文书档案管理在企业管理中的应用

    赵峰

    中图分类号：G275.2 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）06-115-01

    摘 要 文书档案管理对企业的发展具有重要的辅助作用。本文论述了企业开展文书管理工作的意义，并讨论了企业如何更好地开展文书管理工作和文书管理工作在大数据时代的背景下如何更好发挥自身的价值。

    关键词 档案管理 文书创新 档案信息化

    相比于其他档案，文书档案具有更强的真实性，是企业发展历程的重要凭证，也是企业在编写史志、设计活动、年终总结时的重要参考资料。开展文书档案管理，有利于企业正确的了解自身，对未来有更加清晰的规划。

    一、文书档案管理工作的意义

    文书档案又名管理型档案，主要记录单位的各类行政管理活动，具有一定的法律效用[1]。开展文书档案管理工作，能使企业工作更加高效，主要体现在三个方面：

    （一）促进工作优化

    文书档案管理是对各部门行政文件的收集、分类和整理。对各部门有一定监管作用，可以促进各部门工作程序化、合理化。

    （二）优化档案整理

    文书档案管理工作将杂乱无章的档案进行分类整理，销毁不必要的档案，使公司档案更加有条理，方便日后查询与调用。

    （三）辅助公司规划

    文书档案管理部门是所有行政管理类文件最终流入部门，可以清晰反映公司一年的工作与效益，对公司年终总结与第二年方案制定都有良好的辅助作用。

    二、文书档案管理工作的组建

    文书档案管理工作要在国家相关部门颁发的指导条例的基础上，结合公司实际开展。

    （一）部门核心的选择

    相较于其他档案，文书档案有一定的法律效力。所以部门领导人需要对与企业相关法律有基本了解，熟悉文书档案管理的相关条例，有一定的档案管理经验，可以确保文书档案管理工作在政府规定的标准下高效地开展。

    （二）相关制度的制定与调整

    合理的制度是保证一个企业顺利运行的基础。对领导与员工的行为与状态进行规范，可以使工作更加高效的展开。而文书档案涉及企业工作的方方面面，一定要设立有效的保密制度。同时文书档案管理工作需要与各部门对接并且涉及大量纸质文件，如何保证文件移交工作的有效进行，重要文件在移交过程中不会丢失都是在制度制定时需要考虑的重点问题。

    文书档案部门是相关文件的最终储存部门，没有下游部门对其工作结果进行监管、定期抽查，无法准确地反映复杂的分类、整理工作的质量。如何有效地对部门员工的业绩进行考核也是部门建立时要解决的关键问题之一。

    （三）工作人员的选择

    档案管理工作具有复杂、枯燥的特点。这就要求的工作人员具备工作细致，富有責任感等品质。有档案管理经验的人员似乎是较好的选择，尤其是在部门组建初期，这种策略可以保证工作高效地进行。但从长远考虑，先进的技术可以更好提高档案管理的效率。但档案管理工作具有很强的自我性，导致长期从事档案管理工作的员工对新兴技术的不了解。所以，在部门组建过程中，合理配置技术性人才与具备档案管理经验的人才会使部门与企业更好的发展。

    三、文书档案管理工作的创新

    随着大数据时代的到来，电子办公的优点越来越多的体现，工作内容简化，信息处理效率提高。种种现象都表明将信息化技术引入文书档案管理工作之中，会使工作更加有效地进行。

    （一）管理制度优化

    在企业当中，档案管理部门一直是比较独立的部门，除必要的资料交接之外，其他部门之间联系较少[2]。将大量的资料全部由档案管理人员整理之后进行录入，不仅没有提高工作效率，反而增加了档案管理人员的工作量。文书档案工作中有大量需要销毁与短期保存的资料，由其他部门不加选择的保留电子文档同样不可取。要使信息化技术真正地在文书档案管理中发挥作用，就要企业在制度上进行调整，加强文书档案管理部门与其他部门的联系，使其他部门明确需要保存档案的种类。

    （二）信息安全的保障

    文书档案管理当中会涉及很多商业机密文件、红字文件。所以，在档案数据化的过程中，信息安全必须得到保障。一方面，要求相关人员较高的综合素质。例如定期检查维护相关设备，不得随意借出档案。另一面，就要求公司技术的提升，如加强网络安全防护，建立文书档案的内部平台，对于涉密文件较多的企业必要时可以建立自己数据库，部分文件以局域网或硬件设备的方式在公司内部流通。

    （三）调整员工配比，加强员工教育

    随着电子办公普及度提高，档案管理人员需要处理的电子档案的比例越来越大。由于电子文件相比与传统文件更好处理与保存，这个比例还会继续扩大。这就要求企业对档案管理人员比例进行一定的调整，让部分擅长电子文档处理人员取代传统档案处理人员或者加强对员工的培训使传统档案处理人员可以逐步进行电子工作。但由于文书档案需要保存许多具有法律效力的原件，企业必须要保留部分可以妥善处理纸质文件的员工。

    加强对员工的教育不是指对所有档案管理人员进行专业技术培训，而是加强档案管理人员的信息安全意识，让员工接触并了解现代各种信息采集的陷阱，避免员工不经意间泄露公司机密文件。

    四、结语

    文书档案管理对企业长远规划有重要的辅助作用，开展文书管理工作对企业运作程序化有重大作用。在大数据时代背景下，文书档案管理一定要紧跟时代，利用现代化科技发展自身，才能更好地辅助企业的发展。

    参考文献：

    [1]王金秀.创新文书档案管理工作分析[J].办公室业务，2019（20）：115+150.

    [2]王笑.文书档案管理存在问题及对策实践[J].办公室业务，2019（19）：115-116.