劳动人事争议仲裁档案管理现状及发展对策
摘 要：劳动人事争议仲裁档案真实记录仲裁活动的历史信息，做好该档案的管理工作不但可以有效解决劳动人事纠纷问题，还可以为仲裁工作开展提供具有查考利用价值的信息。然而，从当前社会经济发展新形势看，劳动人事争议仲裁档案管理工作面对新的考验。基于此，本文简单介绍劳动人事争议仲裁档案管理工作内容，结合该类档案管理工作实践，详细阐述该档案管理发挥的重要性作用，针对新形势下仲裁档案管理现状，提出具有前瞻性的发展对策，为劳动人事争议仲裁档案管理提供参考。
关键词：劳动人事争议;仲裁档案;档案管理;新形势;发展
我国是人口大国，面对当前日益发展的经济形态，仲裁业务档案越来越多。劳动人事仲裁部门按照有关规定立卷归档仲裁档案，并将其作为人事仲裁及劳动纠纷的重要依据。从当前的发展形势看，由于劳动人事争议仲裁档案数量增多，加上档案管理工作十分复杂，导致仲裁档案管理工作问题凸显，直接影响仲裁业务档案的保存与利用。为了进一步规范与加强仲裁档案管理，在新形势发展背景下，加强劳动人事争议仲裁档案管理工作十分重要，相关部门应当引起重视。
一、劳动人事争议仲裁档案的特点
1.仲裁档案产生于仲裁权
关于仲裁档案，只有仲裁委员会才具备产生、收集、立卷及保存仲裁档案的法定资格与必要条件，而其他的机关、团体及个人没有这种权利、资格及条件。公民、法人及其他组织以参与仲裁活动所形成的自己保存的仲裁机构文书材料，也可称为仲裁档案，但不在此研究范畴之内。
2.仲裁档案是具体案件仲裁活动的原始信息记录
关于仲裁档案的形成，需要具体个案仲裁活动原始信息的记录，该仲裁案件一般都有一定的处理程序，即申请、受理及开庭、裁决等，仲裁活动开展的过程，就是仲裁活动原始信息产生与记录的一个过程，而之后所编写、添加、修改的内容，都不是原始信息记录的内容。比如，案例汇编、仲裁文书汇编等，都不能转化为仲裁档案内容。此外，一些违法、虚假的仲裁活动原始信息记录内容，都不能转化为仲裁档案。
3.仲裁档案具有查考利用价值
仲裁活动的原始信息记录内容是否可以转化为仲裁档案的基本标准，在于其有没有查考利用价值，并非所有仲裁活动记录的原始性信息都有价值。比如，裁员办案日记、未成形也未报批的各类文书草稿等，虽然这些内容记录着仲裁活动的原始信息，但并不具备查考利用价值，相应的也不会转化为仲裁档案的内容。
4.仲裁档案是经过立卷归档保存的仲裁活动的原始信息记录
仲裁活动中的原始信息记录有机组合、立卷归档、集中保存起来之后，形成仲裁档案，其与仲裁活动过程原始信息记录有一定差异性，其具有查考利用价值，所发挥的作用与立卷归档前后不同。其中，一个案件活动的原始信息记录只有仲裁文书材料，而一旦立卷入库之后需要集中管理，则成为国家档案的组成部分。该档案按期归档，真实记录仲裁活动，确保了案卷的完整性与质量。
二、劳动人事争议仲裁档案管理的重要性
劳动人事争议仲裁档案真实记录仲裁活动的历史信息，这些“原始信息记录”就其物质形态而言是广义的，主要包括仲裁委员会制作并使用的具有法律效力或法律意义的仲裁文书材料，当事人和其他仲裁参与人制作或提供的各种具有法律意义的申请书、答辩书、证据材料（包括实物）。从载体的形式上看，仲裁档案可以是文字材料，也可以是影像资料等。基于当前仲裁工作实际情况，关于劳动人事争议仲裁档案管理的重要性作用可以体现以下几点。
1.为案卷查阅、核实案情等提供服务
劳动人事争议仲裁档案在形式上更加规范。在现实情况中，查阅案件有关材料是当事人及其代理人的法定权利，有助于保障仲裁活动的顺利进行，也有利于树立仲裁机构开放公正的形象。而在原劳动、人事争议仲裁委员会办案规则中规定，对仲裁结果不服，到法院起诉或申请执行的案件，法院可以借阅仲裁正卷。律师担任诉讼代理人的，凭证件可以就地查阅仲裁正卷。值得注意的是案件当事人和与当事人有利害关系的单位及个人不得查阅仲裁案卷，仲裁副卷除仲裁机构外，一律不准借调和查阅。
2.可真实记录仲裁案件、案情及办案过程
