基于系统论思想的组织沿革编写技术初探

    陆颖蕊

    摘要：组织沿革是系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。编写组织沿革也因此成为机关档案工作者的必需工作。笔者在机关组织沿革的编写实践中，以系统论思想为指导，解决了编写技术的主要问题和难点，供大家参考。

    关键词：组织沿革 系统论 档案编研

    组织沿革是系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。编写机关组织沿革是一项系统工程。在编写过程中，系统论的思想无处不在。目标系统、组织系统、技术系统、控制系统等等，系统以多层体系层层递进的形式存在着，以具体的每项档案信息为要素，通过一定的内在规律联系在一起，从而达到最优的信息组合。笔者在机关组织沿革的编写实践中，尝试以系统论思想为指导，解决编写技术的主要问题和难点，取得了成效。

    一、以整体性视野确定编写范围

    系统的整体性要求我们在考虑组织沿革的编写时要着眼于全局、整体，以历史的、发展的、全面的视角确定编写范围，包括时间范围和内容范围。

    时间范围是指组织沿革记述或反映的时间段,即从哪年开始,到哪年结束。不拘泥于机关名称的变化、部分职能的调整、内设机构的变化，正确把握机构发展变迁的主要脉络。以国家安全生产监督管理总局机构建制为例，其前身是国家安全生产监督管理局（国家煤矿安全监察局），2000年底成立后，履行国家安全生产监督管理和煤矿安全监察职能。2005年2月，国务院决定将国家安全生产监督管理局调整为国家安全生产监督管理总局，国家煤矿安全监察局单设。我们在编写国家安监总局的组织沿革时，就要考虑机构历史变化的前后沿袭关系。尽管名称不同，职能有重大调整，规格也不同，但作为国家单独设立的行使安全监管职能的政府部门，两者是密切相关的。考虑编写组织沿革就要从头写起，也就是从2000年底国家安全生产监督管理局（国家煤矿安全监察局）成立写起，才是完整全面、符合历史的。

    内容范围是指组织沿革所叙述或反映的内容。明确了这个范围，才算抓住了总纲，便于材料的积累、任务的分解与执行。我单位在编写本机关组织沿革工作中就将组织沿革的内容分为了以下几个方面：机构设置和编制、管理体制、主要职责、历任总局领导和领导分工以及内设机构主要职责、处室设置、人员编制、主要负责人名单和任职时间。确定内容范围后，就可以有针对性地进行相关信息的查找、记录、汇总。组织沿革是一部浓缩的机关发展史，机构的撤建、职能的调整，表现了一个阶段机关工作的重点导向，它记录了历史，也将成为历史，因此在内容上一定要存真求实、有据可查，在写作手法上要“述而不论”，在选取材料时，要以档案为主要信息来源，确保引用材料的准确性与权威性。

    二、以相关性原则确定编写体例

    明确编写体例是整个编写工作的重要基础。体例是指资料内容的结构、表述形式及编排的层次和顺序。编写组织沿革常用的体例有三种：

    一种是“编年法”，包括“年代－系列（组织机构和领导成员）两个层次，这种方法适用于组织系统经常变化的机关，缺点是在机关内部机构相对稳定的情况下，每一年都编列出该机关内部所有机构和主要领导成员，会造成重复。

    第二种是“系列法”，即以机关内部的组织机构为主线，对每一个机构领导成员的沿袭变化，按时序进行系列编写。包括“系列（组织机构和领导成员）－年代”两个层次，一个机构有多少个内设机构，就相应地设多少个系列。这种方法适用于组织系统比较稳定的机关，缺点是组织系统发生重大变革时就很难处理。

    第三种是“阶段法”，包括“阶段－系列－时间”三个层次，这种方法兼备“编年法”和“系列法”的优点，内容比较完整，形式比较灵活。

    我们在确定编写体例过程中，认真分析了本机关沿革情况，统筹考虑，认为阶段法是一个比较好的选择。但是，在具体划分阶段时还是碰到了困难。国家安全监管总局成立时间虽然不长，但是每隔两三年机构就有调整，而且调整力度还比较大,从委管局到国务院直属机构,从副部级单位到正部级单位,同时，阶段的划分还要考虑到全国人民代表大会召开、政府换届等种种因素。划得过细，会造成内容重复、繁冗，划得过宽，“阶段-系列-时间”体例中系列层次又难以入笔，接下来的工作就很难进行。经过充分反复地讨论修改，最后确定按机构规格、职能变化结合政府换届来划分阶段。如下表所示：

