信息时代的电子档案管理探究
罗长军
【摘 要】电子档案就是将企业经营活动产生的资料以电子文件的形式呈现出来。由于电子档案会随着企业的发展而增多，并且由于电子档案管理是需要依托计算机技术来开展的，对管理人员的要求也相对较高。因此，企业要充分了解电子档案的特点，分析电子档案管理目前存在的问题以及难点，然后采取有效的管理措施，提高电子档案管理水平，论文就此展开了讨论。
【Abstract】The electronic archives are the data produced by the enterprises' activities which is presented in the form of electronic documents. As the electronic archives will increase with the development of enterprises， and the management of electronic archives need to rely on computer technology， its requirements for managers are relatively high. Therefore， enterprises should fully understand the characteristics of electronic archives， analyze the existing problems and difficulties in the management of electronic archives， and then take effective measures to improve the level of management of electronic archives， this paper discusses these problems.
【关键词】信息时代；电子档案；优越性；完善措施
【Keywords】information age； electronic archives； advantages； perfecting measures
【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）09-0096-02
1 引言
在互聯网技术快速发展的基础上，我国各企业的生产和运行方式开始向自动化、智能化方向转变。随着信息时代的到来，电子档案逐渐成为企业档案的重要存在形式。对电子档案进行科学化管理，可以提高企业内部档案的管理水平，为企业的发展提供可靠的参考依据。然而，目前我国许多企业在电子档案管理方面还存在不足，尤其是信息时代的逐步推进，更是增加了电子档案管理的难度。如何提高电子档案管理水平已经成为企业发展所要重点研究的内容。
2 电子档案的特点及优越性
2.1 电子档案的特点
第一，文件记录方式多样。作为一种新型的信息承载介质，电子档案具有多种表现形式，包括电子文件、声音、影像等，具有多种表现形式，而且其存储保存方式也多种多样，例如光盘（VCD、DVD）、磁带（录音带、录像带）、磁盘（U盘、硬盘）、网盘（或云盘）等；第二，电子档案具有非直读性的特点，例如电子档案在光盘上保存时是由激光进行刻写来实现的，无法直观看到档案内容，而且，电子档案也可以进行加密处理，提高了电子档案的安全性；第三，电子档案对元数据和背景信息的依赖性比较强，必须要以元数据为基础才能恢复电子文件的原貌。
2.2 电子档案的优越性
第一，电子档案可以进行自动识别，这种筛选功能不仅可以提高电子档案整理的效率，降低人工成本，同时还能降低因人工筛选而造成的工作失误。第二，电子档案的储存安全性比较高，电子档案的主要表现形式为电子文件，其不会受气候、湿度等环境因素的影响，只要利用云技术等就可以对电子文件进行永久储存，并且还可以进行加密处理，防止信息泄露等问题。第三，电子档案具有独立性，在电子档案中，电子文件与载体是分开的，在云储存过程中，档案与云平台也是相互独立的，企业可以随时对电子档案进行转移[1]。
3 电子档案管理的主要影响因素
3.1 电子档案管理体系不够完善
电子档案是随着信息时代的到来而产生的一种新型档案方式，因此，有些企业还未形成专业的电子档案管理体系，导致电子档案管理工作不够严谨。首先是，企业人员缺乏正确的电子档案管理态度，对电子档案的认识不够清晰准确，无法制定专业的电子档案管理制度。然后是电子档案管理制度不够完善，有些企业在制定管理制度时，没有从实际出发，缺少对企业内部电子档案形式的考量，导致管理制度不具有权威性。
