以档案为核心的医院知识资源整合方案比选
张金红
摘 要：在阐述医院知识资源整合必要性和可行性的基础上，本文提出医院知识资源整合的两种方案，并从整合成本、整合難易程度、整合效果和整合的适用类型等四个维度对两种方案进行比较分析。笔者建议不同类型的医院机构应根据实际选择适合自身的整合方案。
关键词：档案;医院;知识资源;资源整合;方案比选
对以医院档案为核心的医院知识资源进行科学有效的整合和管理利用，是当前医院知识管理关注的重点问题，也是医院档案部门顺应时代发展，拓展提升档案管理的重要路径。
1 以档案为核心的医院知识整合
1.1 医院知识资源整合的缘由
1.1.1 医院知识资源较为分散，管理上存在诸多不便。医院知识资源不仅包含档案、图书、学术期刊等显性知识资源，还包括存在医院人员头脑中的隐性知识。医院隐性知识主要存储于医院人员的头脑中和各种活动的过程中，大部分可通过各种方式和载体进行固化，而固化后的隐性知识主要以专家黄页、网络社区、员工建议库、技术库等形式分散在医院各部门及其相应的数字管理系统中。[1]从分布上来看，医院知识资源具有较强的分散性，难以进行统一集中管理。
1.1.2 医院知识资源系统的不兼容，难以满足用户的利用需求。当前，医院存在着多种与知识管理相关的电子系统，除了档案管理系统、图书资料管理系统、OA系统、医疗系统，还有对各种隐性知识资源进行管理的系统和知识管理模块，这些系统标准各异，系统中的信息和知识无法对接集成，各系统内的信息与知识孤立存在，医院知识用户往往无法通过检索端口对相关知识资源进行统一检索，难以满足知识用户的利用需求。
1.2 医院知识资源整合的可行性
1.2.1 档案管理为医院知识资源整合提供了基础。一般而言，医院都有自己的档案管理机构，并按照国家要求建立了相应的档案管理制度，对档案的管理都有比较规范的做法，尤其是在档案信息组织方面，通常会对档案进行基础性的元数据标引、著录，使得档案信息成为一种规范有序的知识资源，便于医院知识用户的利用和共享。尤其伴随近几年档案数字化项目的开展，海量的医疗业务记录文件已形成数字化的档案，这将为医院知识整合提供强大的资源基础。
1.2.2 信息技术的发展为医院知识资源整合提供了技术支撑。随着信息技术的迅猛发展，医院机构开始加速推动医院的信息化建设，注重利用信息技术和理念对医院形成的知识资源进行有效管理。当前，伴随医院信息化建设，医院已建立诸多的知识管理相关的信息化系统，在医院知识管理方面积累了一定的基础和经验。
2 医院知识资源的整合方案
2.1 方案一：编制医院知识索引目录。该方案是指在不改变现有医院知识资源分布存储位置的基础上，仅对医院分散的知识点进行梳理和分类，编制医院知识清单，在此基础上确定医院知识点分布位置，并据此编制医院知识索引目录。
当医院知识用户需要查找某项知识时，根据医院知识索引目录的标示到相应位置和系统中查找即可，具体步骤为：（1）梳理分散的医院知识点，按照一定标准对医院知识资源进行分类;（2）编制医院知识清单，确定知识点的分布位置;（3）编制医院知识索引目录;（4）通过医院知识索引目录，帮助医院知识用户确定所需知识的具体位置。
2.2 方案二：构建医院知识库。构建医院知识库能够将医院分散的不同的知识进行整合提升，并通过统一的检索端口提供检索，有利于发挥医院知识资源的合力。
[1]医院知识库具有以下功能：（1）知识采集。知识库系统既涵盖了内部档案、资料、图书期刊等显性知识，还囊括了员工的创意想法、员工建议等隐性知识。（2）知识组织。知识库可以使杂乱的企业信息有序化，有序的信息知识化，最终有效地为用户提供服务。（3）知识检索。知识库具有统一的检索端口，实现对库内知识的统一、智能检索。（4）知识利用共享。知识库不仅要设计浏览访问、下载等功能，还要通过信息推送技术将相关知识热点推荐给相关用户，从而促进知识的利用共享。[2]
3 医院知识资源整合方案比选
3.1 从整合成本来看。方案一的特点是不改变各类医院知识资源的分布存储位置和管理模式，仅需通过对各知识点的梳理编制医院知识索引目录，工作量相对有限，所需人力相对较少，也无需开发新的系统和提升硬件设备，资金投入较少;方案二中，知识库的构建可能变动原有知识的存储位置和管理方式，对医院各个部门都会产生较大影响，且需要各部门投入一定人力梳理各自产生的知识资源，并按照知识库构建的统一要求和标准，进行知识分类和知识标引，最终能以标准的知识形式提供给用户。此外，知识库系统的设计开发也需投入较大的财力，少则几十万，多则数百万。因此，方案二可能会给医院财务造成一定压力。
3.2 从整合难易度来看。方案一仅通过对各医院知识点的梳理，编制医院知识索引目录，帮助用户对医院现有全部分散知识的掌握，由于不改变各类知识资源的分布存储位置和管理方式，也无需对原有知识形态进行整理和二次加工，实现起来相对简单，成本低，周期较短。
方案二的知识库系统构建是一项全新的系统性工作，甚至是一项颠覆性工作，影响到一所医院档案、信息、和知识管理的全局，甚至是涉及医院整体战略，需要较长的周期，整合难度较大。构建医院知识库的前提是对知识资源进行数字化，要求对医院形成的非数字资源进行数字化处理，同时还需要对数字化资源进行二次加工（著录和标引等），而这些也需要一定周期，医院并非短期能够完成。
3.3 从整合效果来看。由于方案一只能提供某项知识的大体位置线索，用户通过知识索引目录获取某项知识的位置路径后，需要手工到相应位置和系统中进行查找。
例如某用户需要查找一份病例档案，通过知识索引目录查找到该档案的存储位置为“医院档案室/医院档案管理系统”，然后需要到医院档案室或者医院档案管理系统中去再次检索获取。这种资源获取方式相对落后，效率较低，很难满足对及时性和查准率要求较高的用户需求。一般而言，用户在医院知识库中可以一键获取所需的知识资源，以增强用户体验。
3.4 从整合的适用类型来看。方案一的医院知识资源整合成本较低，周期较短，更适合人力、资金较为有限的中小型医院机构。同时由于小型医院机构相关用户对知识资源需求的数量较少，需求相对单一，编制医院知识索引目录的知识整合方案基本可以满足用户的需求。方案二的医院知识库构建将需要大量人力和资金成本，建设周期较长和过程较为复杂，较为适合有一定实力的大中型医院机构。
