浅谈特种设备检验机构技术档案管理问题

2022.09.09

袁旌杰邹定东文鹏高

摘? 要：该文在系统分析当前特种设备检验机构技术档案管理现状的基础上，探讨了在特种设备检验检测领域推行检验报告、记录等技术档案电子化无纸存储的可行性，并针对实际应用中可能产生的潜在风险进行了具体讨论。相关工作可为特检机构创新技术档案管理模式提供指导和借鉴，对提升行业技术档案管理水平有积极的意义。

关键词：特种设备;技术档案管理;电子化无纸存储;可行性分析

中图分类号：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? 文献标志码：A

特种设备检验原始记录和报告是检验检测活动中形成的重要技术档案，是特种设备安全管理及状态追溯必需提供的关键技术资料。然而，随着全国特种设备数量的不断快速增长，各大特检机构近年来在检验技术档案管理方面，面临与日俱增的巨大挑战。该文将在系统分析当前特种设备检验机构技术档案管理现状及存在问题的基础上，研究在特种设备检验检测领域推行检验报告、记录等技术档案电子化存储的可行性，并针对实际操作中可能产生的潜在风险进行讨论，相关工作可为创新特检机构技术档案管理模式，提升行业技术档案管理水平提供指导和借鉴。

1 特检机构检验技术档案管理现状

1.1 技术档案数量持续增长

特种设备涉及社会生活的方方面面，其安全已被社会广泛关注。随着我国国民经济的迅猛发展，当前特种设备的使用需求不断增长。截至2017年底，全国特种设备总量已高达1 296.52万台，较2016年上升8.31%。这种特种设备数量的快速增长使得全国特检机构近年来面临的各类检验检测任务越来越繁重，同时也不可避免地导致相关部门存储管理的检验报告、记录等技术档案数量越来越庞大。

以重庆特检院为例，其每年平均新增的检验技术档案高达28万余份。根据检验类型和周期的不同，上述档案中有大约2万份档案需长期保存，剩余26万份档案按照RB/T 214—2017《检验检测机构资质认定能力评价检验检测机构通用要求》规定至少应保存6年。面对数量众多的检验技术档案，特检机构做好档案的管理工作难度极大，采取合理措施提升档案管理效率十分必要。

1.2 物理存储空间需求越来越大

存储纸质的检验技术档案，需要大量的物理空间，尤其伴随着特种设备数量的不断增加，国内各大特检机构大多面临档案存储空间严重不足的问题。

以重庆特检院为例，其现有技术档案库房多达19间。然而，由于有限的物理存储空间难以满足技术档案持续过快增长的需要，重庆特检院目前剩余档案存储空间已不足2间，预计1年后将无法继续存放新增技术档案。

1.3 行业技术档案管理水平总体上仍相对较低

在信息技术的推动下，当前国内特种设备检验机构普遍使用了检验检测业务微机管理系统，实现了办公自动化，但检验报告副本、检验原始记录等技术档案的管理仍以纸质资料形式和手工维护保存为主，特检行业内技术档案整体管理水平仍相对较低。事实上，面对数量众多的纸质档案，原始的手工管理模式费时费力，在档案收集、整编、分类、数据追溯、利用和销毁等工作中，其不可避免地导致档案管理工作量大、效率低，造成技术档案管理存在滞后性，使该整理的档案资料无法及时整理，该销毁的档案资料也无法及时销毁，無形中导致资源和空间的浪费。

2 特检机构技术档案电子化无纸存储管理的可行性分析

2.1 电子化无纸存储已成为未来档案管理的发展趋势

通过利用信息化等手段使技术档案管理工作从落后的手工操作走向现代化管理，实现技术档案的电子化无纸存储，将极大地提高管理效率及质量，可以从根本上解决检验报告、记录等技术档案快速增长及物理存储空间严重不足的问题。同时，融合信息化技术的电子存储模式能够方便地实现检验技术档案的检索、统计、追溯和管理等功能，其将有助于在实际使用过程中提高档案资料等的二次利用率，实现技术资源的高效利用。可以说，电子化无纸存储已成为未来特检机构技术档案管理变革的主要方向和必然发展趋势。

2.2 法规、标准中关于检验技术档案电子化存储的有关规定

在法律法规方面，《中华人民共和国电子签章条例》、《中华人民共和国电子签名法》分别于2003年6月、2005年4月正式实施，上述法律法规，规范了电子签名行为，确立了电子文件和电子签章的法律效力并明确指出经安全电子签章签署的数据电文具有与原件同等的效力，其为文件和重要信息的网络传输提供了法律依据，为电子档案的真实性及完整性保障提供了具体解决途径。

国家标准方面，GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》规定了在公务活动中产生的、具有保存价值的电子文件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。GB/T 27025—2008《检测和校准实验室能力的通用要求》指明了记录可存于任何媒体上，但应有程序保护和备份以电子形式存储的记录，并防止未经授权的侵入或修改。

检验检测机构资质认定方面，原国家质检总局、国家认监委组织编写的《检验检测机构资质认定管理办法》释义、《检验检测机构资质认定评审准则及释义》等文件，均明确指出，在采取措施确保存档材料与原始材料一致性的基础上，检验检测原始记录和报告可以以纸质文件或者电子媒介方式进行留存，并强调应对电子存储的记录加以保护及备份，以避免原始数据的丢失或改动。上述法规标准及文件规定，明确了在采取合理措施的前提下，检验报告和原始记录可以以电子媒介方式留存，一定程度上为技术档案的电子存储管理提供了依据。

2.3 技术档案电子化无纸存储管理存在的潜在风险及应对措施

对特检机构而言，与传统的存储管理模式相比，实现技术档案的电子化无纸存储管理，可以较好地弥补当前档案管理中的问题和不足，但也存在一定的潜在风险。

在现有政策及法规标准的框架下，虽然并不反对检验机构以电子媒介形式存储检验数据、记录及报告等技术档案，但以电子存档完全取代原有的纸质存档，似乎仍缺乏足够的法理依据。尤其是具体到特种设备检验检测领域，在保障电子档案真实性及法律凭证作用等方面相关部门并无明确规定，有关法理依据也仍需进一步完善。目前，预防此风险比较稳妥的措施，是采用纸质档案、电子档案同时存档的方式进行过渡，并在具体实施过程中邀请司法、档案管理、检验检测等相关领域的权威机构和专业人士进行充分论证，从而在结果认定时制定对电子档案法律凭证作用的保障措施。

3 结语

对于特种设备检验检测机构而言，检验报告、记录等技术档案是关系特种设备使用安全和状态追溯的重要技术资料，做好技术档案的管理工作，对特种设备使用状态宏观评价及安全监管意义重大。受限于纸质档案及旧有管理模式在档案存储空间、管理效率及资源利用率等方面存在的潜在弊端，当前特检行业技术档案管理水平总体不高。充分利用信息化辅助手段，采用现代化管理措施，实现技术档案的电子化无纸存储，是当前特检行业技术档案管理变革的主要方向和趋势，其在法理依据及数据安全保障等方面虽还不完全成熟，但是可以通过借鉴相关行业先进经验及采取合理措施规避潜在风险。该管理模式在系统性强、效率高、存储方便、保存时间长、节省人力物力、便于检索和利用等方面的优越性可以较好地解决当前特检行业技术档案管理的困局。

参考文献