提升企业办公室秘书综合素质,助力企业发展的研讨
吴俊
中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）2-119-02
摘 要 在市场竞争日益激烈的大环境下，企业也在通过各项措施推动内部优化，以强化自身市场竞争力。作为企业内部关键职位，办公室秘书承担着重要的责任，上传下达、组织协调、联系沟通等都是秘书的日常工作。办公室秘书形象会在很大程度上影响人们对企业的感观，甚至可以说办公室秘书的综合素质代表着企业整体办事效率，所以提升办公室秘书综合素质对企业发展的重要性也就不言而喻了。基于提升办公室秘书综合素质的现实需要，本文将结合企业日常工作对办公室秘书应有的综合素质展开具体分析，以便提出出比较理想的办公室秘书个人素质及职业素质要求，从而为企业办公室秘书岗位的优化建设提供借鉴。
关键词 办公室 秘书 综合素质 企业发展
出于办公室秘书工作特殊性的考虑，相关工作人员往往要具备良好的职业素养和沟通、协调能力。对企业内部来说，办公室秘书协助领导工作，可以起到协调企业内部关系的作用；从对外角度来看，秘书承担着接待来访者的工作，向来访者介绍企业文化内涵离不开秘书的介绍，所以秘书在一定程度上可以说成是外界了解企业的窗口。对办公室秘书综合素质的提升要求，不仅是企业内部有序性建设的需要，也是企业适应新时期经济发展和全球一体化的内在要求。在瞬息万变的市场环境中，办公室秘书日常工作中面临的任务和挑战也在不断变化，如果没有高水平的综合素质作为基础，办公室秘书的工作将寸步难行。对于办公室秘书综合素质的提升，以下将从企业运营和发展的各方面展开论述。
一、企业办公室秘书综合素质
（一）企业秘书职业素质要求
随着我国经济发展进入新常态，企业的发展也面临越来越多的挑战，深化企业改革、实现内部优化已经成了企业发展的不二选择。在企业发展的过程中，既需要面临外部市场竞争的压力，也要妥善处理好内部利益分配问题，否则企业这艘轮船便难以在大涛汹涌的大海航行。在严峻的发展形势下，秘书应当充分发挥岗位作用，协助领导进行决策活动，并高效、准确的将决策内容传达给其他部门。除此之外，在日常工作中，办公室秘书应当发扬精神，以优良的职业操守履行职责，为领导和同事提供有必要的帮助。
1.优良的道德品质。秘书需要经常协助领导处理工作，所以在日常工作中可能接触到比较机密的文件，从而掌握部分企业机密信息。因此，秘书综合素质中的基本构成便是职业道德。关于职业道德，可以细化为以下几点：办公室秘书首先要具备的素质是保密意识，只有拥有良好的职业操守，才能抵制外界诱惑，保守企业核心机密。从个人诚信角度出发，作为领导的秘书，获得信任才能处理企业机密文件，如果保密工作做得不好，便是辜负信任，这对领导和企业乃至自身都是不负责任的行为。随着电子信息技术和互联网技术的发展，企业办公基本采用电脑执行，这在便利办公的同时也为保密工作埋下隐患。因此，企业秘书除了职业道德外，还要掌握一定的计算机保密能力。总而言之，作为公司关键岗位的工作人员，办公室秘书应当严于律己，坚守底线不动摇，拒绝任何泄露机密信息损害企业利益的行为。
办公室秘书需要频繁的与公司内部成员打交道，如果自恃岗位重要而轻视其他同事，就会导致领导和员工沟通不畅，信息传递“失真”的状况产生。因此，办公室秘书要牢牢树立爱岗敬业、谦虚热情的精神风貌，既不能因为工作繁琐而拒绝处理，也不能因為自身原因在工作中任意妄为。另外，必要的待人接物手段也是办公室秘书应当具备的，与人交往时，应真诚热情对待他人，并在尊重他人的基础上做到相互帮助。由于秘书经常协助领导处理工作，所以在企业中秘书往往代表领导的形象，为了维护领导在企业内的威信，秘书应当注重自身行为，以谦虚的心理对待企业内的同事。
接待来访者是秘书日常工作的关键，同样也是秘书待人接物能力最直观的体现。在接待活动中，秘书应在第一时间了解来访者的目的，并且判断是否有必要告诉领导，因为领导日常工作比较繁忙，事事告知领导只会使领导不胜其烦。当然对于已经有约的来访者，秘书只需要按照约定内容进行处理即可，如来访者有秘书权限内的合理诉求，秘书可以酌情处理，但必须注意的是，秘书权限不可逾越，代替领导做决定的行为要不得。
2.良好的心理素质和身体素质。激烈的市场环境给企业发展造成了强大的压力，为了紧握发展机遇，企业在某些时间段需要进行加班，秘书作为企业内部的连接纽带，一般不能轻易离开岗位，这也就意味着加班时秘书也要在场，以便应付突发问题。不定期的加班活动需要良好的身体素质作为支撑，只有保证身体健康，才能更好的应付繁重的工作。在必要情况下，秘书要调节领导和各个部门的工作，而这也对秘书的心理素质提出要求。谦虚谨慎、不卑不亢始终是秘书工作的指导方针，对于没有完全理会的领导指令，秘书应及时请教，防止错误解读造成的工作失误。日常工作中难免和同事产生矛盾，如果不能相互理解而刻意极度他人，必然会导致企业内部工作呈现出无序状态。
