新时期事业单位档案管理信息化建设探析
王殿利
中图分类号：G270.7 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）02-087-02
摘 要 随着国家大力开展和推进信息化建设的进程，不仅在教育行业掀起了一阵不小的改革之风，在企事业单位内也将继续前行。县级市社会保险管理局作为国家重要的职能部门，有关于人民群众的社会保障，应紧跟国家改革政策和指导方针进行完善和创新。档案管理是县级市社会保险管理局一项常规但非常重要的工作内容，信息化建设有利于信息的完整和保存，方便相关部分利用原始大数据进行社会调查和分析。
关键词 新形势 事业单位 档案管理 信息化建设
档案作为资料的重要收集、记录和保存的途径，在大数据盛行的今天，手中的原始数据越多越是在未来方向、决策上的指导具有积极作用。在我国经济体制的不断改革中，也越来越重视档案管理这项基础的工作内容，随着科技的发展和信息化进程的推荐，档案管理的信息化建设是必然趋势。
一、新时期下档案管理信息化的重要意义
（一）在国际上增加竞争优势
新时代的变迁相信是许多人都未能预期到的，在这样一个时代信息对于我们的重要性更是不用多说，尤其是在国际上对于我国的优势竞争具有重要的指导性意义。因为我国人口众多，所以信息的收集样本就多，我们可以利用庞大的数据信息进行当前局势的分析，也可以进行未来形势预判，相对于其他人口稀少的国家而言，我们有可能会因为信息资源的丰富走在国际的最前端。
（二）国内更好为民生工作服务
信息资源的丰富不仅会为我们带来极好的国际影响，在民生工程上也能够更好地为人民服务，做到更加有利于民、适合于民。相对于过去档案的建设不完善或者因为信息过于复杂不好管理等问题而言，信息化建设可以准确和方便地为我们提供我们想要了解的部分，相关部门就可以通过数据的呈现更好地了解民情和民意，为人民更好地服务，建设更加人性化的现代城市，发挥事业单位的职能作用。
（三）高效便捷，提升工作效能
档案馆及进行信息化的建设，对于国际和国内的意义和作用已经进行了阐述，那么对于我国的事业单位又具有怎样的推进呢？在这里我们以县市级的社会保险管理局为例来进行说明，众做周知，社会保险管理局作为我国的社会保障工作中不可或缺的一部分，存储着大量人民群众的信息资料，实行信息化的建设能够有效地减轻管理人员的工作量，提高原始数据的准确性，并且在进行社会分析和调研时能够快速地进行查找，节约了人力、时间上的成本浪费，大大提高了工作效能。
二、档案管理在信息化建设过程中遇到的阻碍梳理
（一）制度的建立不够完善
档案管理信息化建设对于我国来说是新时期的产物，在实行过程中也遇到了一些问题，像是信息化建设的制度建立就是其中一项。我们都知道在做任何事情之前都应该是制度先行，只有先建立一套合理、科学、完善、健全的制度体系才能很好地调动员工积极性，规范相关工作的进行和实施，促进信息化建设的完成和升级。但是就目前情况来看，我国的信息化建设制度的确立依旧属于比较薄弱的部分，在实际执行中的力度不够，监管部门也无法在工作中起到真正的工作职能，阻碍了我国档案管理信息化建设的进程。
（二）没有建立资金的投入意識
任何改革的前提都离不开资金的支持和投入，就有人形象地把改革比作家庭装修和翻新，旧有的风格和家居已经不适应现有的眼光和未来的居住条件，势必就要进行家具的调换、墙体的刷新，这就需要有经济作为支撑，国家的改革是一样的，放在县级市社会保险管理局档案管理信息化建设中更是一样的。很多处于县级市的社会保险管理单位，因为经济发展水平跟不上，所以在经济上的投入水平就会参差不齐。有的单位就会出现因为投入资金不足，相应的设施建设不能满足档案信息化建设的需求，有的单位甚至还保留传统的纸质档案管理，没有建设现代化的信息管理系统。
（三）管理人员的综合素质水平无法满足现有社会的需求
这个问题已经是老生常谈了，随着新时代的发展，人员的文化水平、社会水平、经济水平都在不断增长，但是很多处于县级市的社会保险管理局的工作人员，受到过往社会因素的影响导致受教育的程度不高，再加上县级市的信息流通比较迟缓，所以对于日新月异的时代变化无法跟上节奏，就会导致一些县级市社会保险管理局的档案管理人员的专业素质不高，无法适应和满足复杂而先进的信息化建设进程，阻碍了档案管理现代化的发展。
（四）信息泄露，安全性没有保障
如前文所说，新时代下信息对于人类、国家的意义不容小觑，这就需要在档案管理建设信息化的同时，能够具有超强的安全性保障能力，防治信息的泄露和窃取。县市级社会保险管理局内的很多资料有关于国家机密，一旦泄露或者遭到黑客入侵就会带来无法想象的严重后果。但是目前来看，我国许多县市级社会保险管理局对于兼备和区分管理的能力及意识还有待提升和加强，这就会存在非常大的安全隐患，造成资料泄露。
