基层单位档案管理的现代化途径探讨
梁静娴
摘要：随着社会的发展和变革，基层单位也要适应社会发展需要实现改革和创新，在这个过程中，基层单位内部的档案管理工作也发生了深刻的变革，档案管理要从传统的管理理念束缚中走出来，借助现代管理技术手段，实现管理质量和管理效率的提升。档案是基层单位发展中的重要资料，做好档案管理工作，能够为基层单位今后的发展提供科学的依据和支撑。本文就结合工作实际，重点分析基层档案管理的现代化途径。
关键词：基层单位 档案管理 现代化途径 管理技术
中图分类号：G271 文献標识码：A
随着社会的发展，现代技术广泛应用到各行业各中，档案管理工作中利用现代技术手段，对于提升管理质量至关重要。为了有效提升基层单位的运作效率，并推动其进一步发展，档案管理工作要和市场经济的发展相适应，不断改革和完善，实现现代化管理
1 基层单位现代化档案管理的意义
对于基层单位来讲，档案管理工作是其日常工作的重要组成部分，也是工作的重点内容之一，档案资料详细记录了单位在发展中做出的各种重大决策和事件，对这些资料进行有效的管理，能够为基层单位今后的可持续发展提供科学依据。做好现代化档案管理工作，有重要的意义。
第一，改善传统档案管理的不足之处。对于基层单位来讲，档案资料涉及的内容较多，且比较繁杂，传统的管理方式费时费力，且效果不佳，而采用现代档案管理方法，能够有效弥补传统管理的不足，并且丰富档案管理的形式，拓展管理的空间，并有效提升档案管理的完整性。实现档案管理的现代化发展，能够帮助档案资料的使用者以最快的速度找到所需要的资料，提升档案的使用效率。
第二，现代化档案管理的开展是推动基层企业发展的有效途径。随着经济的发展，现代化管理技术也实现了飞速发展，并广泛地应用到基层单位档案管理工作当中，取得了一定的成绩，信息化智能化已经成为发展趋势，基层单位也面临着技术的升级。在这一发展背景之下，档案管理工作要实现创新，实现现代化发展，更好地推动基层单位的可持续发展。
第三，提升档案信息管理的安全性。在传统档案管理模式之下，基层单位的档案管理工作存在着一定的漏洞，保密性工作不到位，给档案资料的安全性带来一定的威胁，一部分资料内容有泄露的风险，这样就会影响到基层单位的发展。除此之外，纸质档案在保存中很容易受到损毁，信息丢失。而利用现代化管理方式，能够有效解决上述问题，利用现代设备将纸质档案变成电子档案，确保了信息档案的安全性和完整性，同时将纸质档案和电子档案分别存档，在一种档案出现问题的时候，另一种档案可以及时补救。所以说，现代化档案管理方式，有效提升了档案信息的安全性和完整性。
2 基层单位现代化管理存在的问题
对基层单位档案信息进行现代化管理，无论是从档案信息利用角度看，还是从基层单位发展角度分析，都是有百利而无一害的，基层单位档案信息的现代化管理有着重要的意义，上文中对这一问题进行了简单分析。在实际管理中，不可避免会出现一些问题，主要表现在以下几个方面。
第一，制度缺失。基层单位档案信息涉及的内容较为琐碎，管理起来有一定的难度，这就需要有健全的管理制度支撑，才能够更好地推动这一工作的有序开展。但是从当前来看，我国大多数的基层单位在进行档案管理时，并没有在完善制度的保障下进行，制度的制定和贯彻落实不到位，导致档案管理中经常会出现标题欠缺、序号不足、目录缺失的情况发生。尽管一些基层单位制定了档案管理制度，但是流于形式，没有真正贯彻和执行，制度的作用没有有效发挥，不能够推动档案管理工作朝着规范化和现代化的方向发展。
第二，基层单位档案资料利用率低。对于基层单位来讲，档案资料的内容丰富，有较高的应用价值，对于基层单位制定今后的发展方向有重要的作用，因此基层单位需要引起重视，加强管理。但是从当前来看，基层单位并没有充分地意识到档案资料的重要性，对于其利用率较低，没有真正发挥其作用，对于档案资源缺乏有效的开发和利用，是目前档案管理中存在的突出性问题。
