企业人力资源信息化建设的实践与探索
摘要：企业人力资源信息系统建设正在成为人力资源管理一个日益重要的环节。然而，由于各种客观原因，在企业集团层面人力资源信息系统建设中，面临各种困难和挑战。本文从企业集团人力资源信息系统成效和不足入手，对全面推进人力资源系统建设的对策和措施等方面提出建议。
关键词：企业集团 信息化 使用管理
一些大中型企业集团下属法人单位达数百家，以往使用报表等传统工具盘点集团人力资源的数量、结构、配置及薪酬福利情况，效率低、准确性差、信息量有限、数据缺乏统一规范等问题十分突出。由于各下属公司部分建有自己的人力资源信息系统，有些与业务系统深度融合，混为一体，管理要求、流程标准化和程序化等方面不尽相同，致使集团公司层面对大部分员工的基本情况、工作经历、教育水平、薪酬福利等信息掌控不足，不利于站在全局高度对人力资源状态综合分析，人力资源工作的协调和管控难度加大，难以保证政策执行的公平性、规范性和一致性，增加了集团管控风险。为解决企业人力资源工作效率较低、信息化程度不高的短板，应积极推进人力资源信息化建设。
1 企业人力资源信息建设发展和使用现状
人力资源信息化，即“EHR” （Electronic Human Resource） 是以网络技术的成熟与运用为基础，以促进人力资本开发和增值为目标，将先进的软件配上高速的硬件运用于人力资源管理所建立的一种基于因特网的人力资源服务网络系统。人力资源管理的信息化由来已久，总体而言可以分为四个发展历程，为基础计算工具阶段、信息数据存储阶段、全面业务管理阶段。进入21世纪后，市场竞争加剧、企业生存压力加大，越来越多的企业认识到现代企业的竞争实质是人才战略的竞争，人力资源管理在企业中的地位提升到了战略决策支持的高度，由此人力资源信息建设也进入了战略决策支持阶段。
从目前看，人力资源信息化系统使用管理主要包含三个方面内容：一是统一平台、数据唯一。建立统一的人事信息数据库，实现数据的集成、采集、管控和使用，达到数据唯一性、准确性和权威性的目标。二是分级管理、各司其职。划分管理层次，明确集团、各下属单位、系统管理员的职责分工，落实工作职责和任务，提高管理效率，确保系统使用、管理各项工作落到实处。三是管用结合、逐步完善。通过管理不断优化系统配置，循序渐进，逐步完善，最终适应集团人力资源管理工作的需要。
2 企业人力资源信息化建设的成效和不足
HR系统的应用，人力资源管理信息化将是现代人力资源管理工作的发展方向和必然选择，企业可以通过借助人力资源信息系统提升人力资源管理效率，以人力资源信息系统推广使用为契机，全面提升人力资源管理品质，实现信息化建设与人力资源管理提升的有机融合。从当前部分中央企业的使用情况来看，主要有三个方面成效：
（1）有利于提高管理效率，降低管理成本，解决“摸清人头”问题
人力资源信息化建设启动前，人力资源信息分散存储在多种信息载体中，导致信息采集、整理和更新时大量重复性劳动，造成人工浪费。当集团总部需要一份报表时，经常临时紧急通知，要求各单位填报数据立即上报，填报口径不清晰，数据准确性根本无法判断，会出现凭记忆或者拍脑袋，人为“调平”数据的现象，造成集团人力资源基本情况“心中没底”。在建立了集中共享的人力资源数据中心后，与人力资源管理相关信息有机地存储在服务器中，可以通过预制固定报表以及实时组合查询等方式，及时获取“第一手”资料，数据查询和统计分析更为便捷，人力资源管理的科学化和规范化进一步提高，管理效率有了较大幅度的改善，管理成本大幅度降低。
（2）有利于优化管理流程，业务模块联动，突出“重点管控”
通过系统流程管理平台，实现人力资源管理由手工操作向信息化管理转变，初步实现在线实施各单位员工内部调动、跨公司人员调动、劳务派遣转合同制、职称申报等管理流程，人事管理、薪酬管理、合同管理、员工培训等各个业务模块联动，使得信息同步更新，人员信息管理做到了“及时、准确、全面、规范”。结合实际管理需要，通过系统加强员工入职审批，严把人员“入口关”，做到“一环不过，环环不通”，为后续员工总量控制、人工成本总额管控打好基础。
