提高档案管理科学化水平的有效途径探索
摘 要：随着现代社会的迅速发展，档案管理工作的基本形式出现变化，科学化管理水平的提升对档案管理工作来讲，意义非凡。在新的时代背景下，档案管理领域工作人员在执行各项工作的时候需要积极应用到更加科学化的管理技术，这样才能够在原有的基础上提升档案管理工作的质量，从根本上完善国家软实力，信息化技术的应用同时也是历史发展的必然趋势，这对于推动档案管理的规范化进程是极为重要的工作环节。本文对现阶段档案管理工作的实际情况进行了分析和总结，并提出一些切实可行的实施方案，旨在帮助更多工作人员能够积极应用科学管理技术完善工作环境。
关键词：档案管理;科学化水平;提高路径
提升档案管理的科学化水准对推进国家经济建设和精神文明的发展来讲，意义非凡，同时也是信息化发展的核心趋势，对全方位地推进档案管理规范化和标准化而言，能够发挥无可忽略的作用。档案是对时代信息、社会信息以及企业信息的记录，是人类漫长发展历程中的重要记载，在不同时间节点下扮演的角色存在相应的差异性，但是仍旧发挥着相应的作用，能够为历史提供充足的借鉴作用，为今后国家发展提供充足的支撑。档案作为现代社会建设发展的重要信息资源支撑，对其科学化管理能够极大程度地促进档案管理科学化水准的提升，所以这就要求相关单位能够针对性地做出分析，寻找提升档案管理科学化水平的策略。
一、档案管理科学化是新时代的重点要求
1.完善档案管理科学化水准是提升国家文化软实力的必然支撑
众所周知，历史档案的记忆向来都是极为丰富、充实的精神财富和文化财富，在历史档案中的各种原始记录可以揭露本质，最为重要的是其能够真实具体地映射出社会历史活动的本来面貌，以便于后代进行深入研究分析，明确当时发生的各种历史事件，是人类精神文明的重要结晶。档案所涵盖的领域不仅有经济和政治，同时也包含各种社会民族文化，是实现对国家文化遗产保护的重要资料。在经济全球化趋势日渐推进的情况下，各种外来思潮逐渐涌入到青少年群体当中，产生着巨大的影响，在此种情况下的国家和国家的竞争已经不再是经济和政治层面的竞争，而是需要深入囊括上述二者的情况下，实现文化竞争，从全局角度着手，谁能够占领文化制高点，谁的意识形态便会更为优秀，掌握国际发展领导主动权利。由此可见，积极地优化完善档案管理形态，使各种档案作用能够被充分发挥具有极为重要的作用，能够促使各种有文化价值的档案资源更好地服务于国家的建设发展。
2.提升档案管理科学化水准是提升国家信息技术发展水准的基础
现代科学技术和互联网信息技术的迅速发展与应用使得档案管理形态产生改变，尤其是对信息技术的深层次使用，能够极大程度地丰富充实档案管理活动形态，有效完成对档案资料的收集、分析和应用，为国家文化建设发展提供坚实的支撑作用，可以说档案管理工作正伴随着数字化和信息化技术而产生相应的改变。与此同时，伴随现代信息技术的飞速发展，对档案管理的需要越发提升，也使得档案管理工作者承担着更高的社会责任，这将会提出更高要求。要求有关工作者能够充分贴合当前时代发展进程，从信息技术的最前沿審视档案管理科学化工作，认真分析研究各种科学技术的脉搏，从信息技术的最前沿着手分析，努力地提升档案管理准确性和有效性，为国家、社会建设提供更为坚实的支撑作用。
结合崭新的社会形势，档案管理工作仍旧需要跨越诸多历程，积极地解决路途中可能会出现的矛盾与问题。首先，从业者的职业素养的高度是需要获得提升的，现阶段，如果是从宏观角度来看，虽然从上至下的档案管理工作正在稳定发展，但是却仍旧存在各种不同层次的问题与矛盾，此类问题将会极大程度地威胁到档案管理工作的建设与发展。其次，信息化水准相对落后。从宏观角度来讲，我国档案管理信息化建设水准仍旧处于较低的水平上，许多工作者仍旧被传统的管理概念所束缚，在应用的档案管理软件也较为落后，整体工作质量和工作效率都处于较低的水平，还有人们非常关注的问题，也就是档案管理的安全化问题，此类问题将会直接影响到档案管理工作的展开，但同时却也是对各种信息技术的迫切需要。
二、现代档案管理工作存在的问题
1.档案管理重要性受到忽略
