浅析企业文书档案管理的问题
摘 要：企业文书档案主要包括有政府组织与商业活动方面的文件，以及企业财务信息安全当中一些比较重要的会议文件，还包括公司业务方面与年终总结审计报告等一些文件。比较大型的企业文书档案主要包括标书、施工合同以及建设许可证等方面的具备商业价值的文件类型。企业文书与企业安全与企业可持续发展有着密切的联系。所以，企业文书档案管理是企业管理工作当中重要的一项工作内容，对于企业的发展与提升企业竞争力有着重要的意义。
关键词：企业文书;档案管理;问题分析;解决对策
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.059
对于企业发展方面来讲，企业文书档案主要是记录整理企业的创建与发展的整个过程的所有信息，为企业的长期发展提供了重要的保障。加强企业文书档案管理工作，不但能够提升员工之间的集体荣誉感，同时也激发了企业员工的工作积极性，也增强了员工对企业的认同感，对企业宣传方面也起到了一定的促进作用。
1 做好文书档案管理的意义
1.1 促进企业的改革发展
文书档案管理工作是企业进行经营管理、科学决策、沟通交流的重要支撑。企业的改革发展需要系统、科学、完整、有序的文书档案管理作为保障。
1.2 传承企业的优良文化
企业文书档案管理反映了企业成长、发展的过程，反映了企业的经营、管理、科技、决策等重要活动，传承着企业优良的文化，是企业历史成果的体现。做好文书档案工作，深入挖掘和利用文书档案价值，有利于促进企业的稳健发展，有利于传承和发扬优良的企业文化。
2 企业文书档案管理的问题
2.1 管理模式缺乏规范性
企业文书档案管理需要信息化手段作为支撑，但有些企业的文书档案管理信息化水平較低，仍在采用传统管理方式，未实现档案管理系统与办公软件系统的有效关联。有些企业未配置独立的档案库房，文书档案不能实现集中管理。有些企业档案室的硬件设施配备不足，不能满足文书档案的管理需要。
2.2 文书档案管理意识不足
部分企业不够重视文书档案管理方面的工作，也没有意识到文书档案在企业可持续发展当中重要价值。因此，相关管理人员也缺乏对档案管理的积极性与专业性，跟不上时代的进步与发展，只停留在传统的管理方式中，未能及时将文书档案进行电子归档。在企业内部管理工作中，各个部门相关人员与上下级在日常工作当中也未能进行相互配合与协调，从而造成文书档案信息在收集与整理过程中的不及时、不完整与混乱现象。
2.3 文书档案管理人员专业化水平欠缺
企业文书档案管理人员需要掌握相关的专业理论知识与熟练的业务操作能力以及信息管理技术水平。部分企业的文书档案管理人员不具备专业的技能，也没有经过专业的技能培训，缺乏专业的知识能力，对于企业经营管理方面的信息不能及时收集整理。
2.4 企业文书档案管理体系不够完善
部分企业不够重视文书档案管理工作，因此，缺乏专业的文书档案管理队伍，也没有完善相关文书档案管理制度，对这方面的管理资金也投入不足，也缺乏相应的文书档案监督管理考核制度。
3 企业文书档案管理的有效对策
3.1 推动文书档案的规范化管理
遵循文书档案管理的标准规范。企业应当按照国家有关档案管理的法律法规和企业内部的档案管理制度，严格按照标准规范进行文书档案的管理，对文书档案应及时归档、规范整理。纸质档案和电子档案要做到对应和统一，电子档案的收集和管理要严格按照国家有关规定和标准执行[2]。
3.2 提高企业文书档案的管理意识
文书档案记录着企业的历史进程，客观地反映了企业在领导决策、经营管理、问题处理、研究开发等方面的过程和成果，是企业资产的重要组成部分。企业文书档案管理者要充分认识文书档案资源的重要作用，提高责任意识，树立档案价值观，做好档案管理工作，更好为企业改革发展创造价值。
3.3 提升文书档案管理的信息化水平
企业要改变文书档案的传统管理方式，加强文书档案信息化建设，将文书档案信息化和电子档案管理纳入企业信息化发展规划，利用信息化手段提高文书档案管理的质量和效率。要管理和维护档案管理系统，实现档案管理系统与办公软件系统的有效关联，有计划地开展企业文书档案的数字化工作，充分利用信息技术手段提高文书档案资源的利用效率，有利于档案资源的共建共享[3]。
3.4 提升企业文书档案管理的安全性以及保密性
企业想要加强文书档案方面的安全与保密性，首先应当确保计算机网络的安全保障，档案管理人员应当适当利用过渡化的安全保护方式，比如建立文书档案的备份管理制度，将企业内部计算机信息系统及时的进行更新升级，并建立可靠的计算机安全保护系统，预防黑客和计算机病毒对网络系统的破坏与干扰，还应跟上科技技术的快速发展并及时更新相应的档案信息的保护对策，建立一套完整的严密的安全保护体系，从而确保企业文书档案的安全性。进一步实现企业文书档案信息管理的安全性[4]。
3.5 完善文书档案工作管理体系
企业要加强文书档案管理工作的组织领导，贯彻落实国家档案局和国资委有关档案管理规定和工作要求，确定文书档案工作管理部门，完善文书档案管理工作体系，做好文书档案分级管理，做好文书档案阶段性规划和推动计划，加大对子、分公司文书档案管理工作的指导和协调力度，配备相适应的文书档案岗位、办公场所和软硬件设备[5]。
4 结束语
综上所述，加强企业文书档案管理工作有利于企业工作的顺利开展与企业的长期发展。
随着社会经济的快速发展与不断进步，企业在文书档案管理方面也应当及时跟上时代的发展变化，不断的更新改变管理观念与管理方式方法，重视企业文书档案管理人才的培养，同时需要提高企业文书档案管理的信息化管理水平，进一步促进企业文书档案管理工作的现代化与规范化。
参考文献
[1]郑静.企业文书档案管理工作现状及创新路径探讨[J].企业改革与管理，2020
[2]李婷.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].黑龙江科技信息，2017，（7）：153.
[3]黄丽颖.做好新时代建筑施工企业文书档案收集与归档研究[J].兰台内外，2019，（24）：53-54.
[4]张晓.现代企业文档管理制度建设研究[M].上海世界图书出版公司，2015
[5]黄丽颖.浅谈目前建筑施工企业文书档案管理工作现状与对策[J].城建档案，2016，（4）：58-59.
作者简介
胡燕（1979-），女，汉族，甘肃民乐人，大学本科，研究方向：文书、保密、档案。
