电子档案安全保管面临的有关问题探讨

    王晓燕

    【摘要】本篇文章从电子档案的安全性出发，对存在的问题做出合理的讨论，从而最大程度上有效的提高电子档案的安全性，旨在能过促进电子档案工作的不断发展。

    【关键词】电子档案；安全保管；问题

    在信息现代化的发展形势下，随着现代化技术的飞速发展，以往都是采取纸质形式的传统档案现在正朝着信息化发展。电子文件属于一种创新的信息载体，随着时代的发展而逐渐呈现在文档领域中，但是却让档案的安全性发生一些改变。

    一、电子档案信息的基本安全需求分析

    电子档案信息安全主要包含以下两种要求：一种是网络系统能够正常的运作；另一种是电子档案信息应当具备安全性。所谓的电子档案信息安全可以理解为是属于信息主要组成部分，它的安全性主要表现两方面：一方面是电子档案信息在存储方面能够具有安全性；另一方面是电子档案在传输过程中能够安全。将以上两方面作为安全的主要内容，就可以知道档案信息的相关安全标准主要从下面几点内容可以了解：

    （一）真实性。这一要求是为了确保电子档案信息的来源是具有可靠性的，并且在进行电子档案传输过程中和相应的迁移程序以后，还可以保持最初的状态，不会让文档出现破坏、不完整的情况。

    （二）完整性。不管是对电子档案的内容做好保障，还是对相关数据以及信息内容不会造成破损的情况，并且还要对软件、硬件等信息内容得以保证。换句话来说，就是让电子档案在进行传输时不会出现破损的情况，例如删除、重置等。

    （三）保密性。确保电子档案在使用过程中只能对合法用户做出访问程序，倘若有非法用户访问，是不允许的。一般情况下，会出现多种的保密措施：比如防辐射、物理保密等。其中，所谓的防侦收可以理解为是通过对能够产生价值的信息采取不同的形式所产生的现象能够得到恰当的预防；信息加密简单的说是处于密钥控制的状态下，通过加密的形式为基础，对加密工作进行深入的控制；还有物理保密可以理解为是通过对不同物理手段的加以使用，从而让信息能够处于保护的状态下，以此来预防信息出现泄漏的情况。

    （四）不可否认性。电子档案信息在通过相关的信息体系中的信息在进行交互时，所参与的人员应当确保具有一定的真实性，也就是说不管是哪种参加人员都不能对先前完成的操作进行否定。电子档案还可以通过信息来源所产生的证据对信息是否存在发送情况做好合理的预防，通过采取递交接受证据的形式可以有效的预防收信方接收到的信息。

    二、电子档案信息安全管理面临的问题

    （一）档案的原始性、真实性容易被破坏。由于档案的特点就是能够对以前的历史进行详细的记录。通常情况下，纸质的文件是较容易得到确认的，然而电子文件自身存在一定的可变性，因此电子文件在储存过程中方便进行改动。因为通过计算机来对电子档案进行保存是没有笔迹特点的，也没有新旧的差别之分，倘若出现人为修改，那么相关人员就很难对修改的内容进行查找。

    （二）档案安全管理难度加大。以往的档案是采取纸质的形式存在的，只要将档案室内的温度做好恰当的调整，档案看管好不会弄丢，并且不随意的接触档案，就能够很好对档案进行保护。然而，随着新时代的飞速发展下，相关部门已经采取现代化技术来对档案进行管理，这样相关人员就可以使用先进的设备来对档案进行查找，并且还可以使用远程协助的有关功能对档案进行有效的调动。但是在为相关人员提供便利的同时，也给电子文件的安全性带来不利影响。

    （三）电子档案安全管理规范化与标准化程度不高。在最近几年里，对档案信息安全工作的管理还处于初级阶段，和一些发达的国家进行对比，还有许多的不足之处。随着现代化发展的形势下，相关人员对档案信息安全等方面开始引起重视。但因为当前对电子档案管理还没有做到一定的规范性，因此相关部门在对档案安全进行管理的同时会存在一定的困难。

    三、强化电子档案信息安全管理的对策

    （一）电子档案管理实现标准化与规范化。相关部门倘若想让电子档案的管理水平得以提升，那么就应当对，便需要让电子档案管理实现标准化与规范化。例如，通过搜集电子文件，然后形成电子文件，进一步加以积累与整理，在鉴定完毕之后做好归档工作。充分遵循以上环节，便能使电子档案管理具备一定的标准化及规范化。并且电子档案完成归档工作后期，还需做好移交、保管两方面的工作，保证电子档案信息的安全。

    （二）档案对管理软件进行升级。升级管理软件的目标包括以下几种：第一种提升管理软件的兼容性；第二种提升软件的统一性。兼容性就是管理软件能够与其余操作系统和设备进行配合，因此软件只有具有良好的配合功能，才算具有良好的兼容性。而统一性就是升级过的电子软件拥有一个较为完善的管理系统，并且在每一个环节当中都应该体现出统一性原则，尤其是单位、地区内一定要防止档案系统出现较为严重的差异情况，进而使系统在具备统一特征之后，使档案文件能够被更加广泛分享和利用，也避免因不兼容出现电子档案信息出现安全问题。

    （三）强化电子档案管理人员队伍建设工作。电子档案信息管理是一项系统化的工作，要做好电子档案管理方面人才的选拔招聘工作，选拔出既能够熟悉档案业务，又能够掌握现代信息技术的复合型人才，对通过选拔的人员进行知识、技能以及业务等方面的综合培训，以此使电子档案管理人员素质得到全面提升，以此使电子档案的形成、接收、整理以及利用等工作更具完善性。

    四、结语

    通过以上内容的整体论述，可以得知：电子档案在安全管理中会出现一些的不足之处，因此为了能够从整体上提高电子档案的安全性，相关部门就应当让电子档案管理工作能够具有一定的规范性，并且还应当建设高品质的队伍，对相关人员做好定期的培训工作，让他们能够不断的完善自身的素质，来投入到对电子档案的管理中，从而加强电子档案安全工作的有效落实，促进社会经济的不断繁荣。

    参考文献

    [1]王丽梅.电子档案信息安全管理的思考[J].黑龙江档案，2013（06）.

    [2]李凤霞.分析电子档案信息安全管理[J].才智，2012（28）.