高校学生档案全面信息化的必要性和可行性分析
周学芬
摘 要：高校学生档案作为人事档案的前身和基础，其信息化建设滞后于其他档案类别。为了满足社会及个人对学生档案的利用需求，达到在档案管理及服务上的提质增效，提升学生档案的安全性，推动高校档案管理全面信息化建设，需尽快实现学生档案的全面信息化。在法律制度已有保障，实践经验已有基础，技术设备不断完善，信息网络正趋健全的大好形势下，高校学生档案全面信息化正可顺势而为。
关键词：学生档案;信息化;提质增效
近年来，高校档案信息化建设已经取得丰硕的成果，信息化技术的应用推动了高校档案管理及服务模式的创新和转变，极大提升了管理效率和服务水平。然而，作为高校档案重要组成部分的学生档案，因其作为人事档案的特殊性，成为了信息化建设的短板。据了解，目前各高校档案馆在学生档案信息化方面，仍然停留在以档案保存及转递记录为主的数据上传和共享阶段，其效用主要为方便查询档案出入情况和材料归档情况。学生档案的载体、归档方式、管理方式、转递方式以及服务利用的方式都远远滞后于其他门类的档案信息化进程。笔者认为，高校学生档案全面信息化势在必行且完全能够得到实现。
一、高校学生档案全面信息化势在必行
1.学生档案全面信息化是社会及学生个人日益增长的档案利用的要求
随着社会发展，高校学生即使在就读期间也参与了越来越多的社会事务，同时他们对未来职业方向、继续深造等方面的选择也越来越多。这些变化也带来了社会及学生个人对档案利用的需求日益增长。目前，高校学生档案利用主要为以下方面：一是学生个人由于实习、就业、对外交流、升学、留学、组织关系转接以及家庭经济事务等事项，需要查询或复制档案材料、出具相关档案证明;二是社会机构和相关组织基于政治审查、经历调查、组织发展、学历确认、家庭关系核实等需求而查阅档案或出具证明;三是因档案在后续流转过程中毁损遗失，需要补办档案材料等情况。
除了在利用范围上的不断扩大之外，利用者对档案服务的时效性要求也越来越高。随着社会生活节奏加快，各领域都在创新技术和应用提升服务效率，人们已习惯享受快捷迅速的服务。档案利用者已不满足于传统的服务水平，他们希望立等可取、急速送达，他们要求远程办理、在线传递，他们建议直播查阅、信息共享等。这些新的服务需求，受制于传统档案载体和管理方式，给高校学生档案管理带来了新的挑战。要迎接挑战，满足人民群众日益增长的档案利用需求，提升档案服务的水平，必须创新学生档案管理方法，全面实现学生档案信息化。
2.学生档案全面信息化是档案管理及服务提质增效的要求
传统纸媒档案在管理利用上耗时长，效率低。以笔者所工作的华中科技大学档案馆学生人事档案科为例，以一人一卷计，我科日常管理的库存学生档案常量约6万卷。2019年全年接收、登记、整理、归档各类档案材料约20万件，按每件平均耗时1分钟计，共需3333小时;全年整理核查新生入库档案约16000卷，按每卷平均耗时10分钟计，共需2667小时;另有毕业生档案寄送、接待组织和个人的查询利用、来人來电咨询、数据处理及维护等。全年的工时按每天工作8小时计，需要1075个工作日（见表一），至少需要配备5位全职管理人员。
当我们仔细分析这些数据，可以发现绝大部分的工作时长都是在处理纸质档案材料，收集、整理、转递三项就耗费了80%的工作时间，严重挤占了服务利用上的时间和精力（见图一）。在这种情况下，提升服务质量、提高管理效益的目标，何以实现？
要突破学生档案管理困境，实现提质增效，必须利用既有纸质档案数字化、电子档案直接归档、档案数字资源安全存储、档案信息合理共享等信息化技术和手段，将档案管理者从纸堆中解放出来。如此，他们才能更专注于高质量的档案服务和更有深度和广度的档案利用，真正提升学生档案管理的效用和价值。
3.学生档案全面信息化是档案保护及管理安全性的要求
实现学生档案全面信息化是对档案保护的要求。在日益频繁的档案查询利用过程中，档案材料被反复抽取、翻阅、整理，导致纸张破损污染，字迹模糊难辨，不利于长期保存和利用。将纸质档案材料进行数字化后，利用信息平台可以进行无限次查询利用，而不必顾虑对纸质材料的损伤。
实现学生人事档案全面信息化可以极大提升档案的安全性。在日常档案管理过程中，有两个档案安全方面的问题一直是管理者所担心的。一是消防安全，这是所有传统载体档案的首要安全考虑，对此，各档案馆在建设、装配、维护等方面投入了极大的经费和考量。二是档案信息安全，即档案材料从形成机构交付档案馆保存后，其上的信息记录不可以被篡改，材料不可以被其他人抽取、更换。这点在当前的高校学生档案管理过程中是存在安全隐患的。如前文所述，因各种利用要求，档案馆常年接待许多校内外组织查阅学生档案。在查阅时，档案管理人员很难做到全程监督查档人的具体行为，现代监控设备也存在许多覆盖盲区。在这种情况下，如果查档人有意篡改档案记录，甚至调换材料，是很难被当场发现的。这种安全隐患，在现有的传统档案形态及管理模式下，是难以消除的。实现了学生档案全面信息化，这些安全隐患将不复存在。
4.学生档案全面信息化是人工智能时代发展的要求