劳动人事争议仲裁档案记录了劳动者与企业之间存在争议的全过程，做好该类档案的管理工作。仲裁部门可以查阅案卷、审视及还原当时的实际办案情况，使本不稳定的权利义务状态趋于稳定，这也是档案管理的首要作用。另外，仲裁档案真实记录了仲裁委员会、当事人及其他仲裁参与人的请求时效，通过查阅保管的档案可以明确知晓当事人及其他仲裁参与人是否丧失该权利。此外，该档案的管理可真实反映仲裁活动开展的全过程。这是由于档案记录办案的全过程通过仲裁档案查阅与处理，防止由于年代久远、证据不足等情况下当事人权利得不到有效维护的情况。
3.为劳动争议仲裁调研工作提供真实可信的资料
劳动人事争议仲裁档案就是一个宝贵的资源库，看似一个个独立的案件，无论是横向比较与纵向比较，都可以为区域经济社会发展提供有力的调研结果，以便政府可以更好地进行工作布局与谋划。另外，该类仲裁档案实行专人统一保管负责，原则上该类档案不外借，且在利用方面需要严格遵守相关的程序与要求。由此，在利用档案资料时，可以为劳动争议仲裁调研工作提供真实可靠的资料，避免一些资料的缺失，导致相关调研工作受到影响。
三、劳动人事争议仲裁档案管理现状
进入信息化时代，劳动人事争议仲裁档案管理工作面临新的问题。结合该类档案管理工作实践，发现目前的仲裁档案管理不能满足时代的发展需求，甚至在一定程度上阻碍了仲裁档案管理工作的顺利开展，由此需要正视新形势下劳动人事争议仲裁档案管理现状，为重视与突破该项工作管理创造条件。
1.仲裁档案管理人员素质较低
以目前基层档案管理机构来看，所配备的档案管理人員数量不足，一般仅有2～3名。而仲裁档案管理是一个复杂性工作，按照我国法律规定，每1000份档案需要1名专业人员管理，而超过15000份档案则需要增设1名管理人员。然而，受部门编制、资金等因素影响，现有档案管理人员有限。如果人员需求过大，会从其他部门抽调人员兼职，而抽调的人员专业素质与管理经验不足，导致仲裁管理质量受到影响。另外，档案管理部门领导对仲裁档案管理工作的不重视，对管理人员素质要求较低及档案管理业务培训不足，使相应的档案管理局限于形式管理，所配备的管理人员只具备简单的封装、记录及存取工作能力，对档案的具体功能与管理了解不够，导致档案管理缺乏规范性。
2.缺乏规范化的仲裁档案管理制度
仲裁档案管理涉及劳动者与企业双方，所要归档的材料较多。在进行档案管理过程中，由于基层档案管理机构缺乏规范化的管理制度加以约束，导致管理人员工作没有完整的评价标准，相应的档案资料归类过程中卷内目录、内容等与实际文件不相符，造成档案管理资料收集错误、遗失等问题时有发生。另外，在劳动人事争议仲裁档案管理过程中，存在档案管理职责分工不明的情况，加上实际运行的管理制度比较松散，弱化了管理效能的实现，致使档案管理效能处于原则性指导，而非强制性约束。如此仲裁档案管理机制，导致档案管理具体性操作较差，相应的影响了仲裁档案管理的成效。
3.仲裁档案管理与利用程度较低
从目前仲裁档案管理情况看，由于我国是劳动人口大国，相应的劳动人事争议问题较多，所归档的仲裁档案也较多。而现有的档案库物理空间有限，虽然相关档案管理机构按照仲裁档案的管理条件进行管理，但在现实情况中存在有当事人来查阅几年或者十年前案卷现象，这在一定程度上增加了档案管理者的工作量。另外，受当前信息化技术影响，仲裁档案管理正逐步从纸质档案向电子档案管理模式上迈进，但现有的档案管理人员素质较低，加上老员工信息化水平较低，导致仲裁档案管理不佳，影响了仲裁档案的利用率。此外，各县级基层仲裁档案管理制度与重视程度不一，导致仲裁档案作为仲裁案件的证据资料，更多情况下对其利用只停留在查阅、复印等基础功能上，对档案管理的作用没有充分发挥。同时受各地区信息化技术发展水平的影响，各地仲裁档案机构信息无法实现共享，相应的多档案信息的查询与利用率下降。
4.仲裁档案管理信息化程度不高
在当前发展背景下，大数据、云技术等在社会各个领域中融入。面对此发展背景，劳动人事争议仲裁档案信息化、数字化管理建设十分必要。但从现实情况看，目前基层的劳动人事争议仲裁档案管理信息化、数字化建设不足。在管理过程中还停留在以往的纸质档案管理上，对人工的依赖性较强，案件信息的记录与查询等工作都需要人工处理。该档案管理工作耗时耗力，在一定程度上制约了仲裁档案管理工作的提高。
四、劳动人事争议仲裁档案管理发展对策
进入21世纪，劳动人事争议仲裁档案管理部门紧随国家与时代发展态势，提出仲裁档案电子信息化发展建议。各个基层仲裁档案管理机构为响应国家号召建议，结合当前档案管理工作实际情况，提出了针对性的前瞻性发展对策，从而有效提升劳动人事争议仲裁档案管理工作的规范化。
