浅谈卷烟销售货款回收
张晶
摘要：A公司是一家卷烟商业企业，其物流配送中心将所辖11个行政区域按照地理位置划分为一个直送区两个中转站，负责卷烟配送及销售货款回收工作。卷烟销售货款是本企业资产的重要组成部分，贯穿于整个生产经营过程，保证准确及时的回笼资金是重要的工作环节。现就卷烟货款回收工作做一探讨。
关键词：卷烟；货款；回收
一、货款的形成
A公司销售科于每个订货周期根据零售客户的需求、可供货源、市场状态等因素，确定货源供应策略。全市入网的零售客户根据自身情况，自主选择网上订货、电话订货、网上配货等方式选购所需卷烟商品。其中，电话订货是指订单采集员通过电话与零售客户沟通，记录零售客户需求和意见，完成订单采集、录入和确认的过程；网上订货是零售客户通过电脑、手机、电视等终端设备登录网上订货系统，通过选择品牌（规格）、录入需求数量等操作，完成网上订单的过程；网上配货是A公司通过終端信息设备，掌握终端库存、动销等信息，以供应商管理库存的方式完成零售客户自动配货的过程。在订货周期内，零售户提报、确认卷烟需求订单，A公司订单采集员审核确认订单，从而生成正式订单，同时将订单信息传送至营销信息系统。在数字鲁烟应用集成平台中就可以查询到此次订货周期的全部卷烟销售货款的金额。物流配送中心按照查询的卷烟销售金额采用不同的货款结算方式将货款及时收回。
二、货款的结算
卷烟销售货款结算方式主要有电子结算、银行转账结算及现金结算。为保障资金的安全，应提高电子结算率，减少现金结算。
（一）电子结算
电子结算方式包括批量代扣、网上结算。 A公司开通农业银行和邮政储蓄银行为电子结算户，与零售户、结算银行签订结算协议。电访中心、营销科督促提醒客户及时、足额向电子结算账户存入卷烟购货款，保证代扣烟款成功。A公司销售科指定专人负责当日电子批扣信息的传递和结果的上传，操作人员严格按照规定流程执行各项操作步骤，认真核对数据，进行交易对账，督促银行和信息中心及时解决扣款过程中出现的技术问题，确保电子结算金额准确。除不可抗力或意外事件等因素造成的扣款失败订单外，其他扣款失败订单要停止生效。
网上结算是指零售户利用业务订货系统自主将订购货款划转到A公司指定的银行账户，包括同一银行之间的结算和跨行结算。营销科指定专人负责当日卷烟销售货款的网上结算业务。操作人员严格按照规定流程执行各项操作步骤，并认真核对交易数据。出现差异的，及时报相关责任部门处理，相关责任部门应立即查明原因，并将处理意见及时反馈给业务部门。批量代扣、网上结算都要严格遵守银行的支付结算办法，确保资金安全。
（二）银行转账结算
1.票据结算
送货员收取转账支票时，应检查票面信息是否准确，对于填写有误、涂改和已过期的支票应立即退还购货方重新开具。严禁收取非购货方开具的支票。收取电汇回执单时，应检查收款人账户信息、货款金额是否准确，银行印章是否完整、清晰。送货员将零售户出具的结算票据与送货清单进行核对，核对无误后交物流配送中心进行账务处理。
2.预收账款
像中石化这种集团客户，结算资金由总部统一管理支付，各分店数量较多，所需订购卷烟的款项金额较大，该公司根据上级要求撤销了开立的用于代扣烟款的对公账户，导致无法进行正常的电子结算扣款。各集团客户总店根据以往各分店卷烟订单需求，预存卷烟货款到A公司收入账户，各分公司订购卷烟时，从预收账款—卷烟这一明细中减少所订购卷烟金额，物流配送中心负责每日核对预收账款的余额，及时反馈给电访中心，确保中石化总部将卷烟销售货款及时、足额划转到收入账户。
3.POS机结算
对于电子结算未成功的客户，零售客户可使用POS机刷卡结算。送货员将银联小票打印出来，由零售户签字确认后作为报账凭证。银联公司将本日刷卡的金额于次日汇总转入签订协议的银行收入账户。物流配送中心负责核对银联小票汇总金额与银联公司转账金额是否一致，与送货清单上的应收货款金额是否一致。
4.贷记卡结算
银行与A公司对零售户销售状态评定信用级别，在与客户充分协商的基础上，给予客户一定金额的透支额度，基本能保证客户3-4周的日常订货，同时，为这些客户设置了柜台自主还款、网银自动还款和ATM渠道自助还款等还款方式，既减少了客户在订购卷烟时的资金占用，便于客户烟款结算资金周转，又提升了电子结算批量代扣成功率，使客户能获得更大经营效益。