档案管理是对各种历史文化资源的记录，无论是对国家经济发展还是对文化建设来讲，均发挥着无可忽略的作用。但实际上却发现目前我国部分企事业单位的领导对档案管理工作的重视力度明显不足，对其并未形成科学、客观的认识，因而导致档案管理工作严重流于形式，此举势必会导致档案的正常记录和使用受到影响，将会极大程度地威胁到企事业单位的长远建设发展。此类问题具体表现为：企业认为档案管理工作仅仅需要完成对各种信息资源的记录保存即可，并不会关注档案资源的合理性以及完整性，同时也并不会真正将其应用在单位自身的生产活动当中，无法给企业带来可观的经济收益，久而久之势必会影响到企事业单位对档案管理工作的态度，档案管理的有效性受到巨大的影响，将会严重影响企事业单位的长远建设与发展。
2.档案管理规范性相对较低
档案管理工作者是推动档案管理工作建设的核心支撑，是保障档案信息被有效理记录的关键。在21世纪，各种新型技术逐渐发展成熟，正在相当大的程度上影响着现代社会的变化发展，人力资源在此种情况下的受重视程度越发提升，已经成为推动国家经济建设发展的重要支撑。由此可以明确新时代正在呼唤各种优秀人才，但是部分企事业单位在开展档案管理工作的过程中，却并未寻找充足的符合档案管理新时代需求的优秀人才，反而是选择兼职人员或者非本职业人员，此类工作者的职业素养和档案管理意识均是不够强烈的，在执行档案管理工作的时候并不会结合具体的规定执行，对档案管理和手续交接等重视程度明显不足，因而常常会引发档案管理资源丢失的问题，加上此类问题的责任界定存在困难，将会极大程度地影响到单位的档案信息资源的时效性，后期应用也会因此而受到影响。
3.档案管理技术支持落后
科学合理的技术软件能够极为有效地提升档案管理质量和效率，帮助相关工作者更为高效保质地开展档案管理工作。就目前来看，由于企事业单位并未对档案管理工作形成充足的重视与认识，因而导致档案管理工作者普遍不具备良好的职业素养以及文化思想。此外，企事业单位也没有针对性地开展档案管理培训教育活动和思想教育活动，因而导致档案管理工作效率降低，甚至出现信息资料失真的情况，最终所造成的结果便是档案与实际情况存在相应的差异，档案的完整性和时效性严重缺乏。
4.档案管理宣传教育力度较低
档案管理工作者并未积极地宣传教育档案管理的重要性，因而导致单位内部的工作者无法形成对其深入地认识，同时也会严重影响到社会群众对档案管理工作的理解，与此同时档案管理工作因为需要较高专业性，所以往往需要投入更为充沛的精力和时间，只有这样才能有效完成管理工作，从根本上提升档案管理质量和效率，但是由于前期宣传力度相对较小，因而导致档案管理工作者无论是使用方法还是自身知识储备，都处于较为落后的地步。
三、提高档案管理科学化管理水平的有效途径
1.明确档案管理工作的基础定位
明确档案管理工作对企事业单位建设发展以及现代社会发展的核心作用是提升档案管理科学化水准的关键，相关工作者需要明确档案是为现代社会、群众服务而存在的，这是开展档案管理工作的基本。档案管理工作者需要将此种思想认识融合在自己的思想认知当中，坚持科学发展观念，深入开展指导工作，注重深入学习并贯彻党的执政纲领、路线和方针，注重掌控现代社会形势变化情况，考虑并规划文件管理形式，全方位地强化自身政治意识、责任意识以及大局意识。档案管理工作者需要充分贴合现代社会发展进程，而如何实现与时俱进显然是需要重点思考的内容。只有从多元化角度着手分析考量问题才能更好地掌握全局，从而优化提升科学化管理水准，切实有效地从所有细节着手，不断进行优化完善，同时还不能忽略技术手段的优化创新，这具有极为重要的意义。相关工作者需要实现传统管理模式和信息化管理模式的融合应用，重点调控各个阶段的工作，全面强化自身主动服务意识，这样才能更为高效地收集各种有价值信息并实现对其整理应用。
2.贯彻落实档案管理科学化理念
对档案管理科学化水准的提升往往需要从档案管理理念等方面贯彻落实，相关部门需要积极地强化对此类内容的服务的意识。在企业迅速发展的过程中，需要形成对档案管理工作的充分关注与认识，形成相应的主动性意识，同时将其贯彻落实在社会调研工作当中，这对展现出企业档案管理信息资源的作用来讲，具有极为重要的作用。与此同时，相关工作者需要积极地强化自身对档案管理工作的认识，加强自身责任意识，对信息的安全以及完整性做出科学合理的管控处理，并且自觉地参与到维护社会稳定建设的工作当中，保护人民和国家的利益。
3.提升档案管理工作者的职业素养
