事业单位人事档案信息化建设途径
郑玉梅
[摘 要] 事业单位在推动社会发展的过程中发挥了重要的作用，为了促进事业单位的稳定长效发展，应该加强对人事档案的管理。人事档案是对事业单位人力资源进行合理规划的重要依据，所以应该在方式方法上有所创新。在新的社会发展形势下，加快事业单位人事档案信息化建设，可充分发挥人事档案的潜在价值，对于促进事业单位人事档案管理水平的提升具有重要意义。
[关键字] 事业单位；人事档案；信息化建设；途径研究
[中图分类号] G271.4 [文献标识码] A [文章编号] 1002-8219（2017）05-0096-03
人事档案是对单位员工的个人资料、工作情况以及政治面貌等进行详细记载的文本资料，通过对人事档案的查阅，能够为单位员工的任用及选拔提供重要的参考依据，对于完善事业单位人事组织结构具有重要意义。但是传统的人事档案管理方法过于保守，不利于对档案信息资源的开发利用，所以必须重视信息化，明确信息化手段的必要，以此优化管理，实现高效的人事档案管理，创建信息共享平台，深入挖掘人事档案的利用价值，为促进事业单位的稳定长效发展创造有利的条件。
一、事业单位人事档案管理信息化建设的意义
在新的时代背景下，信息技术已经在各个行业中得到了广泛的普及，人事档案管理信息化建设是时代发展的必然趋势，与事业单位的发展也会相互促进。傳统的人事档案管理流程比较繁琐、管理成本较高，并且开发利用效率较低，所以需要进行信息化建设。利用信息化技术进行人事档案管理，可以简化工作流程，一切工作都是通过信息技术进行处理。从人事档案信息资料的收集、分类、整理和归档，都可以利用信息化流程操作。这种高效的管理方式，便于对人事档案相关信息的检索，也利于各种资料的有效传递，在实现借阅的便利同时也提高管理效率。因人事档案包含的资料信息比较广泛，所以传统纸质的管理方式会占用大量的空间，并且不利于保管，还需要对纸质档案采取防潮、防火、防虫等措施，投入成本较高。而实行档案信息化建设，只需要做好数据资料的备份和计算机的维护即可，可降低管理成本。传统纸质档案只能以文字和图片的方式进行资料的保存，形式比较单一。而档案信息化建设能够以文字、图片、音频、视频等多种形式保存，可以更加全面地展示个人资料，所以为人事档案的开发利用也提供了重要基础，实现了档案的多样化管理，也做到了档案的多元化发展。
二、事业单位人事档案信息化建设途径
（一）健全档案管理体制，提高规范化管理
档案信息化过程为了进一步有效开展，要重视档案管理制度确立，这样也利于日后管理，由于人事档案的资料来源比较广泛，加之格式多样化，所以为了跨系统查询操作的便捷性，应该制定统一的格式标准，便于各项数据资料的上传和下载，并且能够实现对人事档案的动态更新与维护。从人事档案的收集、分类、整理和归档制定详细的流程，实行标准化操作，便于统一管理。制定档案的查询、借阅、下载等各项规定，并且设置相应的权限，在提升工作效率的同时，实行规范化管理。
（二）加快硬件设施建设
硬件设施是人事档案信息化建设的基础保障，所以在档案信息化建设的过程中，需要加快硬件设施建设，硬件设施的性能对工作效率有直接的影响，不仅关系到系统运行的流畅性，而且还关系到对数据资料的保存。在硬件设施建设过程中，应该根据单位的实际情况进行设置，一方面要保证硬件设备的性能，能够满足各种数据资料的传输、储存要求。另一方面要满足局域网建设标准，在单位内部可以实现跨部门的操作。完善的硬件设备配置，为人事档案信息化建设奠定良好的基础。
（三）完善软件系统
从当前市场上分析，人事档案管理过程部分的软件设计是基于企业需求，但在实际操作上并不能满足认识管理工作需求，这种情况普遍，所以要重视软件系统开发，于此还应该结合实际，重点完善软件系统，具体来看，一方面要针对档案系统的规范化进行完善，积极结合人事单位信息代码，实施有效推广，可以让更多的事业单位进行互通合作，这样人事管理领域会快速实现信息化，其资源管理效率也会提高。另一方面，软件系统的完善过程需要引入新技术，结合现代技术并且立足于事业单位实际情况，才能开发出有效的信息平台，这样以此满足更多用户需要。另外，在完善软件系统过程中必须重视软件安全性，相关工作人员要积极进行保密工作处理。
（四）保证资金的供应
事业单位人事档案信息化工作的开展，需要保证资金的供应。信息化工作的有效开展，不仅要保证软硬件设备的配置，还有系统的建设，人员的培训以及后期的维护等各项工作开支，所以需要有足够的资金供应，才能够保证人事档案信息化工作的有效开展。这就需要事业单位根据实际所需，设定合理的预算，为人事档案信息化工作的顺利运行打下坚实的基础。
（五）完善信息管理安全机制
首先，要建立科学严格的档案信息管理规章制度，不断完善档案信息安全的保障系统。档案信息要注意随时备份保存，在管理系统内建立恢复机制，确立档案信息的安全保存。其次，要健全数据的备份和恢复机制，规范档案信息使用机制，确保档案保存和使用的安全性。再次，管理人员要有足够的职业道德，并且要充分树立信息化管理的安全意识，并加强对安全技能的学习。在档案信息化管理中，要认识到网络的便利性和危险性，保证电脑本身和网络使用的安全性，避免来自于他方的攻击，使档案信息能够不被外部力量攻击甚至篡改。管理人员也要注意对工作电脑的安全使用，做到档案保存电脑专用。最后，数字存储与纸质存储要分开，尽量使数字档案保存和使用也能够分开，保证档案信息的完整性和安全性。
（六）提高档案管理工作人员的综合素质
人事档案管理信息化建设的执行者是工作人员，所以工作人员的综合素质直接关系到信息化工作开展的成效。由于信息化工作开展实施过程中要求较高，尤其对于工作人员的综合素质来说更是提出新要求。不仅要具有扎实的专业知识，同时还要能够熟练操作档案管理系统，从档案信息的录入、分类、整理以及归档都可以熟练掌握。所以，档案管理部门，要结合本单位实际，针对运用的系统进行科学合理的培训，培训过程要有深入拓展，包括常见问题与相关的应对措施都要积极传授，此外还应该涉及一些相关的档案学科知识，例如，图书馆学、情报学等等，在完成人事档案基本工作的情况下，要善于对档案资料的开发利用，为人力资源管理工作的开展提供有利的依据。
三、结束语
事业单位人事档案信息化建设是时代发展的必然趋势，在信息化高速发展的时代背景下，人事档案信息化建设，是提高工作效率的重要途径。人事档案信息化建设需要完善的管理制度，合理的操作流程，软硬件设备的配置，安全维护工作的保障等等，人事档案信息平台的创建还能够最大限度地开发利用档案资料的潜在价值，为促进事业单位的长效发展创造有利的条件。
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[责任编辑：曾 菡]