5.工行“管家卡”结算
“收款管家卡”是工商银行推出的用于全面准确掌握交易对手付款、各分支机构和经销商资金归集情况的结算产品，非常适合烟款回收这种日常收入款项笔数较多，需要及时、准确的了解资金来源及对应零售客户信息的类型。A公司只需与工商银行签订“收款管家卡”服务协议，将自己的银行收入户作为收款账户，开通“收款管家卡”服务，工商银行即可为A公司批量开立若干收款卡号。将每张收款卡名称设为指定的送货员名称，再将收款卡提供给名称对应的送货员。当送货员需要向A公司缴存烟款时，可自主选择网银、柜面和ATM等多种存款渠道存入指定的收款卡号，相应资金实时划转到A公司开通收款管家服务的结算账户内。A公司通过网上银行可以查询收款明细清单，区分账户内的资金来源，该清单还可按照卡号进行销售统计。此种结算方式方便快捷、能有效保障资金安全，提高货款回收效率，是A公司大力推广的一种结算方式。
（三）现金结算
送货部应于送货前一日将收现金的零售户明细及对应的收款金额从微信配送群里下发给送货员，送货员提前通知相应的客户准备好现金，以便次日送货及时收回烟款，做到货款日清日结。送货员收取现金货款时应清点核对现金数额，辨别人民币真伪，然后办理交货手续，确保双方钱货两清。当日收取的现金货款应于银行营业结束前存入单位指定的银行收入账户，并按要求填写现金缴款单。卷烟配送人员应将银行回单及时交回物流配送中心进行核对，核对无误后进行账务处理。因特殊原因当日未能将现金货款存入指定银行账户的，应编制销售货款存款不及时说明，详细说明存款不及时原因，经送货员、送货部主管、分管领导、单位主要负责人签字确认。现金货款应妥善保管，于下一个工作日及时将现金货款存入单位指定账户。
三、货款的核对
物流配送中心在综合部和各中转站指定专人负责本部门卷烟销售货款收款单据的收集、核对、汇总及传递等工作，确保货款日清日结、账实相符。送货结束后，送货员应将当日收取的收款单据移交指定人员。货款管理员核对收款单据信息是否准确，各线路货款应收金额与实收金额是否相符，审核销售报表、送货清单是否由相关人员签字或盖章确认，数据是否与卷烟营销信息系统数据一致。登陆网上银行核实货款到账情况，同时审核银行回单是否加盖银行业务章，收、付款单位名称、开户行、账号、金额是否正确。对于未送达到户的卷烟，要逐条盘点，将卷烟的数量、金额核对无误后填制相应的盘点表并由盘点人、监督人签字确认，确保账实相符。
四、货款的核算
物流配送中心严格按照国家局下发的《烟草行业商业企业会计核算办法》、《烟草行业商业企业会计实务操作手册》中卷烟货款核算的有关要求，设置“应收账款--卷烟”、“预收账款--卷烟”等会计科目，用于核算全市卷烟销售货款业务。财务科每个工作日从营销平台读取卷烟销售数据，与销售报表数量、金额核对一致后在用友系统中提取卷烟销售数据，进行卷烟销售收入确认的账务处理。物流配送中心收集、汇总全市卷烟销售货款收款单据，核对无误后在用友系统中进行收款凭证的账务处理。每个工作日，配送中心财务部门要查看电子结算账户资金余额，将全部资金及时转入A公司收入账户，并进行资金划转凭证的账務处理。每月月末结账后进行逐项认真核查，并及时将核查结果反馈到营销科，由营销科根据核查结果及时与相关零售户进行沟通，确保账实相符。
五、货款的催收
由于存在激烈的商业竞争，赊销作为扩大销售的手段，就有存在的可能，致使电结未成功的订单形成有效订单；另外，由于货款结算需要时间，卷烟的销售和收款存在时间差距，结算手段越是落后，结算所需时间就越长，就造成了货款回收不及时的现象，所以货款的催收必须作为一个重要的工作环节来抓。A公司需要制定货款回收计划，加大催收力度，及时回笼资金。物流配送中心每日将银行账户到账金额、现金收款金额与销售日报表、送货清单、卷烟货款日结单核对，详细核实卷烟销售货款收取情况。配送中心收款员每日登记《欠款回收登记台账》，通过《欠款回收登记台账》及时掌握每日欠款户数、欠款金额、所属辖区、欠款时间，将此信息反馈到辖区营销科，催收未收回的卷烟销售货款，及时入账。
