. 四川档案，2006（6）：52-53.

    5.许辉. 轨道交通工程档案质量剖析与管理控制[J].北京档案，2006（2）：24-25.

    作者单位：北京京投轨道交通资产经营管理有限公司