很多专家预测，人工智能技术的发展，将使很多传统工作岗位在不远的将来急剧萎缩甚至消失，其中自然是包括档案管理。笔者不清楚这个时代具体会在什么时候到来，也还没做好下岗的准备，但毋庸置疑，人工智能技术的全面应用必然是以信息化为基础的。目前，由于各种原因，人事档案信息化已经成了高校档案信息化的一块短板，学生人事档案亦是如此。在此次新冠肺炎疫情期间，笔者所在的档案馆坚持为世界各地的毕业校友在线办理学历学位认证、出具成绩证明等，依托的正是我馆较为完备的电子档案管理系统。但在学生人事档案方面，信息化尚在初级阶段，除了存档及寄送信息查询业务，其他的还是需要工作人员到库房，提取实物档案办理。由此可见，没有全面的档案信息化做基础，人工智能技术依然不能解放人力。
二、高校学生档案全面信息化可行性分析
1.法律制度有保障
2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了最新修订的《中国人民共和国档案法》，并规定于2021年1月1日起实施。新档案法着力推动信息化建设，在新增的第五章“档案信息化建设”中，对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面做出了明确规定。法律要求各级人民政府将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。条文中还明确规定电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。该章节法条还对电子档案管理信息系统、数字档案馆、档案信息资源共享服务平台的建设提出了要求。新檔案法的颁布，为我们推动和实现学生档案全面信息化提供了法律依据和保障。
2.实践经验有基础
学生档案信息化不是一个新的提法，也早有实践。虽然，作为人事档案整体的全面信息化尚在探索阶段，但在招考档案、成绩档案、以及学籍变动登记等学籍档案材料方面，已经不同程度应用了电子档案技术和信息化传输技术。如高考招录档案。
自2003年开始，全国各省区市与有关招生高校全面实施高考计算机远程网上录取，即我们通常说的网上投档。考生们的报考信息直接录入计算机，形成电子文档，经各地高招管理部门审核确认，经过规范的录取程序，最后被在线转递到录取高校的招生部门。这是一项标准的电子档案材料的形成和转递。但是，由于电子档案的法律效力一直未得到明确，电子档案的管理机制尚未建立，各高校档案馆并未对这些电子材料进行直接归档，而是采用打印后以纸质档案保存的传统管理方式进行保管。这些年，大部分省市招办都采取了双套制，电子投档的同时，也给考生准备了打印版的招录材料进行实物转递，仅有以江苏省为代表的极少数地区坚持仅转递电子档案。
与之类似的还有各高校毕业生的学业成绩，同样也是应用电子信息纸质化归档管理。这些学生学籍档案的信息化实践给我们全面实现学生档案信息化提供了经验基础。
3.电子档案实现技术成熟普及
电子档案实现技术包含两个方面，一是电子信息直接形成档案的技术。这方面，目前电子签名、电子印章的运用和防伪技术已经成熟并逐渐普及;在线文档的多方协作功能得到广泛应用;以及新兴的区块链防篡改技术也在电子档案的形成过程看到了应用前景。
二是传统载体档案数字化加工应用技术已经非常成熟，转化效率显著提高。 例如，高清度扫描设备、大容量存储设备、智能化识别技术等软硬件方面日臻完善，使得学生档案中大量的纸质材料都可以以较高的质量和极快的效率完成数字转化和保存。
4.信息化网络正趋健全
随着国家近年来在信息化建设方面的有力推进，全社会的经济生活各方面的信息化网络已经逐渐铺开。人才的频繁流动，带来人事档案信息的流动。包括学校档案机构、人才服务机构、企事业人力资源部门等都在纷纷投入人力、物力建设人事档案信息化管理平台。在这样的背景下，高校学生档案信息化作为人事档案信息化的一个重要的基础平台，其效用价值将得到极大的发挥。
5.人才保障有显著优势
高校档案馆在推进学生档案信息化建设方面有显著的人才优势。档案信息化建设对于工作人员在新理念及新技术的理解及应用方面都提出了更高的要求。虽然在档案数字化加工以及应用方面已经有许多技术成熟的专业公司，当前各档案馆也大多通过服务采购来搭建档案信息化系统平台，但无论是在采购时拟定个性化方案，还是在应用验收以及日常维护与管理过程中，都需要相关工作人员能深度理解相关技术并掌握数据处理等基本办公软件功能。这对于长期和纸质档案打交道的传统档案管理员来说，具有一定的挑战。
高校档案馆得益于高校的人才高地效应，其工作人员在受教育程度上相较人才市场等地方人事档案保管机构具有一定优势。以笔者所在的华中科技大学档案馆为例，全馆在编职工30人，其中硕士及以上学历16人，本科学历12人，大专及以下学历2人（学历分布见图二）。高素质的人才队伍对于建设和实现学生档案信息化是一个重要保障。
2020年，新冠肺炎疫情影响了社会生活的方方面面，远程办公、在线办理、数据共享等档案管理、服务和利用的信息化建设也成了更为迫切的现实需要。据了解，部分高校档案馆已经逐步实现了文件类档案材料的数字化加工和信息化管理，并在疫情期间为师生校友等提供了大量远程服务。但是，由于制度、理念和实施办法的制约，学生人事档案信息化赫然已成为明显落后于其他档案类别的一块短板。在新的形势下，乘着全面推进档案信息化建设的东风，建设和实现高校学生档案全面信息化应作为高校档案管理的一项重要工作。
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（作者单位：华中科技大学档案馆）
