新时代档案信息服务定位的调整与优化探讨

    何秀清

    摘? 要：档案信息服务主体需要从供给导向为主向需求导向转变，成为文化的传播者，并与其他主体加强合作以实现服务主体的多元化。在档案信息服务内容上应加强档案信息资源的管理与配置，实现档案信息应用的个性化、行业化和专业化。服务策略上应实现服务方式的多元化和现代化，并以档案信息服务过程的安全性和法制化作为保证。

    关键词：经济高质量发展;档案信息服务;定位;主体和客体;服务策略

    Abstract： The subject of archival information service needs to change from supply-oriented to demand-oriented， become the disseminator of culture， and strengthen cooperation with other subjects to realize the diversification of service subjects. In the content of archival information service， we should strengthen the management and allocation of archival information resources， so as to realize the individualization， industrialization and specialization of archival information application. In terms of service strategy， we should realize the diversification and modernization of service methods， and guarantee the security and legalization of the service process of Archival information.

    Keywords： High quality economic development; Archival information service; Positioning; Subject and object; Service strategy

    本文将重新梳理我国档案信息服务的主体定位、客体定位、内容定位、策略定位，修正不符合经济高质量发展需求的定位和内容，对我国档案信息服务定位进行调整和优化，以实现档案信息服务更好地促进经济高质量发展的目的。

    1 档案信息服务主体的再定位

    在相当长的时期内我国档案信息服务主体仅按照自身业务范围及馆藏情况为档案信息服务客体提供服务，服务形式表现为被动的应答式服务。

    由于受馆藏内容限制，所提供的档案信息服务常常不能满足客体的需要;受业务范围的制约，档案信息服务主体也未能成为文化的传播者，也未能和其他机构与媒体一起为社会提供多元化的信息服务。

    1.1 从供给导向为主向需求导向转变。档案信息服务的被动式必然导致档案信息的准备不充分、不系统，档案价值与档案部门社会功能得不到应有发挥。[1]

    随着经济和社会的发展，人们的意识形态、价值观念、思维能力都发生了很大的变化。档案信息服务主体应变供给导向为需求导向，对客体的档案利用行为进行分析研究才能真正将以人为本落到实处。档案信息服务者也是档案信息服务主体中的一员，作为社会成员在日常生活中也会产生档案利用的需要。

    档案信息服务质量需要通过客体的满意程度衡量。档案信息服务者在获得档案信息服务的过程中发生的角色变化，应通过换位思考去感受档案信息服务客体的需求，并借鉴其他社会服务部门的经验，探索能满足档案信息服务客体需求的途径。

    1.2 服务主体应成为文化的传播者。档案机构不仅要守护档案、提供服务，更要充分利用提供档案信息服务的机会发挥本组织档案信息资源的优势，发挥档案信息资源的价值，传播本组织的文化理念，与组织成员共同开创更美好的未来。

    1.3 服务主体应加强与其它相关机构的合作。在更高的档案信息服务要求下，档案信息服务主体也应该从单一主体向多元主体转变。

    档案机构可与联系密切的博物馆、校史馆、图书馆等进行合作，发挥各自优势共同提供档案信息服务。档案机构也可以与传统媒体合作，通过报纸或电视台进一步传播档案文化。档案机构也可以与新媒体合作，在档案信息服务现代化的进程中借助新媒体平台力量促进档案信息服务的社会化。

    在市场经济蓬勃发展的今天，档案信息服务主体还可以是第三方外包机构，档案机构通过与其他机构跨界合作，更好地为客体提供优质档案信息服务。

    同时，可以利用信息技术和网络技术，将馆藏档案信息资源与专业技术等进行融合，促进各种资源最大程度发挥其价值，实现双赢或多赢。

    2 档案信息服务客体的再定位

    2.1 追求更高服务水平的档案信息需求者。随着社会档案意识的增强，人们对于档案信息服务水平的要求也越来越高。

    马斯洛需求层次理论将人的需求分为五大类，并认为人们需求的层级会在被满足后逐步攀升。在档案信息得到了深层的开发后更能激发客体利用档案的需求。

    档案信息服务客体需求的变化对档案机构来说既是考验，也是提升自身工作水平的新机遇，准确把握新时期我国档案信息服务客体的定位才能提供令客体更加满意的服务。

    2.2 档案信息服务过程的参与者。档案信息服务水平的提升需要客体积极参与和主体引导帮助共同发挥作用。很多后现代档案学者曾指出，传统档案著录的不足，认为利用者的声音、利用者在检索信息时所運用的语言，及在档案利用中出现的意义很少被捕获在档案著录中。[2]

    目前，我国档案馆虽未能展开大众标签活动，但我们在日常学习中也能感受到客体间会受到彼此利用的影响，我们查看论文的过程中很可能也会查看该论文的引文。

    重视档案信息服务客体的声音，将主体对客体的单向输出变成双向合作。档案信息服务客体也需要通过反馈的形式表达自身的服务体验，主体对接收到的反馈信息加以分析并找出服务流程中的不足才能提升档案信息服务水平。

