医院办公室档案管理规范化的对策研究
张铭涛
摘 要：医院档案管理是医院内部管理更加规范化、科学化以及规范化的一大重要标志，更加完备的档案管理制度能够对医院基础管理水平进行有效提升，更加利于医院办公室档案管理的标准化建设，提升医院内部办公室档案管理规范性和效率性。本文正是基于此，阐述了医院办公室档案管理的主要特点，分析了如今医院办公室档案管理存在的问题，总结了医院办公室档案管理规范化的对策，希望能够为医院内部办公室档案管理规范化建设提供一定的指导意见。
关键词：医院;办公室;档案管理;规范化;对策
在医院管理当中，办公室档案管理是极为重要的一大组成部分。当今社会发展是硬道理，医院当中办公室档案管理的科学化管理是医院实现发展进步的一大重要环节，同时也是医院后续发展的一大关键因素。正是基于此，大多数医院都极为重视办公室内部档案管理工作的优化以及相关管理人员的综合素质提升，进而提高医院内部档案管理质量。虽然目前医院档案管理人员的工作态度以及工作方法都有进步，但是依旧不可否认的是少数医院办公室档案管理依旧存在一定的问题。这类问题的出现都将会对医院内部档案管理工作質量的提高造成一定的影响。因此，各大医院必须更加深入地研究档案管理所存在的问题，经过分析后得出有效的解决措施，优化医院内部办公室工作。
一、医院档案管理具体内涵
医院档案主要指的是医院在日常工作活动期间所形成的音像、文件、图表、盘片、薄册等等载体以及门类的档案资料。医院档案不单单包含有医院自身发展的历程，更加有着广大病患就医治疗期间的所有医疗文书档案、X线光片、病理切片资料以及各类检查图文资料等等。在张秀良所发表的《新医改下医院档案管理的改进方法》当中写道，医院档案主要指的是医学大类文件资料以及医院整个发展历史的资料，医院当中的所有日常工作活动共同组成了医院档案，医院档案所涉及的内容有图表资料、文件记录以及录音影像等等。除此之外，医院档案还是医院当中相关人员实施管理工作的重要依据，强化医院档案管理工作力度，对提升医院管理水平有着非常重要的意义。在医院内采取高水平和高质量的档案管理措施，能够显著提高医院的整体服务质量，有利于提升医院管理发展的有序性，对于整个医疗事业的发展也有着极为重要的意义。因此，分析、研究以及解决医院穆齐安档案管理工作中存在的问题具有非常重要的现实意义。
二、医院办公室档案管理主要特点
1.档案管理设备较为科技化
当前在科学技术发展的同时，档案管理方式也越来越进步，医院内部办公室在进行档案管理期间也不仅仅限制在传统化的纸质存储中，有时甚至会采取摄像机进行视频记录，采取照相机记录图像等等。比如，医院在进行会议期间就可以采取速录法的方式进行记录，在记录完成后让专业水平强的速录师编辑会议内容，将所记录的会议内容转变成为文档的形式，便于后续的存储。
2.档案内容较为多样化
医院办公室档案管理的内容极为多样，主要分成了三种。第一种为业务指导内内容，这类档案大多数是医院日常工作期间所总结得出的培训手册、医院日常会议期间所保存下的档案以及上传下达的一些文件文书。第二种为医患档案，这类档案主要的记录为治疗期间出现的医疗纠纷。在对患者进行治疗期间，难免会和医院产生一定的纠纷，此时就会出现较多的文件，医院必须要采取收集整理的方式保存档案，确保后续事件处理期间能够有充分的证据加以辅证。第三种为医院内部员工档案，大多数是医院内部员工的应聘、离职、晋升、调整、所获得的荣誉等等的储存以及管理。
3.档案管理较为集中化
医院办公室在进行档案管理期间集中管理大量的档案，将医院内部所有的档案存储在专门办公室的方式能够大大便于医院档案的管理工作的开展，后续工作人员在进行档案查找期间也能够更加快速的找出。此外，在档案管理期间采取集中管理方式能够更好地提升医院内档案管理的保密性，提升档案使用效果。
4.管理制度较为现代化
