加强档案干部教育培训 管理者能力建设的思考

    马秋影

    摘要：本文首先介绍了北京市档案教育培训管理者的基本情况，然后从三方面构建了档案干部教育培训管理者胜任力模型：维度模型、梯度模型和频度模型，接着对北京市档案干部教育培训管理者比较薄弱的能力进行了分析，最后从三方面阐述了提高北京市档案干部教育培训管理者能力的措施：一是加强对教育培训管理者的培训；二是教育培训管理者要主动学习，成为熟悉档案工作和教育工作的行家里手；三是通过挂职锻炼，岗位轮换，促进通用能力的发展。

    关键词：培训 管理者 能力

    一、北京市档案干部教育培训管理者的基本情况

    “档案干部教育培训管理者”是指担负档案系统教育培训责任或项目的计划、实施、指导和控制责任的个人或群体。北京市“档案干部教育培训管理者”主要包括：北京市档案局科教处负责人和项目执行者；北京市干部培训中心负责人和项目执行者；区县档案局负责教育培训工作的负责人和项目执行者。档案干部教育培训“管理者”可以分为两类：一类是“行政管理者”,即主要承担教育培训机构或项目的领导、监督和指导责任的人员；另一类是“项目管理者”，主要承担项目需求评估、方案设计、计划执行和绩效评估工作任务的人员。“档案干部教育培训管理者”担负加强档案干部队伍专业素质，培训全市2万6千余专兼职档案员的重任，提高这支队伍的能力非常必要。

    截止到2010年底，北京市档案干部教育培训管理者共有38人。从学历结构看，研究生学历10人，大学本科学历27人，大学专科学历1人，本科以上学历占97%。从职称结构看，具有專业技术职称的25人，占总人数的74%，其中高级职称7人，中级职称16人，初级职称5人。从年龄结构看，35岁（含）以下5人，36岁至45岁16人，46岁（含）以上17人，分别占总数的13%、43%、45%。从事档案工作时间5年（含）以下的8人，6年至15年的9人，16年（含）以上的 21人，从事档案工作6年以上的占79%。从专业分布情况来看，经济专业9人，法律专业8人，行政管理专业7人，档案专业7人，计算机专业3人，其他专业2人。

    二、档案干部教育培训管理者需要具备的能力

    “档案干部教育培训管理者能力”指档案干部教育培训管理者具有的执行计划和完成任务的力量、知识与智慧。在深入调查和研究的基础上，笔者认为档案干部教育培训管理者应该具备八种能力，才能够胜任工作岗位要求，即需要八种胜任力。为对档案干部教育培训管理者的能力特征作出本质的或直观的描述，需要建立胜任力模型，从“维度”、“梯度”和“频度”三个角度考量。

    1.维度模型

    首先需要具备了解和掌握国家政治路线的能力，熟悉和贯彻政府政策的能力；其次需要具备领导组织和执行项目的能力；第三，需要具备沟通信息与思想，协调关系与活动的能力；第四，需要具备获取新知识、新技术和新信息的能力，以及通过学习促进个人职业生涯发展和组织绩效管理水平进步的能力；第五，在业务维度，需要具备培训需求评估能力，尽管有些任务由上级下达，但同样需要进行需求评估，即需要在培训对象和培训目标既定的情况下，对个体成员的知识基础、入学期望、学习动力和目标差距等内容进行评估，以便因材施教，较好地保证培训的效率与效果；第六，需要具备培训项目设计能力；第七，需要具备培训项目执行能力；第八，需要具备培训绩效评估能力。如图1所示，在八个维度的能力特征中，左边四种属于通用性、基础性能力，右边四种属于专项性、技术性的业务胜任能力。

    

    图1 档案干部教育培训管理者胜任力维度模型

    2.梯度模型

    所谓“梯度”，是指反映教育培训管理者知识、技能和能力结构以及专业能力发展难度层级的概念。

    在图2中，“政治政策把握能力”位于最基层。这意味着对于档案干部教育培训管理者而言，无论是承担领导责任的“行政管理者”，还是负责项目执行的“项目管理者”，都是最基础的能力特征，即在工作中必须站在正确的政治立场上，在思想上时刻与党中央保持一致，坚定不移地贯彻落实中央和地方政府的政策。

    

    图2档案干部教育培训管理者胜任力梯度模型

    “领导执行能力”、“沟通协调能力”和“学习成长能力”是处于第二个梯度的能力。这三个维度的能力，共同特点是通用性、基础性和普适性，均属于管理技术层面的能力；虽然对教育培训项目的绩效没有直接贡献，但的确具有重要作用。这三个维度的能力，对于培训项目设计和执行质量提高，对于组织整体绩效水平的提升，以至整个管理者群体的发展，具有决定性的影响。

    第三个梯度的能力属于专业维度或业务范畴，包括“培训计划执行能力”、“培训需求评估能力”、“培训绩效评估能力”和“培训项目设计能力”。这四个维度的能力，属于完成业务项目需要具备的能力，对项目的实施具有直接作用。在一般情况下，四个维度的能力，从“项目执行”、“需求评估”、“绩效评估”到“项目设计”，难度梯度依次增加。按照规划好的方案和程序执行培训项目，要比“真实的”培训需求评估容易。培训结束后的“事后”绩效评估，工作的结构性一般较差，难度要大于需求评估。难度梯度最高的是“项目设计”。“设计”需要“设想”和“计划”，而“设想”和“计划”往往需要建立在新理念、新思维、新模式和新技术的基础之上，需要具备高质量、高层次、跨学科的人力资本。