3.2 电子档案完整性不足
相较于传统的纸质档案，电子档案的流动性更强，更容易发生信息丢失问题。由于电子档案是依托于网络技术而存在的，具有较多种类的储存方法，对于档案管理人员的技术要求也比较高。然而，电子档案管理的程序比较复杂，在经过多次操作后，很容易出现信息丢失的情况。此外，由于电子档案长期处于网络流动状态，若工作人员在进行信息汇总时不及时，或是出现工作失误，就会导致电子档案信息不完整或是不具有时效性，最终影响电子档案的实用价值。
3.3 电子档案专业管理人才短缺
由于现阶段，许多企业档案正在由实体档案形式向电子档案形式转变，其在档案管理工作上的结构安排还不到位，导致电子档案管理缺少专业技术人员，影响了电子档案管理效果。专业管理人员的缺失，首先会影响管理工作的正常开展，在档案管理中，经常会出现档案文件受损、丢失的情况，影响电子档案的真实性。其次，电子档案专业管理人员的缺乏，还会制约企业对电子档案管理工作的创新，档案管理理念还停留在实体档案上，电子档案的概念和理论是模糊不清的，无法根据信息时代的发展对电子档案管理体系进行及时更新，导致电子档案管理工作与企业发展不相符[2]。
4 信息化时代下企业电子档案管理的完善措施
4.1 完善电子档案管理体系
信息时代的到来改变了人们的生活方式，大部分的工作及生活活动都可以通过信息交流来实现，为人们的各项活动提供了极大的便利。企业档案管理人员应该深刻认识到信息时代所带来的进步，转变对电子档案管理工作的态度，明确电子档案管理工作的重要性及重点内容，根据企业的实际发展需求，对电子档案管理体系进行完善，制定严格的电子档案管理制度。
4.2 对电子档案进行动态管理
由于企业是不断发展的，其在各项交易活动中会不断生成新的电子档案。为了保证电子档案信息的及时性，企业需要针对自身的发展趋势，对电子档案进行实时动态管理，以确保电子档案不会缺失。首先，企业要明确档案管理部门在档案动态管理中所要负责的内容，保证电子档案管理工作的各个环节都有专人负责。其次，企业在对电子文件进行收集与整理时，要对电子文件进行分类和检验，并及时归档，要保证电子归档的时间与准确性，以确保档案信息能够得到及时更新。此外，还要做好实体档案的数字化工作，保证电子档案信息与原始信息全面一致[3]。
4.3 划分多级权限
为了提高电子档案管理水平，企业应该重点加强安保措施，划分多级权限，提高电子档案管理工作的安全保密等级。例如，电子档案管理人员根据企业自身特征，设置電子档案的保密等级以及借阅权限。同时，企业还应该严格规定电子档案查询所用浏览器的应用权限，根据安全保密等级来规定电子档案浏览、打印、下载及应用的可行性，以此来提高电子档案信息的安全性。除此之外，企业还可以对重要的电子档案信息进行加密处理，规定只有企业内部人员或是管理层才能对这些档案信息进行查阅，防止电子档案被偷窃而损害企业自身利益。
4.4 优化电子档案管理结构
档案管理人员的专业素质直接关系着管理工作效率，因此，建立一批高水平的电子档案管理工作人员组织结构，是企业开展电子档案管理工作的有效途径。一方面，企业要从多渠道引进具有专业知识技能的电子档案管理人员，能够对企业的电子档案管理工作提出合理的工作建议，帮助企业完善各项管理制度，提高电子档案管理工作的专业性及有效性。企业还需要对现有档案管理工作人员进行专业培训，提高管理人员对信息技术的掌握程度。另一方面，企业要对电子档案管理人员进行合理分工，科学设置管理架构，充分发挥管理人员各自优点，以适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍[4]。
5 结语
信息时代也是知识爆炸时代，为人们的工作与生活提供了极大的便利。为了顺应信息时代的发展潮流，企业必须要增强电子档案管理数字化发展，通过有效应用信息科学技术，提高电子档案管理水平，从而确保企业档案信息的安全性及实时性，推动企业在信息时代的稳定发展。
【参考文献】
【1】杨哲.信息时代下企业电子档案管理探讨[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2017（06）：125-126.
【2】牟仙仙.信息时代背景下的电子档案管理[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集（上）[C].武汉：《决策与信息》杂志社、北京：北京大学经济管理学院，2016.
【3】苏梅芬.信息时代的电子档案归档问题探讨[J].江西建材，2016（09）：296+300.
【4】吴玉.信息时代的电子档案管理探讨[J].办公室业务，2016（10）：178+72.
