事业单位档案管理外包探究
王峥
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）02-093-02
摘 要 在事业单位运行和发展过程中，档案管理是重要环节之一。事实上，档案管理是一项专业性要求较高的工作，但档案人才相对稀缺，在部分事业单位当中档案管理是由兼职人员完成，管理質量必然会受到一定程度影响，这也使得事业单位档案管理外包应运而生。将档案管理工作外包给第三方专业机构，既能提升档案管理质量，又能够优化事业单位内部资源配置。基于此，本文对事业单位档案管理外包进行了综合性阐述，并提出了一定策略，以供参考。
关键词 事业单位 档案管理 外包
一、事业单位档案管理外包内涵
事业单位档案管理外包主要是指事业单位为了进一步提升档案管理效能，实现价值链重组、资源配置优化、降低管理成本、提高核心竞争力，将档案管理业务当中的非核心部分委托给第三方专业服务机构的一种管理模式。从大环境来看，档案管理外包行业尚处于发展阶段，但相关需求变得愈来愈多，整个市场的规模也在不断扩大。在档案外包服务中介市场当中，部分机构已经做大做强，成为了行业当中的领头羊。这也使得档案管理外包产业链变得愈加成熟，为事业单位档案管理外包提供了有效途径。
二、事业单位档案管理外包的价值
事业单位将档案管理外包给合适的机构对于自身运营及发展具有十分重要的价值，主要体现为以下几个方面：1.有利于事业单位将精力放在主营业务上。对于事业单位而言，档案管理业务并非核心业务。将档案管理委托给专业机构，能够利用专业机构的优势资源来弥补事业单位的弱项，使其能够将主要精力投入到主导业务上。这样能够实现事业单位内部资源配置优化，可提升事业单位整体运营效率，不断提升并巩固其核心竞争力。2.有利于事业单位加强成本控制。事业单位将档案管理业务外包出去，能够减少专业设备采购、人力成本支出等相关费用，在一定程度上降低内部管理成本，同时也能够获得更好的管理效果。3.能够提升档案管理整体质量。事业单位在与专业档案服务中介机构合作的过程中，在其协助下能够对单位内部档案工作人员进行针对性的培训，能够提升相关人员工作技能水平以及岗位胜任力，并拓展其视野，让其及时了解行业动态以及前沿技术。如此一来，能够弥补部分事业单位在档案管理方面的缺陷，有利于提升档案管理整体质量。
三、事业单位档案管理外包存在的问题
目前很多事业单位开始将档案管理业务外包第三方专业档案中介服务机构，这在一定程度上缓解了事业单位在档案管理方面的压力，但在相关业务外包过程中也暴露了一定问题：1.事业单位自身档案管理能力不足。事实上，部分事业单位对档案管理重视程度并不够。特别是有些单位领导认为档案工作无法产出直接效益而忽视了其价值。由于单位内部在档案管理专业人才方面较为缺乏，容易出现档案管理分散化的情况，并未实现档案规模化管理，缺乏标准化的档案管理流程，可能会造成档案资料缺失、不完整。上述情况显然会对档案管理外包产生较大阻碍，会增加外包服务难度，还会增加相关成本管理支出。2.档案信息化建设滞后。部分事业单位在档案信息化建设方面投入不够，相关设备较为陈旧，未能及时更新，且内部信息网络平台建设存在缺陷，导致档案信息化建设滞后。上述原因造成档案管理效率较低，即便将档案管理业务外包出去，在部分环节上档案中介服务机构操作难度较大，效率不高，会影响档案管理整体效能。3.档案中介服务机构安全保密工作不够到位。事业单位的部分档案属于私密性文件，安全性以及保密性要求较高。在将这部分档案外包给档案中介服务机构进行管理的过程中，相关机构在安全性以及保密性方面所做工作不够到位或缺乏先进的安全保密技术为支持，可能会出现资料泄密、遗失，甚至损毁的情况，会让事业单位蒙受巨大损失。
四、完善事业单位档案管理外包的相关对策
事业单位在档案管理业务外包过程中，需及时更新理念，并采取一定措施对整个流程进行持续性的优化，以此来提升档案管理整体质量，为单位创造更大的效益。
（一）加强档案中介服务机构监督
在档案管理业务外包之前，事业单位要合理筛选合作对象，做好事前控制。事业单位需要对档案中介服务机构进行全面性的评审，选择资质合格的档案中介机构。评审内容主要包括资质、专业技术能力、整体服务质量、服务方案以及成本报价等。通过文件审评以及现场考察方式做出有效评价，筛选出优质的合作对象。事业单位作为甲方，在档案外包期间要对自身管理职能、权责等进行重新定位。在对中介服务机构进行监督的同时，尽量不要直接干预具体档案管理工作。事业单位在监管期间，需要设置一系列制度、规范，对档案中介服务机构进行统一调度，让其按照单位实际需求高效化地完成档案管理任务。特别是在档案安全性、保密性方面要加大监督力度，消除档案资料遗失、损坏、泄露等风险，建立一套标准化的监督流程，为档案管理外包提供安全保障。
（二）适当革新档案管理技术
事业单位要重视档案数字化建设。将传统纸质档案转变为数字化档案是事业单位档案管理的重要趋势。实现数字化档案能够突破以往档案管理单一化的局限性，为档案管理创造更大的空间，也能够为档案管理外包提供便捷，进一步提升相关工作效率。在档案中介服务机构协助下，事业单位可加快档案管理信息平台建设，在档案库房设置专业化的数据库，能够实现信息管理、统计查询、数据监控、库存管理以及远程操控等功能。在上述过程中，事业单位要与档案中介服务机构加强沟通交流，及时发现短板，并不断完善，从而提升档案管理整体水平。
（三）重视档案管理外包风险控制
事业单位对于档案管理外包应该设置一套完整的制度，明确基本原则、部门职责、具体管理内容、考核内容以及验收内容等，要求档案中介服务机构严格按照合同或协议条款提供相关服务。同时事业单位与档案中介服务机构之间要建立沟通机制以及冲突解决机制。双方在档案管理外包方面存在不同意见时，可以协商方式解决，尽可能避免不必要的冲突。若经过沟通，还是无法解决相关问题，则应该适当引入新方案进行调整，确保后续工作顺利实施。除此之外，事业单位要与档案局以及档案行业协会保持密切联系，由权威部门予以指导。在权威部门协助下，针对档案外包服务机构专业档案保管库房项目进行验收，出具相应的验收报告，及时发现问题，并提出改进措施及建议。档案行业协会则应该加强区域市场监督，对档案外包中介服务机构进行定期抽查、考核，考核无误后，可颁发相关证书，为事业单位选择合适的合作对象提供参考。
五、结语
从大环境来看，档案管理外包已经逐渐成为事业单位的刚需。在档案管理外包过程中，事业单位要加强档案中介服务机构监督，并适当革新档案管理技术，在提升档案管理效率的同时，也要保证档案资料的完整性与安全性，不断改善档案管理质量。
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