（3）有利于增强管理透明，员工广泛参与，服务战略发展
提高人力资源管理工作的透明度，能准确、及时提供人力资源数据，实现各级领导关注的人事信息能够快速准确地在系统界面显示，满足决策需求，提高服务企业战略的能力。建立员工电子档案，搭建员工自助平台，实现人力资源管理与员工的互动，凸显企业对员工的关注和管理，对稳定人才队伍、提升员工的积极性和创造性起到良好的辅助作用。
人力资源系统建设作为新的管理工具，在推进工作中存在不少挑战：一是思想上，对人力资本理解还停留在口号上，对人力资源大数据对企业创新发展重要性的认识不足；二是方法上，一些企业抱着一步到位的心态倾向于选择一套大而全的完美软件，缺乏循序渐进部署；三是效果上，目前的人力资源系统往往表现为人事信息或工资记录器，整理、分析数据，提出有价值报告，辅助企业决策的成效不明显。
3 全面推进人力资源系统建设的对策和措施
人力资源信息化建设本质上并不是技术研发项目，而是一个管理项目，主要是服务企业改革发展，解决人力资源管理过程中的问题。不管是人力资源管理还是信息化建设，都不是一蹴而就的事情，因此人力资源信息化建设要紧密结合企业人力资源管理的现实需要，克服各种困难和挑战，“一步一个脚印”扎实推进。
3.1 统一思想，明确目标
要充分认识新型工业化与高度信息化相融合的时代特征，特别是大数据、互联网、云计算、物联网这些新事物的产生运用对企业转型的极大推进作用。大数据推动了思维变革、商业变革和管理创新。人们工作、行为和生活都发生了根本的变化。大数据也为企业经营的决策、日常管理提供了重要的信息支撑。信息化建设是企业提高竞争实力的重要手段。特别是在企业日常管理中，人力资源管理、财务信息管理、经营数据的回顾、物资采办供应管理乃至客户管理、服务管理等都离不开信息化这个重要手段。信息化建设对推进企业管理提升、转型发展发挥着越来越重要的作用，同样HR系统建设对全面优化人力资源管理，提升人力资源管理水平，提高人力资源管理的工作效率，乃至推动企业转型发展都有非常重要的意义。
3.2 加强应用，避免“两张皮”
要克服信息系统“重建设、轻应用”现象，着力推动信息系统应用工程，将信息系统的应用尽快纳入到日常管理行为中，达到规范管理、提高效率的目的。要注重发挥HR系统“三个平台作用”，一是成为各级企业领导重要的管理平台。满足企业经营决策和日常管理的需要，不仅能够提供各种统计分析报表和人力资源的辅助信息，更重要的是能够进行动态管理、实时业绩指标的运用以及数据的及时更新。二是要成为人力资源管理部门的工作平台。杜绝平时不使用，作为简单的数据信息库，关键时刻拼凑虚假信息的行为，杜绝“系统一套、纸面一套”的现象，人为增加事务性的工作量。三是信息系统要成为各个部门和员工的自助查询平台，提高人事信息的便捷性、及时性、准确性。要通过建设“领导决策—HR业务—自助查询”、“三位一体”的平台，用系统提高工作效率，减少日常事务中大量、繁杂不准确的业务，让各类用户对信息系统产生信赖，提高信息系统和人力资源部门的服务效率、服务质量和满意度。
3.3 加强管理，推动流程再造
系统建成的关键在于如何保证系统的生命力。管理关键是要有一套行之有效的制度，并且在应用中得到有效的贯彻和执行。要把管理制度建设摆在突出位置，把信息系统管理和维护职能落实到具体部门和专门人员，细化信息数据提供、审核确认、录入更新等各个环节的职责分工。要建立考核奖惩制度，确保各项信息数据及时、准确、完整。要不断推进人力资源管控模式的优化，对人力资源管理各个业务流程、各个环节进行全面梳理，将人力资源全业务链内置到信息系统，在各个环节实现“信息流”和“工作流”同步，做到信息系统与实际管理的实时同步，实现人力资源业务管理全流程贯通，上下一条主线，业务高度协同，增强系统的实用性。
3.4 加强分析，辅助战略决策