    可以建立相应的档案信息服务反馈体系，确立服务指标、服务有效性、服务满意度评价、服务建议采集机制，主体通过科学利用客体的反馈数据改进自身工作。

    3 档案信息服务内容的再定位

    3.1 加强档案信息资源的整合与优化。档案信息服务不仅局限于将已有的馆藏内容提供给客体，更需要在客体档案信息需求和主体馆藏档案信息资源的基础上进行档案信息资源的共建共享。

    档案信息资源是档案信息服务的基础，主体要对这一物质基础进行合理管理与优化配置，才能在海量档案信息资源中为客体匹配最能满足客体需求的档案信息。

    3.2 实现档案信息服务的个性化和专业化。主体应在变供给导向为需求导向后根据客体需求制作用户画像，根据客体特点提供更个性化、行业化的服务。

    档案信息服务与养老、医疗、房产等紧密关联，不同行业在寻求档案信息服务的过程中有不同的要求，应根据行业特点将档案应用行业化，促进传统档案信息服务升级。

    在这方面已有类似案例，如2015年底恒大“互联网+”社区健康管理中心在湖北成立，为社区居民提供健康评估、健康档案等全方位服务;2017年南京市栖霞区“e站通”已覆盖全区并为社区居民提供远程查档服务，可查询计生、婚姻等五大类档案。因此，要将档案信息服务内容与行业结合，立足于客体的实际需求提供便捷化的档案信息服务。

    4 档案信息服务策略的再定位

    4.1 服务方式的多元化和现代化。将档案信息服务流程网络化可大大方便客体的利用，例如档案展览中利用VR技术等给客体带来感官刺激并增加档案信息服务的趣味度。

    如今许多档案网站及社交媒体平台上的档案账号利用率并不高，许多网站的功能也尚不健全，停留在档案馆简介、政策法规、服务指南等简单介绍层面;服务指南也仅提供线下档案利用流程的指导。新时代档案信息服务主体要将档案网站进一步完善，设计便于操作且安全的档案信息服务系统。[3]

    大数据环境下共建档案信息资源共享平台，通过公共信息服务平台让更多公众不受时间和空间的限制利用档案信息并参与互动。

    新时代档案信息服务无论是在网上咨询服务上还是在精准式服务上都尚处于初试阶段，相当一部分档案机构的软件和硬件条件还跟不上，但与传统服务方式相比已经结合时代有了一定创新。

    新时代是一个交互与融合的时代，需要档案信息服务主体与客体增强合作，从做好档案信息资源建设、增加档案信息服务深度与广度、加强彼此间的交互性等多方面进行深入思考，丰富档案信息服务方式，促进档案信息服务现代化。

    4.2 档案信息服务过程的安全性和法制化。要保证档案的真实可靠性必须确保档案信息的安全。信息技术虽然是档案工作现代化的助推力，但在促进档案信息服务方式更加丰富的同时档案信息安全也不容忽视。

    电子档案具有可复制性、与载体可分离等特点，既提升了档案信息服务效率，也增加了档案信息服务的安全风险。

    电子档案存在着诸如物理层、网络层、传输层等方面的威胁，档案信息服务过程的安全化不仅仅是在硬件设施和软件设计方面需要加强，更要从人员意识、安全管理、法制建设等多方面入手。[4]

    目前从事档案人员素质参差不齐，部分人员缺乏相关的专业知识及业务能力。为确保档案信息服务现代化的有序推进，需要借助专业人员的力量，并通过如身份验证技术、防病毒技术等网络安全技术进行安全防护，做好档案信息备份以应对挑战。

    实体档案信息服务过程中也要注意保护实体档案的安全，防止遗失或盗窃，做好档案馆基础设施建设，对于有破损的实体档案及时采取先进技术进行修复。

    除了在业务操作上对威胁档案信息服务安全的因素进行预防外，还要制定相应的安全规范制度，从前端控制到服务过程做好安全管理规范。

    高质量发展需要全面“依法治档”，不仅要对档案安全方面的条款进行加强，还要对档案信息服务中涉及的知识产权、档案信息资源开发、保密责任等加以规范。

    参考文献：

    [1]杨雯，刘少朋.信息化背景下高校档案工作管理体制变革与服务模式创新——基于“互联网+”概念[J].机电兵船档案，2020（05）：88-91.

    [2]向宇，文传玲，周文泓.服务型社交媒体信息保管机构的案例分析与启示[J].档案管理，2019（02）：16-20.

    [3]张忠良.信息化时代创新档案管理服务模式探究[J].档案管理，2019（02）：94-95.

    [4]孙文.电子档案研究的四大特征和两大热点[J].档案管理，2020（06）：102-103.

    （作者单位：安徽省皖西學院档案馆? 来稿日期：2020-11-23）