3.优秀的工作能力。突出的工作能力是优秀秘书必须具备的品质。结合秘书日常工作来看，协调能力、组织能力、语言能力、分析能力都缺一不可。
（1）秘书每天都要处理大量繁琐的工作，保持头脑清晰，对工作内容进行条理性的划分，从而制定出高效的工作方法，做到忙而不乱，这是秘书优秀工作能力最直观的体现。
（2）掌握工作规律可以实现工作效率最大化，按照事物轻重缓急处理是开展工作的指导原则。当然，秘书在完成大量工作的同时也要确保工作完成质量，一旦发生疏漏，轻者减低工作效率，重者便会导致企业发展受挫，所以秘书在进行相关工作时，必须牢记细节决定成败这句俗语。
4.广博的知识积累。办公室秘书应当具备广博的知识积累，现代企业的发展涉及广泛，政治、经济、文化等方面的内容处理不当便可能影响企业的发展。因此，办公室秘书要在掌握企业运营状况的基础上进行选择性学习，挑选有益企业发展的内容加以学习，以便为企业的发展提供帮助。
5.现代信息素质。现代企业的办公离不开电脑，掌握信息技术的应用时当前办公室工作人员必须具备的基本能力。随着信息技术的不断发展，企业运营产生的各项数据将会更多的集成到计算机上，办公室秘书想要更好的协助领导工作，就要努力加强自身现代化信息素质。
6.基本创新素质。万众创新是新常态下经济发展的“双引擎”之一，企业生产效率的提高离不开一线生产人员创新，但是作为工作与企业运营息息相关的秘书而言，必要的创新意识可以帮助理解和协助其他部门创新举措的进行。培养基本创新意识可以促进办公室秘书岗位作用的强化，从而更好地助力企业发展。
（二）企业秘书的职业素质能力
1.多样化服务。办公室秘书要根据领导需要调整服务类型，良好的文字沟通能力和日常服务能力是秘书的必备条件。办公室秘书的前缀是办公室，所以精通办公室业务是秘书首先要做到的，在了解领导日常工作习惯后，秘书应当及时对工作方法进行调整，以便更好的协助领导工作，从而推动企业的发展。
2.智能化服务。智能化服务是办公室秘书工作的理想状态，经过长期与领导接触，明白领导办事风格和个人性格，秘书可以对领导下一步将要做出的指示提前做好准备，从而提高领导决策效率。
3.主动性服务。主动性服务说到底说还是工作积极性的问题，当秘书能在工作中保持高涨的热情，急企业之所急，主动新服务也就水到渠成了。
4.协同性服务。企业的发展从来都不能依靠个人实现，各个成员和部门间的协调工作是企业竞争力提高的必要前提。无论是办公室工作人员还是其他部门的工作人员，都应当树立协同工作的意识，尤其是办公室秘书，应当发挥表率作用，积极提供协同性服务，促进企业内部和谐氛围的创建。
二、企业秘书综合素质提升策略
（一）实施严格有效的信息培训制度
上文中提到，利用现代信息技术办公已经成为企业中的常态化现象，为了更高效率的处理工作中的各类信息，办公室秘书必须在信息技术应用技术方面达到基本要求。当前办公室秘书的信息掌握水平尚不能达到企业发展要求，所以秘书应当针对这种状况做出改变，针对性的强化自身信息技术应用能力，主动接受企业开办的信息培训课程。
（二）进行自我教育，更新秘书知识
综合素质不单指业务水平，文化、艺术、理论方面的知识也是秘书应当涉及的内容，这对秘书接待商业合作伙伴提升企业形象来说具有重要意义。对于在岗秘书自我教育的实现，企业领导应当给予支持，给予秘书更多学习时间和机会。
（三）加强业务培训，提高工作水平
关于办公室秘书工作能力的强化，可以通过岗前培训，在岗进修等形式实现，但是在这一过程中，必须注重理论与实践相结合，否则培养出的辦公室秘书业务能力便得不到保障。
（四）培育创新思维
创新是经济发展的重要动力，企业发展需要工作人员的集思广益，拥有创新意识的办公室秘书可以为其他工作人员的创新行为提供更加周到的服务，所以办公室秘书应当培育自身创新思维，通过创新思维协助同事工作，推动企业长远发展。
（五）加强应变能力和判断能力
办公室秘书需要应对领导的各项要求和企业内部的突发事件，故而应变能力和判断能力的培养也是至关重要的。对于企业中各个部门的运行状况，办公室秘书要从全面的视角着眼，理清企业各项经营活动间的关系，从而为有条理的解决实际问题提供理论基础。在日常工作中，办公室秘书必须时刻保持清醒的头脑，防止因疏漏产生的不必要损失。
三、结语
企业办公室秘书的工作不仅是服务领导，更是服务企业发展的全过程。在参与企业决策和协调管理等各项工作时，秘书人员应充分调动自身专业知识和综合素养，积极为领导和同时提供有益服务，促进企业内部优化趋向形成。最后，在市场经济不断发展的大环境下，办公室秘书要不断学习充实自己，以便适应企业发展需要。
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