人事档案管理在医院人力资源开发中的应用价值
周淑芬
摘 要：医院的深化改革与持续发展，需要大量的高素质人才，做好人力資源管理与开发就显得尤其必要。人事档案详细而真实的记录了每一名职工的任职信息，可以为人力资源的开发、利用提供参考，无论是在职工的职务调动、人事任免以及定期组织开展培训等，都有极强的指导性意义。因此，将人事档案管理与人力资源管理两项工作结合起来，能够以更低的成本、更高的效率，帮助企业储备更多、更优的人才。本文首先概述了人事档案管理之于人力资源开发的重要价值，随后针对现阶段医院人事档案管理现状，提出了统一档案收集与归档标准、通过职工培训优化知识结构、构建人事档案与人力资源一体化管理模式等几项针对性的优化建议。
关键词：人事档案管理;人力资源开发;激励机制;信息化
人力资源开发旨在实现医院人才的最优化配置，确保每一名职工都可以找到适合自己的岗位，并在岗位上实现自我价值和对集体贡献的最大化，实现个人成长与医院发展的同步。在“共享”理念下，将人事档案资源与人力资源进行整合，利用大数据、互联网等技术，对海量的人事档案资料进行整合、利用，提取有价值的信息，从而为人力资源的管理与开发提供必要的借鉴。由此可见，加强人事档案管理，提升档案利用水平，成为人力资源深度开发的先决条件之一。加强人事档案管理，促进人力资源开发，成为现阶段医院管理的重要内容。
一、人事档案管理在人力资源开发中的应用价值
1.人事档案管理有助于人力资源最优化配置
人尽其用是现代人力资源管理与开发的最终目标。从个人角度来说，在合适的岗位上能够让自己的知识、技术得到充分的发挥，个人的价值得到最大的体现，获得了较高的职业幸福感;从医院角度来说，能够让职工在各自的岗位上发挥创造力与提升能动性，进而为医院创造更高的效益。在人力资源管理中，要想做到“人尽其用”，离不开人事档案的支持。通过做好人事档案的收集归档、动态更新，以及从专业角度利用专业技术，进行人事档案资源开发、利用，可以为下一步的人事调动、岗位分配提供必要的参考，争取让每一名职工都可以找到适合自己的岗位，在工作中一展所长。因此，人事档案管理在促使医院人力资源实现合理配置、发挥最大价值方面，也有其独特的应用价值。
2.人事档案管理有助于提升人力资源管理效力
在医院的人力资源开发中，职工的在职教育和技能培训是重要内容。以往在组织开展培训时，因为对职工个人知识结构、专业技能等具体情况缺乏了解，因此培训内容过于笼统，培训方案缺乏针对性，未能给职工的工作能力带来实质性的提升。不仅浪费了资金、时间，还不能令医院职工满意。相比之下，将人事档案应用到人力资源开发中，首先，通过获取档案信息，快速而全面的了解每一名职工的工作情况，包括履历、职务、荣誉等;其次，对比岗位工作要求，找出职工存在的短板，发现职工在哪些方面与岗位要求还有差距;最后，基于这些差距，制定专项提升方案，让人力资源开发更具针对性。这样一来，通过提供个性化的培训方案，解决了以往“一刀切”培训带来的弊端。对于人力资源管理部门来说，既可以节省资金，又取得了更好的效果;对于医院职工来说，能够从培训中真正学到有用的知识，让自己的专业能力得到了实质性的提高，他们的岗位胜任力、集体归属感和整体凝聚力都会得到提升。
二、医院人事档案管理工作的开展现状
1.人事档案管理流程与制度不够规范
档案的接收是人事档案管理的首要环节，也是决定档案内容完整性、档案资料可用性的关键环节。特别是在数字档案数量增加、比例升高的背景下，对档案管理流程和制度规范提出了更为严格的要求。调查来看，医院内部关于纸质档案的接收范围、管理流程已经比较规范，但是对于数字档案的相关要求还不够完善。例如，在纸质档案经过扫描转化为数字档案后，其文件格式不一致，给后期的档案资源整合利用增加了难度。另外，现有的人事档案工作制度，由于长期没有进行补充、完善，不能很好的契合人力资源开发的工作需要，这也在一定程度上影响了人事档案价值的发挥。
2.档案管理人员的业务水平和职业素养有待提升