六、提高货款回收率的措施
（一）加强货款回收工作的制度建设
根据业务流程和各部门及岗位相关职责，制定《卷烟销售货款回收、结算管理办法》。对卷烟销售货款从订单生成到最终存入银行收入账户整个过程可能出现的内控问题进行规范和控制，以配送中心回收货款为主，对货款核实、单据整理等工作的安排部署，明确具体职责到个人。做到货款结算层层把关、责任到人、相互制衡。从制度层面确保资金安全。为确保制度执行到位，领导定期调度销售货款回笼情况，强化各层执行人员的责任意识，保证制度得以全面落实，推进卷烟销售货款回收管理工作。
（二）通过有效途径提高电子结算成功率，减少现金结算
建立微信群与客户进行实时互动，及时督促和提醒零售户预存卷烟货款，向零售户宣传电子结算的便捷性和安全性，引导他们进行电子结算；充分利用ATM机、工行“管家卡”等一系列银行服务顺利完成货款结算，加强与工商银行、农业银行、邮储银行等金融机构的协调沟通，拓宽电子结算渠道，帮助零售户办理开户手续，及时签署扣款协议。邀请银行工作人员专题讲解电子结算业务知识，解答实际操作中遇到的问题，保证零售户使用电子结算方便快捷；客户经理实行订单跟踪，了解零售户卷烟订购情况，对老、弱、病、残等弱势零售户进行帮扶；同时，将电子结算成功率纳入日常工作考核，努力将电子结算成功率达到100%。
（三）定期开展卷烟货款自查工作，严格监控烟款回笼过程
定期检查银行账户明细，定期对未配送卷烟进行盘点，确保卷烟货款日清月结，货款回收率达到100%。
参考文献：
[1]《支付结算办法》（银发[1997]393号）.
[2]《人民币银行结算账户管理办法》（中国人民银行令）（[2003]第5号）.
[3]《山东省烟草专卖局（公司）订单采集管理办法》（鲁烟办综[2016]19号）.
[4]《山东省烟草专卖局（公司）系统卷烟销售货款结算管理办法》（鲁烟办综[2015]105号）.
（作者单位：山东德州烟草有限公司）
摘要：A公司是一家卷烟商业企业，其物流配送中心将所辖11个行政区域按照地理位置划分为一个直送区两个中转站，负责卷烟配送及销售货款回收工作。卷烟销售货款是本企业资产的重要组成部分，贯穿于整个生产经营过程，保证准确及时的回笼资金是重要的工作环节。现就卷烟货款回收工作做一探讨。
关键词：卷烟；货款；回收
一、货款的形成
A公司销售科于每个订货周期根据零售客户的需求、可供货源、市场状态等因素，确定货源供应策略。全市入网的零售客户根据自身情况，自主选择网上订货、电话订货、网上配货等方式选购所需卷烟商品。其中，电话订货是指订单采集员通过电话与零售客户沟通，记录零售客户需求和意见，完成订单采集、录入和确认的过程；网上订货是零售客户通过电脑、手机、电视等终端设备登录网上订货系统，通过选择品牌（规格）、录入需求数量等操作，完成网上订单的过程；网上配货是A公司通过終端信息设备，掌握终端库存、动销等信息，以供应商管理库存的方式完成零售客户自动配货的过程。在订货周期内，零售户提报、确认卷烟需求订单，A公司订单采集员审核确认订单，从而生成正式订单，同时将订单信息传送至营销信息系统。在数字鲁烟应用集成平台中就可以查询到此次订货周期的全部卷烟销售货款的金额。物流配送中心按照查询的卷烟销售金额采用不同的货款结算方式将货款及时收回。
二、货款的结算
卷烟销售货款结算方式主要有电子结算、银行转账结算及现金结算。为保障资金的安全，应提高电子结算率，减少现金结算。
（一）电子结算
电子结算方式包括批量代扣、网上结算。 A公司开通农业银行和邮政储蓄银行为电子结算户，与零售户、结算银行签订结算协议。电访中心、营销科督促提醒客户及时、足额向电子结算账户存入卷烟购货款，保证代扣烟款成功。A公司销售科指定专人负责当日电子批扣信息的传递和结果的上传，操作人员严格按照规定流程执行各项操作步骤，认真核对数据，进行交易对账，督促银行和信息中心及时解决扣款过程中出现的技术问题，确保电子结算金额准确。除不可抗力或意外事件等因素造成的扣款失败订单外，其他扣款失败订单要停止生效。