第三，档案检索效率低下。进行档案检索，可以利用人工方式，也可以通过计算机方式进行，但是从目前来看，档案检索依靠信息化更加高效高质。而一些基层单位在进行档案管理过程中，为了进一步提升档案检索的效率，采用多种检索工具，这样不仅不会提升检索效率，反而会因为诸多检索工具混杂使用而加大了检索的难度，得不偿失。
3 基层单位档案管理现代化实现途径
基层单位在发展过程中要充分利用好档案资料，提升其利用价值，为单位今后的发展提供资料依据，以制定切合实际的发展策略。随着技术的发展，档案管理工作也要朝着现代化和智能化的方向发展，本文就重点分析基层单位档案管理现代化实现途径。
第一，更新档案管理理念。上文中指出，当前基层单位对于档案管理工作缺乏重视程度，导致这一工作的开展受限，档案资料的重要性不能够有效发挥，在今后的管理中，需要转变管理理念，高度重视这一工作，有效推动档案管理工作朝现代化方向发展。管理人员需要具有前瞻性的眼光，开放性的管理理念，对管理方式进行创新和改革，要做到与时俱进，能够推动档案管理工作与社会发展相适应，更好地发挥其作用。利用现代信息技术手段，完善档案信息检索系统，并利用计算机技术对档案管理工作进行优化升级，并实现自动化统计和操作。
第二，突破技术瓶颈，实现档案信息的现代化管理。基层单位要想更好地推动档案信息管理的现代化进程，需要突破技术瓶颈，积极引进现代技术，优化计算机档案管理软件，并结合基层单位的档案管理特点，对管理软件进行系统的优化和升级。具体来将，可以做好以下工作。
进一步完善基层单位档案信息的检索功能，逐步提升档案资源的利用率。要将基层单位中不同的档案资料进行分类储存，并根据其特点，总结其关键性，保证使用者在输入关键词之后就能够立即检索出所需要的档案信息。
要实现技术的升级与更新。在利用现代技术进行档案信息管理的过程中，需要不断对计算机软件技术进行优化升级和更新，拓展档案存储空间，并逐步完善计算的档案编目体系，保证档案使用者能够随时查询到所需要的档案资料。
利用现代技术提升档案管理效率。当前，随着摄影技术的发展，微缩技术和数码摄影技术逐渐被大众所熟知，档案管理方式也不断从这一方面的发展中吸取经验，并得到了相应的技术支持。电子档案管理的微缩主要是信息技术和摄影技术的综合应用，该技术能够将传统纸质的实物档案通过图文转化的方式，变成电子档案，这样能够减少储存空间，并且利用这种技术手段，可以将档案信息转变成为占用内容极小的电子文档，通过互联网技术的应用，进行检索，并实现智能化操作，有效解决传统档案信息占用内存空间大的问题。这种方式检索方便，且更具有安全性。
要首先档案信息的现代化管理，必须要求相关工作人员要对管理设备进行维护，并逐步完善管理系统，这样才能够确保管理者随时掌握不同档案资料的具体位置和数量，及时发现档案管理工作中存在的各种缺陷，采取有效的对策解决问题，进而逐步提升档案管理现代化水平。
要在这一过程中做好档案的保密工作，对档案的使用要设置权限，如进入档案系统要输入验证码、密码等，或要设置网络使用权限，避免出现有人恶意更改的现象。
积极引进现代管理设备，提升管理的现代化水平。如可以利用扫描的方式输入数据信息，通过计算机对信息进行分类整合，这样既能够提升档案信息管理的质量，又能够提升管理效率。现代管理设备的应用，还可以实现档案信息的共享，在检索信息时也能够迅速及时提供有效的信息。
第三，构建一支专业化的管理团队。基层档案管理工作的难度较大，对于管理者的技能水平要求和专业性要求较高，这就必须要不断提升管理者的现代管理意识，并构建起一支专业化的管理团队。作为管理者，必须要充分了解基层单位进行现代化档案管理的重要性和必要性，认识到档案管理工作质量的优劣，将会直接影响到基层单位发展的好坏，进而全身心地投入到工作当中去。作为基层单位的领导，要改变观念，注重对管理人员的培训和教育工作，定期组织管理人员进行现代化档案管理工作的学习，如学习相关的法律法规、现代管理技能等，提升管理者对这一工作的认同感和责任意识。同时，需要加强培训，提升管理者的业务操作能力，逐步建立起完善的奖惩机制和工作竞争机制，充分调动管理者的工作热情和工作积极性，通过管理者之间的竞争提升管理质量。