建立人事信息数据库，实现“大数据”，不是为了放着好看，关键是要分析运用，要通过有效的数据管理、数据分析，构建企业人力资源管理的新思维，重新定义人力资源管理的新模式，“用数据讲故事”、用数据去沟通、用分析去创造，提高人力资源管理部门的数据分析能力，切实提升在企业战略决策中的影响力。
关键词：企业集团 信息化 使用管理
一些大中型企业集团下属法人单位达数百家，以往使用报表等传统工具盘点集团人力资源的数量、结构、配置及薪酬福利情况，效率低、准确性差、信息量有限、数据缺乏统一规范等问题十分突出。由于各下属公司部分建有自己的人力资源信息系统，有些与业务系统深度融合，混为一体，管理要求、流程标准化和程序化等方面不尽相同，致使集团公司层面对大部分员工的基本情况、工作经历、教育水平、薪酬福利等信息掌控不足，不利于站在全局高度对人力资源状态综合分析，人力资源工作的协调和管控难度加大，难以保证政策执行的公平性、规范性和一致性，增加了集团管控风险。为解决企业人力资源工作效率较低、信息化程度不高的短板，应积极推进人力资源信息化建设。
1 企业人力资源信息建设发展和使用现状
人力资源信息化，即“EHR” （Electronic Human Resource） 是以网络技术的成熟与运用为基础，以促进人力资本开发和增值为目标，将先进的软件配上高速的硬件运用于人力资源管理所建立的一种基于因特网的人力资源服务网络系统。人力资源管理的信息化由来已久，总体而言可以分为四个发展历程，为基础计算工具阶段、信息数据存储阶段、全面业务管理阶段。进入21世纪后，市场竞争加剧、企业生存压力加大，越来越多的企业认识到现代企业的竞争实质是人才战略的竞争，人力资源管理在企业中的地位提升到了战略决策支持的高度，由此人力资源信息建设也进入了战略决策支持阶段。
从目前看，人力资源信息化系统使用管理主要包含三个方面内容：一是统一平台、数据唯一。建立统一的人事信息数据库，实现数据的集成、采集、管控和使用，达到数据唯一性、准确性和权威性的目标。二是分级管理、各司其职。划分管理层次，明确集团、各下属单位、系统管理员的职责分工，落实工作职责和任务，提高管理效率，确保系统使用、管理各项工作落到实处。三是管用结合、逐步完善。通过管理不断优化系统配置，循序渐进，逐步完善，最终适应集团人力资源管理工作的需要。
2 企业人力资源信息化建设的成效和不足
HR系统的应用，人力资源管理信息化将是现代人力资源管理工作的发展方向和必然选择，企业可以通过借助人力资源信息系统提升人力资源管理效率，以人力资源信息系统推广使用为契机，全面提升人力资源管理品质，实现信息化建设与人力资源管理提升的有机融合。从当前部分中央企业的使用情况来看，主要有三个方面成效：
（1）有利于提高管理效率，降低管理成本，解决“摸清人头”问题
人力资源信息化建设启动前，人力资源信息分散存储在多种信息载体中，导致信息采集、整理和更新时大量重复性劳动，造成人工浪费。当集团总部需要一份报表时，经常临时紧急通知，要求各单位填报数据立即上报，填报口径不清晰，数据准确性根本无法判断，会出现凭记忆或者拍脑袋，人为“调平”数据的现象，造成集团人力资源基本情况“心中没底”。在建立了集中共享的人力资源数据中心后，与人力资源管理相关信息有机地存储在服务器中，可以通过预制固定报表以及实时组合查询等方式，及时获取“第一手”资料，数据查询和统计分析更为便捷，人力资源管理的科学化和规范化进一步提高，管理效率有了较大幅度的改善，管理成本大幅度降低。
（2）有利于优化管理流程，业务模块联动，突出“重点管控”
通过系统流程管理平台，实现人力资源管理由手工操作向信息化管理转变，初步实现在线实施各单位员工内部调动、跨公司人员调动、劳务派遣转合同制、职称申报等管理流程，人事管理、薪酬管理、合同管理、员工培训等各个业务模块联动，使得信息同步更新，人员信息管理做到了“及时、准确、全面、规范”。结合实际管理需要，通过系统加强员工入职审批，严把人员“入口关”，做到“一环不过，环环不通”，为后续员工总量控制、人工成本总额管控打好基础。
（3）有利于增强管理透明，员工广泛参与，服务战略发展