网上结算是指零售户利用业务订货系统自主将订购货款划转到A公司指定的银行账户，包括同一银行之间的结算和跨行结算。营销科指定专人负责当日卷烟销售货款的网上结算业务。操作人员严格按照规定流程执行各项操作步骤，并认真核对交易数据。出现差异的，及时报相关责任部门处理，相关责任部门应立即查明原因，并将处理意见及时反馈给业务部门。批量代扣、网上结算都要严格遵守银行的支付结算办法，确保资金安全。
（二）银行转账结算
1.票据结算
送货员收取转账支票时，应检查票面信息是否准确，对于填写有误、涂改和已过期的支票应立即退还购货方重新开具。严禁收取非购货方开具的支票。收取电汇回执单时，应检查收款人账户信息、货款金额是否准确，银行印章是否完整、清晰。送货员将零售户出具的结算票据与送货清单进行核对，核对无误后交物流配送中心进行账务处理。
2.预收账款
像中石化这种集团客户，结算资金由总部统一管理支付，各分店数量较多，所需订购卷烟的款项金额较大，该公司根据上级要求撤销了开立的用于代扣烟款的对公账户，导致无法进行正常的电子结算扣款。各集团客户总店根据以往各分店卷烟订单需求，预存卷烟货款到A公司收入账户，各分公司订购卷烟时，从预收账款—卷烟这一明细中减少所订购卷烟金额，物流配送中心负责每日核对预收账款的余额，及时反馈给电访中心，确保中石化总部将卷烟销售货款及时、足额划转到收入账户。
3.POS机结算
对于电子结算未成功的客户，零售客户可使用POS机刷卡结算。送货员将银联小票打印出来，由零售户签字确认后作为报账凭证。银联公司将本日刷卡的金额于次日汇总转入签订协议的银行收入账户。物流配送中心负责核对银联小票汇总金额与银联公司转账金额是否一致，与送货清单上的应收货款金额是否一致。
4.贷记卡结算
银行与A公司对零售户销售状态评定信用级别，在与客户充分协商的基础上，给予客户一定金额的透支额度，基本能保证客户3-4周的日常订货，同时，为这些客户设置了柜台自主还款、网银自动还款和ATM渠道自助还款等还款方式，既减少了客户在订购卷烟时的资金占用，便于客户烟款结算资金周转，又提升了电子结算批量代扣成功率，使客户能获得更大经营效益。
5.工行“管家卡”结算
“收款管家卡”是工商银行推出的用于全面准确掌握交易对手付款、各分支机构和经销商资金归集情况的结算产品，非常适合烟款回收这种日常收入款项笔数较多，需要及时、准确的了解资金来源及对应零售客户信息的类型。A公司只需与工商银行签订“收款管家卡”服务协议，将自己的银行收入户作为收款账户，开通“收款管家卡”服务，工商银行即可为A公司批量开立若干收款卡号。将每张收款卡名称设为指定的送货员名称，再将收款卡提供给名称对应的送货员。当送货员需要向A公司缴存烟款时，可自主选择网银、柜面和ATM等多种存款渠道存入指定的收款卡号，相应资金实时划转到A公司开通收款管家服务的结算账户内。A公司通过网上银行可以查询收款明细清单，区分账户内的资金来源，该清单还可按照卡号进行销售统计。此种结算方式方便快捷、能有效保障资金安全，提高货款回收效率，是A公司大力推广的一种结算方式。
（三）现金结算
送货部应于送货前一日将收现金的零售户明细及对应的收款金额从微信配送群里下发给送货员，送货员提前通知相应的客户准备好现金，以便次日送货及时收回烟款，做到货款日清日结。送货员收取现金货款时应清点核对现金数额，辨别人民币真伪，然后办理交货手续，确保双方钱货两清。当日收取的现金货款应于银行营业结束前存入单位指定的银行收入账户，并按要求填写现金缴款单。卷烟配送人员应将银行回单及时交回物流配送中心进行核对，核对无误后进行账务处理。因特殊原因当日未能将现金货款存入指定银行账户的，应编制销售货款存款不及时说明，详细说明存款不及时原因，经送货员、送货部主管、分管领导、单位主要负责人签字确认。现金货款应妥善保管，于下一个工作日及时将现金货款存入单位指定账户。
三、货款的核对