在提升基层单位内部管理人员技能水平的同时，还需要吸引更多专业的人才进入到基层单位当中，发挥他们的能动作用，提升现代化档案管理水平，对档案管理系统进行维护和更新。
在管理者开展工作的过程中，必须要实现各管理者之间的沟通和交流。时代的发展与档案管理工作的特点都要求基层单位管理工作者走向信息化的管理道路，做好档案信息的收集和整理，工作量大，管理者之间通过沟通交流，实现合作，能够提升管理效率。
第四，完善檔案管理制度化建设，推动档案管理的规范化发展。无规矩不成方圆，基层单位档案管理工作的开展也是如此，要想更好地推动档案管理工作的现代化发展进程，必须要逐步构建起规范化的管理制度，通过制度的约束和保障，推动档案管理质量的提升。从当前来看，基层单位的档案管理人员大多是兼职，且流动性较大，如何确保档案管理的连续性和高效性，是工作的关键，为此，必须要从执行制度方面入手。我国《档案法》第十条中明确规定，对国家规定的需要立卷归档的材料，必须要按照相关的规定定期本单位的档案机构或者是档案管理人员移交，实现集中管理，任何个人不能够随意占有。为此，为了提升档案管理的科学性和高效性，就需要建立健全完善且科学的管理制度，有利于对档案的利用。同时，要配置相应的设施，保证档案管理的安全性。健全责任机制，明确规定档案管理者的具体管理责任，这样在出现任何问题的时候能够第一时间找到责任人解决问题。有了切实可行的规章制度，并且确保规章制度的贯彻和执行，才能够实现档案管理的现代化、规范化和科学化。
从目前来看，随着档案事业的有序发展，《档案保密制度》《档案借阅利用制度》《档案管理制度》等相应的规章制度逐步完善，涉及档案的收集整理、鉴定、立卷、归档以及保管和利用等各个方面，对于具体的细则有了明确的规定，这样管理者在进行工作时就有章可循，有法可依。
第五，创新基层单位档案管理方法。在对基层档案管理工作中，要想从传统的档案管理方式向现代化管理方式模式过渡，既需要积极利用现代技术手段提升管理质量和效率，使档案管理工作能够适应经济社会的发展需要，又必须要优化创新档案管理方法，提升管理效率，使档案管理工作变得更加全面和便捷。为此，基层单位档案管理人员在进行工作的过程中，需要从实际出发，结合基层单位发展的实际情况，制定切实可行的档案管理方案，同时，基层单位的档案室需要和电子政务进行沟通和交流，使档案管理部门专业人才业务上的优势能够更好地凸显并发挥作用。除此之外，在基层单位档案管理中，还需要管理者对现行的文件进行科学的搜集和整理，能够为本单位的发展提供丰富的资源。
对于基层单位来讲，做好档案管理工作，能够为其今后的发展提供科学依据。档案资料是基层单位发展的重要资料，在实际管理中，需要提升管理者的综合水平，时期运行先进的管理技术提升管理质量，有效推动基层单位档案管理的现代化发展。本文在分析当前基层单位档案管理现状的基础上，指出了基层单位档案管理现代化的实现途径，希望能够对今后的档案管理工作提供借鉴。
参考文献：
[1] 孙崎栋.浅析提升基层单位档案水平科学化管理的途径[J].档案，2016（11）：62- 63.
[2] 李红艳.基层单位档案工作规范化管理的实现途径探讨[J].神舟旬刊，2016（5）：120.
[3] 刘庆桐.基层事业单位档案管理现代化实现路径探究[J].中国科技投资，2016（30）
[4] 吴少君.浅谈基层事业单位事业档案管理现代化实现的有效途径[J].经营管理者，2014（23）：259.
[5] 安伟红.基层事业单位实现档案管理现代化的有效途径[J].办公室业务，2017（7）：104.
[6] 金汉霞.浅析加强基层单位档案管理工作的途径[J].管理观察，2012（35）：113- 114.
[7] 洪建华.基层单位文件档案管理现代化路径探索[J].中国管理信息化，2017（22）：189- 190.