    

    在讨论过程中，第三阶段的划分是个难点。2008年第十一届全国人民代表大会召开,通过了国务院机构改革方案，国家安全监管总局内设机构、部分职责都有调整。以此作为划分阶段点，便于按内设机构分别记录各内设机构的处室设置和变动、职责、主要人事任免。但是2005年国家安监局升格为总局,规格上、职责上都具有里程碑式变化，2008年全国人民代表大会审议通过国务院机构改革方案后,虽然下发了新的“三定”方案，部分职责和内设机构有所调整,但体制未变、规格未变、主要职责未变，机构并未发生实质性的调整。从长远、历史、关联的角度考虑，我们最终确定第三阶段不以2008年截止，可以延续下去。

    三、以结构性和层次性要求

    确定组织沿革的结构和形式

    组织沿革的编写要分层次有序进行。阶段划分明确以后,下一步工作就是确定结构和表现形式，包括整篇结构、各阶段的结构两部分。全篇结构由总题名、编写说明、目录、正文组成。正文部分又要按照阶段分别确定下一层结构，层层递进。组织沿革要求文字精炼、内容简洁、述而不论、客观真实、有据可依，这些特点决定了虽然每个阶段不同，但各阶段的篇章结构和表现形式具备一致性的基础，可以采用同一结构体系。举例说明如下：

    **机关组织沿革

    *年*月*日－*年*月*日

     **档案馆编

    一、 编写说明

    二、 目录

    三、 第一阶段

     小序(此项可根据需要选择)

    （一） 管理体制、机构设置和人员编制

     （二） 主要职责

     （三） 历任领导及领导分工

    １．领导人及任职时间

    ２．领导分工

     （四）内设机构主要职责、处室设置、人员编制、主要负责人名单及任职时间

     （内设机构名称）

    １．主要职责

    ２．处室设置和人员编制、

    ３．主要负责人及任职时间

     ……

    （五）组织机构图

    四、第二阶段

     ……

     在表述方式方面，以文字为主，图表为辅。图表作为补充，可以增强文字内容的直观效果。

    四、以系统论的观点处理编写中的细节和难点问题

    “沿革”一词，是指事物沿袭、发展、变革的历程。事实上，组织沿革的编写，本身就具有时序性的特征。从阶段的延续到每一阶段内设机构的调整、编制的变化、人事任免等，无一不体现了时序性原则。我们在编写过程中采用了按时间顺序“加注”的手法，如机构的新设或撤并，以时间为序，依次列在原有机构后面。

    但是系统也具有动态性及开放性的特点，如主要负责人任职，一般是按职务级别和任职时间顺序排列的，任职时间相同的按照任职文件中的排列顺序确定。但是也会有一些特殊情况存在，如任职文件中特别说明“排在**之前”。这个因素就是编写中特别要注意的。

    编写中还有一个普遍存在的细节问题，即领导任免的时间问题。领导任免时间依据相关任免文件确定。但是有很多领导因为个人职务提升、职务调整或由于机构调整对干部进行重新任命等原因，工作岗位有了变化，有新岗位的任职文件，却没有专文免职，这就需要根据相关的新任职时间来推断上一职务的履行完毕时间，并对这个推断出的时间特别标注说明。如果在一个阶段内任职没有结束，那么在任免时间项下只需要写明任职时间，以说明任期未结束。

    总之，组织沿革是立足于档案内容基础提炼和加工的编研资料。在编写中以系统论思想为指导，充分结合本单位实际情况，对各种具体问题具体分析，有助于编写工作的顺利完成。

    参考文献：

    1.李国庆.档案参考资料编写方法与范例[M].北京：中国档案出版社,2002.

    2.王雨田.系统论、信息论、控制论与哲学[M].北京：中国人民大学出版社，1998.

    作者单位：国家安全生产监督管理总局档案馆