浅谈档案数字化中的质量控制

    张志

    传统载体档案的数字化加工工作是档案管理部门挖掘档案信息资源、开展档案信息化建设工作的重要内容。作为社会信息资源的重要组成部分，各级各类档案管理部门所存储的档案信息，在如今飞速发展的信息时代愈发显得重要。

    目前，我国的档案数字化工作正进入高速发展的时期，但是档案数字化工作是一项复杂的系统工程，其中尚有很多问题需要我们解决和探索，今天笔者将和大家一起探讨档案数字化工作中容易被忽视的重要环节—质量控制。

    在传统的生产过程中为达到质量要求所采取的作业技术和活动称为质量控制，质量控制是为了通过监视质量形成过程，消除质量环上所有阶段引起不合格或不满意效果的因素。如今我们进行的档案数字化工作也是一種生产行为，其原材料为各类载体中记录存储的档案信息资源，通过数字化加工形成可供社会通过信息技术手段多渠道、多方式进行利用并方便安全保管的数字信息。数字档案信息资源的质量直接影响到利用和安全保管，所以质量控制应是我们进行档案数字化的重要内容，在档案数字化工作中引入成熟完善的质量控制机制也是档案信息化建设发展的必然要求。档案数字化中的质量控制工作应随着档案数字化的前期准备和实际开展两个阶段分步骤开展。

    一、档案数字化前期准备工作中的质量控制工作

    （一）调研档案数字化加工市场、了解先进的数字化加工手段和技术设备，规划好质量控制工作

    随着我国各级各类档案管理部门档案数字化工作的深入开展，越来越多的IT企业进入档案数字化领域，各自标榜自身的处理速度和企业规模，这令准备采取外包形式进行档案数字化的档案管理部门眼花缭乱。我们档案管理部门应坚持质量第一的档案数字化工作原则，始终如一地将质量作为档案数字化工作的生命，对档案数字化加工市场进行全面的调研，选择外包企业时应以其成功案例的数字化质量作为主要依据，综合其企业规模、资质、财务状况、技术、市场影响力等因素进行慎重选择。同时，我们也要研究了解前沿技术和先进设备在档案数字化质量控制工作中的应用情况，完善自身档案数字化质量控制中的技术措施。在档案数字化项目规划中要专门针对质量控制的进行步骤、工作程序等内容作出相应规划。有条件的地区应同时着手对档案数字化工作监理企业进行调研，在档案数字化工作的质量控制工作中若引入第三方机构形成档案管理部门、档案数字化外包企业、监理机构三方负责的控制机制则可以极大地提高质量控制工作水平。

    （二）对本部门档案保管情况做好调查分析，成立专门质量控制机构，明确职责分工

    档案管理部门对所保管档案详细的调查分析是档案数字化工作的前提和基础，是档案数字化工作开展的重要依据，对质量控制工作也有着重要意义。所保管档案的内容信息、数量、年代分布、载体形态、管理情况等是划定数字化工作阶段内容的重要信息，也是确定档案重要程度的主要根据，而重要档案在实际数字化加工过程中需要按照质量控制点重点监控其数字化质量。对重要档案的数字化加工设立质量控制点，是因为这些档案的数字化质量的后果影响较大其质量控制要求较高，质量控制点可以使档案数字化工作在质量和速度之间寻求合理的平衡。我们也需要根据调查分析结果研究档案数字化的各环节工作，如档案鉴定、出入库控制、数字化加工流程、数据保管等与数字化加工进度和完成目标密切相关的内容，严谨周密的安排与部署也直接影响到质量控制工作在各个环节的开展。尤其是档案鉴定工作和进入数字化加工生产线前的整理工作不仅与档案数字化成果质量有关还直接影响着档案信息安全工作。在档案数字化工作实施前档案管理部门还应成立专门质量控制工作领导机构并明确职责分工，结合规划中不同类型档案的数字化工作流程确定岗位职责，确保在鉴定、出入库、预处理、数字化加工、数据检测、验收、安全保管等环节的质量控制工作都有专人负责。

    （三）掌握档案数字化业务规范和技术标准，完善工作制度

    档案数字化工作是档案信息化建设的基础工作，其工作开展必须严格按照相关业务规范和技术标准进行。目前，国家档案局和各地方档案行政管理部门已制定和颁布实施了较为完善的档案信息化建设业务规范和技术标准有效地指导了档案数字化工作的实施和开展，也丰富了质量控制工作的检验标准。档案管理部门应掌握相关规范和标准并应用于本地档案数字化工作中，规范和促进档案数字化工作，同时通过地域间的经验交流取长补短、征求专家意见建议结合自身实际建立健全可操作性强的业务规范和技术标准，完善档案数字化各环节工作制度，使档案数字化工作有章可循、有制度可依。在档案数字化工作前期准备中做好业务规范、技术标准、工作制度的制定并在实施过程中狠抓执行、落实可以有效提升档案数字化的工作质量和信息安全。