【摘 要】电子档案就是将企业经营活动产生的资料以电子文件的形式呈现出来。由于电子档案会随着企业的发展而增多，并且由于电子档案管理是需要依托计算机技术来开展的，对管理人员的要求也相对较高。因此，企业要充分了解电子档案的特点，分析电子档案管理目前存在的问题以及难点，然后采取有效的管理措施，提高电子档案管理水平，论文就此展开了讨论。
【Abstract】The electronic archives are the data produced by the enterprises' activities which is presented in the form of electronic documents. As the electronic archives will increase with the development of enterprises， and the management of electronic archives need to rely on computer technology， its requirements for managers are relatively high. Therefore， enterprises should fully understand the characteristics of electronic archives， analyze the existing problems and difficulties in the management of electronic archives， and then take effective measures to improve the level of management of electronic archives， this paper discusses these problems.
【关键词】信息时代；电子档案；优越性；完善措施
【Keywords】information age； electronic archives； advantages； perfecting measures
【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）09-0096-02
1 引言
在互聯网技术快速发展的基础上，我国各企业的生产和运行方式开始向自动化、智能化方向转变。随着信息时代的到来，电子档案逐渐成为企业档案的重要存在形式。对电子档案进行科学化管理，可以提高企业内部档案的管理水平，为企业的发展提供可靠的参考依据。然而，目前我国许多企业在电子档案管理方面还存在不足，尤其是信息时代的逐步推进，更是增加了电子档案管理的难度。如何提高电子档案管理水平已经成为企业发展所要重点研究的内容。
2 电子档案的特点及优越性
2.1 电子档案的特点
第一，文件记录方式多样。作为一种新型的信息承载介质，电子档案具有多种表现形式，包括电子文件、声音、影像等，具有多种表现形式，而且其存储保存方式也多种多样，例如光盘（VCD、DVD）、磁带（录音带、录像带）、磁盘（U盘、硬盘）、网盘（或云盘）等；第二，电子档案具有非直读性的特点，例如电子档案在光盘上保存时是由激光进行刻写来实现的，无法直观看到档案内容，而且，电子档案也可以进行加密处理，提高了电子档案的安全性；第三，电子档案对元数据和背景信息的依赖性比较强，必须要以元数据为基础才能恢复电子文件的原貌。
2.2 电子档案的优越性
第一，电子档案可以进行自动识别，这种筛选功能不仅可以提高电子档案整理的效率，降低人工成本，同时还能降低因人工筛选而造成的工作失误。第二，电子档案的储存安全性比较高，电子档案的主要表现形式为电子文件，其不会受气候、湿度等环境因素的影响，只要利用云技术等就可以对电子文件进行永久储存，并且还可以进行加密处理，防止信息泄露等问题。第三，电子档案具有独立性，在电子档案中，电子文件与载体是分开的，在云储存过程中，档案与云平台也是相互独立的，企业可以随时对电子档案进行转移[1]。
3 电子档案管理的主要影响因素
3.1 电子档案管理体系不够完善
电子档案是随着信息时代的到来而产生的一种新型档案方式，因此，有些企业还未形成专业的电子档案管理体系，导致电子档案管理工作不够严谨。首先是，企业人员缺乏正确的电子档案管理态度，对电子档案的认识不够清晰准确，无法制定专业的电子档案管理制度。然后是电子档案管理制度不够完善，有些企业在制定管理制度时，没有从实际出发，缺少对企业内部电子档案形式的考量，导致管理制度不具有权威性。
3.2 电子档案完整性不足