摘要：随着社会的发展和变革，基层单位也要适应社会发展需要实现改革和创新，在这个过程中，基层单位内部的档案管理工作也发生了深刻的变革，档案管理要从传统的管理理念束缚中走出来，借助现代管理技术手段，实现管理质量和管理效率的提升。档案是基层单位发展中的重要资料，做好档案管理工作，能够为基层单位今后的发展提供科学的依据和支撑。本文就结合工作实际，重点分析基层档案管理的现代化途径。
关键词：基层单位 档案管理 现代化途径 管理技术
中图分类号：G271 文献標识码：A
随着社会的发展，现代技术广泛应用到各行业各中，档案管理工作中利用现代技术手段，对于提升管理质量至关重要。为了有效提升基层单位的运作效率，并推动其进一步发展，档案管理工作要和市场经济的发展相适应，不断改革和完善，实现现代化管理
1 基层单位现代化档案管理的意义
对于基层单位来讲，档案管理工作是其日常工作的重要组成部分，也是工作的重点内容之一，档案资料详细记录了单位在发展中做出的各种重大决策和事件，对这些资料进行有效的管理，能够为基层单位今后的可持续发展提供科学依据。做好现代化档案管理工作，有重要的意义。
第一，改善传统档案管理的不足之处。对于基层单位来讲，档案资料涉及的内容较多，且比较繁杂，传统的管理方式费时费力，且效果不佳，而采用现代档案管理方法，能够有效弥补传统管理的不足，并且丰富档案管理的形式，拓展管理的空间，并有效提升档案管理的完整性。实现档案管理的现代化发展，能够帮助档案资料的使用者以最快的速度找到所需要的资料，提升档案的使用效率。
第二，现代化档案管理的开展是推动基层企业发展的有效途径。随着经济的发展，现代化管理技术也实现了飞速发展，并广泛地应用到基层单位档案管理工作当中，取得了一定的成绩，信息化智能化已经成为发展趋势，基层单位也面临着技术的升级。在这一发展背景之下，档案管理工作要实现创新，实现现代化发展，更好地推动基层单位的可持续发展。
第三，提升档案信息管理的安全性。在传统档案管理模式之下，基层单位的档案管理工作存在着一定的漏洞，保密性工作不到位，给档案资料的安全性带来一定的威胁，一部分资料内容有泄露的风险，这样就会影响到基层单位的发展。除此之外，纸质档案在保存中很容易受到损毁，信息丢失。而利用现代化管理方式，能够有效解决上述问题，利用现代设备将纸质档案变成电子档案，确保了信息档案的安全性和完整性，同时将纸质档案和电子档案分别存档，在一种档案出现问题的时候，另一种档案可以及时补救。所以说，现代化档案管理方式，有效提升了档案信息的安全性和完整性。
2 基层单位现代化管理存在的问题
对基层单位档案信息进行现代化管理，无论是从档案信息利用角度看，还是从基层单位发展角度分析，都是有百利而无一害的，基层单位档案信息的现代化管理有着重要的意义，上文中对这一问题进行了简单分析。在实际管理中，不可避免会出现一些问题，主要表现在以下几个方面。
第一，制度缺失。基层单位档案信息涉及的内容较为琐碎，管理起来有一定的难度，这就需要有健全的管理制度支撑，才能够更好地推动这一工作的有序开展。但是从当前来看，我国大多数的基层单位在进行档案管理时，并没有在完善制度的保障下进行，制度的制定和贯彻落实不到位，导致档案管理中经常会出现标题欠缺、序号不足、目录缺失的情况发生。尽管一些基层单位制定了档案管理制度，但是流于形式，没有真正贯彻和执行，制度的作用没有有效发挥，不能够推动档案管理工作朝着规范化和现代化的方向发展。
第二，基层单位档案资料利用率低。对于基层单位来讲，档案资料的内容丰富，有较高的应用价值，对于基层单位制定今后的发展方向有重要的作用，因此基层单位需要引起重视，加强管理。但是从当前来看，基层单位并没有充分地意识到档案资料的重要性，对于其利用率较低，没有真正发挥其作用，对于档案资源缺乏有效的开发和利用，是目前档案管理中存在的突出性问题。