三、推进我国档案管理信息化建设进程的方法
（一）加强人员的重视性
心在哪里事就能在哪里做好，这说明了不是事情的难易决定了人的状态，二是一个人的状态决定了事情的程度。县市级社会保险管理局的档案管理信息化建设工作一直未能有明显的推进和晋升效果，不是在做事情的过程中的困难把人给挡住了，而是做事的人未能真的用心和重视起来这件事。对于部门的领导人员，应该拿出重视程度，让执行人员看到并从心里真正的看重，像是引进现代化计算机管理设备、整合人力资源配置、有效合理地进行物力资源调配等等举措，不仅对推进档案管理信息化建设工作具有积极作用，在形式上也会对工作人员具有震慑力，加强部门的重视性，更好地进行改革。
（二）提高档案管理信息化建设的执行标准
对于信息化建设的阻碍已经在上文中进行了简要的分析，面对困难我们也要去认真思考和探索解决之道才可以。纵观新时代的大背景以及县市级社会保险管理局的目前状况，笔者认为应该提高对于档案管理工作的要求。也许写到这里有人会疑问，为什么是提高？信息化建设已经困难重重，如果再提高不还是做不到？根据文献记载，孔子在教导管仲学习音乐的时候，先是拿给了管仲一份难度高的乐谱，经过一段时间的练习，又拿给管仲比较容易的乐谱，当管仲拿到比较容易的乐谱时只是熟悉了几次便美妙无比。原因是什么？是因为管仲经历了比初级困难更难的练习，所以再弹奏初级难度的谱子时就轻松易学。而要提高执行标准和相关要求就是由此灵感而得，因为我们对于信息化建设没有高要求，执行人员就会觉得能够建设出来就很好了，再加上建立之初肯定会遇到阻碍，也会让他们觉得困难无比，对于未来失去了信心。
（三）完善的制度体系是建设之本
想要更加快速、高效、有力的推进档案信息化建设的管理工作进行，就要制定出一套完善科学的制度体系。各县市级社会保险管理局可以通过选拔优秀的工作人员，成立专门的人员班组进行前提的制度体系建立，要以能够推进工作实施、调动员工积极性和发挥信息化建设作用为主要制定原则。像是监督制度、考核标准、保密工作等相关内容都要列入信息化建设体系中，让工作在进行中做到有据可依、有理可循。另外，工作人员可依借鉴信息化建设已经比较成熟的相关部门的制度体系作为参考，但不可以照搬使用，因为即使同属社会保险管理体系，县市级和省级的情况背景不同，针对措施也肯定不一样，所以，工作人员要在借鉴的时候充分结合自身的特性和部门内存在的问题进行量身打造，以期待管理制度能够更好地服务于档案管理信息化建设工作中。
（四）加强保密性，提高信息的管理安全
各县级市社会保险管理局在进行档案管理信息化建设的过程中，不仅要做好搭建工作，对于管理平台的安全性也要到位。因为信息的泄露有可能会导致很多的社会问题，不利于国家的发展和社会的进步，所以在安全管理工作相关部门要在部门内选拔或者聘请专业的维护人员，做好后期的安全保障工作。这就要求在单位内的相关人员在登录时只能够在内网中进行，以确保网络环境的可靠性，另外设置专门对档案进行管理的负责人员，并设置指纹、脸部识别等特殊加密，在遇到需要查询资料等需要时，需要由专门的负责人员进行解密才能查询，进一步加强了数据的安全性也缩小了一旦发生泄漏事故涉事人员的范围，为信息安全提供了保障。
（五）提高工作人员的综合素质水平
受到过去工作形式和需求的影响，大家对于档案管理工作的理解就是资料的填写，所以在选拔人才时门槛较低，这也是导致现在档案管理人员水平及综合素质偏低的原因。除了要加强现有工作人员的专业水平和综合素质，定期开展思想教育、技能培训等工作，以适应现有的社会需求和工作需求，还应大力引进高素质、高水平的现代化人才，不仅可以带动档案管理信息化的建设工作，对于现有的低水平人员也能起到促进和标杆作用。相关部门在进行培训时，除了专业的技能培训、思想教育的提升，还应该加强事业单位档案管理工作人员的道德素养，只有管理人员在内心中有了道德底线，才能不再工作中触碰红线，不仅有利于各项工作的开展，也能够增强信息管理工作的保密性，为安全保障增加了一道防线。
四、结语
高效、全面、安全的档案管理对于我国的现有工作来说是非常重要的，各县市级社会保险管理局应该看到改革之下更为重要的社会国际因素，将眼光和利益获取放得更为长远一些，不应只是局限于当下的工作任务，这不仅会给人、个人的工作带来不必要的困扰，也会在档案管理信息化建设过程制造阻碍和麻烦。相关单位要组建起专门的人员班组推进工作的建设，如果有必要可以进行招聘和引进先进的技术人才作为指导，通过科学完善的管理制度平稳快速的推进信息化建设工作的完成。
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