信息时代高职院校档案管理工作面临的问题及对策研究
张群
摘 要：随着我国网络信息技术的快速发展，为各行各业的工作提供了便利，但是，在信息时代下，高职院校档案管理工作还面临着一些问题，主要就是缺乏档案管理设备、工作制度、人才队伍等等，未能树立信息时代下的档案管理观念意识，对高职院校的长远发展会造成诸多不利影响。因此，在信息时代背景下，高职院校在档案管理工作中应该归纳总结丰富经验，遵循科学化的档案管理原则，有效解决目前所面临的问题，不断提升档案管理工作质量与水平，为其发展夯实基础。
关键词：信息时代;高职院校档案管理工作;面临的问题;对策
信息时代下高职院校在档案管理工作中应该结合自身的发展需求，编制较为完善的工作制度，积极引进先进的档案管理设备，打造优质的人才队伍，确保能够有效完成各方面的档案管理工作任务，达到预期的管控目的。
一、高职院校档案管理适应信息时代的重要意义
高职院校的档案管理工作与信息时代相互适应具有非常重要的意义，不仅能够促使档案的合理开发与利用，还能提升信息的完整性与安全性，增强各方面的档案管理工作便利性，具体表现为：
1.有助于提升档案管理便利性
传统的高职院校档案管理工作，主要采用纸质载体，人员的工作量较高，档案信息查询不便利，各种信息的管理也非常繁琐，对档案管理工作的高效化、有效性实施会造成不利影响。在信息时代下，档案管理人员可以借助先进的信息系统存储档案信息，无论是档案录入环节还是查找环节，工作都非常便利，不仅能够降低人员的工作量，还可以提升档案存储、查找的便利性。采用先进的信息技术开展档案管理工作，可以借助数据库系统、信息系统等快速存储有关的数据信息与档案资料内容，结合各种档案内容开展相关的档案管理工作，不断优化整合档案信息，提升档案存储、管理和处理的便利性水平，不断增强信息技术的应用效果，确保各方面信息技术的应用和处理，满足当前的档案管理工作发展需求，增强各方面的信息化档案管理效果。
2.能够促使档案的合理开发利用
高职院校的传统档案管理工作中，过于重视对信息内容的整合、收集和存储，缺乏正确的开发利用观念意识，多数档案纸质内容、资料内容被归档，很少按照现实需求开发利用，此类问题出现的原因除了没有树立正确的开发利用观念之外，还因为传统的纸质档案的查找很困难，无法将资料与信息的价值凸显出来。在信息时代下，档案管理是将信息技术作为手段，可以实时化查找、分析有价值的内容，尤其是关于教师考核的信息、岗位调整有关的信息、职称评审有关信息等等，都可以借助信息技术进行开发与利用，拓展档案管理的模式，创建信息库系统，全面检索各种资源，缩短工作时间，在短时间之内有效完成各方面工作，提升整体的管理效率。在相关的档案开发利用工作中，还可以通过信息化技术创建专业化的档案开发利用模式和体系，不断归纳总结相关的工作经验，借助各种先进的技术手段增强檔案管理的效果，形成档案的开发利用良好模式，相关档案开发利用的工作中可以借助信息系统检索需要使用的档案资料和信息，然后开展各方面的开发利用工作，不断增强管理工作的效果，提升档案的开发利用有效性，具有一定的应用价值。
3.有助于提升档案内容的完整性
当前在信息时代下的高职院校在档案管理方面，很多珍贵资源都采用纸张存储的形式，在长时间使用的过程中很容易出现老化、丢失现象，导致内容的完整性降低。在信息时代的背景下，采用先进的网络信息技术、计算机设备与存储软件等，可以利用电子文件的形式存储各种信息，这样除了能够确保管理工作效率，还能完整存储有关的信息内容，保证整体数据信息的完整性，满足当前的各方面管理工作需求。除此之外，档案管理部门在工作中采用先进的信息技术与基础设施，可以有效开展各方面的管理工作，将档案信息转变成为数据信息，充分发挥信息化技术的作用和优势，使得档案管理工作能够向着规范化、科学化的方向发展与进步，通过信息化手段提升高职院校整体的档案管理水平。
4.有助于提升档案管理的效率
传统的纸质档案管理工作中，受到诸多因素影响经常会出现档案管理工作效率低的现象，尤其是档案信息存储、查找环节，都存在很多不便之处，不利于有效开展档案管理工作，管理的效率较低。在采用信息化技术的过程中，就可以结合档案管理工作的发展需求，制定完善的档案管理工作方案与计划，在档案录入环节、查找环节可以利用扫描设备、检索系统等开展工作，节约时间、提升各方面的工作效率，改善当前的档案管理工作现状，从根本上提升各方面的档案管理质量和水平，确保各方面工作的有效实施和开展。
