高校财务档案管理中存在的问题及对策
潘斯雯
摘要：随着我国高等院校教育的不断改革深化的过程中，高校财务档案管理工作也逐渐朝着严格规范化方向发展。高等学校财务档案管理的重要作用就是记录财务状况以及经济活动。所以，增强高校财务档案管理对提高高校财务案卷质量与效益有着十分重要的作用。文章将重点对高校财务档案管理问题进行分析，对高校档案管理工作提出了对应的解决对策和措施。
关键词：高校；财务档案；管理；问题；对策
高校财务档案是高校所有机构全部员工进行教育、科研、教学和学校建设发展等方面，构成的具有参考、保存、使用价值的财务收支材料。财务档案是否真实可靠、完整准确，对高校财务档案管理质量以及高校教育事业的发展有直接影响。
一、高校财务档案的特点
（一）真实性
学校发展当中每一次经济业务往来的详细情况，都经过许多张具体有效的票据凭证非常清楚准确的记录在案。档案拥有不能改动的特性，直接决定在任何时候产生的与经济有关系的活动凭证都是真实可靠的，保存财务档案就是保存高校全部财务往来的证据。
（二）档案内容的专业性
高校日常财务活动当中包括两个主要的收支线，与之对应的财务档案包括两个方面：首先是财务收支票据，例如学生学费收据、助学金以及奖学金的发放清单、科研以及教学经费支出、办公支出单据、服务业统一收据、行政事业单位往来款票据。其次，财务核算专业凭据。例如工资奖金福利津贴发放表、单据账表、银行对账单据等，财务档案可以将高校经济活动过程和财务状况完全反应出来。
（三）利用性
高校财务档案使用高校档案的过程中，具备非常高的利用率。可以具体划分为两个步骤：首先，财务部门管理的开始两年中，这个时期就是对财务内部结算进行审核以及业务查询。其次，转移给学校综合档案馆之后查询使用，关键是服务于高校审计、财务、后勤和高校老师、毕业生等个人需要查询的财务凭证。特别是每年高校财务审查、不同层级和目的审计都需要大量的财务凭证的查询，便于对有关问题进行核证，所以直接证实了高校财务档案具备非常大的利用性。
（四）关联性
高校应用的“统一领导、集中管理”或者是“统一领导，分级管理”的财务管理制度，按照學校发展的需求统筹安排和应用学校的各种经费和资源，各部门单位作为统一的有机整体，经济活动当中一同进行节约、增收，构成联系性非常高的财务档案，不能分割，更好的将高校整体财务情况有效表现出来。同时，财务档案可以为预算提供依据，关联性非常好。
二、高校财务档案管理中存在的问题
（一）财务档案管理模式落后，档案利用率低
如图1所介绍的这样，当前高校保存的大部分都是纸质财务档案，只关注数量并未关注质量，工作量非常高的同时，有的管理者并无法按照严格的规范标准对凭证进行认真审核以及仔细归档，还有可能产生不及时归档的现象。因此，应用最原始的方式归档和检索大量的财务档案，造成管理效率以及使用效率变低。
（二）财务档案管理意识淡薄
财务档案管理意识不高作为高校财务档案管理工作当中一直存在的问题，也是无法具体改进的问题。目前高校财务档案管理人员编制不足、工作量大的情况下，并未真正重视财务档案管理，加上学校经济业务多样化的进步发展，财务档案管理包括多个部门协同管理，造成更加繁重的档案资料收集任务，导致档案资料无法完全收集、整理，没有条理的现象经常出现。实际工作当中，大部分高校财务部门，无法根据要求将会计档案及时移送给档案管理部门。例如，有些会计账簿已经超过归档期限两年还无法将这些资料归档。
（三）高校财务档案的内部管理制度不够完善
长时间以来，财务档案管理工作一直沿用传统的方式。财务档案收集、整理以及装订大部分都是由负责账务的会计工作者兼职，财务部门也并未设置专门的财务档案管理职位；财务档案归档也无法在审计人员审查、核对后交给档案人员接收。因为档案人员往往不具有专业的会计知识，所以他们不太可能将财务档案可能存在的问题发现，也就会导致财务档案质量无法保证。
