国有建筑企业改制后的档案管理
熊 锐
一、国有建筑企业改制对档案工作的影响
1、组织架构变化对档案工作的影响。按照新《公司法》的要求，改制企业要建立完善的公司治理结构和规范的母子公司体制。与此相适应，国有建筑企业纷纷创立了由股东会、董事会、监事会、经理层组成的公司治理模式，采用了股份有限公司(或集团有限公司)为母公司、以产权关系为纽带管理控股(或全资)子公司的管理体制。与按《企业法》设立的公司相比，全新的公司治理架构必然衍生新的档案资源，产生新的档案需求；全新的母子公司体制也必然带来档案管理体制、档案资源权属相应的变化，带来结构调整和管理传承等方面的一系列课题。
2、产权结构调整对档案工作的影响。国有企业的改制最本质的是产权制度改革，产权清晰是对公司制企业的基本要求。为了做到产权清晰，改制企业必须对原来负无限责任的企业进行清产核资，经中介机构评估后注入新创立的母、子公司。在这个过程中，公司的各原股东应明确各自出资的范围，办理产权过户手续；母子公司之间也要明确注入资产的数额和性质，及时办理产权变更手续。这些资产的评估、确权、过户、变更不仅需要档案部门提供真实可靠的原始依据，而且由于档案是无形资产，需要随公司母体参与产权变更过程。在国有企业实行档案集中统一管理原则下，如何服务企业改制并保证改制前后档案的有机联系，成为档案工作的必然课题。
3、管理关系变革对档案工作的影响。现代企业制度下的公司治理结构和普遍建立的董事会决策、监事会监督、经理层执行的机制彻底改变了原来企业领导机构既是决策者又是执行者的管理关系。如何把决策、监督、执行机构在各自工作过程中产生的档案分门别类地收集、整理、提供利用，成为档案工作遇到的新问题。在新的母、子公司体制下，母公司对子公司已不再是原来意义的行政管理关系，而成为了基于股权管理和政策指引为主的新型管理关系。在行政管理权弱化的情况下，如何保证档案管理的集中统一和齐全完整，也是我们必须考虑的问题。
二、改制后建筑企业档案管理现状的滞后
1、管理力量相对不足。受计划经济体制惯性影响，目前国有建筑企业的档案工作仍然是以满足企业内部需要为主，显示不出档案的经济价值和社会价值，因而难以引起单位领导的重视。更有甚者在公司制改造过程中把档案部门作为撤并、精简的首选部门，或是安排一些不具备相应素质的人员凑合了事，使得档案工作的领导力量、作业力量以及其他投入都被弱化。
2、管理方式相对分散。由于建筑施工企业特殊的流动性质，产生档案的项目和负有档案收集、移交责任的生产指挥机构经常变动，散存在项目上的档案资料常因地域和机构人员的变化无法保全。企业改制重组，涉及的产权单位和部门多，相关的程序复杂，所产生的档案资料多家保管、多处存放，极易导致档案资料的流失。
3、管理手段相对落后。在建筑施工企业的档案管理中，虽然不同程度地运用了计算机，但单机应用的情况比较普遍，纸质载体和手工作业为主的管理方式仍占很大比重。
4、管理制度相对缺失。改制后的建筑施工企业，对档案工作提出了一系列的新任务和新要求。如公司治理结构中“三会一层”的档案如何区别管理并保持有机联系、有相关关系但又权属不同的档案如何管理并保证正常利用、母子(分)公司和施工项目上的档案如何集中统一并做到资源共享等，都需要我们认真研究，通过建立规章制度加以规范。
三、建立适应型国有建筑企业档案管理体系
1、恢复健全组织体系，增强档案管理力量。首先，要根据公司治理结构和组织结构的变化，调整原有的档案工作领导机构和专兼职档案管理队伍，特别要注意吸收决策、监督机构的领导和新设部门的同志参与档案工作的领导和管理，消除系统性“缺位”和管理“真空”。其次，要恢复健全专门的档案管理部门。符合国家档案局关于建立企业档案馆条件的母公司，可以恢复或建立综合档案馆，对全公司的档案工作统一规划、统一管理，并负起日常的指导、监督、检查责任；子公司也要视档案规模设立专门机构。第三，努力提高档案从业人员素质。在进口关要建立档案岗位任职标准，严格按标准选拔学有专长的人员；对现有人员要有计划、有重点地进行自培或送培，更新知识，增长才干。
2、探索新型管理模式，保持档案有机联系。首先，可以尝试集中统一、区别管理的模式，即全公司的档案工作规划、制度规范和管理标准要统一，但不同权属的档案可以区别管理。对母公司综合档案馆而言，要集中管理权属公司本部以及子公司的档案，各子公司将档案定期向母公司档案馆移交；同时对子公司或其他相关单位的有关档案实行目录管控，建立档案的有机联系，实现档案信息资源的共享。其次，对重组演变过程中的档案进行特殊处理。为方便利用，对公司兼并、合并、分立等重组所涉及的企业，具有独立法人资格的存续企业档案仍存原单位，重组过程中形成的档案相关方各存一套，重组后的档案与重组前的档案分库保管，业务上接受母公司档案部门的统一监管；不具有法人资格的存续单位，重组前后的档案全部移交母公司档案部门统一保管；消亡企业的档案按归属主体进行集中和承继。第三，建立责任传导机制，解决档案管理分散问题。由于档案的产生过程不在档案部门，所以要确保改制重组和各个项目上的档案资料能够完整的收集起来，必须把档案的收集、立卷、移交责任进行分解，并明确地传导给参与改制重组的部门和所有项目管理机构，通过责任分解，并与奖惩结合，确保这部分档案的齐全完整。
3、正确把握档案价值体系，不断提高利用效果。首先，要保证档案作为信息资产的完整性，即严格按照归档范围，将反映公司改革、重组、生产、经营、科研、管理等各门类的档案资料收集齐全，按规定整理立卷，统一管理。特别要注意如土地、房屋、设备等有形资产以及专有技术、专利权、市场信息、决策资料、投标资料等无形资产的档案载体，要视为技术商品、商业秘密加以保护，按照企业核心技术档案的要求，加密集中保管并提供有限利用。其次，要改善服务，满足需求。着重加强资产、权益、市场营销等专题编研，深入系统地挖掘历史档案的现实价值，为企业创造更大价值提供服务。对改制重组后的证据性档案，可按产权的归属保管和提供利用。第三，要努力提高服务效率。方便快捷的服务是档案工作的生命线。在计算机技术、多媒体技术和网络技术被广泛应用的今天，我们要大力推进现代办公手段在档案管理领域的应用，把档案的数据化、介质的电子化、管理利用的网络化纳入企业信息化建设总体方案，逐步改变单机操作、手工作业为主的管理方式，这既是应对复杂多变需求的需要，也是提高服务效率的有效途径。
4、建立健全规章制度，完善依法治档体系。改制后的建筑施工企业，大都呈现出投资主体、企业性质、组织结构和市场结构的多元化特征，加上固有的分散、流动特点，再靠传统的行政命令手段去推动档案工作显然不行。为此，我们一方面应继续加强《档案法》和适用规章制度的宣传，让全体员工明白依法治档是维护国家利益、企业利益和职工权益的重要举措，也是每个职工肩负的职责。另一方面，要抓紧清理健全相关的制度，建立与多元化特征相匹配的制度体系，制定现在缺失的制度，修订或废除不相宜的制度，建立起符合实际、相互联系、共同遵守的管理规范，使改制后的档案工作有法可依，管理更加科学，服务更加有效。