二、信息时代下高职院校档案管理面临的问题
1.缺乏正确的服务观念意识
高职院校相关档案管理部门在日常工作中尚未形成正确的服务意识，没有结合信息时代下的各方面工作发展需求制定完善的服务方案与计划，导致各方面的服务工作效果降低，无法将信息时代下的档案管理服务作用充分发挥出来，难以为高职院校提供档案开发服务、信息利用服务等等，对各方面工作的高效化实施和开展都会造成不利影响。
2.缺乏先进的设备
近年来在国家经济快速发展的过程中，各个领域已经开始广泛应用信息技术，目前多数高职院校在相关的档案管理工作中也已经开始采用计算机设备、自动化办公系统，但是只能单一录入档案信息，难以有效开展开发利用，利用率较低。一些高职院校甚至还没有按照档案管理的需求配置专业化的设备，软件系统不能及时更新，无法按照各种信息的整理归纳、记录需求等合理处理，甚至在繁琐的工作中容易出现操作失误的现象，工作效率较低，不能确保整体的工作质量。
3.人员专业化水平低
部分高职院校还存在缺少档案管理专业化人才的现象，不能确保管理工作的高效化、有效性开展。部分工作人员缺少专业性，在日常工作中没有掌握丰富的工作经验，只能简单的在信息系统中录入资料和信息，无法按照其他工作对档案信息的需求进行开发和利用，长此以往，会导致档案的利用价值无法充分发挥，对高职院校各方面工作的长远发展也会造成不利影响。与此同时，在实际工作中也缺少对人员的专业知识与先进技能进行教育培训，不能引导人员按照具体的档案管理工作实施需求积极学习各种专业知识和先进技能，这样不仅会导致相关的工作效率降低，还会因为缺乏人才而无法提升档案服务质量。
4.缺乏完善的制度
当前我国多数高职院校尚未制定完善适合信息时代之下的档案管理发展特点与需求的制度，没有创建统一性、规范性的制度体系，难以通过相关的制度规范和约束人员行为，不利于开展各方面的档案管理工作。尤其一些院校尚未在管理制度中明确标准化的材料格式，无法有效开展档案的整理工作和开发利用工作，不能将各项制度的作用还有优势全面发挥出来。在相关制度中也没有明确各部门与人员的职责和工作标准，在发现问题之后，难以准确追究责任，甚至还会出现相互之间推卸责任的现象。
三、信息时代高职院校档案管理的对策
信息时代下，高职院校要想有效开展档案管理工作，就要筛选最佳的策略开展工作，解决目前存在的問题，形成系统化的工作模式。
1.树立正确的服务观念意识
高职院校在信息时代下开展档案管理工作，应该树立正确的服务观念意识，按照各方面的服务发展需求，编制完善的服务计划方案。首先，应该做好档案资源与信息资源利用的服务工作，按照教师管理需求、教学发展需求等，整合各种档案信息和资料，将有价值的资料内容全面识别出来，结合各项工作的需求开展服务工作，提供有价值的信息和资料内容。其次，为了提升档案资料开发、查询与利用的便利性，可以建立专门的网站平台，便于开发利用有关的信息和资料，提升基础性服务质量与服务水平。最后，具体的服务工作中还应该创建网站平台的电子档案系统，需要查找和利用档案信息的人员输入账号密码，进行安全验证以后就可以获取有关档案内容，便于利用、开发档案，提升各种信息资料的利用价值与开发效果。除此之外，在实际工作中还应该归纳总结各种工作经验，创建规范化的服务模式，共享、利用和管理相关的档案信息，提升开发利用率，保证各方面的工作水平与服务质量。
2.积极引进先进基础设备
为了在信息时代下高质量完成档案管理工作，高职院校应该按照工作的发展需求，积极引进先进的基础设备，借助各种设备有效执行档案管理工作与服务工作，确保工作的有效执行。首先，应该在原本纸质载体的基础上，引进先进的网络系统，将信息化工作所使用的软件与硬件整合在一起，尤其是扫描仪设备，可以自动化录入各种资料和信息。还有自动化办公软件，可以有效完成档案管理的任务，提升整体资料和信息的保存利用便利性，满足当前的时代发展真实需求。其次，日常工作中应该增加资金的投入量，在充足资金的支持下引进先进设备，最高程度上将档案管理的价值和积极作用发挥出来，促使有关工作的开展和实施。最后，在工作中创建网站平台的基础设施，实现各种信息和资源的共享目的，节约时间的同时增强服务效果，提升整体档案管理的质量和水平，促使信息时代下档案管理工作的高效开展。在采用先进设备期间，还应该积极借鉴国内外学校的成功经验，保证所引进设备适合应用在高职院校的档案管理中，确保信息化时代下各方面档案管理工作的有效开展。