    3.频度模型

    “频度”是指教育培训管理者胜任工作岗位要求，对能力特征的使用频率或需求程度。换句话说，在教育培训工作中，能力特征使用的次数越多，频度越高。反之，频度越低。

    如前所述，档案干部教育培训“管理者”，可以分为“行政管理者”和“项目管理者”两类。如图3所示，这两类“管理者”都需要具备八个维度的能力。但是，对于“行政管理者”而言，工作中使用频度最高的能力依次是“政治政策把握能力”、“领导执行能力”、“沟通协调能力”……对于“项目管理者”而言，使用频度最高的能力依次是“培训计划执行能力”、“培训需求评估能力”、“培训绩效评估能力”、“培训项目设计能力”……

    

    图3档案干部教育培训管理者胜任力频度模型

    “行政管理者”需要专业维度的能力，但首要的是把好政治政策关，做好领导和执行工作；“项目管理者”同样需要具备理解和掌握正确的“政治政策”方向的能力，需要具备领导和执行能力，但最主要的是做好实际的项目执行、评估和设计工作。

    管理者的分工不同，岗位职责不同，能力的需要频度有差异。“行政管理者”为了对培训项目实行有效的监督、指导或管理，需要具备足够的专业能力。尽管实际使用的频度低，但需要了解基本模式与运作机制。“项目管理者”职业生涯发展的主要目标，是演变为“行政管理者”，即从项目执行者、管理者晋升为组织管理者、领导者。显然，学习和提升“行政管理者”必备的能力，是实现这种角色转换的重要条件。

    “项目设计能力”是重要的、关键的能力维度。但是，在“使用频度”意义上，档案干部教育培训管理者最常用的还是“项目执行能力”——执行上级任务，按照领导的要求和既定的模式开展工作，真正需要自主创新“设计项目”的情况不是很多。

    三、北京市档案干部教育培训管理者比较薄弱的能力

    北京市档案干部教育培训管理者大多是从事档案工作时间较长，学历较高，档案专业知识较丰富的业务骨干，总体上讲，他们的能力与其承担的工作任务相适应。但对照档案干部教育培训管理者胜任力模型，可以看出我市档案干部教育培训管理者的能力还存在一定差距。

    （一）教育培訓岗位需要的专项能力需要进一步提高

    首先，培训需求评估能力和培训项目设计能力不足。2010年，市级档案教育培训机构举办了3期岗位培训班，围绕世界城市建设、档案馆防灾工作、企业档案工作、工程档案工作等专题举办了继续教育培训班，基本能够紧跟档案工作前沿问题，满足档案工作人员的需求。区县档案行政管理部门中，14个区县档案局举办了岗位培训，只有两个区县档案局举办了继续教育培训，不能满足档案工作的发展需求。经过调查研究，培训需求评估能力和培训项目设计能力不足是主要原因。其次，培训绩效评估能力不足，许多教育培训管理者对评估工作的必要性和重要性没有足够的认识，没有实施培训绩效评估。还有，教育培训的目的，是开发人力资源，但是档案教育培训者人力资源开发理论知识几乎是空白。

    （二）教育培训岗位需要的通用能力需要进一步提高

    首先，政治政策把握能力不够。党中央和各级政府，在人才强国战略和人力资源能力建设等方面的政策不断变化，教育培训管理者只有在持续的关注与学习中不断领会精神实质，才能够胜任工作。第二，提升学习成长能力不够，特别是档案教育培训管理者的自主学习能力不够。

    四、加强北京市档案干部教育培训管理者能力建设的措施

    （一）加强对教育培训管理者的培训

    树立“教育者应该首先受教育，开发者必须首先被开发”的理念。每年对全市档案系统的培训管理者进行一次业务培训，培训的重要内容是更新观念，树立现代培训理念，使培训管理者逐步由管理型向研究型、服务型转变。通过培训，使培训管理者全面了解培训工作面临的新形势、新任务和开展培训工作的新思路和新方法，开拓落实大规模教育培训的工作视野，调动管理者工作积极性和管理水平。教育培训的最终任务是开发人力资源，向培训管理者介绍人力资源管理特点、发展趋势、最新理论等。

    （二）教育培训管理者要主动学习，成为熟悉档案工作和教育工作的行家里手

    档案干部教育培训管理者要加强学习，深入了解档案工作的热点、难点问题，跟踪档案专业的前沿问题，熟悉每一位专兼职教师的授课内容和讲课风格，知晓档案专业每一部教材。要不断学习党中央和各级政府在人才强国战略和人力资源能力建设等方面的政策，成为既懂档案工作又懂教育工作的复合型人才。一名档案干部教育培训管理者最理想的知识结构是本科阶段学习档案类专业，硕士阶段学习教育管理或人力资源管理类专业，档案干部教育培训管理者要努力学习，使自己的知识结构实现最优化。

    （三）通过挂职锻炼、岗位轮换，促进通用能力的发展

    档案教育培训管理者的领导执行和沟通协调能力，可以通过挂职锻炼和岗位轮换等途径得到加强。比如北京档案干部培训中心人员可以到国家档案局档案干部培训中心进行岗位交换、交流学习；档案知识不足的中心管理者，可以到档案业务岗位挂职锻炼；行政机关负责干部教育培训联系或管理工作的人员，可以到培训中心挂职学习。通过挂职锻炼、岗位轮换，可以让担任这一岗位工作的管理者，体会另一岗位工作的内容、程序、技术和难度。变换岗位，转变角色，有利于密切关系，增进理解，为今后开展工作提供合作上的便利。

    作者单位：北京市档案局