（四）高校财务档案的鉴定销毁难
财务档案管理工作当中不可或缺的一个重要环节就是财务档案鉴定销毁工作。现实工作内容当中，这个环节往往无人进行，存在无人来销、无人敢销的情况。大量超期财务档案并未及时进行销毁的情况出现，给库房带来非常大的存储压力。档案管理人员针对财务会计档案鉴定销毁工作的艰巨性和责任重大出现的畏难心理，导致学校财务档案鉴定销毁工作非常难进行下去。
（五）管理人员素质不高，缺乏相关专业知识
高校财务档案管理需要高水平高素质的财务档案管理工作者，需要财务档案管理人员具备十分熟练的财务档案管理技巧，丰富的财务档案管理知识。但是，目前我国高校财务档案管理人员的总体素质并不高，专业知识不足。从事我国高校财务档案管理工作的人员，能够在利用现代化手段进行财务档案收集管理，同时将纸质档案转化为数字档案的人才非常少。在大部分高校财务档案管理工作岗位中大多数配置的是临近退休、专业水平不足的工作人员，档案管理知识与财务知识不足。此外，大多数高校培训和指导档案管理人员力度不够，掌握财务知识和档案知识，而且可以进行数字化信息化处理的档案管理人才少的可怜，直接对高校财务档案管理的信息化进程有影响。
三、高校财务档案管理对策
（一）加强财务档案信息化建设，提高档案利用率
信息化的财务工作可以给财务档案管理打好基础，可以提高财务档案的利用率，将更好的提供档案服务，高校要重视财务档案管理信息化的建设工作，增强开发财务档案管理软件，保证档案管理工作的整个流程可以利用信息化的平台来实现。比如开发带有财务档案管理的财务软件，保证可以使财务人员在进行做账的同时保存财务资料影像，上传到软件当中，自动生成账务附件，档案管理者可以通过搜索凭证编号、项目名称、经手人信息获得有关财务资料，将其提供给查询者，还可以按照实际情况授权给部门负责人以及经费负责人员，打造财务资源信息平台，实现财务数字化共享目标。
（二）强化财务档案管理的認识
1.对档案管理工作力度加强，调动全部教职工的工作主动性。从学校领导者到全体教职工都能够充分认识到财务档案管理工作的重要性，大幅度的宣传财务档案管理工作给高校发展带来的帮助，确保所有人员真正了解高校所面临的形势以及档案管理的各种要求。所有工作需要高校人员完成，人员十分重要，要营造出档案管理人人负责的气氛。
2.定期对高校负责人以及档案管理者进行培训工作。通过对财务档案管理工作重要性的宣传，指导人员思想，帮助高校负责人、档案管理者提高档案管理意识，确保所有人都能够了解到档案管理工作不单纯是领导以及财务单位的工作，而是与全部人员密切联系。此外，财务档案管理人员工作不止是审核监督管理财务档案，还要做好对所有财务工作的监督，一心一意的为财务档案管理工作服务，发挥出档案部门监督协调的作用。
（三）完善财务档案管理制度
增强对财务档案管理工作的领导，建立财务档案的管理制度，保证财务档案妥善管理、存放有序、便于查阅，避免销毁、泄密。对财务档案工作进行高度关注，实现一把手负责制度，建立完善档案管理网络，按照我国的法律规定制定有效的管理制度，按照高校规模将专业管理人员和兼职管理人员明确，对财务资料保密和保管工作进行负责，将人员工作范围和责任及时明确，根据制定将财务文件资料的整理归档工作做好，同时将平时的财务档案管理、查阅、登记工作做好。
（四）严格财务档案的销毁制度
财务当中需要永久性保存的包括人员工资表、年度决算报表、财务档案保管以及销毁清册、未结清债权、债务的原始凭证以及未完工的工程档案，其他财务档案要按照制度规定在保管期限结束之后进行销毁。销毁前严格按照财务档案管理机构和财务机构一起提出的销毁意见，编制好财务档案销毁清册。需要保留的要独立装订存放，将对应记录做好。之后将销毁清册上交给分管校领导进行批准，需要分管领导、档案部门和财务部门有关人员在销毁清册上进行签字。销毁之前要严格根据清册当中所列出的内容进行核对清点，避免出现失误。销毁的同时需要有审计部门人员、档案和财务部门人员进行监督，确保整个销毁制度严肃执行。