第三，档案检索效率低下。进行档案检索，可以利用人工方式，也可以通过计算机方式进行，但是从目前来看，档案检索依靠信息化更加高效高质。而一些基层单位在进行档案管理过程中，为了进一步提升档案检索的效率，采用多种检索工具，这样不仅不会提升检索效率，反而会因为诸多检索工具混杂使用而加大了检索的难度，得不偿失。
3 基层单位档案管理现代化实现途径
基层单位在发展过程中要充分利用好档案资料，提升其利用价值，为单位今后的发展提供资料依据，以制定切合实际的发展策略。随着技术的发展，档案管理工作也要朝着现代化和智能化的方向发展，本文就重点分析基层单位档案管理现代化实现途径。
第一，更新档案管理理念。上文中指出，当前基层单位对于档案管理工作缺乏重视程度，导致这一工作的开展受限，档案资料的重要性不能够有效发挥，在今后的管理中，需要转变管理理念，高度重视这一工作，有效推动档案管理工作朝现代化方向发展。管理人员需要具有前瞻性的眼光，开放性的管理理念，对管理方式进行创新和改革，要做到与时俱进，能够推动档案管理工作与社会发展相适应，更好地发挥其作用。利用现代信息技术手段，完善档案信息检索系统，并利用计算机技术对档案管理工作进行优化升级，并实现自动化统计和操作。
第二，突破技术瓶颈，实现档案信息的现代化管理。基层单位要想更好地推动档案信息管理的现代化进程，需要突破技术瓶颈，积极引进现代技术，优化计算机档案管理软件，并结合基层单位的档案管理特点，对管理软件进行系统的优化和升级。具体来将，可以做好以下工作。
进一步完善基层单位档案信息的检索功能，逐步提升档案资源的利用率。要将基层单位中不同的档案资料进行分类储存，并根据其特点，总结其关键性，保证使用者在输入关键词之后就能够立即检索出所需要的档案信息。
要实现技术的升级与更新。在利用现代技术进行档案信息管理的过程中，需要不断对计算机软件技术进行优化升级和更新，拓展档案存储空间，并逐步完善计算的档案编目体系，保证档案使用者能够随时查询到所需要的档案资料。
利用现代技术提升档案管理效率。当前，随着摄影技术的发展，微缩技术和数码摄影技术逐渐被大众所熟知，档案管理方式也不断从这一方面的发展中吸取经验，并得到了相应的技术支持。电子档案管理的微缩主要是信息技术和摄影技术的综合应用，该技术能够将传统纸质的实物档案通过图文转化的方式，变成电子档案，这样能够减少储存空间，并且利用这种技术手段，可以将档案信息转变成为占用内容极小的电子文档，通过互联网技术的应用，进行检索，并实现智能化操作，有效解决传统档案信息占用内存空间大的问题。这种方式检索方便，且更具有安全性。
要首先档案信息的现代化管理，必须要求相关工作人员要对管理设备进行维护，并逐步完善管理系统，这样才能够确保管理者随时掌握不同档案资料的具体位置和数量，及时发现档案管理工作中存在的各种缺陷，采取有效的对策解决问题，进而逐步提升档案管理现代化水平。
要在这一过程中做好档案的保密工作，对档案的使用要设置权限，如进入档案系统要输入验证码、密码等，或要设置网络使用权限，避免出现有人恶意更改的现象。
积极引进现代管理设备，提升管理的现代化水平。如可以利用扫描的方式输入数据信息，通过计算机对信息进行分类整合，这样既能够提升档案信息管理的质量，又能够提升管理效率。现代管理设备的应用，还可以实现档案信息的共享，在检索信息时也能够迅速及时提供有效的信息。
第三，构建一支专业化的管理团队。基层档案管理工作的难度较大，对于管理者的技能水平要求和专业性要求较高，这就必须要不断提升管理者的现代管理意识，并构建起一支专业化的管理团队。作为管理者，必须要充分了解基层单位进行现代化档案管理的重要性和必要性，认识到档案管理工作质量的优劣，将会直接影响到基层单位发展的好坏，进而全身心地投入到工作当中去。作为基层单位的领导，要改变观念，注重对管理人员的培训和教育工作，定期组织管理人员进行现代化档案管理工作的学习，如学习相关的法律法规、现代管理技能等，提升管理者对这一工作的认同感和责任意识。同时，需要加强培训，提升管理者的业务操作能力，逐步建立起完善的奖惩机制和工作竞争机制，充分调动管理者的工作热情和工作积极性，通过管理者之间的竞争提升管理质量。