把人事档案应用到人力资源管理中，除了要求提供丰富的人事档案资料外，也要求档案工作者提前利用专业技术、知识，对人事档案内容进行整合，为人力资源部门提供有价值的信息。现阶段存在的问题是，医院人事工作产生的文件、资料数量增加，进一步增加了基层人事档案管理压力。同时，档案工作者因为日常工作繁忙，很少有机会提升自我，仅靠医院人力资源部门定期组织的几次培训，无法让个人的职业技能、业务水平得到全面提升。久而久之，档案管理人员在人事档案开发利用、信息服务等方面的工作能力降低。另外，由于缺少必要的激励机制，也有个别档案工作者存在消极懈怠、服务意识不强等问题，也是制约人事档案管理高效、优质开展的重要因素。
3.人事档案管理模式与方法相对单一
无论是从档案事业改革角度来看，还是从人力资源开发需要来看，与时俱进的创新人事档案管理模式，都有其必要性和紧迫性。尤其是在“互联网+”时代，档案管理信息化已经是一种必然趋势。近年来医院的人事档案管理中，也逐渐引进了一些信息设备，像计算机、扫描仪、打印机等常规设施，为具体工作开展带来了便利。但是我们也应当看到，现有的方式方法距离前沿水平还有很大差距。例如，在很多先进的企业，已经实现了数字档案从接收、筛选到归档、保存，再到开发利用的“一站式”办理，整个过程全部由计算机完成。目前医院在人事档案管理的各项流程中，还存在对人工依赖较强的问题。
三、强化人事档案管理，支持人力资源开发
1.完善档案管理制度，为人力资源开发奠定基础
（1）统一档案收集与归档标准
首先，要按照《人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现员工实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、论文发表等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映员工的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。其次，实行数字档案的统一管理。要求医院各部门在提供人事文件、资料时，必须按照档案管理规章制度，确保文件、资料的格式符合标准。这样可以保证数字档案格式兼容，方便后期的调用。最后，还要建立专门的人事档案库，实行科学、规范的管理。面向人力资源部门开放使用，为人力资源开发提供必要的信息参考和数据支持。
（2）完善档案动态更新与容灾备份制度
在医院改革不断深入和人事調整日益频繁背景下，做好人事档案信息的定期更新就显得尤其必要。只有保证档案中保存的信息内容，始终与档案所有者的实际工作情况一致，才能为人力资源开发提供有价值的参考。因此，医院人事档案管理体系中，应当引进动态更新制度。通过细分责任，对于普通的人事信息（如家庭住址、所任职务等），按照每个季度一次的频率进行更新;对于重要的人事信息（如获奖与荣誉、培训记录等），按照每月一次的频率进行更新。同时，考虑到人事档案对个人、医院所产生的重要影响，还必须引进容灾备份制度。采取异地备份的方式，将档案的原件与复制件分别存储于两个独立且异地的服务器中，有效避免人事档案的丢失。在做好动态更新与容灾备份两项工作的基础上，为人力资源开发提供了充分的资料。
（3）引进档案管理与开发利用的激励制度
面对不断增加的档案数量和工作压力，个别档案工作者出现了思想上消极、工作上懈怠的情况。为此，在现有的档案管理制度体系中，还需要引进激励机制。将人事档案的工作开展情况、开发利用程度、信息服务水平等，均作为考核档案工作者的重要指标，并根据考核结果采取相应的奖惩措施。在实行激励机制后，能够显著提升每一名档案工作者的热情与动力，在本职工作上更高效地完成既定的工作任务。除此之外，也有利于提升他们的创新能力，为人力资源开发提供更多的支持。
2.加强档案队伍培训，配合人力资源开发工作
（1）通过职工培训优化知识结构
为了让人事档案在人力资源开发中发挥更大的作用，要求人力资源部门针对档案管理人员的工作开展需要、顺应档案事业发展趋势，制定更加科学的培训方案。在培训内容上，应重点把握两项内容：一是专业技能方面。有些档案工作者入职时间较长，对专业领域的前沿知识缺少了解。通过培训要让他们的专业知识得到更新，紧跟行业发展步伐;二是信息技术方面。在医院全面推行信息化背景下，档案工作者也要通过学习、练习，逐步掌握与档案管理相关的各类信息设备的操作技巧。只有个人的综合能力得到了提升，才能在高质量完成本职工作的基础上，有精力、有能力为医院人力资源开发提供必要的支持，实现两项工作的对接，共同提升医院的医疗服务水平。
