国有企业办公室做好涉密档案保密工作探析
颜可江
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）02-089-02
摘 要 随着社会经济的快速发展，对于每一个企业来说在经营过程中，都会产生大量的企业档案资料，这些企业档案都是企业发展历程的真实再现，里面蕴含着企业发展的宝贵经验，是企业广大员工智慧的凝聚。面对日趋激烈的市场经济竞争，如何将这些大量的涉密档案资料进行保管，如何确保企业档案数据的安全，如何对这些数据进行提炼汇总，以指导企业未来的发展，就显得至关重要。本文就如何做好国有企业办公室做好涉密档案保密工作进行探讨。
关键词 国有企业 办公室 涉密档案 保密工作
档案管理工作是各级单位办公室管理工作中的重要一环，而其自身也具有十分重要的价值及意义。通过对档案工作形式创新，并充分发挥其效用，有利于单位内部档案管理扎实、快速发展。但在当前的实际工作中，传统的办公室管理模式已经不再适于新时代的发展，为此急需对其进行改革与创新，提高其自身工作效率。
一、做好国有企业涉密档案保密工作的重要性
随着市场经济的不断发展，国有企业的竞争越来越激烈。想要竞争致胜，就要不断增加自身的竞争力，更要不断地进行科技创新与研究，增加企业的技术含量，这时就会产生大量的涉密资料来记录企业的发展。同时为了能够实现企业的长期稳定发展，必须要加强对涉密档案的管理工作，使企业的根本利益得到有效的保障。由于国有企业在国民经济中的特殊地位和作用，涉密档案资料不仅关乎企业竞争发展，甚至一定程度上，或多或少关乎国家安全。这不仅仅是商业秘密，更可能是国家秘密。一旦没有及时保护，不仅企业经济受损，更重要是的国家安全将受到妨害。做好新时期企业涉密档案的保密管理工作，可以有效地保证企业的商业秘密不是被泄露，保证企业健康发展，同时为国家安全保驾护航。
二、做好国有企业办公室涉密档案保密工作的主要措施
1.构建完善的涉密档案管理机制。从目前的情况来看，企业档案管理工作有其局限性，档案利用效率不高，档案信息的安全性、保密性得不到保证，档案管理流程的严密性还有缺失。在执行操作方面，档案管理保密工作的规范性也存在缺陷，缺少相关管理制度的构建，不利于档案保密工作的顺利进行。因此构建完善的档案保密管理机制，首先要建立完善的涉密档案管理制度，企业档案管理部门应根据保密工作的有关规定，结合企业保密工作实际制定和完善档案保密制度，如《档案保密工作制度》《档案人员保密工作职责》《涉密档案资料查借阅制度》等一系列的档案保密工作规章制度，通过制定严格的涉密档案管理制度，使整个涉密档案的保密管理工作与每位管理人员存在责任关系，使档案保密工作有章可循，有度可依。其次定期对企业涉密档案进行鉴定，对失去保密意义无留存价值的档案进行销毁，对已解密或保密期限到期的档案进行解密，从而减轻涉密档案的保密工作压力。当遇到企业保密管理要求与档案自身情况不一致的，需要对其进行妥善处理，从而防止企业档案的数据丢失。另外各项档案保密规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中不断修订和完善，为企业提供高质量、高效率、持续性的涉密档案保密服务，确保涉密档案的安全。
2.增强档案管理人员的政治素养与职业道德。作为涉密档案管理人员，要牢记使命和初心，一切以国家、企业安全为宗旨，增强“四个意识”拥戴核心、服从核心、紧跟核心，牢记使命，忠诚履职。为了能够使企业涉密档案保密工作符合企业自身利益的相关要求，必须要严格的控制涉密档案管理者的自身政治素养与职业道德，将有担当、讲忠诚，政治素质可靠的人员选拔到档案管理岗位上。在从事涉密档案管理时，要始终将讲政治放在第一位，严守机密、把守秘密，忠诚地履行好自己的岗位职责，无论何时、何地，都要做到守口如瓶，不该说的不说，不该看的不看，确保保守秘密万无一失，确保经手的各种资料来往清楚。另外，作为企业涉密档案的管理者，必须要狠抓专业能力的培养，档案管理人员的业务素质，关系到档案工作的质量和档案事业的发展。档案管理时一门专业学科，不是简单的存储资料那么简单，特别是在户联系、信息化的大背景下，档案管理工作任务更重、要求更多。所以，必须选定熟知档案法规和保密法规的人员，选择熟悉信息化、大数据管理的人员，从事档案管理工作。要定期组织参加学习和培训，学习先进的理论和管理方法，并在实践中锻炼提高，适应档案管理工作的要求。此外，为了增强对企业涉密资料的保密效果，还需要让管理者具有一定的反窃密技术知识，通过对相关保密方法的培训，掌握保密技术核心，真正地使企业涉密档案信息安全性提升。