3.打造优质的人才队伍
为了可以在信息时代下有效开展高职院校的档案管理工作，相关部门应该打造优质的人才队伍，保证人才的专业化水平与先进性，在人才的支持下提升档案管理工作的质量。首先，相关工作部门应该聘用经过专业教育的优秀人才，要求人员具备较为丰富的档案管理经验，可以在日常工作中有效完成自身的任务，按照高职院校教育工作与其他工作的发展需求开发利用档案资料和信息，提升服务工作水平。其次，工作部门应该对人员进行各种专业知识与先进技能的教育培训，使得每位人员都可以全面掌握先进的工作技能和专业化的管理知识，形成专业化的工作模式，树立正确的服务观念意识，可以结合高职院校教育工作、人力资源管理工作对档案信息的需求开展各方面的服务工作，形成具有一定价值的服务体系。为了可以提升人员的专业化水平与操作的规范性，在建设人才队伍的过程中，还需强化思想教育的力度，提升工作人员的职业道德素养，使其可以为了高职院校教育事业、其他工作等提供更多的档案信息资源，充分发挥档案历史资料的积极作用和价值，满足当前的档案管理工作根本要求，增强整体的档案管理有效。
4.完善相关的工作制度
高职院校在信息时代下为了能够有效开展档案管理工作，应该创建较为完善的制度，利用制度规范人员的行为，增强整体管理工作的效果。首先，应该编制人员日常行为的规范制度，约束人员的工作，要求在日常工作中积极采用网络信息技术、先进的基础设施等开展档案信息录入工作、信息处理工作与信息管理工作等等，充分发挥有价值信息的作用和优势，确保各种档案信息的高效化与合理性开发利用。其次，应编制责任制度，明确各方面工作的职责，如果在责任范围之内出现问题，就要严格惩罚负责人，提升人员的工作积极性，从根本上规避档案管理的问题。最后，在制定规章制度的过程中，还应该创建档案管理行为的规范模式，不断增强管控效果，在制度的约束下，督促人员按照高职院校的档案开发利用需求，积极探索各种开发利用的方式、手段，借助先进的信息技术提升自身工作质量。
四、信息时代下高职院校档案管理的注意事项
信息时代下为了提升高职院校档案管理工作效果，应该明确各种注意事项，确保档案管理工作效果。
1.做好档案的安全管理工作
信息时代下高职院校采用网络信息技术开展档案管理工作，很容易受到网络开放性特点的影响出现安全隐患问题，不能确保档案信息的安全性，信息泄露、被篡改的风险问题发生率较高，不利于维护档案资料和信息的安全性。这就需要高职院校档案管理部门在日常工作中，强化安全管理工作力度，在网络系统中设置入侵检测软件、病毒查杀软件、病毒防御软件、登陆认证密码等等，利用各种方式维护档案网络系统的安全性，从根本上预防出现档案信息泄露或是被篡改的问题。
2.强化档案管理系统的开发
信息时代下高职院校应该积极借助先进的网络信息技术，大力开发档案管理相关的工作系统，利用信息系统有效完成档案管理工作，提升整体的档案管理有效性。一方面，高职院校档案管理部门应该与软件开发企业相互合作，按照院校的档案内容、管理需求等，针对性开发相关的信息系统，便于有效开展高职院校的档案管理工作，提升系统的应用效果，满足高职院校档案管理工作的发展需求。另一方面，档案管理部门在开发网络信息系统的过程中，应该积极创建相关的网站平台，大力宣传档案管理工作，鼓励高职院校中的每位员工为档案管理部门提供更多的原始资料，便于全面整合各种档案原始资料信息，提升档案收集整理的工作效果。
五、结语
综上所述，信息时代下我国高职院校在档案管理方面还面临着诸多的问题，不能确保档案管理工作的质量和效果，缺乏规范化的制度、专业化人才与先进的基础设施，对各方面工作的开展和发展会造成不利影响。这就需要高职院校转变传统的观念、编制完善的制度、积极引进先进的基础设施、打造优质的人才队伍，不断增强各方面的档案管理工作效果，发挥制度的规范作用与约束作用。
参考文献：
[1]姚丽丽，邢艳娟.基于大数据时代高职院校档案信息化建设探究[J].辽宁高职学报，2019
[2]李红霞.互联网时代下高职院校档案综合信息化管理探究[J].信息记录材料，2020
[3]邓雪娟.高职院校干部人事档案信息化建设研究[J].中国民商，2020
[4]姚丽丽，邢艳娟.基于大数据时代高职院档案信息化建设的探究[J].辽宁高职学报，2019
（作者单位：陕西能源职业技术学院综合档案室）