（2）通过职工培训提升职业素养
新时期医院的人事档案工作者，除了要有过硬的专业技能外，良好的职业素养也不可或缺。例如，要严格遵守规章制度，能够定期做好人事档案的整理、备份等工作，要保持耐心和细心，能够一丝不苟的保证人事档案信息的真实性，还要具备强烈的安全意识，确保数字档案的安全性、隐私性。最重要的是具有创新意识，可以紧跟行业发展趋势，不断探索关于人事档案管理的新模式、新方法，进而推动该项工作可以得到长足的发展。因此，医院方面也要关注档案工作者的职业素养，只有建立一支综合能力出众的档案管理人才队伍，才能在挖掘人事档案信息价值、支持人力资源开发的过程中发挥出更大的贡献。
3.创新档案管理模式，实现人力资源价值最大化
（1）人事档案与人力资源一体化管理模式
医院的人力资源开发部门可以将人事档案管理部门上交的档案存档到网络上，进而建立有助于医院人力资源工作开展数据化的档案管理网络。在人事档案管理网络中，人力资源管理员可以对医院的人事变动情况做到实时的监控，从而缩短处理医院各项人事信息的时间，有效提升医院人力资源管理工作的效率。人力资源管理部门还可以借助信息化的人事档案管理网络，促进医院人力资源内部管理模式的创新升级，有效提升档案管理人员的管理水平，并且学会借助信息化技术管理人事档案，继而借助大数据技术的优势，促进医院人力资源开发以及档案管理部门工作人员素养的提升，提升医院现代化管理的水平。
（2）人事档案的信息化管理模式
计算机已应用于人事档案管理工作当中，但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。其实，它在档案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。类似这种借助计算机来完成本来较烦琐的手工操作的方法还有很多，如数码技术、影像技术、条形码技术等。加强计算机技术在人事档案管理工作中的应用，帮助解决具体问题，将大大提高管理效率和管理水平。通过对员工人事档案的整理熟悉其人事档案内容，选出其中可反映员工知识水平、实践能力等方面的信息，统一输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的人事档案信息资源库，作为单位的人才储备库。将人才档案资源统一管理，形成人才储备库，必定会为医院建设与发展提供更有力的人才保障。
四、基于人事档案管理促进人力资源开发的经验
总结
实现人事档案管理与人力资源管理的有机结合，让人事档案的价值，在人力资源开发中得到进一步的显现，是新时期医院创新人力资源管理模式的一种直接体现。近年来，医院在推进两者融合中取得了显著成果，积累了丰富经验。
1.加强顶层设计，为两者融合创设良好环境
医院的高层领导应当认识到人事档案之于人力资源管理的重要价值。进而从医院人才储备角度，采取一系列的实际行动，做好顶层设计与统筹协调，包括提供专项资金支持、做好部门之间业务对接等，为两者融合提供宏观上的支持。
2.提升共享水平，实现人事档案资源整合利用
信息时代的一个显著特征，就是信息资源共享共用。依托医院内部的信息管理系统，实现档案管理部门、人力资源部门之间的信息交流，让人力资源部门可以更加便捷的获取人事档案，为组织开展培训、进行人力资源开发创造便利。
五、结语
在供给侧改革背景下，医院对人力资源管理与开发的重视程度进一步提升。做好人事档案管理，能够为人力资源的开发和利用提供必要的支持，提升人事档案的综合管理与信息服务水平，就成为现阶段的一项重要工作。当前医院的人事档案呈现出数量增加、管理要求提升等特点，为此应重点从完善配套管理制度体系方面、工作队伍培训方面、硬件基础设施建设方面，以及推进档案管理信息化建设方面，全面发力、统筹推进，共同为人事档案管理开展创设良好环境，提供必要支持。高质量完成人事档案管理，在人力资源开发中发挥更加显著的作用。
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（作者单位：大连市中心医院）