医院办公室当中的档案管理人员大多比较稳定，能够对档案管理工作的延续性以及完整性进行保证。此外，在管理制度上也较为严格，员工在日常管理期间依据相关制度以及要求进行档案管理。员工还需要对医院内部管理制度条例进行遵守，明确要求员工的工作时间、工作流程、员工理念以及工作方法等等内容。同时在医院人才行为管理、思想能力管理、管理方法、思想能力管理以及管理手段上要求也极为严格。
三、目前医院办公室档案管理存在的问题
1.相应管理制度体系较不完善
医院办公室进行档案管理期间想要实现高效管理必须要采取更加完善的管理制度体系作为管理基础。但是目前很多医院所实施的管理制度都没有专门在档案管理工作上创建较为完备的管理体系，导致相关工作人员在进行日常工作期间常常遇到困难。此外，很多医院在实际进行档案管理时也会因为制度方面的缺失，使得管理岗位设置不完备，无法将相关岗位职责进行落实，导致医院内部档案流失情况极为严重，这一情况不单单会对医院利益造成一定的损害，还会大大限制医院现代化管理发展步伐。
2.纸质化档案管理方式较不合理
目前，大多数的医院已经实现了档案管理工作中的无纸化管理建设工作，能够采取信息化的方式呈现出纸质档案。这一方式不单单可以对档案资源安全性进行保证，还可以为其后续使用带来一定的便利，提升医院办公室档案管理工作开展的顺利程度。作为档案管理工作中纸质档案的保管依旧是极为重要的一种工作内容，但是目前较多医院在实施纸质档案保管工作之后依旧存在较多的缺陷，主要体现在医院办公室进行档案管理的环境比较潮湿，光线也较为阴暗，容易滋生各类害虫，导致纸质档案出现潮湿以及发霉的情况，对纸质档案造成一定的损害。针对这一情况医院必须更加重视纸质档案的管理工作，依据相关情况制定出一定的解决方案，对问题进行解决，提升纸质档案的完整程度。
3.档案管理重要性认识不足
医院的档案管理工作往往无法直接转变成为医院的社会效益以及经济效益，因此，医院内部的管理人员常常会将医院的发展放在研发科研技术等等方面，较为轻视医院内部的档案管理工作。医院办公室在进行档案管理工作期间如果出现思想认识上的偏差，将会导致档案利用概率较低。因此，医院办公室相关工作人员必须要对档案管理重要性认识的基础之上对档案信息化管理落实到实处，提升医院内部档案管理认识程度。
4.档案管理人员专业素质低
现阶段，就我国医院档案管理人员情况现状来看，较多医院并没有以档案管理工作实际需求来对管理人员能力以及素质进行定位，大多数进行医院档案管理工作的人员是刚进入医院进行工作的实习生，缺乏档案管理工作过程中的知识基础，再加上缺少相关方面的培训，导致很多管理人员的能力无法对档案管理工作实际需求进行满足。同时，目前大部分医院办公室档案管理岗位的薪资以及福利待遇比较低，无法对管理人员工作积极性进行调动，工作期间较为消极，使其缺少敬业精神和积极的工作态度。
四、医院办公室档案管理规范化的对策
1.积极引进先进的档案管理技术
应用先进的档案管理技术不单单可以使档案管理人员工作效率进行提升，还可以显著提高医院办公室进行档案管理的标准性以及完整性。具体来说就是将医院办公室当中原先的纸质档案归档方法转变成为电子档案进行归档，对医院办公室进行档案空间进行节约，提升医院进行档案归档以及分类工作的便捷度。为了有效应用医院档案管理技术，医院内部的管理人员必须为办公室档案管理工作提供打印设备、扫描设备等在内的更加完备的硬件设备，保证医院办公室档案信息开发以及录入工作的顺利实施。此外，医院办公室在进行电子档案管理期间极为容易出现泄露或者篡改的情况，因此，医院办公室档案管理人员在进行档案管理期间必须要多使用防火墙、认证和授权技术、防病毒软件等等方式，在对医院办公室档案规范化进行保障的基础上对档案管理安全性进行提升，切实保证医护人员以及患者的隐私，推动医院的发展进步。
2.重视纸质档案管理工作