（五）强化财务档案管理人员的技能培训，不断提高其素质和能力
财务档案管理的信息化需要档案工作人员不但需要具备对档案的编目、分类和录入工作能力，而且还需要熟练的掌握计算机、网络、信息安全等能力。建设信息化档案能否成功，直接由工作人员的专业知识和技能水平、工作过程中知识更新换代和技能培训效果所决定。因此，高校财务档案管理部门要主动应用多元化的途径来实现对财务档案管理者的业务培训，打造一支高素质高水平的财务档案管理团队，改变财务人员队伍知识结构单一的情况，增强财务档案管理人员技能培训力度，保证财务档案管理人员的知识结构处在领先水平。
综上，目前信息化高速运转的社会经济背景中，档案管理也显得越来越重要。高校经济作为高校生存进步发展的物质前提基础，加强财务管理十分必要。高校财务档案管理部门需要按照财务档案构成的规律特征，针对产生的问题，制定出行之有效的财务档案管理措施，真正将财务档案管理在高校当中的价值发挥出来。
参考文献：
[1]邢芳.高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].科技风，2016（24）：175.
[2]程靖.高校财务档案管理与利用探索[J].档案管理，2016（01）：79-80.
[3]伍贺飞.高校财务档案管理信息化建设研究[J].合作经济与科技，2015（06）：138-139.
[4]杨哲.高校财务档案管理的思考及对策[J].吉林工程技术师范学院学报，2014，30（12）：36-38.
[5]王文杰.提高高校财务档案管理人员业务能力的几点思考[J].潍坊学院学报，2014，14（05）：115-116.
[6]李晓蕾，范桂泉.分析高校财务档案管理特点及改进建议[J].管理观察，2014（19）：77-78.
（作者单位：上海音乐学院）
摘要：随着我国高等院校教育的不断改革深化的过程中，高校财务档案管理工作也逐渐朝着严格规范化方向发展。高等学校财务档案管理的重要作用就是记录财务状况以及经济活动。所以，增强高校财务档案管理对提高高校财务案卷质量与效益有着十分重要的作用。文章将重点对高校财务档案管理问题进行分析，对高校档案管理工作提出了对应的解决对策和措施。
关键词：高校；财务档案；管理；问题；对策
高校财务档案是高校所有机构全部员工进行教育、科研、教学和学校建设发展等方面，构成的具有参考、保存、使用价值的财务收支材料。财务档案是否真实可靠、完整准确，对高校财务档案管理质量以及高校教育事业的发展有直接影响。
一、高校财务档案的特点
（一）真实性
学校发展当中每一次经济业务往来的详细情况，都经过许多张具体有效的票据凭证非常清楚准确的记录在案。档案拥有不能改动的特性，直接决定在任何时候产生的与经济有关系的活动凭证都是真实可靠的，保存财务档案就是保存高校全部财务往来的证据。
（二）档案内容的专业性
高校日常财务活动当中包括两个主要的收支线，与之对应的财务档案包括两个方面：首先是财务收支票据，例如学生学费收据、助学金以及奖学金的发放清单、科研以及教学经费支出、办公支出单据、服务业统一收据、行政事业单位往来款票据。其次，财务核算专业凭据。例如工资奖金福利津贴发放表、单据账表、银行对账单据等，财务档案可以将高校经济活动过程和财务状况完全反应出来。
（三）利用性
高校财务档案使用高校档案的过程中，具备非常高的利用率。可以具体划分为两个步骤：首先，财务部门管理的开始两年中，这个时期就是对财务内部结算进行审核以及业务查询。其次，转移给学校综合档案馆之后查询使用，关键是服务于高校审计、财务、后勤和高校老师、毕业生等个人需要查询的财务凭证。特别是每年高校财务审查、不同层级和目的审计都需要大量的财务凭证的查询，便于对有关问题进行核证，所以直接证实了高校财务档案具备非常大的利用性。