在提升基层单位内部管理人员技能水平的同时，还需要吸引更多专业的人才进入到基层单位当中，发挥他们的能动作用，提升现代化档案管理水平，对档案管理系统进行维护和更新。
在管理者开展工作的过程中，必须要实现各管理者之间的沟通和交流。时代的发展与档案管理工作的特点都要求基层单位管理工作者走向信息化的管理道路，做好档案信息的收集和整理，工作量大，管理者之间通过沟通交流，实现合作，能够提升管理效率。
第四，完善檔案管理制度化建设，推动档案管理的规范化发展。无规矩不成方圆，基层单位档案管理工作的开展也是如此，要想更好地推动档案管理工作的现代化发展进程，必须要逐步构建起规范化的管理制度，通过制度的约束和保障，推动档案管理质量的提升。从当前来看，基层单位的档案管理人员大多是兼职，且流动性较大，如何确保档案管理的连续性和高效性，是工作的关键，为此，必须要从执行制度方面入手。我国《档案法》第十条中明确规定，对国家规定的需要立卷归档的材料，必须要按照相关的规定定期本单位的档案机构或者是档案管理人员移交，实现集中管理，任何个人不能够随意占有。为此，为了提升档案管理的科学性和高效性，就需要建立健全完善且科学的管理制度，有利于对档案的利用。同时，要配置相应的设施，保证档案管理的安全性。健全责任机制，明确规定档案管理者的具体管理责任，这样在出现任何问题的时候能够第一时间找到责任人解决问题。有了切实可行的规章制度，并且确保规章制度的贯彻和执行，才能够实现档案管理的现代化、规范化和科学化。
从目前来看，随着档案事业的有序发展，《档案保密制度》《档案借阅利用制度》《档案管理制度》等相应的规章制度逐步完善，涉及档案的收集整理、鉴定、立卷、归档以及保管和利用等各个方面，对于具体的细则有了明确的规定，这样管理者在进行工作时就有章可循，有法可依。
第五，创新基层单位档案管理方法。在对基层档案管理工作中，要想从传统的档案管理方式向现代化管理方式模式过渡，既需要积极利用现代技术手段提升管理质量和效率，使档案管理工作能够适应经济社会的发展需要，又必须要优化创新档案管理方法，提升管理效率，使档案管理工作变得更加全面和便捷。为此，基层单位档案管理人员在进行工作的过程中，需要从实际出发，结合基层单位发展的实际情况，制定切实可行的档案管理方案，同时，基层单位的档案室需要和电子政务进行沟通和交流，使档案管理部门专业人才业务上的优势能够更好地凸显并发挥作用。除此之外，在基层单位档案管理中，还需要管理者对现行的文件进行科学的搜集和整理，能够为本单位的发展提供丰富的资源。
对于基层单位来讲，做好档案管理工作，能够为其今后的发展提供科学依据。档案资料是基层单位发展的重要资料，在实际管理中，需要提升管理者的综合水平，时期运行先进的管理技术提升管理质量，有效推动基层单位档案管理的现代化发展。本文在分析当前基层单位档案管理现状的基础上，指出了基层单位档案管理现代化的实现途径，希望能够对今后的档案管理工作提供借鉴。
参考文献：
[1] 孙崎栋.浅析提升基层单位档案水平科学化管理的途径[J].档案，2016（11）：62- 63.
[2] 李红艳.基层单位档案工作规范化管理的实现途径探讨[J].神舟旬刊，2016（5）：120.
[3] 刘庆桐.基层事业单位档案管理现代化实现路径探究[J].中国科技投资，2016（30）
[4] 吴少君.浅谈基层事业单位事业档案管理现代化实现的有效途径[J].经营管理者，2014（23）：259.
[5] 安伟红.基层事业单位实现档案管理现代化的有效途径[J].办公室业务，2017（7）：104.
[6] 金汉霞.浅析加强基层单位档案管理工作的途径[J].管理观察，2012（35）：113- 114.
[7] 洪建华.基层单位文件档案管理现代化路径探索[J].中国管理信息化，2017（22）：189- 190.