在以往医院办公室档案管理工作中，相关工作人员都采取纸质文件的方式统一保存档案。在如今信息技术快速发展的背景之下，医院办公室档案管理工作越来越朝着数字化以及信息化方向发展，很多档案管理人员在进行档案管理工作中均采取归档软件完成相关的管理工作，在此期间较为忽视纸质档案的管理，导致很多的纸质化档案无法得到有效的保管，同时也无法有效开发出纸质档案所存在的价值。因此，为了对医院办公室档案管理整体水平进行提升必须进行更加规范化的档案管理方式，相关的管理人员同样需要重视纸质档案的管理工作，多使用扫描技术方式将一些纸质化的档案扫描成为信息数据，之后再采取信息化技术保存纸质档案，便于医院办公室档案管理人员对档案进行分类、归档以及整理，确保医院办公室实现规范化的档案管理。例如，某医院在进行医院办公室档案管理工作人员安排期间，将其工作范围规定为库房消毒以及清洁类工作，保证纸质档案室当中的空气以及环境都能够适宜纸质化档案的保存要求。此外，还需要定期进行通风，防止出现阳光直射的情况，大大提升纸质档案的保存时间，为后续医院档案管理规范化工作的开发以及利用奠定较好的基础。
3.制定更加完善的医院档案管理体系
医院办公室在实施档案管理工作期间的前提为统一化的管理制度以及标准。因此，在进行规范化档案管理工作前，医院当中的档案管理部门必须要制定出更加完善和全面的档案管理体系，为后续档案管理工作的实施进行指导，提高医院档案管理规范化。首先，医院当中的档案管理部门必须要以相关规范标准作为依据，对医院办公室当中的档案类别进行明确，同时需要对办公室档案保管时间以及规范范围等等内容进行明确，将详细要求归纳到档案管理制度当中，为后续办公室档案管理人员在进行管理工作期间能够相关制度进行指导。之后，医院管理人员在进行管理制度制定期间必须对办公室保密销毁、开发利用以及立档归卷等等工作细节进行明确，还需要划定好医院办公室档案管理人员日常工作职责，适当结合管理人员的考核制度，对医院办公室档案管理人员的工作行为进行规范，提供全面的人员保障。以某医院为例，为了对医院办公室档案管理规划化程度进行提升，医院办公室和医院各个科室当中的管理人员共同策划和制定了医院内部的《电子档案归档及管理办法》以及《办公室档案管理办法》等档案管理方面制度，为后续相关工作人员工作的开展提供一定的制度指导。在这一基础上，该医院还定期进行办公室档案管理人员的培训工作，主要对办公室档案管理人员进行档案管理概念、归档要求以及档案归档软件使用方式等等内容进行培训，以制度以及技术作为入手点，提升医院办公室当中档案管理的规范化。
4.提升办公室档案管理人员专业素质
医院办公室想要提升档案工作开展的顺利性必须要有专业化的档案管理人员作为支撑，从根本上将目前医院档案管理人员专业素质以及专业能力上较为缺失的情况进行扭转，让医院相关管理人员能够充分意识到如果以编制作为岗位设置基础将会对医院发展造成较大的制约，想要真正提升档案管理工作的质量必须要选择更加具备档案管理素质以及能力的人才。与此同时，还需要加强办公室档案管理人员的培训力度，在人员培训完成后需要对其进行管理知识考核，确保其具备更加扎实的工作能力，同时采取法律法规培训的方式对档案管理人员责任意识进行提升，采取思政教育方式对档案管理人员思想觉悟进行提高，使其具备较高管理能力的基础之上，更加爱岗敬业，完成好醫院档案管理方面的工作。
五、结语
总而言之，伴随着我国医疗卫生事业的发展进步，在对医改进行深化的过程中必须要更加重视医院档案管理工作，进而采取更加完备的档案管理制度对办公室档案管理人员岗位责任进行完善，充分提升相关管理人员工作积极性。此外，还需要对档案管理人员培训力度进行提升，通过培训和教育的方式有效提升医院办公室档案管理人员专业能力，进而对医院档案管理工作力度进行全面强化，提升医院档案利用效率，实现医院的稳定发展。
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（作者单位：山东日照市妇幼保健院）