（四）关联性
高校应用的“统一领导、集中管理”或者是“统一领导，分级管理”的财务管理制度，按照學校发展的需求统筹安排和应用学校的各种经费和资源，各部门单位作为统一的有机整体，经济活动当中一同进行节约、增收，构成联系性非常高的财务档案，不能分割，更好的将高校整体财务情况有效表现出来。同时，财务档案可以为预算提供依据，关联性非常好。
二、高校财务档案管理中存在的问题
（一）财务档案管理模式落后，档案利用率低
如图1所介绍的这样，当前高校保存的大部分都是纸质财务档案，只关注数量并未关注质量，工作量非常高的同时，有的管理者并无法按照严格的规范标准对凭证进行认真审核以及仔细归档，还有可能产生不及时归档的现象。因此，应用最原始的方式归档和检索大量的财务档案，造成管理效率以及使用效率变低。
（二）财务档案管理意识淡薄
财务档案管理意识不高作为高校财务档案管理工作当中一直存在的问题，也是无法具体改进的问题。目前高校财务档案管理人员编制不足、工作量大的情况下，并未真正重视财务档案管理，加上学校经济业务多样化的进步发展，财务档案管理包括多个部门协同管理，造成更加繁重的档案资料收集任务，导致档案资料无法完全收集、整理，没有条理的现象经常出现。实际工作当中，大部分高校财务部门，无法根据要求将会计档案及时移送给档案管理部门。例如，有些会计账簿已经超过归档期限两年还无法将这些资料归档。
（三）高校财务档案的内部管理制度不够完善
长时间以来，财务档案管理工作一直沿用传统的方式。财务档案收集、整理以及装订大部分都是由负责账务的会计工作者兼职，财务部门也并未设置专门的财务档案管理职位；财务档案归档也无法在审计人员审查、核对后交给档案人员接收。因为档案人员往往不具有专业的会计知识，所以他们不太可能将财务档案可能存在的问题发现，也就会导致财务档案质量无法保证。
（四）高校财务档案的鉴定销毁难
财务档案管理工作当中不可或缺的一个重要环节就是财务档案鉴定销毁工作。现实工作内容当中，这个环节往往无人进行，存在无人来销、无人敢销的情况。大量超期财务档案并未及时进行销毁的情况出现，给库房带来非常大的存储压力。档案管理人员针对财务会计档案鉴定销毁工作的艰巨性和责任重大出现的畏难心理，导致学校财务档案鉴定销毁工作非常难进行下去。
（五）管理人员素质不高，缺乏相关专业知识
高校财务档案管理需要高水平高素质的财务档案管理工作者，需要财务档案管理人员具备十分熟练的财务档案管理技巧，丰富的财务档案管理知识。但是，目前我国高校财务档案管理人员的总体素质并不高，专业知识不足。从事我国高校财务档案管理工作的人员，能够在利用现代化手段进行财务档案收集管理，同时将纸质档案转化为数字档案的人才非常少。在大部分高校财务档案管理工作岗位中大多数配置的是临近退休、专业水平不足的工作人员，档案管理知识与财务知识不足。此外，大多数高校培训和指导档案管理人员力度不够，掌握财务知识和档案知识，而且可以进行数字化信息化处理的档案管理人才少的可怜，直接对高校财务档案管理的信息化进程有影响。
三、高校财务档案管理对策
（一）加强财务档案信息化建设，提高档案利用率
信息化的财务工作可以给财务档案管理打好基础，可以提高财务档案的利用率，将更好的提供档案服务，高校要重视财务档案管理信息化的建设工作，增强开发财务档案管理软件，保证档案管理工作的整个流程可以利用信息化的平台来实现。比如开发带有财务档案管理的财务软件，保证可以使财务人员在进行做账的同时保存财务资料影像，上传到软件当中，自动生成账务附件，档案管理者可以通过搜索凭证编号、项目名称、经手人信息获得有关财务资料，将其提供给查询者，还可以按照实际情况授权给部门负责人以及经费负责人员，打造财务资源信息平台，实现财务数字化共享目标。
（二）强化财务档案管理的認识