档案管理工作者的职业素养和档案管理科学化水准是密切相关的，只有档案管理工作者具备良好的认知能力和工作态度，才能够推动档案管理工作的展开，为企事业单位的档案收集、记录、分类和应用提供良好的支撑作用。为切实有效地提升档案管理工作水平，相关单位有必要从多个角度着手，企业在招聘工作者的时候想，需要优先选择具备良好管理能力的人才，或者选择相关专业的优秀工作者。信息技术的建设发展是日新月异的，档案管理的技术也正在飞速发展，如果想要行之有效地提高管理者的职业素养，就需要定期开展针对此类工作者的培训教育活动。需要增强管理者的职业信心以及职业自豪感，同时也可以通过宣讲的方式提升薪酬待遇，保证其能够更为深刻地了解档案管理工作的存在意义。
4.强化基础建设
为有效提升档案管理科学化水准，有必要积极地强化在硬件设施以及软件上的建设投入，只有这样才能从本质上保障档案管理的准确性与科学性，做好能够为提升档案管理科学化水平的提升带来良好的支撑作用;全方位地强化软件管理，通过对电子阅览室、信息共享平台以及档案网站等方面的建设，方便用户检索各种信息内容，同时完成对资源的共享应用，提升各种档案管理资源的利用率。科学合理地应用各种类别的档案管理载体，通过对现代化技术手段的应用，完善优化电子档案信息内容，采取更为现代化的档案管理模式，使其能够拥有更为显著的科学化水准。全方位地加速档案管理标准化的建设历程，积极地摆脱传统档案管理缺陷的限制影响，加快构建各种综合性档案室，以此来实现信息资源的精准管理;全面加速档案的移交审批，从根本上优化管理制度和流程，保证审批权限能够被有效地应用，使得所有数据文件都能够有所依存。做好对档案资源的动态管理，定期组织工作者参与到档案信息资源的检阅、规范活动中，使得档案资料能够与时俱进。
5.加强档案管理信息化建设
在信息化时代下，全面加快档案管理数字化、信息化以及智能化建设具有极为重要的作用，而如果想要完成上述目标，需要完成的便是构建科学合理的文件档案管理信息系统。鉴于此，需要从以下几点着手：
首先，在使用电子档案的过程中，应该充分关注电子档案的安全性等问题，根本原因在于现代互联网信息技术的飞速发展使得电子档案的范围日渐扩大，但与此同时却也面临着来自于黑客以及计算机病毒的侵袭，全方位地保障电子档案的安全性极为重要。与此同时，电子档案的真实性问题也是需要重点关注的。在开展实际工作的时候，由于从电子文件的生成到归档缺乏规范化的系统，无法实现系统间的相互衔接，就目前来看，难以保障电子文件数据内容的完整归档，所以这就要求相关工作者能积极地加深对信息系统建设上的投入。
其次，由于电子文件能够根据不同的需求而在不同的载体上同时出现，也能够相互转化，包含文件的字体、印章以及签名等，借助于计算机基本的剪切、复制和粘贴功能便可以达成相互一致，这使得电子文件仅仅能够保障真实性，但是难以确定原始性。即便这样，也能够应用计算机信息技术，完成对电子文件和资料信息的充分保护。例如，将文档设置为只读模式或者对电子档案文件做加密处理，从而完成对电子档案文件的有效保护。而且由于计算机系统中信息的相互独立以及计算机环境自身的特征，使得工作者能够行之有效地完成对信息的增添、删减和修改等操作，并且在修改后可以迅速形成崭新的文件，而看不出任何改动的痕迹。在此种情况下，如果没有做备份，数据被修改后，原有文档的丢失必然会引发各种问题，所以这就要求档案室能够将形成的第一手文件资料及时备份存档，用于今后进行准确的分析利用，切实有效地解决传统纸质档案管理效率低下、质量薄弱的问题。
四、结束语
总之，档案文件已经不再被限制于传统的个人身份审查核实、工作检查以及学习研究上，越来越多的普通公民能够通过其维护自身合法权益，使得各种不涉及秘密的档案信息可以从冰冷形象转化为鲜活的形象，被现代社会所应用，为人民服务。在崭新的社会形式下，档案管理工作的科学性和丰富性越发提升，档案管理工作者不仅需要具备良好的操作能力，而且还需要掌握充足的现代手段以及管理技術，只有这样才能贴合新时代的需要，提升档案管理水准，更好地为人民和国家服务。
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（作者单位：贵州省黔西南州档案馆）
作者简介：李进军（1980-），男 ，汉族，贵州兴仁人，本科 ，馆员，研究方向：档案保管利用。