相较于传统的纸质档案，电子档案的流动性更强，更容易发生信息丢失问题。由于电子档案是依托于网络技术而存在的，具有较多种类的储存方法，对于档案管理人员的技术要求也比较高。然而，电子档案管理的程序比较复杂，在经过多次操作后，很容易出现信息丢失的情况。此外，由于电子档案长期处于网络流动状态，若工作人员在进行信息汇总时不及时，或是出现工作失误，就会导致电子档案信息不完整或是不具有时效性，最终影响电子档案的实用价值。
3.3 电子档案专业管理人才短缺
由于现阶段，许多企业档案正在由实体档案形式向电子档案形式转变，其在档案管理工作上的结构安排还不到位，导致电子档案管理缺少专业技术人员，影响了电子档案管理效果。专业管理人员的缺失，首先会影响管理工作的正常开展，在档案管理中，经常会出现档案文件受损、丢失的情况，影响电子档案的真实性。其次，电子档案专业管理人员的缺乏，还会制约企业对电子档案管理工作的创新，档案管理理念还停留在实体档案上，电子档案的概念和理论是模糊不清的，无法根据信息时代的发展对电子档案管理体系进行及时更新，导致电子档案管理工作与企业发展不相符[2]。
4 信息化时代下企业电子档案管理的完善措施
4.1 完善电子档案管理体系
信息时代的到来改变了人们的生活方式，大部分的工作及生活活动都可以通过信息交流来实现，为人们的各项活动提供了极大的便利。企业档案管理人员应该深刻认识到信息时代所带来的进步，转变对电子档案管理工作的态度，明确电子档案管理工作的重要性及重点内容，根据企业的实际发展需求，对电子档案管理体系进行完善，制定严格的电子档案管理制度。
4.2 对电子档案进行动态管理
由于企业是不断发展的，其在各项交易活动中会不断生成新的电子档案。为了保证电子档案信息的及时性，企业需要针对自身的发展趋势，对电子档案进行实时动态管理，以确保电子档案不会缺失。首先，企业要明确档案管理部门在档案动态管理中所要负责的内容，保证电子档案管理工作的各个环节都有专人负责。其次，企业在对电子文件进行收集与整理时，要对电子文件进行分类和检验，并及时归档，要保证电子归档的时间与准确性，以确保档案信息能够得到及时更新。此外，还要做好实体档案的数字化工作，保证电子档案信息与原始信息全面一致[3]。
4.3 划分多级权限
为了提高电子档案管理水平，企业应该重点加强安保措施，划分多级权限，提高电子档案管理工作的安全保密等级。例如，电子档案管理人员根据企业自身特征，设置電子档案的保密等级以及借阅权限。同时，企业还应该严格规定电子档案查询所用浏览器的应用权限，根据安全保密等级来规定电子档案浏览、打印、下载及应用的可行性，以此来提高电子档案信息的安全性。除此之外，企业还可以对重要的电子档案信息进行加密处理，规定只有企业内部人员或是管理层才能对这些档案信息进行查阅，防止电子档案被偷窃而损害企业自身利益。
4.4 优化电子档案管理结构
档案管理人员的专业素质直接关系着管理工作效率，因此，建立一批高水平的电子档案管理工作人员组织结构，是企业开展电子档案管理工作的有效途径。一方面，企业要从多渠道引进具有专业知识技能的电子档案管理人员，能够对企业的电子档案管理工作提出合理的工作建议，帮助企业完善各项管理制度，提高电子档案管理工作的专业性及有效性。企业还需要对现有档案管理工作人员进行专业培训，提高管理人员对信息技术的掌握程度。另一方面，企业要对电子档案管理人员进行合理分工，科学设置管理架构，充分发挥管理人员各自优点，以适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍[4]。
5 结语
信息时代也是知识爆炸时代，为人们的工作与生活提供了极大的便利。为了顺应信息时代的发展潮流，企业必须要增强电子档案管理数字化发展，通过有效应用信息科学技术，提高电子档案管理水平，从而确保企业档案信息的安全性及实时性，推动企业在信息时代的稳定发展。
【参考文献】
【1】杨哲.信息时代下企业电子档案管理探讨[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2017（06）：125-126.
【2】牟仙仙.信息时代背景下的电子档案管理[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集（上）[C].武汉：《决策与信息》杂志社、北京：北京大学经济管理学院，2016.
【3】苏梅芬.信息时代的电子档案归档问题探讨[J].江西建材，2016（09）：296+300.
【4】吴玉.信息时代的电子档案管理探讨[J].办公室业务，2016（10）：178+72.