3.积极实施保密教育工作。企业涉密档案对于企业的发展来说非常重要，因此必须要加强相关人员的保密工作教育，将档案保密与利用之间的关系进行协调。企业涉密档案是保证企业竞争力的重要体现，因此必须要从思想上提高企业涉密档案的管理水平。这就需要档案管理部门自身具有积极的保密意识，通过及时地进行保密知识的学习与培训，增强涉密档案管理者的保密观念。并且，为了能够达到对涉密档案的保密效果，管理者还需要提高自身信息技术、网络技术的防泄密技术，真正的借助电子信息系统来帮助企业对涉密档案进行管理工作。例如在电子计算机系统的管理中，通过对涉密信息进行排列，利用建立多重安全防护体系，加装数字验证等多项管理技术，真正的提升涉密档案的安全防范工作，避免企业涉密档案的丟失及失窃。此外，作为企业涉密档案的管理者，必须要有能够抵挡任何诱惑的能力，存敬畏知戒惧守底线，通过借助法律法规来约束自身的行为，避免受到诱惑而致使企业涉密档案丢失，真正从根源上保证企业涉密档案受到严格的保密。
4.强化企业档案信息化与涉密档案的融合管理。企业涉密档案主要分为国家秘密档案与企业秘密檔案。一般对于国家秘密档案文件，主要通过机要通道进行纸质传递、签收、登记等一系列流程，在流转完毕后移交归档。这些国家秘密档案在解密前是严禁进行数字化处理的，在没有经过允许的情况下，是不能够录入到企业内部档案信息管理系统的，只能够通过手工检索的方式进行录入，档案管理人员要严格按照相关规定，认真履行手续保证国家机密的安全。作为企业涉密档案则主要分为商业秘密、工作秘密档案。企业的商业秘密一般分为普通商业秘密和核心商业秘密，商业秘密不同于国家秘密，一般保密期限较短，但保密的内容对于企业而言却非常重要，因此在管理中要注意以下方面：一是企业要科学划定商业秘密的保护范围、密级、保密期限和知悉范围，同时加大对员工关于商业秘密的系统培训。目前很多企业对商业秘密的重视不够，导致员工对商业秘密意识淡薄，对本企业的商业秘密及保护措施了解甚少，关注不够，常常出现泄漏机密而不自知的情况，因此组织开展保守企业商业秘密的专项学习培训和加大保密宣传教育至关重要。
三、做好信息化背景下国有企业办公室档案管理工作
1.要保持信息化的档案管理理念。当前，我们已经全面进入了信息化的时代，这对传统的涉密档案管理工作带来了极大的挑战。面对档案管理工作新形势、新要求、新标准，应该积极主动创新国有企业档案管理工作理念，与时俱进地在信息化背景下开展档案管理工作。一是加强培训。经常性地开展涉密知识尤其是信息化背景下的涉密知识培训，使其在工作理念、工作方法、工作措施上转变传统的思维模式，适应信息化时代下的工作环境以及工作方式，实现对档案管理人员率先在思想上进行创新和转变。二是要创新机制。要对传统的管理制度进行全方位的梳理和更新，按照信息化管理的流程，对现有的档案管理制度进行彻底的重建。通过制度来规范和约束档案管理者的具体行为，从而实现用创新性思维对信息化档案管理工作的相关细节进行优化和提升。
2.要建立信息化档案管理平台。信息化时代的背景下，涉密档案管理的平台建设尤为重要。涉密档案信息化平台，是做好保密工作的第一道屏障，要特别重视涉密档案管理的平台建设，在技术上、设备上、人员上、资源上等，都要给予充分的支持和保证，确保平台建设安全受控。要加强对电子终端设备的病毒防护能力，通过安装相应的杀毒软件来进行实时的电子档案监控，防止病毒的侵入。要增加预警监测能力，通过对一些网络上的攻击操作，要进行实时的预警，及时地通过阻断非法网络连接来进行应对，保证网络系统的安全稳定。要通过安装合适的网络监控软件来对档案进行监控，任何接触电子档案的行为都会被记录下来。其次，要加强办公室的自身建设。在信息化时代的背景下，加强办公室自身建设是国有企业在档案管理改革工作中的重要环节，在与时俱进完善制度建设的同时，尤为重要的是要完善制度执行考核机制，抓好制度执行落实，强化纪律约束。对于将公司信息泄密的员工要进行严肃的处理，并在企业负责人年度考核中进行严格处罚，切实通过相应的管理方法来杜绝企业涉密档案的流失，真正的保证企业涉密档案的保密安全性。
3.加强网络安全防护。在进入信息化时代后，信息化技术在提升了档案管理工作效率的同时，也带来了网络安全隐患问题。随着社会信息化进程的不断发展，按照企业档建设的发展需要，如何将企业发展中的涉密信息进行保护与利用，如何加强企业涉密资料的网絡安全，是整个企业管理者不可忽视的重要问题，也是档案管理者面对的重要挑战。因此必须要通过多种举措进行涉密档案的保密管理。首先，对于存储涉密档案的计算机终端设备进行单机隔离，将其与任何外网、内网进行物理隔离，严禁非档案管理人员对其进行的连接操作，严禁非涉密移动存储介质连接存储涉密档案的计算机。通过对设备进行操作前的认证，在涉密档案存储的计算机终端上，首先要设置开机密码认证，进入后还需进行身份认证，没有相应权限的用户不能够进行档案的查阅。
面对现代形势，国有企业办公室档案管理工作也需要进一步深化改革。促进档案管理发展，虽然有很大的难度，但是通过不断的创新实践，最终必然能够促进档案工作的快速发展，为企业改革发展做出积极的贡献。
参考文献：
[1]左希健.浅谈关于档案保密工作的思考[J].办公室业务，2019（4）：69.
[2]刘淑华.浅谈如何做好档案的保密工作[J].兰台世界：上旬，2013（S5）：86.