    （四）开展人员培训，提高质量意识和数字化工作水平

    档案数字化工作虽对技术手段和信息设备的要求很高，但是与质量控制一样工作人员的素质与能力才是首要因素。在影响档案数字化工作质量的诸多因素中，人的不安全因素最为难以控制，必须在数字化工作实施前组织所有参与者进行严格的培训学习，讲解各环节需要注意的质量、安全问题，提高其质量意识、安全保密意识和档案数字化工作水平。不同业务环节和岗位的工作人员除掌握本岗位和环节的质量控制和安全要素，还应同时了解学习其他岗位环节的相关知识，使质量控制工作贯穿整个数字化过程，提高档案数字化工作效率、数字化成果质量、档案信息安全。档案部门的工作人员更应加强学习，不断优化自身知识结构以适应档案数字化工作需要，既要丰富自己的档案专业知识，还要掌握管理、信息技术等方面的相关知识使自己具备投身档案信息化建设和对档案数字化各环节实施质量控制的能力。

    二、档案数字化实施阶段的质量控制工作

    （一）分阶段制定和调整质量控制工作目标与内容

    在档案数字化实施过程中，针对每一阶段工作内容应制定具体的质量控制工作目标和要求，并与承包商、第三方监理机构等共同研究实施。清晰合理的目标是质量控制工作开展的重要保障，也是档案部门对质量控制工作需求的具体表现。通过阶段性质量控制工作的总结对下步工作开展的内容、方式进行细节调整并与承包商、第三方监理机构等共同研究实施，可以使质量控制更好地结合数字化加工过程开展。阶段性地评审和评价、对预期效果的检测可以更容易地发现在技术、规范标准、各业务环节等宏观、微观层面存在的不足和问题，及时修改制订并严格执行各项规范、标准和工作制度及操作规程，使我们更好地实现质量控制工作的工作目标。质量控制工作目标的制定类似于工业生产中的质量设计阶段，档案部门要根据最终数字档案信息提供利用的方式和利用者对数字档案信息质量的具体要求确定质量水平和质量目标。

    （二）做好档案数字化准备过程中的质量控制工作

    质量控制要从源头抓起，在档案进入数字化加工前的鉴定和预处理工作中，工作人员要对档案的内容、数字化需求等作出鉴定，因涉密等原因不适合数字化的档案信息应在此环节剔除，并通过重新整理在预处理中改正档案实体在整理过程中存在错误，减少数字化过程中出现质量问题的几率，提升数字档案信息安全性。此阶段的质量控制工作就是做好供应档案数字化加工的原材料的质量管理，降低档案实体质量对数字档案信息质量的影响，做好数字化加工准备并合理安排数字化加工作业计划。对此阶段鉴定出的重要档案在鉴定工作结束后的预处理阶段即进入质量控制点中的“见证点”，需要质量监理人员做好详细登记，并重点监控其在随后的数字化加工流程中各环节的加工质量，经过“见证点”后重要档案在每一环节设立的质量控制点不经过质量检查不得进入下一处理环节直至在“停止点”通过最后的质量检查。针对重点档案设立的“见证点”和“停止点”是因该档案承载信息的重要性而造成其数字化质量要求较高，虽可能使其数字化周期长、进度慢但却可以有效保证其数字化质量。

    （三）数字化加工工作流程中的质量控制

    档案在经过鉴定和预处理后便作为合格的原材料进入数字化加工工作流程，数字化加工是档案数字化最重要的环节，也是最易出现质量问题的环节。要根據实际情况对在档案数字化前期准备工作中确立的流程基础上不断完善，使各环节之间有效衔接，确保各环节缜密进行，并对质量控制工作根据实际工作作出相应调整使质量问题最小化。档案管理部门要与承包商、第三方监理签订专门的质量合同，约束双方行为，建立有效的奖惩机制。在数字化加工工作中质量控制要根据已明确的工作任务和职责，合同划定的范围与边界对相应的业务规范、技术标准的执行进行检查，还要对工作制度的落实和管理进行监督，大量使用使用质量控制技术以提高数字化工作质量。此阶段质量控制对档案数字化工作流程的监督检查重点是及时把不合格因素清理出来，并查明其产生的原因，积极采用相应的纠正和预防措施，以防止再次发生。质量问题出现时，要及时对其进行控制，制定纠正措施对可能引发出此类不合格的因素规定出约束条件，从而使档案数字化质量得到提高。在档案数字化加工完成后对数字档案信息的最终检查、验收、审核，是数字档案信息数据流向数据安全保管设备的最后一关也是重要档案数字化加工的“停止点”，是质量控制工作的最重要环节，对数字档案信息数据的质量检验结果监理人员应进行详细记录，在此环节出现质量问题的数字档案信息不能进入数据安全保管环节。

    在档案数字化工作中我们必须高度重视质量控制工作，不断地改进档案数字化工作方法和思路，在档案数字化工作中引入质量控制理论，不断完善质量控制工作机制， 确保档案数字化工作质量，为以后的档案信息化建设打下坚实基础。

    （作者单位：锦市公共采购交易中心）