提高人力资源管理工作的透明度，能准确、及时提供人力资源数据，实现各级领导关注的人事信息能够快速准确地在系统界面显示，满足决策需求，提高服务企业战略的能力。建立员工电子档案，搭建员工自助平台，实现人力资源管理与员工的互动，凸显企业对员工的关注和管理，对稳定人才队伍、提升员工的积极性和创造性起到良好的辅助作用。
人力资源系统建设作为新的管理工具，在推进工作中存在不少挑战：一是思想上，对人力资本理解还停留在口号上，对人力资源大数据对企业创新发展重要性的认识不足；二是方法上，一些企业抱着一步到位的心态倾向于选择一套大而全的完美软件，缺乏循序渐进部署；三是效果上，目前的人力资源系统往往表现为人事信息或工资记录器，整理、分析数据，提出有价值报告，辅助企业决策的成效不明显。
3 全面推进人力资源系统建设的对策和措施
人力资源信息化建设本质上并不是技术研发项目，而是一个管理项目，主要是服务企业改革发展，解决人力资源管理过程中的问题。不管是人力资源管理还是信息化建设，都不是一蹴而就的事情，因此人力资源信息化建设要紧密结合企业人力资源管理的现实需要，克服各种困难和挑战，“一步一个脚印”扎实推进。
3.1 统一思想，明确目标
要充分认识新型工业化与高度信息化相融合的时代特征，特别是大数据、互联网、云计算、物联网这些新事物的产生运用对企业转型的极大推进作用。大数据推动了思维变革、商业变革和管理创新。人们工作、行为和生活都发生了根本的变化。大数据也为企业经营的决策、日常管理提供了重要的信息支撑。信息化建设是企业提高竞争实力的重要手段。特别是在企业日常管理中，人力资源管理、财务信息管理、经营数据的回顾、物资采办供应管理乃至客户管理、服务管理等都离不开信息化这个重要手段。信息化建设对推进企业管理提升、转型发展发挥着越来越重要的作用，同样HR系统建设对全面优化人力资源管理，提升人力资源管理水平，提高人力资源管理的工作效率，乃至推动企业转型发展都有非常重要的意义。
3.2 加强应用，避免“两张皮”
要克服信息系统“重建设、轻应用”现象，着力推动信息系统应用工程，将信息系统的应用尽快纳入到日常管理行为中，达到规范管理、提高效率的目的。要注重发挥HR系统“三个平台作用”，一是成为各级企业领导重要的管理平台。满足企业经营决策和日常管理的需要，不仅能够提供各种统计分析报表和人力资源的辅助信息，更重要的是能够进行动态管理、实时业绩指标的运用以及数据的及时更新。二是要成为人力资源管理部门的工作平台。杜绝平时不使用，作为简单的数据信息库，关键时刻拼凑虚假信息的行为，杜绝“系统一套、纸面一套”的现象，人为增加事务性的工作量。三是信息系统要成为各个部门和员工的自助查询平台，提高人事信息的便捷性、及时性、准确性。要通过建设“领导决策—HR业务—自助查询”、“三位一体”的平台，用系统提高工作效率，减少日常事务中大量、繁杂不准确的业务，让各类用户对信息系统产生信赖，提高信息系统和人力资源部门的服务效率、服务质量和满意度。
3.3 加强管理，推动流程再造
系统建成的关键在于如何保证系统的生命力。管理关键是要有一套行之有效的制度，并且在应用中得到有效的贯彻和执行。要把管理制度建设摆在突出位置，把信息系统管理和维护职能落实到具体部门和专门人员，细化信息数据提供、审核确认、录入更新等各个环节的职责分工。要建立考核奖惩制度，确保各项信息数据及时、准确、完整。要不断推进人力资源管控模式的优化，对人力资源管理各个业务流程、各个环节进行全面梳理，将人力资源全业务链内置到信息系统，在各个环节实现“信息流”和“工作流”同步，做到信息系统与实际管理的实时同步，实现人力资源业务管理全流程贯通，上下一条主线，业务高度协同，增强系统的实用性。
3.4 加强分析，辅助战略决策
建立人事信息数据库，实现“大数据”，不是为了放着好看，关键是要分析运用，要通过有效的数据管理、数据分析，构建企业人力资源管理的新思维，重新定义人力资源管理的新模式，“用数据讲故事”、用数据去沟通、用分析去创造，提高人力资源管理部门的数据分析能力，切实提升在企业战略决策中的影响力。