1.对档案管理工作力度加强，调动全部教职工的工作主动性。从学校领导者到全体教职工都能够充分认识到财务档案管理工作的重要性，大幅度的宣传财务档案管理工作给高校发展带来的帮助，确保所有人员真正了解高校所面临的形势以及档案管理的各种要求。所有工作需要高校人员完成，人员十分重要，要营造出档案管理人人负责的气氛。
2.定期对高校负责人以及档案管理者进行培训工作。通过对财务档案管理工作重要性的宣传，指导人员思想，帮助高校负责人、档案管理者提高档案管理意识，确保所有人都能够了解到档案管理工作不单纯是领导以及财务单位的工作，而是与全部人员密切联系。此外，财务档案管理人员工作不止是审核监督管理财务档案，还要做好对所有财务工作的监督，一心一意的为财务档案管理工作服务，发挥出档案部门监督协调的作用。
（三）完善财务档案管理制度
增强对财务档案管理工作的领导，建立财务档案的管理制度，保证财务档案妥善管理、存放有序、便于查阅，避免销毁、泄密。对财务档案工作进行高度关注，实现一把手负责制度，建立完善档案管理网络，按照我国的法律规定制定有效的管理制度，按照高校规模将专业管理人员和兼职管理人员明确，对财务资料保密和保管工作进行负责，将人员工作范围和责任及时明确，根据制定将财务文件资料的整理归档工作做好，同时将平时的财务档案管理、查阅、登记工作做好。
（四）严格财务档案的销毁制度
财务当中需要永久性保存的包括人员工资表、年度决算报表、财务档案保管以及销毁清册、未结清债权、债务的原始凭证以及未完工的工程档案，其他财务档案要按照制度规定在保管期限结束之后进行销毁。销毁前严格按照财务档案管理机构和财务机构一起提出的销毁意见，编制好财务档案销毁清册。需要保留的要独立装订存放，将对应记录做好。之后将销毁清册上交给分管校领导进行批准，需要分管领导、档案部门和财务部门有关人员在销毁清册上进行签字。销毁之前要严格根据清册当中所列出的内容进行核对清点，避免出现失误。销毁的同时需要有审计部门人员、档案和财务部门人员进行监督，确保整个销毁制度严肃执行。
（五）强化财务档案管理人员的技能培训，不断提高其素质和能力
财务档案管理的信息化需要档案工作人员不但需要具备对档案的编目、分类和录入工作能力，而且还需要熟练的掌握计算机、网络、信息安全等能力。建设信息化档案能否成功，直接由工作人员的专业知识和技能水平、工作过程中知识更新换代和技能培训效果所决定。因此，高校财务档案管理部门要主动应用多元化的途径来实现对财务档案管理者的业务培训，打造一支高素质高水平的财务档案管理团队，改变财务人员队伍知识结构单一的情况，增强财务档案管理人员技能培训力度，保证财务档案管理人员的知识结构处在领先水平。
综上，目前信息化高速运转的社会经济背景中，档案管理也显得越来越重要。高校经济作为高校生存进步发展的物质前提基础，加强财务管理十分必要。高校财务档案管理部门需要按照财务档案构成的规律特征，针对产生的问题，制定出行之有效的财务档案管理措施，真正将财务档案管理在高校当中的价值发挥出来。
参考文献：
[1]邢芳.高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].科技风，2016（24）：175.
[2]程靖.高校财务档案管理与利用探索[J].档案管理，2016（01）：79-80.
[3]伍贺飞.高校财务档案管理信息化建设研究[J].合作经济与科技，2015（06）：138-139.
[4]杨哲.高校财务档案管理的思考及对策[J].吉林工程技术师范学院学报，2014，30（12）：36-38.
[5]王文杰.提高高校财务档案管理人员业务能力的几点思考[J].潍坊学院学报，2014，14（05）：115-116.
[6]李晓蕾，范桂泉.分析高校财务档案管理特点及改进建议[J].管理观察，2014（19）：77-78.
（作者单位：上海音乐学院）
