合同全生命周期闭环管理实践的探讨

    田宇

    

    

    [摘 要] 本课题研究旨在对采购合同从起草、签定、履行、履行合约过程中出现的矛盾及其解决方法、合同的终止等贯穿合同始末的整个管理过程，在该过程当中每个参与者都分工明确、各守其职，是采购部门所采取的一种比较高效、合理的合同管理模式，该模式通常被人们称之为全生命周期管理方法。实现对物资采购合同的系统管理，规范合同付款，保障履约质量，加强法律和经营管理，满足了企业各个部门在合同方面的管理需求，同时建立了完整的、基于现代化网络信息技术和集成技术的合同共享管理平台，这也有效增强了企业财务的集中管理和企业财务内部的有效控制。

    [关键词] 合同管理；采购部门；全生命周期；集成共享；闭环

    中图分类号：F426.5 文献标识码：A

    一、研究的目的及意义

    企业从事商务活动，都离不开合同。从合同谈判、成立、约定的履行和管理，最后到修订、更新和持续分析整个合同管理的过程，涵盖了企业管理的各个主要部分。如今，是一个以信息化技术助力企业生产运营与管理发展的新时代。现代化信息技术融合先进的管理理念可以构建一个高质量的、功能全面的合同管理系统，通过这个合同管理系统可以为企业的生产运营与管理发展提供科学的决策、计划以及控制等依据。当前，国际领域的很多企业都建立了自己的端到端的现代化合同管理系统，实现了合同管理的信息化、统一化、高效化、规范化、标准化和科学化，同时也实现了合同法律法规、合同数据管理、合同资金需求预测等的共享和其他信息系统工具的集成与融合。

    二、研究与实践内容

    （一）合同全生命周期流程梳理

    合同管理的全生命周期流程是是從合同制定的准备工作、合同内容的起草工作、合同拟好后的审批工作、合同定稿后的签订工作再到合同履行及其归档的一个全过程。

    1.合同准备

    合同制定之前的准备阶段过程中的第一个重点环节是针对所要使用的合同示范文本采取科学、合理、可行的管理措施。建立合同示范文本制度，每年选择恰当的时间不定期地针对合同范本数据库当中的合同范本内容信息结合实际情况对其进行改进与完善。对合同示范文本进行审查，合同管理系统数据库当中的合同范本内容时刻都能够符合当下企业生产运营与管理发展的要求[1]。

    2.合同起草和审核

    合同起草是根据系统固化的合同示范文本进行创建。

    合同审核是对合同前置的审批流程及约定的条款内容进行全面把关，防范合同风险。充分利用信息化手段，将各部和各层级人员的审查职责固化到系统中，在合同管理系统中设置审核时间的提醒功能，以督促审核任务的及时完成。

    3.合同签订与用章

    合同的签订按照合同金额和业务授权审批层级，兼顾了普遍性和特殊性。

    在合同用章方面，使用物理签章和电子印章两种方式。

    4.合同履行

    按照合同内容当中的条款和要求履行合同是一个动态、变化的复杂过程，同时也是一个非常难以进行有效控制的过程，因为在实际操作过程当中，很容易由于受到外界各种因素的改变而使得实际情况发生改变。但利用信息化手段可实现对合同的履行监控，通过合同管理系统与SRM系统、ERP系统的数据关联，实现了系统间“一点录入、全程跟踪”。

    （二）合同全生命周期模式构建

    1.运用科学的管理方法

    通过运用“将复杂的事情变得简单化，将简单的事情进行流程化，将流程化的事情实现定量化，将定量的事情转化为信息化”的科学管理方法，构建符合企业生产运营和管理发展要求以及新时代社会发展趋势的合同全生命周期管理模式。

    2.明确规范化的合同组织体系

    规范的合同管理体系必须要有一个统一管理的领导和一个忠于职守、负责、尽职的职工队伍，同时还要有团队合作和顾全大局的意识以及能够切实有效地做到相互监督、共同发展。

    3.完善科学化的合同管理制度体系

    科学的管理制度是合同能够顺利履行的重要保障。因此，要结合实际情况和发展要求建立一个科学的合同全生命周期管理制度，有效确保合同各项条款的有效履行。

    4.优化合同全生命周期管理流程

    合同管理过程当中的每一个环节都不能够省略，尤其要特别注重合同细节部分的内容，要细化分工、明确职责，促进合同的高效履行。

    三、研究方法

    （一）合同管理现状及存在问题

    在2017年之前，神东由于SRM合同管理系统与法务系统不集成，所有合同在SRM系统审批后进行签订，不进入法务系统审批，法务管控不到位；在ERP系统中，财务在发票核验时以合同信息为准，到付款环节，以供应商为单位进行集中付款，造成无法了解合同付款及质保金支付情况；财务付款通常根据当月付款计划按供应商挂账金额的一定比例进行付款，不能完全遵守合同约定的付款比例，存在法律风险[2]。

    合同全生命周期管理过程中，与合同相关的商务、财务环节上都存在着棘手的问题，如合同与付款未形成闭环、合同管理的规则和策略未进行信息化管理、无统一的合同管理平台不能制定合同信息全流程贯穿的评价指标等。

    （二）形成的调研结论

    1.SRM中所有合同都需流转到法律系统审批和合同的履行。

    2.各类合同实现MDM统一赋码：所有合同由MDM系统统一赋码，此编码作为各个系统之间流转的唯一标识。

    3.审批实现SRM与法律系统协同管理：即物资部门在SRM系统中进行审核，完成最后一级审核后，流转到法律系统进行后续审批。

    4.付款的时候必须发起付款申请。

    5.非集成业务（指直接财务处理的采购业务）挂帐时由业务员在法律系统中发起挂帐申请。

    四、研究成果

    2017年年初，集团的合同全业务生命周期闭环管理正式上线，实现了法律系统对全级次组织、全类型合同（劳动合同除外）的线上全过程闭环管理。