物流配送中心在综合部和各中转站指定专人负责本部门卷烟销售货款收款单据的收集、核对、汇总及传递等工作，确保货款日清日结、账实相符。送货结束后，送货员应将当日收取的收款单据移交指定人员。货款管理员核对收款单据信息是否准确，各线路货款应收金额与实收金额是否相符，审核销售报表、送货清单是否由相关人员签字或盖章确认，数据是否与卷烟营销信息系统数据一致。登陆网上银行核实货款到账情况，同时审核银行回单是否加盖银行业务章，收、付款单位名称、开户行、账号、金额是否正确。对于未送达到户的卷烟，要逐条盘点，将卷烟的数量、金额核对无误后填制相应的盘点表并由盘点人、监督人签字确认，确保账实相符。
四、货款的核算
物流配送中心严格按照国家局下发的《烟草行业商业企业会计核算办法》、《烟草行业商业企业会计实务操作手册》中卷烟货款核算的有关要求，设置“应收账款--卷烟”、“预收账款--卷烟”等会计科目，用于核算全市卷烟销售货款业务。财务科每个工作日从营销平台读取卷烟销售数据，与销售报表数量、金额核对一致后在用友系统中提取卷烟销售数据，进行卷烟销售收入确认的账务处理。物流配送中心收集、汇总全市卷烟销售货款收款单据，核对无误后在用友系统中进行收款凭证的账务处理。每个工作日，配送中心财务部门要查看电子结算账户资金余额，将全部资金及时转入A公司收入账户，并进行资金划转凭证的账務处理。每月月末结账后进行逐项认真核查，并及时将核查结果反馈到营销科，由营销科根据核查结果及时与相关零售户进行沟通，确保账实相符。
五、货款的催收
由于存在激烈的商业竞争，赊销作为扩大销售的手段，就有存在的可能，致使电结未成功的订单形成有效订单；另外，由于货款结算需要时间，卷烟的销售和收款存在时间差距，结算手段越是落后，结算所需时间就越长，就造成了货款回收不及时的现象，所以货款的催收必须作为一个重要的工作环节来抓。A公司需要制定货款回收计划，加大催收力度，及时回笼资金。物流配送中心每日将银行账户到账金额、现金收款金额与销售日报表、送货清单、卷烟货款日结单核对，详细核实卷烟销售货款收取情况。配送中心收款员每日登记《欠款回收登记台账》，通过《欠款回收登记台账》及时掌握每日欠款户数、欠款金额、所属辖区、欠款时间，将此信息反馈到辖区营销科，催收未收回的卷烟销售货款，及时入账。
六、提高货款回收率的措施
（一）加强货款回收工作的制度建设
根据业务流程和各部门及岗位相关职责，制定《卷烟销售货款回收、结算管理办法》。对卷烟销售货款从订单生成到最终存入银行收入账户整个过程可能出现的内控问题进行规范和控制，以配送中心回收货款为主，对货款核实、单据整理等工作的安排部署，明确具体职责到个人。做到货款结算层层把关、责任到人、相互制衡。从制度层面确保资金安全。为确保制度执行到位，领导定期调度销售货款回笼情况，强化各层执行人员的责任意识，保证制度得以全面落实，推进卷烟销售货款回收管理工作。
（二）通过有效途径提高电子结算成功率，减少现金结算
建立微信群与客户进行实时互动，及时督促和提醒零售户预存卷烟货款，向零售户宣传电子结算的便捷性和安全性，引导他们进行电子结算；充分利用ATM机、工行“管家卡”等一系列银行服务顺利完成货款结算，加强与工商银行、农业银行、邮储银行等金融机构的协调沟通，拓宽电子结算渠道，帮助零售户办理开户手续，及时签署扣款协议。邀请银行工作人员专题讲解电子结算业务知识，解答实际操作中遇到的问题，保证零售户使用电子结算方便快捷；客户经理实行订单跟踪，了解零售户卷烟订购情况，对老、弱、病、残等弱势零售户进行帮扶；同时，将电子结算成功率纳入日常工作考核，努力将电子结算成功率达到100%。
（三）定期开展卷烟货款自查工作，严格监控烟款回笼过程
定期检查银行账户明细，定期对未配送卷烟进行盘点，确保卷烟货款日清月结，货款回收率达到100%。
参考文献：
[1]《支付结算办法》（银发[1997]393号）.
[2]《人民币银行结算账户管理办法》（中国人民银行令）（[2003]第5号）.
[3]《山东省烟草专卖局（公司）订单采集管理办法》（鲁烟办综[2016]19号）.
[4]《山东省烟草专卖局（公司）系统卷烟销售货款结算管理办法》（鲁烟办综[2015]105号）.
（作者单位：山东德州烟草有限公司）