1.加强与提高仲裁档案管理人员素质
面对当前基层仲裁档案管理机构工作人员数量不足、质量不佳情况，通过加强与提高其专业素质水平方法解决。首先，根据当前基层档案管理数量及工作量，可通过线上线下招聘方式，择优招录具有档案学专业理论与知识人才。其次，基层档案管理机构应定期对现有档案管理人员进行业务知识培训，重点加强对其仲裁档案相关专业知识内容培训，并给予培训时间、经费等，也可以推选优秀管理人员到先进地区学习，开阔眼界与思路，将所学的信息化管理知识引进来，经过与自身机构档案管理相融合，以此符合当前仲裁档案管理要求。
2.建立健全仲裁档案管理制度
建立健全仲裁档案管理制度不但可以提高仲裁档案管理的质量与效率，还可以为档案的实施提供依据与刚性文件。以目前的管理情况看，仲裁档案管理制度主要包括立卷归档、查阅管理及保密管理等内容。其中，立卷归档主要是指仲裁案件结案后，仲裁委员会将一切仲裁文书与其他材料进行整理并组成案卷，之后交与案卷管理机构归档保存。在此过程中工作由书记员完成，在收集整理中要按照顺序排，装订成册，逐页编码，全卷编目。待立卷符合相关要求后移交给本仲裁机构档案管理部门归档。在归档过程中主要包括案卷材料的收集、案卷材料的整理及立卷归档三个环节，每一个环节按照相关要求严格执行。仲裁档案查阅制度建立，要求对不需要保密的内容，应当允许当事人及其代理人查阅、复印，大大方便了当事人取证。关于仲裁档案的保密管理，仲裁机构应该按照相关要求特别注意做好保密工作。以上制度的建立与完善使仲裁档案管理人员可以遵照章程加强工作，约束以往工作中出现的问题，有效推动仲裁档案管理工作有序开展。
3.提高仲裁档案管理水平与利用率
首先，规范仲裁档案资料的收集，明确其收集范围、归档主体及时间等，确保仲裁档案“应档尽档”。在收集归档资料时管理人员需初步审核，做到仲裁档案内容与形式的完整性。其次，严格按照要求规范仲裁档案管理，实行“正副卷”分类管理，做到仲裁档案分类准确、审查规范等，确保仲裁档案的安全。同时，在分类管理中，按照档案归档标准进行装订，确保仲裁档案的实用性。最后，实行区域帮扶与均衡发展战略，平衡区域发展过程中仲裁档案管理的不均衡性，充分发挥较快区域的引领示范作用，推动促进发展速度慢区域，打破区域间档案管理的局限性，使档案管理工作进一步加强。只有这样，在面对信息化发展环境的今天，才可实现档案信息资源的共享性、交互性，以此提高档案资源的利用率。
4.推进仲裁档案管理信息化工作
面对当前发展新形势，推进劳动人事争议仲裁档案工作信息化管理十分重要。首先，基层档案管理领导人要重视仲裁档案信息化工作，以响应国家信息化档案建设要求，通过引进仲裁档案管理信息化设备与系统软件，为档案资料信息化管理提供基礎性的保障条件。其次，提高档案管理人员信息化管理水平，将计算机应用软件系统引入到仲裁文件资料中，及时转变档案文件为数据库存储资料。同时，开发薪资档案信息化，方便上级部门与纪检监察部门实施监督，实现实时仲裁档案工作信息化管理。最后，引入第三方公司加入档案管理中，协助做好仲裁档案管理数字化工作，将以往纸质仲裁档案进行数字化扫描，通过在信息化系统平台中获得相关信息，建立信息化数据库，做好数字信息的衔接。此外，积极建立仲裁档案目录与数据库，提高仲裁档案信息化水平，为仲裁档案利用提供高质量、高效率服务。
五、结语
综上所述，劳动人事争议仲裁档案管理是行政事业单位工作内容的重要组成部分，面对当前新形势发展背景，需要改变以往的工作管理模式，以信息化发展模式解决仲裁档案管理工作中效力不足问题。只有这样，在以后的工作中我们才能发挥自身的管理优势，改进其中存在的不足，争取以最大努力将劳动人事争议仲裁档案管理工作水平提高到更高的水准，以此实现劳动人事争议仲裁档案信息化管理，同时为当地社会经济发展提供更好服务。
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（作者单位：宁夏回族自治区平罗县劳动人事争议仲裁院）
作者简介：贺莉（1975-），女，汉族，宁夏平罗人，本科，馆员，研究方向：档案的管理与利用。
